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档案并不是永远静止地存放在库房及装具里，而是处在一种有静有动、动静交替的状态中。造成档案动静交替状态的根本原因是对档案的使用，而档案的使用必然会造成档案的流动。档案在流动过程中如果管理不当，就容易产生种种问题，对档案造成损害。因此，在档案流动的过程中要加强管理，维护档案正常的秩序，保护档案实体。
1 档案在流动过程中可能发生的问题及原因
档案无论因何原因被使用或传递，都必然要发生流动。档案的使用或传递的原因虽然很复杂，但大体可归结为两种情况：一是社会各界对档案内容信息的利用，即档案的提供利用工作；二是档案机构出于管理与开发的需要，对档案实体及其内容信息的使用。例如整理、鉴定、移交、编制检索工具、缩微复制、编研，等等。
档案在流动过程中如果管理不够规范，就会出现下列问题：
1.1 档案损坏
造成档案损坏的原因主要有利用者随意在档案上做记号、勾画，对档案随意涂改，造成档案污损；利用者在借阅档案时吃东西、喝水等致使档案受到污染导致霉变；利用者未经许可随意折叠、剪裁或撕破档案造成其有折痕或有缺失；利用者私自用不正确的方法对档案进行复制或翻印造成损坏；档案进行展览时，保护措施不力而造成损毁。
1.2 档案丢失或逾期不还
档案在利用过程中，制度或手续不全，容易造成档案的丢失或逾期不还，如档案未进行借阅登记、外借登记，或外借期满未及时追回而造成档案丢失；利用者违反规定，擅自将档案带出阅览室，或随意将档案转借他人，也容易造成丢失；利用者私自拆散、调换或抽取档案则会造成档案的遗失不全。电子档案因管理不规范或受到网络环境中不安全因素的威胁而造成丢失，如未及时对电子档案进行备份或未及时更新杀毒软件而造成计算机中毒、瘫痪等。
此外，档案不经审批就被销毁也易造成丢失。档案的销毁须经严格的审批手续，将编制好的档案销毁清册提交给有关领导审查。经领导批准，在两名监销人员的监督之下，或送往造纸厂作纸张原料，或自行焚毁。监销人员确认档案已销毁完毕，然后在销毁清册上注明销毁方式、“已销毁”字样和销毁日期并签字。如果不经审批，就很容易造成档案的丢失；档案进行展览时，保护措施不力，也易造成遗失。
1.3 泄密
档案保管组织、所有者或利用者违反规定或未经许可擅自公布重要档案；电子档案因管理不规范造成泄密，如对利用、阅览、拷贝、摘抄电子档案信息的手续、权限未作出明确规定，易造成泄密；对电子档案的外借未建立或未严格履行审查与借阅制度与手续，易造成泄密；在为利用者提供网络服务时，未对电子信息进行选择，将开放期限未满或暂时不宜公开的档案信息公布出去，也会造成泄密；开放档案过程中，未能正确判定档案开放与控制使用范围，或未经审批就将密级档案开放而造成泄密；未经批准，或未规定参观者范围就展示机密档案，造成泄密。
2 档案在流动中的管理
档案的流动无论是社会性的利用还是内部管理开发性的使用，都必须保证档案实体的有序性和理化性状的完好无损。不允许在利用或使用过程中，破坏其实体秩序和理化性状的完好状态。这就需要切实做好档案流动过程中的维护与保护工作，与档案库房管理工作相比，其具有明显的动态性、复杂性与综合性，所用的方法及所需注意的问题头绪很多。做好这一工作有两条基本途径，一是建立严格的管理制度并严格落实执行；二是采用各种合理有效的管理方法，认真细致地做好维护与保护工作。
2.1 建立健全档案在流动过程中的维护与保护制度
2.1.1 档案在流动过程中的管理制度和审批手续
为了防止档案在流动中遭受损失，确保档案的安全，必须制定严格的管理制度和审批手续，主要包括阅览室借阅制度、档案外借管理制度和档案使用审批手续。
2.1.2 档案流动过程中的登记制度和交接手续
档案无论因何原因被使用，我们都必须对调卷、还卷及交接行为实行严格的登记制度和交接手续。如档案出入库时、与使用者交接时，其档案的数量必须准确，签收手续必须清楚、细致、严格。档案流动中的登记制度和交接手续，主要涉及档案流动过程中发生的一些重要情况和一些基本的工作行为、事实、数字，其中提供利用是其登记的重点内容。档案流动登记制度和交接手续主要包括以下几种形式。①档案工作日志。档案工作日志是档案工作人员对每天进行的业务活动所作的记录，其作用是记载每天的工作内容和遇到的问题，为日后查考情况和总结经验提供原始材料。档案工作日志一般由档案管理部门的负责人记录，通常采用簿册形式。其记录方法是：每个月或每一年用一册；每一页登记一天或一周的工作情况。具体的登记项目，各单位可以根据需要灵活设置。一般应包括日期(年、月、日、星期)，时间(上午、下午或具体时间)，工作内容、工作量与进度，工作中的问题及处置情况，每周或每月的统计、小结等。②档案出入库登记簿。档案出入库登记是记载档案调出和归人库房情况的登记形式，是库房管理的一种手段。档案出入库登记常采用登记簿形式，放置在库房入口处或库房中固定的位置。无论何种原因，只要档案被调出库房以及最终又归入库房，均应进行登记。其登记项目应包括档案出库的日期、时间(时刻)、档号及数量、原因(用途)，以及归入日期和时间、经手人等。③档案清点、检查登记簿。档案清点、检查登记是对档案进行定期或不定期清点、检查过程中或之后的登记。其登记内容包括：清点、检查的日期、原因，清点、检查过程中所发现的情况及问题，清点、检查的结果(结论)，经手人姓名。④档案利用登记簿。档案利用登记簿是档案室(馆)提供档案利用时形成的登记形式，它全面、系统地记录了档案提供利用的情况，同时，它又是档案室(馆)向利用者提供档案时履行交接手续的一种凭据。⑤利用者登记卡。利用者登记卡是档案馆和规模较大的档案室对利用者进行记录的一种登记形式。每一位利用者在初次到某一档案室(馆)利用档案时，由档案室(馆)对其进行初次登记。⑥档案借出登记簿。档案借出登记簿是档案室(馆)在档案被借出之时进行的登记，反映了档案借出的时间、去向、原因及借出人等情况。⑦档案复制、摘抄登记表。档案复制、摘抄登记是利用者到档案室(馆)提出复制、摘抄档案的要求，档案室(馆)向其提供档案复制件、摘抄件过程中形成的登记形式。档案复制、摘抄登记的作用是记录利用者复制、摘抄档案的申请，履行批准手续和确认复制、摘抄档案的事实。⑧档案流动中的交接手续。主要包括文书处理部门或业务部门向档案部门移交、档案室向档案馆移交以及档案利用过程中的各种交接手续等。例如档案由文书部门向档案室移交时，交接双方应根据归档文件目录仔细清点。经过认真核对，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，交接双方还应填写交接清单或 移交清单。
2.1.3 档案使用行为的管理与限制制度
档案使用行为的管理与限制制度的内容应包括档案使用行为的方式及所应防止的不良现象。在使用档案时，不允许使用档案的人员吸烟、喝水、吃食物；不允许在档案上勾画、涂抹；更不允许有撕损、剪切等破坏档案的行为。档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入专用的柜子里锁好；不允许擅自将档案带离规定的使用场所(办公室、阅览室等)；档案利用者之间未经允许不得私自交换阅览其他人借阅的档案；未经允许，任何人不得擅自拍照、抄录、复印档案；经过批准进行的拍照、复印等行为，应以不损坏档案的理化状态为前提；无论是档案管理人员还是档案利用者，每次使用档案的数量、使用的时间长短都应有一定的限制。同时，对于损毁档案的行为要有严格的惩罚规定。
2.2 采用有效方法对档案进行维护和保护
除以上制度规定的内容以外，档案管理者还应在档案使用过程中采用一切切实有效的办法，对档案进行维护与保护，并注意处理好一些具体问题。主要包括以下几个方面：
2.2.1 控制档案的数量与顺序
无论是内部使用还是外部利用，当所需使用的档案数量较大时，可按制度规定分批、定量提供，且应要求使用者在使用过程中和交还档案时，保持其实体秩序的排列顺序，以免发生错乱。
2.2.2 对档案利用行为进行现场监督与检查
凡外部利用，在利用现场均应配备档案管理人员实行监督，并随时检查利用者的利用行为，发现问题及时指出并予以纠正，将不良现象消灭在萌芽状态。有条件的档案管理机构，尤其是面向社会提供利用的档案馆，可配置闭路电视监控系统。
2.2.3 限制档案的利用方式及利用场所
档案的利用方式以现场阅览为基本方式，经允许的拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承担；档案利用的场所应为集中式的大阅览室，一般不为利用者安排单独的利用房间(单间)，以免发生意想不到的问题。
2.2.4 对重要档案采取保护性措施
对重要的珍贵档案应实施重点保护：一是严格限制利用；二是即便提供利用，一般也不提供原件，只提供缩微品或复印件；三是利用中要格外注意监护问题，必要时，可责成专人始终陪伴进行利用。对重要档案的复制也应比一般档案有更严格的限制和保护性措施。
1 档案在流动过程中可能发生的问题及原因
档案无论因何原因被使用或传递，都必然要发生流动。档案的使用或传递的原因虽然很复杂，但大体可归结为两种情况：一是社会各界对档案内容信息的利用，即档案的提供利用工作；二是档案机构出于管理与开发的需要，对档案实体及其内容信息的使用。例如整理、鉴定、移交、编制检索工具、缩微复制、编研，等等。
档案在流动过程中如果管理不够规范，就会出现下列问题：
1.1 档案损坏
造成档案损坏的原因主要有利用者随意在档案上做记号、勾画，对档案随意涂改，造成档案污损；利用者在借阅档案时吃东西、喝水等致使档案受到污染导致霉变；利用者未经许可随意折叠、剪裁或撕破档案造成其有折痕或有缺失；利用者私自用不正确的方法对档案进行复制或翻印造成损坏；档案进行展览时，保护措施不力而造成损毁。
1.2 档案丢失或逾期不还
档案在利用过程中，制度或手续不全，容易造成档案的丢失或逾期不还，如档案未进行借阅登记、外借登记，或外借期满未及时追回而造成档案丢失；利用者违反规定，擅自将档案带出阅览室，或随意将档案转借他人，也容易造成丢失；利用者私自拆散、调换或抽取档案则会造成档案的遗失不全。电子档案因管理不规范或受到网络环境中不安全因素的威胁而造成丢失，如未及时对电子档案进行备份或未及时更新杀毒软件而造成计算机中毒、瘫痪等。
此外，档案不经审批就被销毁也易造成丢失。档案的销毁须经严格的审批手续，将编制好的档案销毁清册提交给有关领导审查。经领导批准，在两名监销人员的监督之下，或送往造纸厂作纸张原料，或自行焚毁。监销人员确认档案已销毁完毕，然后在销毁清册上注明销毁方式、“已销毁”字样和销毁日期并签字。如果不经审批，就很容易造成档案的丢失；档案进行展览时，保护措施不力，也易造成遗失。
1.3 泄密
档案保管组织、所有者或利用者违反规定或未经许可擅自公布重要档案；电子档案因管理不规范造成泄密，如对利用、阅览、拷贝、摘抄电子档案信息的手续、权限未作出明确规定，易造成泄密；对电子档案的外借未建立或未严格履行审查与借阅制度与手续，易造成泄密；在为利用者提供网络服务时，未对电子信息进行选择，将开放期限未满或暂时不宜公开的档案信息公布出去，也会造成泄密；开放档案过程中，未能正确判定档案开放与控制使用范围，或未经审批就将密级档案开放而造成泄密；未经批准，或未规定参观者范围就展示机密档案，造成泄密。
2 档案在流动中的管理
档案的流动无论是社会性的利用还是内部管理开发性的使用，都必须保证档案实体的有序性和理化性状的完好无损。不允许在利用或使用过程中，破坏其实体秩序和理化性状的完好状态。这就需要切实做好档案流动过程中的维护与保护工作，与档案库房管理工作相比，其具有明显的动态性、复杂性与综合性，所用的方法及所需注意的问题头绪很多。做好这一工作有两条基本途径，一是建立严格的管理制度并严格落实执行；二是采用各种合理有效的管理方法，认真细致地做好维护与保护工作。
2.1 建立健全档案在流动过程中的维护与保护制度
2.1.1 档案在流动过程中的管理制度和审批手续
为了防止档案在流动中遭受损失，确保档案的安全，必须制定严格的管理制度和审批手续，主要包括阅览室借阅制度、档案外借管理制度和档案使用审批手续。
2.1.2 档案流动过程中的登记制度和交接手续
档案无论因何原因被使用，我们都必须对调卷、还卷及交接行为实行严格的登记制度和交接手续。如档案出入库时、与使用者交接时，其档案的数量必须准确，签收手续必须清楚、细致、严格。档案流动中的登记制度和交接手续，主要涉及档案流动过程中发生的一些重要情况和一些基本的工作行为、事实、数字，其中提供利用是其登记的重点内容。档案流动登记制度和交接手续主要包括以下几种形式。①档案工作日志。档案工作日志是档案工作人员对每天进行的业务活动所作的记录，其作用是记载每天的工作内容和遇到的问题，为日后查考情况和总结经验提供原始材料。档案工作日志一般由档案管理部门的负责人记录，通常采用簿册形式。其记录方法是：每个月或每一年用一册；每一页登记一天或一周的工作情况。具体的登记项目，各单位可以根据需要灵活设置。一般应包括日期(年、月、日、星期)，时间(上午、下午或具体时间)，工作内容、工作量与进度，工作中的问题及处置情况，每周或每月的统计、小结等。②档案出入库登记簿。档案出入库登记是记载档案调出和归人库房情况的登记形式，是库房管理的一种手段。档案出入库登记常采用登记簿形式，放置在库房入口处或库房中固定的位置。无论何种原因，只要档案被调出库房以及最终又归入库房，均应进行登记。其登记项目应包括档案出库的日期、时间(时刻)、档号及数量、原因(用途)，以及归入日期和时间、经手人等。③档案清点、检查登记簿。档案清点、检查登记是对档案进行定期或不定期清点、检查过程中或之后的登记。其登记内容包括：清点、检查的日期、原因，清点、检查过程中所发现的情况及问题，清点、检查的结果(结论)，经手人姓名。④档案利用登记簿。档案利用登记簿是档案室(馆)提供档案利用时形成的登记形式，它全面、系统地记录了档案提供利用的情况，同时，它又是档案室(馆)向利用者提供档案时履行交接手续的一种凭据。⑤利用者登记卡。利用者登记卡是档案馆和规模较大的档案室对利用者进行记录的一种登记形式。每一位利用者在初次到某一档案室(馆)利用档案时，由档案室(馆)对其进行初次登记。⑥档案借出登记簿。档案借出登记簿是档案室(馆)在档案被借出之时进行的登记，反映了档案借出的时间、去向、原因及借出人等情况。⑦档案复制、摘抄登记表。档案复制、摘抄登记是利用者到档案室(馆)提出复制、摘抄档案的要求，档案室(馆)向其提供档案复制件、摘抄件过程中形成的登记形式。档案复制、摘抄登记的作用是记录利用者复制、摘抄档案的申请，履行批准手续和确认复制、摘抄档案的事实。⑧档案流动中的交接手续。主要包括文书处理部门或业务部门向档案部门移交、档案室向档案馆移交以及档案利用过程中的各种交接手续等。例如档案由文书部门向档案室移交时，交接双方应根据归档文件目录仔细清点。经过认真核对，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，交接双方还应填写交接清单或 移交清单。
2.1.3 档案使用行为的管理与限制制度
档案使用行为的管理与限制制度的内容应包括档案使用行为的方式及所应防止的不良现象。在使用档案时，不允许使用档案的人员吸烟、喝水、吃食物；不允许在档案上勾画、涂抹；更不允许有撕损、剪切等破坏档案的行为。档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，而应及时放入专用的柜子里锁好；不允许擅自将档案带离规定的使用场所(办公室、阅览室等)；档案利用者之间未经允许不得私自交换阅览其他人借阅的档案；未经允许，任何人不得擅自拍照、抄录、复印档案；经过批准进行的拍照、复印等行为，应以不损坏档案的理化状态为前提；无论是档案管理人员还是档案利用者，每次使用档案的数量、使用的时间长短都应有一定的限制。同时，对于损毁档案的行为要有严格的惩罚规定。
2.2 采用有效方法对档案进行维护和保护
除以上制度规定的内容以外，档案管理者还应在档案使用过程中采用一切切实有效的办法，对档案进行维护与保护，并注意处理好一些具体问题。主要包括以下几个方面：
2.2.1 控制档案的数量与顺序
无论是内部使用还是外部利用，当所需使用的档案数量较大时，可按制度规定分批、定量提供，且应要求使用者在使用过程中和交还档案时，保持其实体秩序的排列顺序，以免发生错乱。
2.2.2 对档案利用行为进行现场监督与检查
凡外部利用，在利用现场均应配备档案管理人员实行监督，并随时检查利用者的利用行为，发现问题及时指出并予以纠正，将不良现象消灭在萌芽状态。有条件的档案管理机构，尤其是面向社会提供利用的档案馆，可配置闭路电视监控系统。
2.2.3 限制档案的利用方式及利用场所
档案的利用方式以现场阅览为基本方式，经允许的拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承担；档案利用的场所应为集中式的大阅览室，一般不为利用者安排单独的利用房间(单间)，以免发生意想不到的问题。
2.2.4 对重要档案采取保护性措施
对重要的珍贵档案应实施重点保护：一是严格限制利用；二是即便提供利用，一般也不提供原件，只提供缩微品或复印件；三是利用中要格外注意监护问题，必要时，可责成专人始终陪伴进行利用。对重要档案的复制也应比一般档案有更严格的限制和保护性措施。