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档案信息化建设作为档案学界和档案工作部门的热点话题，已炒叨十多年了。期间，学界的著述与研究成果和来自业界一线的个案分析与成功经验，虽然有效地指导和推动了档案部门的信息化建设，但为数众多的市县级档案局(馆)信息化建设的现状却不容乐观。面对2008年5月1日将要实行的《中华人民共和国政府信息公开条例》，冷静思考、准确定位基层档案局(馆)信息化建设整体跟进的问题已迫在眉睫、刻不容缓。
1 整体跟进问题的客观存在
笔者之所以提出基层档案局(馆)信息化建设整体跟进的问题，是基于多数基层档案局(馆)信息化建设现状与国家信息化工作战略转型的巨大反差而引发的。
1.1 高层动态。近几年。党和国家先后出台了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》、《关于加强信息资源开发利用工作任务分工的通知》、《2006至2020年国家信息化发展战略》、《中华人民共和国政府信息公开条例》等一系列涉及国家信息化发展战略、信息资源开发利用、电子政务建设的重要文件，这标志着我国的信息化建设已开始“从信息技术阶段转向信息资源阶段，从基础设施建设阶段转向深入应用阶段，从数量建设阶段转向质量建设阶段，从粗放配置阶段转向追求效益阶段”。为贯彻落实上述文件精神和“四个转向”的要求，国家档案局与国务院信息化工作办公室于2006年9月联合启动了档案信息资源开发利用试点工作，在全国选择了16个试点单位，确定了传统载体档案数字化、政务信息资源管理、已公开现行文件利用、企业档案信息资源开发利用、公共文献基础信息库建设、档案信息资源社会化服务等六个方面的主题。这项工作是国务院信息化工作办公室第一次联合业务部门开展的信息资源开发利用工作试点，是贯彻落实国家信息化发展战略的一项重要举措。这充分说明了国家对档案部门信息化建设是非常重视的，也标志着档案部门的“金档工程”从宏观上已步入了快车道，
2007年1月17日国务院第165次常务会议通过的，并将于2008年5月1日实行的《中华人民共和国政府信息公开条例》，明确档案馆是政府信息公开的重要场所之一，这意味着国家对档案馆开放档案信息提出了更新更高的要求。
2007年4月27日，国家档案局召开全国电子文件中心建设经验交流会，杨冬权局长在讲话中强调，电子文件中心建设要与数字档案馆建设相结合、电子文件管理工作要与档案信息资源开发利用工作相结合，进而带动档案信息化建设水平整体跃升。
2007年9月27日至28日，国务院信息化工作办公室会同国家档案局联合召开档案信息资源开发利用试点工作总结大会，推广试点工作经验，进一步部署和推进全国的档案信息化建设工作。
由上可知，高层对档案信息化建设极为重视，并把其作为国家信息化发展战略的重要组成部分，有条不紊地全力推进之。
1.2基层现状。基层档案部门，尤其是中西部地区的多数市县级档案局(馆)档案信息化建设由于各种历史原因和区域经济因素的制约，始终是步履维艰，长期徘徊于有名无实的初期阶段，与国家信息化工作战略转型的大趋势形成巨大的反差，
1.2.1 观念淡漠。不少县级档案局(馆)对当前档案信息化建设大发展的战略机遇期无动于衷、漠然置之，对档案馆的发展方向不很明确，很少或几乎没有系统考虑过档案信息化的实现途径、实现方式等问题。其主要原因，一是基层档案部门决策层的现代化管理知识严重匮乏，对档案信息化建设的内涵知之甚少，不知从何着手。二是“巧妇难为无米之炊”的传统观念根深蒂固，导致“临渊羡鱼”的热情有余，“退而结网”的开拓意识不足，所以常做“望洋兴叹”状，而很少考虑充分利用现有设备尽可能多做一些诸如著录标引、数据录入等前期技术准备工作。
1.2.2职责错位。档案信息化建设内容新、要求高、任务重，仅就档案信息管理手段现代化而言，其前期技术准备工作，诸如标引著录、数据录入、重要档案的全文存储等相当艰巨，然而，县级档案馆的同志却无暇顾及。一是由于局里行政编制偏少，人员严重不足，不得不把档案馆里的同志长年安置在局里的工作岗位上。二是被明确为做档案馆工作的同志，往往是上半年甚至更多时间由局里统一安排搞文件归档或突击其他业务工作。从而致使做馆内业务工作的人员职责严重错位，对浩繁的档案信息管理现代化的前处理工作心有余而力不足。
1.2.3经费不足。长期以来，经费始终是制约经济欠发达地区基层档案局(馆)发展的关键因素。由于经费奇缺，一些基层档案局(馆)只能配上1台空调、1台去湿机、1台微机……这种“一”字型配置与维护档案的完整与安全和档案信息资源开发利用工作的实际需要相差甚远(我们这里的经济形势在省内算是较好的，然而13个县级档案局馆在2000年时仅有计算机23台，其中1个县0台，6个县1台，5个县2台，1个县3台。目前13个县级档案局馆共配置微机33台，少者仍是1台，仅有1个县达到了4台。去年，我们要求各档案馆必须配置扫描仪，目前仅有6个档案馆各有1台)。
1.2.4人才奇缺，基层档案局(馆)，尤其是县级档案局(馆)，科班出身的档案专业和计算机专业的人员极少，既懂档案专业又懂信息管理技术，能够驾驭现代化设备的复合型、创新型人才更是奇缺，这也是制约基层档案部门档案信息化建设进程的重要原因之一。
1.2.5本末倒置。不少基层档案馆仅有的1台微机，也不能完全用于档案信息管理现代化的前处理工作，更不用说利用微机与其他设备链接，组建档案实体现代化管理系统了。例如，某县档案馆1993年购置微机以来，仅输入档案著录条目万余条，大部分时间是作为打字机，以创收为目的对外服务，这显然相悖于当初上级档案部门要求配置微机的初衷。另一种现象是，由于缺乏档案管理现代化知识，缺乏周密思考和整体部署，让微机操作人员辛辛苦苦打印的馆藏重点档案全宗的全引目录和一些必须打印的编研材料等，仅仅是输出一份打印件，而不知存盘，导致本应一举两得的事却丢了大头，得了小头。
由上可知，基层现状与高层要求的差距是显而易见的。如何使基层档案部门的信息化建设与国家信息化建设战略同步发展，解决其整体跟进问题已成为一项重要而紧迫的任务。
2 整体跟进问题的初步想法
解决基层档案局(馆)信息化建设整体跟进问题，除了进一步解放思想，转变观念，提高认识，强化学习，增强使命感和责任感，加大组织领导和统筹协调的力度，抓紧引进和培养专门人才，努 力解决所需经费、设备外，就具体业务工作而言，有以下几点不成熟的想法：
2.1组建队伍，科学规划。凡事预则立，不预则废。基层档案部门的档案信息化工作进展缓慢及其存在的不平衡性、无序性与缺乏总体部署，专职人员有着直接关系。因此、组建一支素质精良的专职干部队伍，进行科学规划、整体设计、统筹协调是加快基层档案部门信息化建设整体跟进问题的当务之急，首先由省级档案行政管理部门牵头，吸收全省档案部门和高校顶尖级的专家组成档案信息化建设领导小组。在对基层档案局(馆)档案信息化建设的现状与问题进行认真调研的基础上。制订出一个切实可行、操作性强的总体方案及相关标准，以宏观指导结合强制执行的方式以一贯之。其次，为确保基层档案局(馆)档案信息化工作落到实处，还必须责成各基层档案局(馆)固定1至3名业务骨干专门从事档案信息化工作，如有必要，在特定时期内，各档案馆明确的专职人员暂时可由省档案信息化建设领导小组直管，从根本上解决“职责错位”问题，使其专职专责，保质保量地完成总体规划中各阶段的目标任务。
2.2明确任务，统一标准。这里所说的标准并非指档案信息的采集、存贮、管理和网络平台及软硬件方面的标准化，因为这些技术标准是整体方案中应有的必备内容。笔者认为制约基层档案部门信息化建设的“瓶颈”之一是馆藏档案信息的前处理工作，因此，责成各基层档案局(馆)尽快建立统一的数据库应是解决整体跟进问题的首要任务。众所周知，基层档案馆的馆藏内容除一少部分历史档案、地方特色档案有所区别外，其他档案内容原则上讲基本相同，这一客观事实使全省乃至全国各基层档案馆建立名称统一、标准统一的数据库成为可能。为此，省级档案行政管理部门应明确辖区内各基层档案馆应建数据库的任务与顺序，限期完成。
2.3精心指导，优质服务。基层档案部门的信息化建设能否顺利地整体跟进与省档案信息化建设领导小组的协调指导、技术服务有着密切关系，省档案信息化建设领导小组应依据总体方案的时间表，适时对各档案馆确定的信息化建设专职人员进行专指性的培训，定期进行专题检查与指导，提供技术服务，力求不走或少走弯路。依据事先制订的考评细则。及时对各档案馆阶段性成果进行认真负责的考评验收，确保各档案馆所建数据库的数量与质量符合相关技术标准。
总之，由省级档案行政管理部门统一制订辖区内基层档案部门的信息化建设总体方案及一系列规范与标准并负责具体的组织实施工作是基层档案部门信息化建设整体跟进的保障：基层档案部门尽快完成符合标准的各类数据库的建设是整体跟进的关键。
(摘自《档案界》网站)
1 整体跟进问题的客观存在
笔者之所以提出基层档案局(馆)信息化建设整体跟进的问题，是基于多数基层档案局(馆)信息化建设现状与国家信息化工作战略转型的巨大反差而引发的。
1.1 高层动态。近几年。党和国家先后出台了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》、《关于加强信息资源开发利用工作任务分工的通知》、《2006至2020年国家信息化发展战略》、《中华人民共和国政府信息公开条例》等一系列涉及国家信息化发展战略、信息资源开发利用、电子政务建设的重要文件，这标志着我国的信息化建设已开始“从信息技术阶段转向信息资源阶段，从基础设施建设阶段转向深入应用阶段，从数量建设阶段转向质量建设阶段，从粗放配置阶段转向追求效益阶段”。为贯彻落实上述文件精神和“四个转向”的要求，国家档案局与国务院信息化工作办公室于2006年9月联合启动了档案信息资源开发利用试点工作，在全国选择了16个试点单位，确定了传统载体档案数字化、政务信息资源管理、已公开现行文件利用、企业档案信息资源开发利用、公共文献基础信息库建设、档案信息资源社会化服务等六个方面的主题。这项工作是国务院信息化工作办公室第一次联合业务部门开展的信息资源开发利用工作试点，是贯彻落实国家信息化发展战略的一项重要举措。这充分说明了国家对档案部门信息化建设是非常重视的，也标志着档案部门的“金档工程”从宏观上已步入了快车道，
2007年1月17日国务院第165次常务会议通过的，并将于2008年5月1日实行的《中华人民共和国政府信息公开条例》，明确档案馆是政府信息公开的重要场所之一，这意味着国家对档案馆开放档案信息提出了更新更高的要求。
2007年4月27日，国家档案局召开全国电子文件中心建设经验交流会，杨冬权局长在讲话中强调，电子文件中心建设要与数字档案馆建设相结合、电子文件管理工作要与档案信息资源开发利用工作相结合，进而带动档案信息化建设水平整体跃升。
2007年9月27日至28日，国务院信息化工作办公室会同国家档案局联合召开档案信息资源开发利用试点工作总结大会，推广试点工作经验，进一步部署和推进全国的档案信息化建设工作。
由上可知，高层对档案信息化建设极为重视，并把其作为国家信息化发展战略的重要组成部分，有条不紊地全力推进之。
1.2基层现状。基层档案部门，尤其是中西部地区的多数市县级档案局(馆)档案信息化建设由于各种历史原因和区域经济因素的制约，始终是步履维艰，长期徘徊于有名无实的初期阶段，与国家信息化工作战略转型的大趋势形成巨大的反差，
1.2.1 观念淡漠。不少县级档案局(馆)对当前档案信息化建设大发展的战略机遇期无动于衷、漠然置之，对档案馆的发展方向不很明确，很少或几乎没有系统考虑过档案信息化的实现途径、实现方式等问题。其主要原因，一是基层档案部门决策层的现代化管理知识严重匮乏，对档案信息化建设的内涵知之甚少，不知从何着手。二是“巧妇难为无米之炊”的传统观念根深蒂固，导致“临渊羡鱼”的热情有余，“退而结网”的开拓意识不足，所以常做“望洋兴叹”状，而很少考虑充分利用现有设备尽可能多做一些诸如著录标引、数据录入等前期技术准备工作。
1.2.2职责错位。档案信息化建设内容新、要求高、任务重，仅就档案信息管理手段现代化而言，其前期技术准备工作，诸如标引著录、数据录入、重要档案的全文存储等相当艰巨，然而，县级档案馆的同志却无暇顾及。一是由于局里行政编制偏少，人员严重不足，不得不把档案馆里的同志长年安置在局里的工作岗位上。二是被明确为做档案馆工作的同志，往往是上半年甚至更多时间由局里统一安排搞文件归档或突击其他业务工作。从而致使做馆内业务工作的人员职责严重错位，对浩繁的档案信息管理现代化的前处理工作心有余而力不足。
1.2.3经费不足。长期以来，经费始终是制约经济欠发达地区基层档案局(馆)发展的关键因素。由于经费奇缺，一些基层档案局(馆)只能配上1台空调、1台去湿机、1台微机……这种“一”字型配置与维护档案的完整与安全和档案信息资源开发利用工作的实际需要相差甚远(我们这里的经济形势在省内算是较好的，然而13个县级档案局馆在2000年时仅有计算机23台，其中1个县0台，6个县1台，5个县2台，1个县3台。目前13个县级档案局馆共配置微机33台，少者仍是1台，仅有1个县达到了4台。去年，我们要求各档案馆必须配置扫描仪，目前仅有6个档案馆各有1台)。
1.2.4人才奇缺，基层档案局(馆)，尤其是县级档案局(馆)，科班出身的档案专业和计算机专业的人员极少，既懂档案专业又懂信息管理技术，能够驾驭现代化设备的复合型、创新型人才更是奇缺，这也是制约基层档案部门档案信息化建设进程的重要原因之一。
1.2.5本末倒置。不少基层档案馆仅有的1台微机，也不能完全用于档案信息管理现代化的前处理工作，更不用说利用微机与其他设备链接，组建档案实体现代化管理系统了。例如，某县档案馆1993年购置微机以来，仅输入档案著录条目万余条，大部分时间是作为打字机，以创收为目的对外服务，这显然相悖于当初上级档案部门要求配置微机的初衷。另一种现象是，由于缺乏档案管理现代化知识，缺乏周密思考和整体部署，让微机操作人员辛辛苦苦打印的馆藏重点档案全宗的全引目录和一些必须打印的编研材料等，仅仅是输出一份打印件，而不知存盘，导致本应一举两得的事却丢了大头，得了小头。
由上可知，基层现状与高层要求的差距是显而易见的。如何使基层档案部门的信息化建设与国家信息化建设战略同步发展，解决其整体跟进问题已成为一项重要而紧迫的任务。
2 整体跟进问题的初步想法
解决基层档案局(馆)信息化建设整体跟进问题，除了进一步解放思想，转变观念，提高认识，强化学习，增强使命感和责任感，加大组织领导和统筹协调的力度，抓紧引进和培养专门人才，努 力解决所需经费、设备外，就具体业务工作而言，有以下几点不成熟的想法：
2.1组建队伍，科学规划。凡事预则立，不预则废。基层档案部门的档案信息化工作进展缓慢及其存在的不平衡性、无序性与缺乏总体部署，专职人员有着直接关系。因此、组建一支素质精良的专职干部队伍，进行科学规划、整体设计、统筹协调是加快基层档案部门信息化建设整体跟进问题的当务之急，首先由省级档案行政管理部门牵头，吸收全省档案部门和高校顶尖级的专家组成档案信息化建设领导小组。在对基层档案局(馆)档案信息化建设的现状与问题进行认真调研的基础上。制订出一个切实可行、操作性强的总体方案及相关标准，以宏观指导结合强制执行的方式以一贯之。其次，为确保基层档案局(馆)档案信息化工作落到实处，还必须责成各基层档案局(馆)固定1至3名业务骨干专门从事档案信息化工作，如有必要，在特定时期内，各档案馆明确的专职人员暂时可由省档案信息化建设领导小组直管，从根本上解决“职责错位”问题，使其专职专责，保质保量地完成总体规划中各阶段的目标任务。
2.2明确任务，统一标准。这里所说的标准并非指档案信息的采集、存贮、管理和网络平台及软硬件方面的标准化，因为这些技术标准是整体方案中应有的必备内容。笔者认为制约基层档案部门信息化建设的“瓶颈”之一是馆藏档案信息的前处理工作，因此，责成各基层档案局(馆)尽快建立统一的数据库应是解决整体跟进问题的首要任务。众所周知，基层档案馆的馆藏内容除一少部分历史档案、地方特色档案有所区别外，其他档案内容原则上讲基本相同，这一客观事实使全省乃至全国各基层档案馆建立名称统一、标准统一的数据库成为可能。为此，省级档案行政管理部门应明确辖区内各基层档案馆应建数据库的任务与顺序，限期完成。
2.3精心指导，优质服务。基层档案部门的信息化建设能否顺利地整体跟进与省档案信息化建设领导小组的协调指导、技术服务有着密切关系，省档案信息化建设领导小组应依据总体方案的时间表，适时对各档案馆确定的信息化建设专职人员进行专指性的培训，定期进行专题检查与指导，提供技术服务，力求不走或少走弯路。依据事先制订的考评细则。及时对各档案馆阶段性成果进行认真负责的考评验收，确保各档案馆所建数据库的数量与质量符合相关技术标准。
总之，由省级档案行政管理部门统一制订辖区内基层档案部门的信息化建设总体方案及一系列规范与标准并负责具体的组织实施工作是基层档案部门信息化建设整体跟进的保障：基层档案部门尽快完成符合标准的各类数据库的建设是整体跟进的关键。
(摘自《档案界》网站)