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摘要：随着我国研究生规模的逐年扩大，研究生工作越来越重要，但研究生秘书队伍的管理还不规范。本文从分析研究生的招生规模和管理现状入手，结合研究生秘书的基本职责，提出了几点提高研究生秘书管理队伍的对策。
关键词：高校研究生秘书教学管理
近年来，我国研究生实施扩招政策，近十年时间招生人数增加近400万，不断壮大的研究生队伍使得各个高校逐步将研究生的日常管理、教学、科研等下放到各二级学院，研究生队伍本身具有招生人数较少，相对专业较多，指导教师和学生相对分散, 不易及时管理等特点。因此, 对于各学院来说，如何做好研究生日常和教学管理工作成为学院工作的要点，对学院研究生秘书也提出了更高的要求。
一、研究生秘书基本职责
研究生秘书是在研究生主管院长的领导下，协助研究生主管领导开展工作，其主要职责如下：
1．做好本学院研究生的招生录取工作。协助主管领导做好招生简章的制定，研究生命题等相关工作，做好研究生复试的管理和组织工作。负责研究生新生的入学接待工作。
2．做好本学院研究生的有关培养工作。协助、督促各专业制订或修订研究生培养方案和课程教学；做好调课、补课、考试、登录成绩及试卷存档等与研究教务管理有关的各项工作；协助做好研究生的论文开题、中期审核、学科综合考试等培养环节工作；协助做好研究生的实践教育、社会实践与学术活动等工作。做好研究生课程教材的征订工作。
3．做好本学院的答辩和学位相关工作。负责各类研究生学位论文答辩申请及学位论文通讯评阅工安排学位论文答辩；协助本院学位评定分委员会做好学位工作；协助做好导师的遴选和管理工作；协助做好学科（学）的规划和建设及学位授权点的申报、管理和评估等工作。
4．负责研究生的日常管理工作。在个别人数相对少的学院，研究生秘书还要负责研究生的日常管理工作，党员发展工作和思想教育工作。
二.研究生教学管理的现状及存在问题
目前我国研究生的数量已经越来越多，截至到2011年人数规模已经将近50万人次，但是相对的管理队伍人员的增加幅度却十分缓慢，产生了以下若干问题：
1．研究生秘书待遇相对偏低，缺乏积极性，队伍稳定性差
许多高校对研究生秘书队伍的建设普遍重视程度不够。在工资待遇、职称评定、攻读学位等方面，管理人员普遍不如教师科研队伍，职位长时间内得不到提升；很少有机会进修、外出参观学习，个人发展空间十分受限，因此导致了研究生秘书的工作积极性不高，秘书人员流动过快，队伍稳定差。 研究生秘书岗位成为各高等学校非常重要但又不太被重视的一个岗位。
2．工作程序繁杂，多头绪，难以创新
随着研究生规模的扩大及研究生管理工作的规范，相应的工作程序越来越有序的同时，工作量也随之加大。研究生工作秘书除了要应付日常的研究生入学、成绩录入、通知发放、论文答辩、毕业离校等系列常规工作外，还要应对各种突如其来的工作。这样的工作状况，大部分研究生工作秘书都是处于一个疲于应付的状态，此外，研究生工作秘书的定位是对研究生进行管理和服务，对涉及到研究生的相关职能部门、学院的相关领导负责，并要做好对导师的服务工作及导师与研究生的沟通工作。可谓多部门，多头绪，多领导，造成了大量的工作量，使得研究生秘书多头面对，疲于应付，根本沒有心思去思考创新等问题。
3．缺乏统一有效的培训和定期考核，整体素质不高
对于研究生秘书的岗位，一般本科以上学历即可，前几年甚至专科也可以担任，所以研究生秘书队伍不整齐，整体素质不高，再加上没有定期的培训和考核，使得队伍相对涣散，缺乏工作积极性，缺少统一性，工作效率不高。研究生秘书在工作过程中，所持有的心态也比较消极，所以很难提高管理水平。
三．关于做好研究生教学秘书的几点建议
1．建立奖惩激励机制、提高研究生秘书待遇
针对研究生管理队伍中存在的待遇相对偏低，稳定性差，积极性差的问题，可以建立奖励和惩罚相结合的激励机制，设定一定的奖励标准，奖励包括经济物质奖励和非经济奖励，对于在工作中表现出色的研究生秘书，在工资的基础上还要给于一定的财政奖励，可以弥补工资待遇低的问题，表现消极怠慢的，也要有相应的经济处罚。此外，除经济奖励外，还要有精神奖励，包括在评职称问题上，岗位设置，攻读学业问题上等等，都要有专门的评价标准。使得研究生秘书能看到自己的发展前途，工作起来才能有积极性。
2．建立工作共担机制，简化工作程序
鉴于研究生秘书的工作比较繁琐，所以要搭建工作共担机制，设置研究生辅导员岗位，将研究生的日常管理工作和思想政治工作交给研究生辅导员来做。另外实施研究生导师分管制，让导师参与到研究生的教学管理中，最后在研究生学生中设立研究生会，分设学习部，生活部等部门，可以有效地分担研究生秘书的工作。具体工作共担比例如下：研究生导师对研究生的部分教学管理占20%～30%；研究生辅导员的思想教育和日常管理占30%～40%；研究生会上传下达和整理材料占40%～50%。
3．定期举办培训班，制定适当的考核制度
研究生无论在思想上还是在学识上都是一个比较高的层次，这就要求研究生秘书也必须具有较高的业务水平和管理水平。应定期举办培训班，在思想上进行主动服务意识、民主意识、创新意识和大公无私意识和的培训；做事要有提前量，张弛有度，条理分明，让导师或者研究生顺利地完成每一道程序；科学管理的意识，对所负责的工作有准确定位，充分理顺工作，做好科学的安排和调配；民主意识，善于倾听意见，勇于接受批评，民主的开展各项工作；创新意识，勇于创新，乐于创新，在开展工作时能多方位更换角度看待问题，实现工作的突破；大公无私意识，则是针对研究生工作秘书人品的要求，只有做事大公无私，心地坦坦荡荡，处事才能让人信服，工作局面才能得以打开。此外，加强几种能力的培训，把握贯彻政策的能力；组织与协调的能力；业务技能操作的能力；人际关系处理的能力；勤劳忍稳的能力。加强几种知识技能的培训，电脑操作技能；英语技能；心理辅导技能等等。
关键词：高校研究生秘书教学管理
近年来，我国研究生实施扩招政策，近十年时间招生人数增加近400万，不断壮大的研究生队伍使得各个高校逐步将研究生的日常管理、教学、科研等下放到各二级学院，研究生队伍本身具有招生人数较少，相对专业较多，指导教师和学生相对分散, 不易及时管理等特点。因此, 对于各学院来说，如何做好研究生日常和教学管理工作成为学院工作的要点，对学院研究生秘书也提出了更高的要求。
一、研究生秘书基本职责
研究生秘书是在研究生主管院长的领导下，协助研究生主管领导开展工作，其主要职责如下：
1．做好本学院研究生的招生录取工作。协助主管领导做好招生简章的制定，研究生命题等相关工作，做好研究生复试的管理和组织工作。负责研究生新生的入学接待工作。
2．做好本学院研究生的有关培养工作。协助、督促各专业制订或修订研究生培养方案和课程教学；做好调课、补课、考试、登录成绩及试卷存档等与研究教务管理有关的各项工作；协助做好研究生的论文开题、中期审核、学科综合考试等培养环节工作；协助做好研究生的实践教育、社会实践与学术活动等工作。做好研究生课程教材的征订工作。
3．做好本学院的答辩和学位相关工作。负责各类研究生学位论文答辩申请及学位论文通讯评阅工安排学位论文答辩；协助本院学位评定分委员会做好学位工作；协助做好导师的遴选和管理工作；协助做好学科（学）的规划和建设及学位授权点的申报、管理和评估等工作。
4．负责研究生的日常管理工作。在个别人数相对少的学院，研究生秘书还要负责研究生的日常管理工作，党员发展工作和思想教育工作。
二.研究生教学管理的现状及存在问题
目前我国研究生的数量已经越来越多，截至到2011年人数规模已经将近50万人次，但是相对的管理队伍人员的增加幅度却十分缓慢，产生了以下若干问题：
1．研究生秘书待遇相对偏低，缺乏积极性，队伍稳定性差
许多高校对研究生秘书队伍的建设普遍重视程度不够。在工资待遇、职称评定、攻读学位等方面，管理人员普遍不如教师科研队伍，职位长时间内得不到提升；很少有机会进修、外出参观学习，个人发展空间十分受限，因此导致了研究生秘书的工作积极性不高，秘书人员流动过快，队伍稳定差。 研究生秘书岗位成为各高等学校非常重要但又不太被重视的一个岗位。
2．工作程序繁杂，多头绪，难以创新
随着研究生规模的扩大及研究生管理工作的规范，相应的工作程序越来越有序的同时，工作量也随之加大。研究生工作秘书除了要应付日常的研究生入学、成绩录入、通知发放、论文答辩、毕业离校等系列常规工作外，还要应对各种突如其来的工作。这样的工作状况，大部分研究生工作秘书都是处于一个疲于应付的状态，此外，研究生工作秘书的定位是对研究生进行管理和服务，对涉及到研究生的相关职能部门、学院的相关领导负责，并要做好对导师的服务工作及导师与研究生的沟通工作。可谓多部门，多头绪，多领导，造成了大量的工作量，使得研究生秘书多头面对，疲于应付，根本沒有心思去思考创新等问题。
3．缺乏统一有效的培训和定期考核，整体素质不高
对于研究生秘书的岗位，一般本科以上学历即可，前几年甚至专科也可以担任，所以研究生秘书队伍不整齐，整体素质不高，再加上没有定期的培训和考核，使得队伍相对涣散，缺乏工作积极性，缺少统一性，工作效率不高。研究生秘书在工作过程中，所持有的心态也比较消极，所以很难提高管理水平。
三．关于做好研究生教学秘书的几点建议
1．建立奖惩激励机制、提高研究生秘书待遇
针对研究生管理队伍中存在的待遇相对偏低，稳定性差，积极性差的问题，可以建立奖励和惩罚相结合的激励机制，设定一定的奖励标准，奖励包括经济物质奖励和非经济奖励，对于在工作中表现出色的研究生秘书，在工资的基础上还要给于一定的财政奖励，可以弥补工资待遇低的问题，表现消极怠慢的，也要有相应的经济处罚。此外，除经济奖励外，还要有精神奖励，包括在评职称问题上，岗位设置，攻读学业问题上等等，都要有专门的评价标准。使得研究生秘书能看到自己的发展前途，工作起来才能有积极性。
2．建立工作共担机制，简化工作程序
鉴于研究生秘书的工作比较繁琐，所以要搭建工作共担机制，设置研究生辅导员岗位，将研究生的日常管理工作和思想政治工作交给研究生辅导员来做。另外实施研究生导师分管制，让导师参与到研究生的教学管理中，最后在研究生学生中设立研究生会，分设学习部，生活部等部门，可以有效地分担研究生秘书的工作。具体工作共担比例如下：研究生导师对研究生的部分教学管理占20%～30%；研究生辅导员的思想教育和日常管理占30%～40%；研究生会上传下达和整理材料占40%～50%。
3．定期举办培训班，制定适当的考核制度
研究生无论在思想上还是在学识上都是一个比较高的层次，这就要求研究生秘书也必须具有较高的业务水平和管理水平。应定期举办培训班，在思想上进行主动服务意识、民主意识、创新意识和大公无私意识和的培训；做事要有提前量，张弛有度，条理分明，让导师或者研究生顺利地完成每一道程序；科学管理的意识，对所负责的工作有准确定位，充分理顺工作，做好科学的安排和调配；民主意识，善于倾听意见，勇于接受批评，民主的开展各项工作；创新意识，勇于创新，乐于创新，在开展工作时能多方位更换角度看待问题，实现工作的突破；大公无私意识，则是针对研究生工作秘书人品的要求，只有做事大公无私，心地坦坦荡荡，处事才能让人信服，工作局面才能得以打开。此外，加强几种能力的培训，把握贯彻政策的能力；组织与协调的能力；业务技能操作的能力；人际关系处理的能力；勤劳忍稳的能力。加强几种知识技能的培训，电脑操作技能；英语技能；心理辅导技能等等。