目前，大多数基层档案室计算机的应用单一，使用功能简单，仅用于档案登统或文件编印贮存，利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能物尽其用。办公自动化、无纸化，充分利用和发挥现有微机的潜能，提高档案利用率，拓宽了服务范围。从文件的起草、签发、催办到归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，使档案的生成方式发生很大变化，档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为电子形式的二次文献信息提供利用。档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，系统的协调组织、加强管理和科学决策，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。