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［摘 要］ 单位实行电算化后，应充分利用财务软件功能来进行财务管理，并发挥财务软件的最大效用。本文以介绍如何建立公积金备查账和国库指标备查账为例，详细介绍用友GRP-R9软件自定义辅助核算功能的运用。
［关键词］ 用友财务软件；自定义辅助核算；公积金备查账；国库指标备查核算
［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2008）11-0016-03
电算化会计中的辅助核算功能有部门核算、项目核算、往来核算（个人往来、单位往来），在进行科目设置选择部门核算、项目核算、往来核算等辅助项时，不同的财务软件有所不同，安易财务软件V3.11设置科目时可以同时进行部门、项目、往来（不分个人、单位）核算，而用友GRP-R9财务软件只能选择其中的两个辅助项进行核算，如果还要对科目进行辅助核算，则只能通过“自定义辅助核算”功能进行。辅助核算关系为：自定义辅助核算、部门核算、项目核算与个人往来核算不相容；项目核算、部门核算、单位往来核算中的其中两个与另外一个不相容。用友GRP-R9财务软件“自定义辅助核算”是用户根据单位核算需要自定义的辅助核算项目，自定义辅助核算项必须依附于某辅项类别存在， 系统允许用户最多定义4个辅项类别，每个辅项类别代表一类辅助核算，类别下可定义多级明细辅项，代表该类辅助核算的明细核算项目。自定义辅助核算项类似于标准的科目辅助核算项目（如部门、项目等），相当于对业务数据的另外一种分类核算。在凭证输入时，如遇科目带有自定义辅项核算的，系统自动弹出选择窗口供用户选择具体自定义辅项内容。对于一些单位，因其业务种类繁多，仅靠部门、项目等几种基本核算项目远不能满足对业务的核算需要，此时，自定义辅助核算项就能较好地满足这种需求。自定义辅助核算与其他辅助核算项的优点为：不同的类别可以定义不同的级次，核算时可以选择多个辅助项进行编辑。本文以用友GRP-R9财务软件为例谈一谈“自定义辅助核算”功能在会计核算中的运用。
一、自定义辅助核算在建立公积金备查账中的运用
公积金在财务管理中为备查账，在登记备查账时工作量大而且由于职工个人住房公积金缴存时间很长，很难保证其资料的完整，不利于保管，查询也不方便。单位使用用友GRP-R9财务软件后，运用“自定义辅助核算”功能可以将公积金备查账纳入账内核算，而且不影响账务系统中的会计科目余额。
1. 类别及自定义辅助核算项定义
在“自定义辅助核算”的“类别”中增加一个“公积金”，标识为“4”，即除基本核算项目外的第4个辅助核算项。级次设为2-3，这样公积金类别设置完成。然后在这一类别下定义“公积金中心存款”及“职工个人公积金”明细，在“职工个人公积金”明细项下再按职工姓名设置下级明细。其他应付款——公积金科目是过渡科目，设置“公积金中心存款”项目为借方，设置“职工个人公积金”项目为贷方，其他应付款——公积金科目期末没有余额。辅助项目设置如下：“公积金中心存款”项目代码为“01”， “职工个人公积金”项目代码为“02”，如张× ×为02001，李× ×代码为02002等，“职工个人公积金”下级项目代码与公积金中心的个人账户一致，有利查询。
2. 科目设置
自定义辅助核算类别定义完成后，在科目设置框中出现“公积金”辅助项选择框，定义进行“公积金”核算的科目，为了核算公积金将“其他应付款”科目设置两个二级明细科目“暂存款”及“公积金”，“暂存款”设置为按个人往来或单位往来辅助核算；“公积金”设置为按“公积金”辅助核算。
3. 项目核算
（1）当做工资凭证核算代扣职工个人和单位部分公积金时，输入“其他应付款——公积金”会出现自定义辅助核算框，点开“···”，过滤项选择“明细代码”，按CTRL A将所有职工加入到自定义辅助核算的编辑框，选择贷方金额然后按↓键逐个输入每个职工的公积金。如借：事业支出，贷：其他应付款——公积金——职工个人公积金。
（2）在将公积金转入住房公积金中心时，“其他应付款——公积金”选择“公积金中心存款”辅助项，并录入借方金额。这样“其他应付款——公积金”期末就没有余额，但通过辅助核算菜单中的“公积金”可以查询职工公积金及公积金中心存款的余额。
（3）公积金的提取（销户性提取及购房性提取）业务及收到公积金中心每年7月初的结息单时均要进行账务处理。核算的借贷科目相同，均是“其他应付款——公积金”，只是对自定义辅助核算项中的“公积金中心存款”及“职工个人公积金× × ×职工”明细核算。凭公积金中心退回的“公积金提取申请表”核算职工销户性提取及购房性提取，借：“其他应付款——公积金——职工个人公积金× × ×职工”，贷：“其他应付款——公积金——公积金中心存款”。凭公积金中心的利息单核算职工个人住房公积金利息，借：“其他应付款——公积金——公积金中心存款”，贷：“其他应付款——公积金——职工个人公积金× × ×职工”。每年的7月初录完利息后，通过查询账务系统公积金备查明细账中职工个人住房公积金余额，与公积金中心的利息单中的余额进行核对。
公积金每年只允许调整一次，在调整的月份要逐个录入每个职工的公积金，以后每个月职工个人住房公积金缴纳相同金额，这样每个月凭证就相同。在用友GRP-R9财务软件中可将相同的凭证进行复制并可调入复制的凭证。在“凭证处理”中选择要复制的工资凭证并打开此凭证，在“编辑”菜单中点“保存所有分录行到文件”，在编制凭证时，在“编辑”中点“从文件调入所有分录行”并保存，原凭证的所有辅助核算项目及金额均复制到新凭证中，减少了录入公积金辅助项的工作量。如果要修改凭证借或贷金额，一定要修改自定义辅助核算项金额，否则就会出现科目金额与自定义辅助项金额不一致的情况。
二、自定义辅助核算在国库资金核算中的运用
国库集中支付系统每月下达授权支付用款额度，单位凭下达的用款额度做财政补助收入及零余额账户用款额度账并在下达的额度内使用；而编制的直接支付用款计划并不下达到单位做账，只有在单位使用并形成支付令时才下达“直接支付入账通知书”，单位凭 “直接支付入账通知书”做财政补助收入及事业支出账，单位平时很难通过账务系统掌握直接支付资金余额情况，只能通过进入国库集中支付系统单位账户查询各项经费的余额。直接支付方式主要有“其他支出”和“采购支出”。
江西省农业科学院2007年将原13个国库集中支付系统账户改为一个单位账户后，各单位国库资金只能通过一个账户收支，单位使用国库资金时需填制单位印制的“国库资金支付申请单”，并交由国库核算机构录入国库集中支付系统。单位由于不能直接查询国库集中支付系统中的各项经费情况，国库指标只有通过登记“国库指标”备查账来查询。国库指标备查账要按支出功能科目、指标文号、支付类型及支出项目类别分账设置，再按支出经济分类科目的类即工资福利支出、商品服务支出、资本性支出、其他资本性支出分栏设置多栏明细账。在单位支出功能科目、指标文号、支出项目类别多的情况下，国库指标备查账设置就很繁杂，而且查询很不方便。国库指标备查账也可以通过用友GRP-R9财务软件中的“自定义辅助核算”功能并结合电子报表系统实现国库指标备查账，在输入会计科目的同时也可完成国库指标备查账数据录入工作。
1. 类别及自定义辅助核算项定义
在“自定义辅助核算”功能中再增加一个类别“指标文号”，“指标文号”级次为“7-2-2”，“7”为支出功能科目代码，“2”为指标文号，“2”为支付类型（涉及项目核算的指标文号设置），标识为“5”。辅助项目设置如下：
指标文号类别取数方式有：指标文号取数、部门指标文号取数、项目指标文号取数和单位指标文号取数。指标文号取数表达式为ZWFX（<’5,指标文号代码,取数类别,会计期间，科目’>） ，如：授权支付的函数G4=ZWFX（’5’,’213010401’,’JL#,C’,’10301’），’5’为自定义辅助核算类别标识码，’213010401’为指标文号项目代码，’10301’为会计科目代码；G5= ZWFX(’5’,’213010401’,’DL#,C’,’10301’）；
直接支付的收入是根据直接支付其他支出和采购支
出的编制计划录入的常数即直接支付可用额度，L8=
ZWFX（’5’,’21301060102’,’DL#,C’,’4010201’），M8= ZWFX（’5’,’21301060103’,’DL#,C’,’4010201’），“#”为预记账符号。
［关键词］ 用友财务软件；自定义辅助核算；公积金备查账；国库指标备查核算
［中图分类号］F232［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2008）11-0016-03
电算化会计中的辅助核算功能有部门核算、项目核算、往来核算（个人往来、单位往来），在进行科目设置选择部门核算、项目核算、往来核算等辅助项时，不同的财务软件有所不同，安易财务软件V3.11设置科目时可以同时进行部门、项目、往来（不分个人、单位）核算，而用友GRP-R9财务软件只能选择其中的两个辅助项进行核算，如果还要对科目进行辅助核算，则只能通过“自定义辅助核算”功能进行。辅助核算关系为：自定义辅助核算、部门核算、项目核算与个人往来核算不相容；项目核算、部门核算、单位往来核算中的其中两个与另外一个不相容。用友GRP-R9财务软件“自定义辅助核算”是用户根据单位核算需要自定义的辅助核算项目，自定义辅助核算项必须依附于某辅项类别存在， 系统允许用户最多定义4个辅项类别，每个辅项类别代表一类辅助核算，类别下可定义多级明细辅项，代表该类辅助核算的明细核算项目。自定义辅助核算项类似于标准的科目辅助核算项目（如部门、项目等），相当于对业务数据的另外一种分类核算。在凭证输入时，如遇科目带有自定义辅项核算的，系统自动弹出选择窗口供用户选择具体自定义辅项内容。对于一些单位，因其业务种类繁多，仅靠部门、项目等几种基本核算项目远不能满足对业务的核算需要，此时，自定义辅助核算项就能较好地满足这种需求。自定义辅助核算与其他辅助核算项的优点为：不同的类别可以定义不同的级次，核算时可以选择多个辅助项进行编辑。本文以用友GRP-R9财务软件为例谈一谈“自定义辅助核算”功能在会计核算中的运用。
一、自定义辅助核算在建立公积金备查账中的运用
公积金在财务管理中为备查账，在登记备查账时工作量大而且由于职工个人住房公积金缴存时间很长，很难保证其资料的完整，不利于保管，查询也不方便。单位使用用友GRP-R9财务软件后，运用“自定义辅助核算”功能可以将公积金备查账纳入账内核算，而且不影响账务系统中的会计科目余额。
1. 类别及自定义辅助核算项定义
在“自定义辅助核算”的“类别”中增加一个“公积金”，标识为“4”，即除基本核算项目外的第4个辅助核算项。级次设为2-3，这样公积金类别设置完成。然后在这一类别下定义“公积金中心存款”及“职工个人公积金”明细，在“职工个人公积金”明细项下再按职工姓名设置下级明细。其他应付款——公积金科目是过渡科目，设置“公积金中心存款”项目为借方，设置“职工个人公积金”项目为贷方，其他应付款——公积金科目期末没有余额。辅助项目设置如下：“公积金中心存款”项目代码为“01”， “职工个人公积金”项目代码为“02”，如张× ×为02001，李× ×代码为02002等，“职工个人公积金”下级项目代码与公积金中心的个人账户一致，有利查询。
2. 科目设置
自定义辅助核算类别定义完成后，在科目设置框中出现“公积金”辅助项选择框，定义进行“公积金”核算的科目，为了核算公积金将“其他应付款”科目设置两个二级明细科目“暂存款”及“公积金”，“暂存款”设置为按个人往来或单位往来辅助核算；“公积金”设置为按“公积金”辅助核算。
3. 项目核算
（1）当做工资凭证核算代扣职工个人和单位部分公积金时，输入“其他应付款——公积金”会出现自定义辅助核算框，点开“···”，过滤项选择“明细代码”，按CTRL A将所有职工加入到自定义辅助核算的编辑框，选择贷方金额然后按↓键逐个输入每个职工的公积金。如借：事业支出，贷：其他应付款——公积金——职工个人公积金。
（2）在将公积金转入住房公积金中心时，“其他应付款——公积金”选择“公积金中心存款”辅助项，并录入借方金额。这样“其他应付款——公积金”期末就没有余额，但通过辅助核算菜单中的“公积金”可以查询职工公积金及公积金中心存款的余额。
（3）公积金的提取（销户性提取及购房性提取）业务及收到公积金中心每年7月初的结息单时均要进行账务处理。核算的借贷科目相同，均是“其他应付款——公积金”，只是对自定义辅助核算项中的“公积金中心存款”及“职工个人公积金× × ×职工”明细核算。凭公积金中心退回的“公积金提取申请表”核算职工销户性提取及购房性提取，借：“其他应付款——公积金——职工个人公积金× × ×职工”，贷：“其他应付款——公积金——公积金中心存款”。凭公积金中心的利息单核算职工个人住房公积金利息，借：“其他应付款——公积金——公积金中心存款”，贷：“其他应付款——公积金——职工个人公积金× × ×职工”。每年的7月初录完利息后，通过查询账务系统公积金备查明细账中职工个人住房公积金余额，与公积金中心的利息单中的余额进行核对。
公积金每年只允许调整一次，在调整的月份要逐个录入每个职工的公积金，以后每个月职工个人住房公积金缴纳相同金额，这样每个月凭证就相同。在用友GRP-R9财务软件中可将相同的凭证进行复制并可调入复制的凭证。在“凭证处理”中选择要复制的工资凭证并打开此凭证，在“编辑”菜单中点“保存所有分录行到文件”，在编制凭证时，在“编辑”中点“从文件调入所有分录行”并保存，原凭证的所有辅助核算项目及金额均复制到新凭证中，减少了录入公积金辅助项的工作量。如果要修改凭证借或贷金额，一定要修改自定义辅助核算项金额，否则就会出现科目金额与自定义辅助项金额不一致的情况。
二、自定义辅助核算在国库资金核算中的运用
国库集中支付系统每月下达授权支付用款额度，单位凭下达的用款额度做财政补助收入及零余额账户用款额度账并在下达的额度内使用；而编制的直接支付用款计划并不下达到单位做账，只有在单位使用并形成支付令时才下达“直接支付入账通知书”，单位凭 “直接支付入账通知书”做财政补助收入及事业支出账，单位平时很难通过账务系统掌握直接支付资金余额情况，只能通过进入国库集中支付系统单位账户查询各项经费的余额。直接支付方式主要有“其他支出”和“采购支出”。
江西省农业科学院2007年将原13个国库集中支付系统账户改为一个单位账户后，各单位国库资金只能通过一个账户收支，单位使用国库资金时需填制单位印制的“国库资金支付申请单”，并交由国库核算机构录入国库集中支付系统。单位由于不能直接查询国库集中支付系统中的各项经费情况，国库指标只有通过登记“国库指标”备查账来查询。国库指标备查账要按支出功能科目、指标文号、支付类型及支出项目类别分账设置，再按支出经济分类科目的类即工资福利支出、商品服务支出、资本性支出、其他资本性支出分栏设置多栏明细账。在单位支出功能科目、指标文号、支出项目类别多的情况下，国库指标备查账设置就很繁杂，而且查询很不方便。国库指标备查账也可以通过用友GRP-R9财务软件中的“自定义辅助核算”功能并结合电子报表系统实现国库指标备查账，在输入会计科目的同时也可完成国库指标备查账数据录入工作。
1. 类别及自定义辅助核算项定义
在“自定义辅助核算”功能中再增加一个类别“指标文号”，“指标文号”级次为“7-2-2”，“7”为支出功能科目代码，“2”为指标文号，“2”为支付类型（涉及项目核算的指标文号设置），标识为“5”。辅助项目设置如下：
指标文号类别取数方式有：指标文号取数、部门指标文号取数、项目指标文号取数和单位指标文号取数。指标文号取数表达式为ZWFX（<’5,指标文号代码,取数类别,会计期间，科目’>） ，如：授权支付的函数G4=ZWFX（’5’,’213010401’,’JL#,C’,’10301’），’5’为自定义辅助核算类别标识码，’213010401’为指标文号项目代码，’10301’为会计科目代码；G5= ZWFX(’5’,’213010401’,’DL#,C’,’10301’）；
直接支付的收入是根据直接支付其他支出和采购支
出的编制计划录入的常数即直接支付可用额度，L8=
ZWFX（’5’,’21301060102’,’DL#,C’,’4010201’），M8= ZWFX（’5’,’21301060103’,’DL#,C’,’4010201’），“#”为预记账符号。