论文部分内容阅读
摘 要：随着信息科技的发展，高校信息化建设成为校园文化建设的重要组成部分，是高校档案管理工作未来的发展趋势。电子文件归档是信息化建设的基础，但现阶段由于一些原因，导致高校电子文件归档建设并不理想。本文将针对问题产生的原因尝试性地提出解决对策。
关键词：高校;信息化;电子文件归档
随着信息科技逐步发展，将传统的手工整理文档形式转变为自动化办公，利用计算机设备和网络将纸质文件以电子文件形式进行传输、修改和阅读、管理，在一定程度上节省了人力、物力，提升了办公效率。这在为文件归档工作提供便利的同时，也对工作提出了更高的要求。
一、高校电子文件归档的若干问题分析
1.对电子文件归档存在认知误区。现阶段，部分人认为电子文档的阅读管理需要借助计算机设备或网络技术，没有纸质文档直观而忽视电子文件归档的应用，有些长期应用纸质档案管理的人员由于对计算机技术应用不娴熟，从内心抵制对电子文件归档的尝试，这就导致其不能及时认识到电子文件归档相对于传统纸质文档管理的便捷性，认识上的误区直接阻碍了高校电子文件归档的发展。
2.缺乏完善的规章制度作为电子文件归档工作的依据。电子文件归档是将信息与实体相分离，其保存价值取决于实体价值和自身的可读性，但传统纸质档案自身材料决定其载体老化、字迹模糊最终被损毁是必然现象。而电子文件归档也可能因为在存储的过程中受到病毒木马等程序的损坏，造成信息丢失、失真、不完整等，使其自身的阅读性和阅读价值降低，而且现阶段我国对电子文件的法律价值并没有予以明确说明，所以电子文件归档工作自身发展受到严重的制约，其实体状况价值鉴定等没有严格的依据，所以现阶段只能尽可能地延长电子文件归档的保存时间。
3.单纯注重收集而忽视保管工作。电子文件相对于传统纸质文档在信息修改和类目变更方面有明显的便捷性。在电子文档管理的过程中，可将收集的文档习惯性地存储于各个磁盘之中，这是自动化办公的优势，但这也在一定程度上对电子文件归档的保管十分不利，因为现阶段很难全面保障计算机设备的网络安全，所以保管工作的重要性不容忽视。除了要以磁盘或光盘的形式对收集的信息进行备份存储，而且要对其纸质文档进行妥善保管。现阶段，随着计算机应用技术的逐渐发展，保证电子文件能够及时归档的软件已出现，但现阶段在高校并没有得到真正的应用。
4.电子文件归档类别不清晰，操作具有主观性。电子文档的分类，相对于纸质文档更加便捷，可是正是由于此特点，在一定程度上模糊了电子文件归档的类别处理，在短时间内问题的严重程度不容易被发现。但随着电子文件数量的增多和应用频率的逐渐增加，就会导致存储信息类别混乱，文档存储的应用性降低。所以要根据电子文件的归档形式和内容与传统纸质文档的区别，对其传统的实体固态进行相应分类改进。
5.电子文件归档队伍建设不完善。电子文件归档是将办公自动化与传统的纸质文档管理相结合，这对操作人员的专业技能有了更高的要求。现阶段，我国高校从事电子文件归档工作的人员大多对计算机应用相对不纯熟，不能准确全面掌握电子文件归档的操作方法，有些新进入队伍的年轻人员虽能够熟练掌握计算机技术但对文档分类整合又缺乏经验，这造成高校电子文件归档工作专业知识与实际操作能力无法有效结合。
二、完善高校电子文件归档的对策
1.树立电子文件归档观念，加强管理。相对于传统的档案管理，电子文件归档更注重对档案全过程的参与，包括档案产生和后期管理工作，所以这在一定程度上将档案管理职能进行了延伸，将单独的文件存储于管理系统之中，使文件管理和档案管理呈现出系统化管理趋势，舍去了传统纸质文档人工分类的繁琐程序，节省了大量人力、物力和时间。所以应该积极树立电子文件归档观念，将其作为高校自动化办公的重点。
2.制定科学合理的相关规章制度和具体的操作与管理办法。电子文件归档所涉及的人员、部门相对于传统文档管理更复杂，包括业务管理部门、数据录入部门等，所以要制定完善的管理制度对其相关责任和职能进行明确的划分，在保证电子文档全面、真实、原始的同时，符合国家或地方对电子文件归档工作的相关规定，对收集、整理、移交等各环节操作有明确的规定，使其有据可依。
3.将收集与保存问题作为工作的重点。电子文件归档不仅包括传统的文字图片，还包括声音、动态图像、元数据等，所以存储的信息量相对更大。现阶段主要通过磁盘或光盘进行存储，但随着时间的推移，其很可能被磁化、受损甚至丢失，造成收集的信息失去意义，所以对电子文档的保存工作一定要放在重要的位置，将其密封在塑料保护层内，尽可能避免受到空气中粉尘、水分的影响。
4.加强电子文件归档队伍建设，提高相关人员的专业素质和技能。在高校设置电子文件归档相关课程，是从高校自身选拔人才的有效措施。既要充分依靠原纸质档案归档工作骨干的工作经验，又要把具有计算机专业知识和技能、有意愿从事档案事业的青年充实到档案队伍中，同时利用高校的教学资源，采取多种教学形式，有针对性地开展培训。
参考文献：
[1]周晖蓉.高校电子文件归档管理中存在的问题与对策[J].沧桑，2010，4（28）.
[2]潘美莲.浅谈高校电子文件归档的问题与对策[J].贺州学院学报，2010，3（9）.
关键词：高校;信息化;电子文件归档
随着信息科技逐步发展，将传统的手工整理文档形式转变为自动化办公，利用计算机设备和网络将纸质文件以电子文件形式进行传输、修改和阅读、管理，在一定程度上节省了人力、物力，提升了办公效率。这在为文件归档工作提供便利的同时，也对工作提出了更高的要求。
一、高校电子文件归档的若干问题分析
1.对电子文件归档存在认知误区。现阶段，部分人认为电子文档的阅读管理需要借助计算机设备或网络技术，没有纸质文档直观而忽视电子文件归档的应用，有些长期应用纸质档案管理的人员由于对计算机技术应用不娴熟，从内心抵制对电子文件归档的尝试，这就导致其不能及时认识到电子文件归档相对于传统纸质文档管理的便捷性，认识上的误区直接阻碍了高校电子文件归档的发展。
2.缺乏完善的规章制度作为电子文件归档工作的依据。电子文件归档是将信息与实体相分离，其保存价值取决于实体价值和自身的可读性，但传统纸质档案自身材料决定其载体老化、字迹模糊最终被损毁是必然现象。而电子文件归档也可能因为在存储的过程中受到病毒木马等程序的损坏，造成信息丢失、失真、不完整等，使其自身的阅读性和阅读价值降低，而且现阶段我国对电子文件的法律价值并没有予以明确说明，所以电子文件归档工作自身发展受到严重的制约，其实体状况价值鉴定等没有严格的依据，所以现阶段只能尽可能地延长电子文件归档的保存时间。
3.单纯注重收集而忽视保管工作。电子文件相对于传统纸质文档在信息修改和类目变更方面有明显的便捷性。在电子文档管理的过程中，可将收集的文档习惯性地存储于各个磁盘之中，这是自动化办公的优势，但这也在一定程度上对电子文件归档的保管十分不利，因为现阶段很难全面保障计算机设备的网络安全，所以保管工作的重要性不容忽视。除了要以磁盘或光盘的形式对收集的信息进行备份存储，而且要对其纸质文档进行妥善保管。现阶段，随着计算机应用技术的逐渐发展，保证电子文件能够及时归档的软件已出现，但现阶段在高校并没有得到真正的应用。
4.电子文件归档类别不清晰，操作具有主观性。电子文档的分类，相对于纸质文档更加便捷，可是正是由于此特点，在一定程度上模糊了电子文件归档的类别处理，在短时间内问题的严重程度不容易被发现。但随着电子文件数量的增多和应用频率的逐渐增加，就会导致存储信息类别混乱，文档存储的应用性降低。所以要根据电子文件的归档形式和内容与传统纸质文档的区别，对其传统的实体固态进行相应分类改进。
5.电子文件归档队伍建设不完善。电子文件归档是将办公自动化与传统的纸质文档管理相结合，这对操作人员的专业技能有了更高的要求。现阶段，我国高校从事电子文件归档工作的人员大多对计算机应用相对不纯熟，不能准确全面掌握电子文件归档的操作方法，有些新进入队伍的年轻人员虽能够熟练掌握计算机技术但对文档分类整合又缺乏经验，这造成高校电子文件归档工作专业知识与实际操作能力无法有效结合。
二、完善高校电子文件归档的对策
1.树立电子文件归档观念，加强管理。相对于传统的档案管理，电子文件归档更注重对档案全过程的参与，包括档案产生和后期管理工作，所以这在一定程度上将档案管理职能进行了延伸，将单独的文件存储于管理系统之中，使文件管理和档案管理呈现出系统化管理趋势，舍去了传统纸质文档人工分类的繁琐程序，节省了大量人力、物力和时间。所以应该积极树立电子文件归档观念，将其作为高校自动化办公的重点。
2.制定科学合理的相关规章制度和具体的操作与管理办法。电子文件归档所涉及的人员、部门相对于传统文档管理更复杂，包括业务管理部门、数据录入部门等，所以要制定完善的管理制度对其相关责任和职能进行明确的划分，在保证电子文档全面、真实、原始的同时，符合国家或地方对电子文件归档工作的相关规定，对收集、整理、移交等各环节操作有明确的规定，使其有据可依。
3.将收集与保存问题作为工作的重点。电子文件归档不仅包括传统的文字图片，还包括声音、动态图像、元数据等，所以存储的信息量相对更大。现阶段主要通过磁盘或光盘进行存储，但随着时间的推移，其很可能被磁化、受损甚至丢失，造成收集的信息失去意义，所以对电子文档的保存工作一定要放在重要的位置，将其密封在塑料保护层内，尽可能避免受到空气中粉尘、水分的影响。
4.加强电子文件归档队伍建设，提高相关人员的专业素质和技能。在高校设置电子文件归档相关课程，是从高校自身选拔人才的有效措施。既要充分依靠原纸质档案归档工作骨干的工作经验，又要把具有计算机专业知识和技能、有意愿从事档案事业的青年充实到档案队伍中，同时利用高校的教学资源，采取多种教学形式，有针对性地开展培训。
参考文献：
[1]周晖蓉.高校电子文件归档管理中存在的问题与对策[J].沧桑，2010，4（28）.
[2]潘美莲.浅谈高校电子文件归档的问题与对策[J].贺州学院学报，2010，3（9）.