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【摘 要】:档案信息在管理过程中不可避免地面临一些档案涉密问题,随着信息技术的迅速发展,电子文件档案在机关单位里普遍使用,将成为未来档案的主体。由于与传统文件在管理上的不同,电子档案管理面临一些新问题。本文通过对图书馆电子信息的管理的现状进行研究分析,针对目前存在的电子信息涉密中存在的管理问题进行对策分析。
档案管理 涉密管理 信息管理
科学技术高度发达,并以惊人的速度继续向前发展的时代,科技的进步对人们的生活产生了重大影响,信息量的激增和信息的容易获取是其中非常重要的组成部分。图书馆能为用户提供内容全面、形式多样、来源广泛的电子信息。这些信息不受时间和空间的限制,可随时间和空间不同而变化。从图书馆为用户提供信息的数量上看,网络信息资源作为图书馆的“虚拟”信息资源,极大地扩展了图书馆的信息收藏,这种服务是传统图书馆的延伸和强化。从质量上看,电子信息检索途径增多,检索功能逐渐完备。从速度上看,电子信息检索速度加快。从广度上看,信息网络的发展使信息获取与用户联系十分便捷,信息用户有扩大趋势。图书馆的电子信息开发服务受到读者的欢迎,沈阳农业大学的一位用户在服务反馈中写到:“随着信息时代的到来,电子文献资源已成为科研工作的首选。我们感谢图书馆为我们用户所做的一切。”
在图书馆管理新时代,档案管理成为一个图书馆馆藏管理问题。电子技术的不断应用给档案管理带来了方便,同时也带来了不少的安全隐患。在信息应用阶段,构建一个门类齐全,材料完整,现代化管理技术的电子档案管理系统,使档案的收集、鉴定、分类、立卷、保管、利用等环节计算机化,提高档案管理的自动化、数字化水平,方便档案信息的综合利用,延长档案保管寿命,并将档案管理与单位的生产经营活动紧密结合,实现档案管理与生产经营活动信息共享。
一、图书档案涉密管理现状及问题分析
1、电子安全落后
档案管理部门以在自己的网站中提供已开放的档案信息数据库,档案卷宗、目录等档案信息资源。并建立档案信息检索入口,便于档案信息的查询和利用。数据存储和提取的便捷是计算机在档案管理工作中的优点之一,而计算机网络技术的介入使得这些数据能以更快的速度和更少的于续被相关部门应用,节省了以往在单位之间调取档案所耗费的人力、物力以及宝贵的时间,提高了工作效率和管理水平。而这些便利因素给了档案存储过程中的泄密。如数据从检索入口进行病毒性篡改,数据传输过程的木马窃取,网络技术介入出现的网络泄密等问题将是目前便利背后给档案管理安全性的一次重大威胁。
2、电子文件难以确定原始性
电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,文件随时产生。随时更改,而且改动后不留痕迹,因此很难界定文件的“定稿”与“正本”、“原件”和“复制件”,这种易改性决定了界定电子文件是否原件的闲难性。其次,电子文件易于修改的问题,使电子文件的法律效力大大减弱。由于通常文件的法律效力都是与其载体相关来确定的,而电子文件没有固定的存储载体,也就无法通过载体来判定这份电子文件的原始性。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。
再次,电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输,因此无法从字迹无法辨其原始性。虽然现在已产生了电子签署技术.但目前电子文件的签署技术还不普及,我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。
3、保管条件要求高
电子文件与现有的纸质档案在保管环境、保管设备和管理办法上有很大差别。特别是对保管环境的要求要更高。电子文件的载体.尤其是磁性载体.即使在良好的保存环境下,经过时间的保存.载体的老化和磁性的自然衰减,也会使电子文件发生信息丢失或读出错误的现象。电子文件的存储载体性能不甚耐久.磁性存储载体常有退磁、粘连等现象,光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象
二、对策分析
1、人员实时监控管理
计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。这样就要求档案人员的素质要不断提高,逐步培养他们不仅要熟悉档案工作,而且还要掌握档案工作中的先进技术和设备以及现代信息技术应用能力和信息加工处理能力。努力掌握计算机管理档案的理论和实际操作,将档案的接收,存储、提供数据和基本情况的报告等工作环节都通过计算机网络来完成。学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识,外语知识。提高网络化管理意识,尽快做好传统档案管理向网络化管理转型的工作。
2、建立高质量的信息平台
建立健全档案保管安全体系。电子档案在方便检索,为社会服务的同时,由于计算机及网络本身的一些特性,在档案信息利用和网络传输共享过程中,可能会出现信息被泄漏的危险。为了保证安全,必须制定严密的电子文档安全管理制度。由于电子文件更改、复制非常容易,失去了原件和文件形式上的依据性,要鉴定文件内容的真实性和原始性。必须依靠信息技术和制度的支持,例如通过计算机加密、签署、身份验证、防写措施、防火墙等技术来维护电子文件的真实性、安全性;通过制定电子文件各类参与人员的责任制度、载体及转换登记制度的管理制度来堵塞信息失真的隐患。此外,档案人员必须通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件。即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性。
综上所述,档案涉密管理是一项具有整体性和长期持久性的系统工程,必须明确目标,整体规划,统一建设。档案事业面临着新的挑战和发展机遇,强化档案信息现代化管理意识,充分利用现代化管理设备,构筑一套全新的现代化档案管理模式,加快实现档案管理现代化的步伐,推动档案工作的改革与发展。
[参考文献]:
[1]丁光勋;《电子政务环境下档案信息资源服务的内容及其作用》[J];档案学通讯;2005(8)
[2俞志华;王军宁;《数字化时代高校档案管理信息化建设》[J];合肥工业大学学报(社会科学版);2007(2)
[3] 孟世恩 ;《对我国档案信息化建设实施的理论思考》[J] -档案学通讯2004(05)
[4]熊志云 《网络与高校信息资源管理》 [J] -湖北大学学报(哲学社会科学版)2001(11)
[5] 杨明萍 《高校档案信息化建设要把握的几个问题 》[M] -档案与建设2006(08)
档案管理 涉密管理 信息管理
科学技术高度发达,并以惊人的速度继续向前发展的时代,科技的进步对人们的生活产生了重大影响,信息量的激增和信息的容易获取是其中非常重要的组成部分。图书馆能为用户提供内容全面、形式多样、来源广泛的电子信息。这些信息不受时间和空间的限制,可随时间和空间不同而变化。从图书馆为用户提供信息的数量上看,网络信息资源作为图书馆的“虚拟”信息资源,极大地扩展了图书馆的信息收藏,这种服务是传统图书馆的延伸和强化。从质量上看,电子信息检索途径增多,检索功能逐渐完备。从速度上看,电子信息检索速度加快。从广度上看,信息网络的发展使信息获取与用户联系十分便捷,信息用户有扩大趋势。图书馆的电子信息开发服务受到读者的欢迎,沈阳农业大学的一位用户在服务反馈中写到:“随着信息时代的到来,电子文献资源已成为科研工作的首选。我们感谢图书馆为我们用户所做的一切。”
在图书馆管理新时代,档案管理成为一个图书馆馆藏管理问题。电子技术的不断应用给档案管理带来了方便,同时也带来了不少的安全隐患。在信息应用阶段,构建一个门类齐全,材料完整,现代化管理技术的电子档案管理系统,使档案的收集、鉴定、分类、立卷、保管、利用等环节计算机化,提高档案管理的自动化、数字化水平,方便档案信息的综合利用,延长档案保管寿命,并将档案管理与单位的生产经营活动紧密结合,实现档案管理与生产经营活动信息共享。
一、图书档案涉密管理现状及问题分析
1、电子安全落后
档案管理部门以在自己的网站中提供已开放的档案信息数据库,档案卷宗、目录等档案信息资源。并建立档案信息检索入口,便于档案信息的查询和利用。数据存储和提取的便捷是计算机在档案管理工作中的优点之一,而计算机网络技术的介入使得这些数据能以更快的速度和更少的于续被相关部门应用,节省了以往在单位之间调取档案所耗费的人力、物力以及宝贵的时间,提高了工作效率和管理水平。而这些便利因素给了档案存储过程中的泄密。如数据从检索入口进行病毒性篡改,数据传输过程的木马窃取,网络技术介入出现的网络泄密等问题将是目前便利背后给档案管理安全性的一次重大威胁。
2、电子文件难以确定原始性
电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,文件随时产生。随时更改,而且改动后不留痕迹,因此很难界定文件的“定稿”与“正本”、“原件”和“复制件”,这种易改性决定了界定电子文件是否原件的闲难性。其次,电子文件易于修改的问题,使电子文件的法律效力大大减弱。由于通常文件的法律效力都是与其载体相关来确定的,而电子文件没有固定的存储载体,也就无法通过载体来判定这份电子文件的原始性。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。
再次,电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输,因此无法从字迹无法辨其原始性。虽然现在已产生了电子签署技术.但目前电子文件的签署技术还不普及,我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。
3、保管条件要求高
电子文件与现有的纸质档案在保管环境、保管设备和管理办法上有很大差别。特别是对保管环境的要求要更高。电子文件的载体.尤其是磁性载体.即使在良好的保存环境下,经过时间的保存.载体的老化和磁性的自然衰减,也会使电子文件发生信息丢失或读出错误的现象。电子文件的存储载体性能不甚耐久.磁性存储载体常有退磁、粘连等现象,光盘也有矫变和保护膜遭受划伤等现象
二、对策分析
1、人员实时监控管理
计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给档案管理者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。这样就要求档案人员的素质要不断提高,逐步培养他们不仅要熟悉档案工作,而且还要掌握档案工作中的先进技术和设备以及现代信息技术应用能力和信息加工处理能力。努力掌握计算机管理档案的理论和实际操作,将档案的接收,存储、提供数据和基本情况的报告等工作环节都通过计算机网络来完成。学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识,外语知识。提高网络化管理意识,尽快做好传统档案管理向网络化管理转型的工作。
2、建立高质量的信息平台
建立健全档案保管安全体系。电子档案在方便检索,为社会服务的同时,由于计算机及网络本身的一些特性,在档案信息利用和网络传输共享过程中,可能会出现信息被泄漏的危险。为了保证安全,必须制定严密的电子文档安全管理制度。由于电子文件更改、复制非常容易,失去了原件和文件形式上的依据性,要鉴定文件内容的真实性和原始性。必须依靠信息技术和制度的支持,例如通过计算机加密、签署、身份验证、防写措施、防火墙等技术来维护电子文件的真实性、安全性;通过制定电子文件各类参与人员的责任制度、载体及转换登记制度的管理制度来堵塞信息失真的隐患。此外,档案人员必须通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件。即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性。
综上所述,档案涉密管理是一项具有整体性和长期持久性的系统工程,必须明确目标,整体规划,统一建设。档案事业面临着新的挑战和发展机遇,强化档案信息现代化管理意识,充分利用现代化管理设备,构筑一套全新的现代化档案管理模式,加快实现档案管理现代化的步伐,推动档案工作的改革与发展。
[参考文献]:
[1]丁光勋;《电子政务环境下档案信息资源服务的内容及其作用》[J];档案学通讯;2005(8)
[2俞志华;王军宁;《数字化时代高校档案管理信息化建设》[J];合肥工业大学学报(社会科学版);2007(2)
[3] 孟世恩 ;《对我国档案信息化建设实施的理论思考》[J] -档案学通讯2004(05)
[4]熊志云 《网络与高校信息资源管理》 [J] -湖北大学学报(哲学社会科学版)2001(11)
[5] 杨明萍 《高校档案信息化建设要把握的几个问题 》[M] -档案与建设2006(08)