所谓“小金库”,是指违反法律法规及其他有关规定,应列入而未列入符合规定的单位账簿的各项资金(含有价证券)及其形成的资产。当前,部分企业设立“小金库”和使用“小金库”款项的违纪行为,成为铺张浪费的重要渠道和减收增支的暗流,影响了企业收入分配的公平,扰乱了企业的生产经营秩序。归纳起来,企业设立“小金库”的主要表现形式包括隐匿收入、虚列支出和转移资产等,其中,虚列支出设立“小金库”的行为,多以虚列研究与开发费、业务招待费、会议费、销售手续费、销售服务费等期间费用的方式,从企业套取资金形成账外资产。虚列期间费用的手法是以不真实的发票作挡箭牌,通过虚构业务内容,把设立“小金库”的资金埋伏在企业正常的经济业务事项之中。
　　
　　埋伏之一:阴阳批单
　　
　　企业内设机构在费用报销时,经办人故意将金额大小写与币种符号之间预留空白,甚至根本不填大写金额,或者企业自制原始凭证本身存在缺陷,费用报销凭证没有大写金额一栏,在审批人不知情的情况下,填报与实际开支金额相当的发票,取得审批人签字后,再补填大额发票,以套取资金供本部门内部使用。这种“批零头报大头”的阴阳批单,遮挡了审批人和财务人员的视线,设立“小金库”的资金是在企业内设机构层面,具有较强的隐蔽性。
　　参考控制手段:提倡先审后批,即财务预先审核,审批人在财务人员审核之后签批;完善内部凭证的控制要素,财务人员审核中既要提高鉴别发票真伪的能力,又要注重控制大小写金额填写的规范性,切实堵住阴阳批单潜伏的路径;审批人应当定期了解费用开支情况,财务人员要及时向费用审批人员反馈费用开支进度,打消个别人通过阴阳批单设立“小金库”的侥幸心理。
　　
　　埋伏之二:自批自报
　　
　　企业在审批人的参与下设立“小金库”的行为,不能摆到桌面上,通常将知情人缩减到尽可能小的范围内。探究舞弊者的心理,他们认为参与者越少,被发现的可能性越小。事实上,大额费用报销的参与人越少,往往疑点越多,也为追查“小金库”留下更为清晰的线索。如果企业费用报销中,经常出现某一特定经手人在审批人的批准下,报销大额期间费用发票,且没有验收入、证明人等参与的自批自报行为,就可以初步判断为该企业“疑似”设立“小金库”,应当“隔离”观察,以检查其是否存在虚列期间费用设立“小金库”的行为。
　　参考控制手段:提高费用报销参与人的思想认识,加强企业内部控制制度的建设,落实实物验收、领用的登记管理制度,严格执行费用报销的审批程序,杜绝例外事项的发生。坚持谁经办谁负责的原则,非经办人员不得代经手人办理报销手续。
　　
　　埋伏之三:超期发票
　　
　　外部审计抽查某企业会计凭证时发现,企业列支的部分发票开具时间和报销时间相差一年以上,虽然该企业相关制度中没有关于报销发票的时限性规定,但超期列支非当期票据的非正常行为,敦促审计人员加大了抽查凭证的样本量,进而发现被审计单位当年列支了100余万元的超期发票,企业无法解释问题原委,最终承认用以前年度已报销过的费用发票在本期重复报销,以套取资金设立“小金库”。
　　参考控制手段:不规范的会计基础工作,只是冰山的一角。超期发票报销行为,本身就带有不可忽视的疑点,发现这样的行为,就应当追查到底。
　　
　　埋伏之四:大额发票无明细,大额开支无用途
　　
　　发票是记录企业交易内容的载体,票据要素中涉及的开支内容、接受服务的项目、数量应当明确,并与企业经营管理的实际工作相符,与交易双方订立的合同相符。有的企业以大额发票报销的形式,“掩耳盗铃”骗取企业资金,认为报销的钱没有装进自己的腰包,算不上是问题。
　　参考控制手段:会计核算的一般原则中最重要的是真实性原则,如果发现企业存在大额发票无明细,大额开支无用途的问题,应当对企业相关业务的真实性划个问号,进而追查报销资金的真实去向,以便有效封堵“小金库”的暗流。
　　
　　埋伏之五:大额发票连号
　　　某企业从其他企业购买多份连号手写发票用以虚列期间费用,为掩人耳目,分批在不同月份列报以套取资金。因发票填制字迹和开具单位相同,让检查人员产生了似曾相识的感觉。虽然费用列报的科目不尽相同、费用报销的时间也有跨度,但检查人员详细追查发现了其中的奥秘一这些发票的号码却是相连的。检查人员联系了提供发票的单位,顺藤摸瓜揪出了深藏在企业内部的“小金库”。
　　参考控制手段:设立“小金库”的行为,即使再隐秘,也只能算是一种自欺欺人的“小儿科”。由于税务部门逐步加强发票管理,发票填制日期得到有效规范,因此,当企业存在经常过月报销大额发票的情形时,检查人员就应当关注此种特殊情况,认真收集信息,坚持普遍联系的原则,在提高鉴别力和职业谨慎的同时,去伪存真,揭穿设立“小金库”的埋伏。
　　
　　埋伏之六:大额异地发票
　　
　　企业费用开支本没有地域限制,但是,如果企业异地开支内容明显与实际不符,就应当查明事实真伪。比如,本地可以采购到的办公用品,却合近求远取得外地的大额发票;在没有业务往来的区域取得的仓储费、装卸费等服务业发票,等等。
　　参考控制手段:利用各地区地方税务局提供的网上发票信息查询系统,在查明票据真伪的基础上,审验采购或服务合同,追查物流和资金流,达到规范企业财务支出的目的。
　　
　　埋伏之七:不属于企业承担的费用
　　
　　企业作为会计主体,只应当承担属于企业自身的费用,其他单位和个人的费用’不得在企业报销。有的企业将不属于企业承担的费甩列报后转入“小金库”,常见的行为有:大量报销飞机票,但飞机票记载乘客姓名不属于企业人员;车辆维修费用明细显示维修车辆不属于企业自用车辆,等等。
　　参考控制手段:倡导财务收支透明,认真执行期间费用预算,坚持大额资金使用集体审批的原则;发挥群众监督的积极作甩有条件的,实行财务收支公示制度,企业设置“小金库”举报电话、举报信箱,让“小金库”成为“过街老鼠”,人人喊打,无处藏身。
　　
　　埋伏之八:采购物品用量和需求异常
　　
　　某企业接受外部审计的检查,根据审计人员的初步统计,企业全年购买的计算器人均接近3个,购买领用的硒鼓数量与在用激光打印机数量比较,平均每台打印机40天更换硒鼓1个。审计人员观察企业办公的实际情况,认为企业采购办公用品的实物量远远超过实际需用量。
　　参考控制手段:认真检查企业低值易耗品管理制度的落实情况,单位价值低的用品,如果数量积累到一定程度,也会发生质的变化。
　　
　　埋伏之九:费用报销前紧后松
　　
　　企业在经营管理中引入的预算管理工具,能够约束企业控制费用开支进度,促进与任务完成进度合理匹配。有的企业在费用预算的执行上,表现出前三季度费用控制紧,第四季度开口子突击花钱的现象。这种现象的背后映射出企业为了保下年的费用预算不降低,用不实发票套取资金以占足费用额度的实质。这种为满足局部利益套取资金的行为,实际上已经陷入企业自己设计的埋伏,进入了设立“小金库”的怪圈之中。
　　参考控制手段:严格控制费用开支,强调有多少钱办多少事;费用预算宽松时,强调有多少事花多少钱。企业要加强预算管理,不能以预算宽松为借口降低预算管理效率,更不能套取企业资金形成“小金库”款项来源。
　　
　　埋伏之十:结算方式异常
　　
　　几乎所有设立“小金库”的行为,涉及的金额都不能称之为“小”,企业失血流入“小金库”的资金’因其性质严重,通常也不能用多和少来衡量。某企业报销期间费用多使用现金结算,有时单笔报销金额达到数十万,费用发生前,报销经办人也没有借备用金的记录。检查人员找到经办人员了解情况,经办人声称使用信用卡消费,报销后归还银行借款。检查人员没有轻易放过经办人员提供的线索,要求当事人提供银行交易记录被拒绝,在上级纪检部门的配合下,报销人提供了消费明细。交易记录显示,与报销发票提供人的交易只有几千元,只是报销金额的零头。在检查人员和上级纪检人员的强大压力下,报销人最终交代了购买发票虚列费用转入企业“小金库”的行为。
　　参考控制手段:设立“小金库”不是小事,关注异常的结算方式,是缩小“包围圈”让“小金库”无处遁形的重要手段之一。通过报销费用形成“小金库”的暗流,如果以现金方式结算,单笔现金支出较大时,检查人员就应当对于超过现金结算起点的异常费用列报,引起足够的重视。
　　虚列期间费用套取企业资金设立“小金库”的行为,即使埋藏得再深、埋伏得再久,也必然留下伪装的痕迹。企业虚列不实发票,假的做不成真的,只要沿着业务脉络,理清业务内容和票据要素之间的差异,深入探究业务实质,就能彻底排查企业资金转化为“小金库”的各种管理隐患,及时堵塞资金和资产管理漏洞。