优化办公室档案管理工作策略探究

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  摘 要:办公室档案作为一种基础性信息资源,是对单位日常活动的如实反映,也是维系和推动单位正常运转的重要材料。随着档案管理工作重要性的日臻突出,优化办公室档案管理模式也成为重要课题。本文立足当前办公室档案管理工作存在的不足,就如何对其予以优化进行探索,以期为创新办公室档案管理模式,促进办公室健康发展提供可行借鉴。
  关键词:办公室;档案管理;优化
  随着经济社会的发展进步,人类日益迈入信息高速发展的时代。对于各单位有效的档案管理工作能够为单位提供详实的信息数据,全面反映单位发展历程,是单位不可获取的一项基础性工作。
  一、办公室档案管理工作存在的问题
  (一)思想重视不足
  构建科学高效的档案管理模式除了需要足够的物质保障和技术支持外,更离不开领导对此的关注和重视。随着办公室档案工作的日益繁杂,办公室的档案管理和使用者大多能够准确认识到档案管理信息化的重要性,但在一些单位中,部分领导对于创新档案管理模式的认知不足,往往关注单位的中心工作,而忽略了在知识管理背景下加快档案管理信息化建设的重要性,常以经费不足、时间不允许等借口推脱或搁置办公室档案管理模式的重构工作。由于缺乏领导的重视和支持,一些办公室的档案管理工作仍局限于传统的人工模式,总体效率低下。
  (二)资金投入短缺
  档案管理标准化、信息化建设的推进需要良好的软硬件环境支撑,而这就需要一定的资金投入。纵观当前许多单位的现状,其资金仅限于维持正常运转,很难再抽调人力、物力去投入档案管理建设。受制于经费紧张,办公室无法承担档案管理信息化建设过程中的人员开支和技术投入,从而使得档案管理信息化建设流于形式。
  (三)专业人才匮乏
  从当前办公室档案管理现状来看,档案管理工作被认为是难度低、操作简单、任务清闲的工作,从而忽略了对相关人员的培训。一些办公室的档案管理工作由其他部门兼任,加之人员年龄结构偏大,文化层次偏低,对现代化档案管理的方法认知不足,仅能完成常规的档案收集和整理工作。在专业人才匮乏的形势下,办公室的档案管理工作难以打开局面,信息化建设进程停滞不前,对办公室的长远发展造成不利。
  (四)相关软件缺失
  当下,智能化、信息化成为档案管理工作不可逆转的趋势,也是办公室构建新兴档案管理模式的风向标。在改进和完善档案管理模式进程中,只有及时引用和合理应用相关管理软件,才能切实提升档案管理工作效率,避免人工操作造成的错误,优化管理成果。但实践中,尽管一些单位认识到档案管理信息化的重要性并适时引进了相关软件,但软件的整体运用效率不高。同时,受制于资金因素,一些单位尚未引入配套设施,缺乏功能完善、操作简易便捷的应用软件,无法通过高科技带动办公室档案管理工作的前行,从而滞缓了办公室档案管理整体的信息化进程。
  二、优化办公室档案工作的路径
  (一)提高思想认识
  较之于传统的档案管理模式,当下的档案管理工作引进了知识管理的理念和方法,要求档案工作人员能够转变传统的手工操作思维,自觉站到办公室发展的价值链条上,实现档案管理工作的突破与创新。
  一方面,要改变对传统档案的认知,明确档案的凭证和参考价值,切实扭转档案管理工作边缘化的局面,重塑档案管理工作的地位。另一方面,单位领导要强化对档案管理信息化建设的重视程度,走出传统的重管理、轻利用的局面,认识到推进档案管理改革的重要性,规划出档案管理信息化建设的目标,构建科学的管理机制和管理模式,建立全流程的制度体系,确保档案管理各环节的顺利衔接,真正实现知识管理的高效服务。
  (二)加大资金投入
  推进档案管理工作信息化建设,需要加强对人才的培训,并及时引进相关软件,通过科学的管理举措打开办公室档案管理的新局面。针对当前办公室在档案管理信息化建设资金方面匮乏的问题,相关部门和领导应引起高度重視,在保证办公室正常运转的同时尽可能地倾向部分支持资金,帮助办公室构建信息化管理模式。同时,办公室自身也应自觉缩减开支,为档案管理信息化建设工作预留一定的资金,不断完善档案管理信息化建设所需的软硬件环境,为优化办公室档案管理模式的建立提供保障。
  (三)加大人才培养
  在当前的时代背景下,档案管理信息化建设需要专业的人才来操作,通过对管理软件和管理系统的利用来实现高效管理的目的。当前,办公室档案管理人员年龄总体偏高,对计算机操作知识了解缺少,难以适应信息化发展洪流。为此,办公室要强化对信息化档案管理人员的培训,设立专门的管理部门,适当调整人员结构,定期开展培训工作,提升人员的计算机操作知识和管理能力,保证档案管理人员的知识结构、操作技能、道德素质能够适应和匹配日臻严格的岗位需求,通过人才队伍的壮大推动办公室档案管理信息化建设的发展向前。
  (四)合理引入软件
  当前,软件的缺乏和使用不善是制约办公室档案管理信息化建设的一大桎梏。为此,办公室要在立足自身工作和人员实际的基础上,全面分析档案管理工作的需求,合理引入相关管理软件,并切实应用到管理工作中去。与此同时,要强化对档案管理信息系统操作人员的培训与考核,使之能够快速熟悉并梳理操作管理系统,尽快投入到新的工作模式中来,全面实现和不断完善位办公室的档案管理信息化建设水平。
  三、结语
  新时代的档案管理模式是立足当前信息化发展现实,结合办公室档案管理工作现状提出的新兴管理模式。这一模式的建立不仅为知识管理提供了实践的土壤和契机,也拓展和完善了现有的档案管理工作,实现了二者的双赢。同时,二者的结合也将打开档案管理和知识管理的新局面,促使办公室档案管理工作实现转变与突破。
  参考文献:
  [1]刘长欣.浅析知识经济时代对档案管理的挑战与对策[J].商情(教育经济研究),2014(02)
  [2]李泽锋.基于知识管理的数字档案馆建设框架[J].档案学通讯,2013(02)
  [3]任丽、陈丽、王淑梅.知识管理及其对档案管理的启示[J].黑龙江交通科技,2014(06)
  作者简介:
  贾雅涵(1987.05—),女,籍贯山东,本科,职称:档案中级职称。
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