论文部分内容阅读
摘要:商务信函写作中的语气风格很大程度上影响着信函写作者与收信方之间的沟通进程,为有效地达到特定的沟通目的,信函写作者可以通过适当的语言组织对信函的语气加以控制,这些语言组织技巧包括换位思考、从收信方角度组织语言、使用非歧视性措辞等,在传递负面信息时,还要有技巧性地采用恰当的句子结构,以此来维持或改善双方关系并达到既定的商务沟通目标。
关键词:信函写作;语气控制;语言组织
作者简介:东刚(1975-),男,山东济南人,华北电力大学外国语学院,讲师,主要研究方向:商务英语。(北京 102206)
商务信函写作从某种意义上来讲是交易方之间面对面沟通的书面物化形式,它既有传统的正式文函的特征,又带有个人交往的特点。一方面,商务信函需要清晰准确地向对方传递诸如价格立场、谈判的具体要求和条件等特定的商务信息,同时又要传递写信一方的某种情感,譬如祝贺感谢、担忧抱怨或热情支持(Courtland,1998:117-118),这就要求信函写作者必须注意信函的语气,以达到特定的沟通目的。为了有效控制信函的语气,在写作过程中我们需要从写作出发点、语言措辞与组织以及信息具体安排方面加以分析,进而做出正确的选择。
信函是向对方传递一种信息和情感,以达到特定的沟通目的,这就要求信函写作出发点必须要明确,即信函是专为对方而写。信函写作很多情况下带有说服性写作的特征,这就要求信函写作者对信息加以调整以适应对方需要(汪福祥,2002:7),而适应对方需要的前提首先是要了解对方,信函写作者对收信方了解越详细,沟通也就越容易。
在商务信函构思过程中,脑海里首先要尽可能地搜集相关信息,包括对方的外貌特征、文化教育背景、职业经历、宗教信仰以及价值观和个人偏好等(Courtland,1998:120),尤其是对方以往在类似环境下的反应与举措,以此来预测对方在当前情况下可能出现的回应。当以上信息搜集完毕之后,仔细分析对方或者所搜集信息对信息内容与语气风格的影响,在大脑中形成一个有关收信方的基本清晰的影像,进而有针对性地对信息进行加工调整,对语言加以润色,真正适应对方的需要。这种加工调整与语言润色包括换位思考、从对方角度组织语言、避免使用歧视性与有损双方关系的措辞以及采取积极有效富有技巧性言语结构。
一、换位思考,設身处地,站在收信方立场上分析问题
换位思考可以使信函写作者清楚地把握对方的知识架构和情感情绪,进而在理解的基础上开始沟通,察己则可察人,把握对方在某种环境下的反应,可以从信函写作者自身以往类似环境下的经历中寻求参考,进而推断对方可能的反应。当然,这种亲身经历也不是必需的,如果信函写作者以往没有类似经历,则可以分析当其自身处于相应环境下时可能做出的反应,给判断对方可能出现的回应提供一定的参考依据。
这样做所带来的一个积极结果是收信方会对写信一方的理解表示感激或欣赏,增加彼此的信任,而这种信任可以进一步促进双方的沟通,并改善收信方对信函写作者、信函所传递信息以及收信一方自身的态度,因此,换位思考,站在对方立场上考虑问题是发展双方关系、建立信任和持久的个人和贸易关系的有效途径。
二、从读者角度组织语言
从读者角度组织语言,会使信函所包含的信息变得更具有吸引力,因为这样做首先需要考虑对方的兴趣感知点,同时给对方传递一种重视对方的信息,以满足人潜在的被关注被重视的心理需求(Maslow),在对方心中留下一种该信函是专门为其而写的印象。在实际的商务英语信函写作中,最常见的从读者角度组织语言的方式是使用“You Attitude”,与此相对的是“I Attitude”语言组织方式。下表1是两组不同角度组织语言的对比,从表中我们可以清楚地体会到以上两种不同语言组织方式的区别以及给读者所带来的不同感受。
采用“I Attitude”方式,经常使用“I”或“We”,组织语言时,首先考虑自己的利益,只关注自己的行为,给对方留下自我为中心的印象,而采用“You Attitude”方式,则更注意对方的感受,更多地考虑对方的利益和立场,让对方感到一种尊重和关注,其沟通效果显然要比“I Attitude”的语言组织方式要好得多。
三、使用非歧视性的措辞表达
在现在的商务交往中,发送一篇书面的含有歧视性语言的信函所带来的代价是巨大的,即使这种歧视性的语言是信函写作者在没有恶意或没有意识到的情况下所写下的,其后果也不容忽视。歧视性的语言会使信函写作者与收信人之间产生难以消除的隔阂,特别是当收信方是客户时,写作者还要付出沉重的经济和商誉代价。
在信函交往中最常见的歧视性措辞是性别歧视语言,随着女权主义的出现与发展以及社会的开放与进步,现在的商务交往中出现了越来越多女性的身影,而由于英语词汇阴性与阳性的划分,在用词选择时很容易出现偏差。在写作中,要特别注意代词he,him和his的使用,当对方性别尚未确定时,不要使用阳性词汇,虽然这种用法曾经是标准的和可以接受的,但在部分女性那里可能会被认为是一种冒犯,至少不会给人以舒服的感觉,甚至会使对方认为信函写作者呆板僵化或者漠然缺乏亲切感。让我们看一下下面的两个例子:
When your sales manager completes the bidding proposal, ask him to send a copy to our purchase manager.
Your technical engineer should submit a work report on the problems he comes across and the corresponding solutions he offers.
在以上两个例子中,信函写作者想当然地认为只有男性才担任经理或技术工程师工作,当收信方是女性时,会很自然地感到不悦,所以在写作时要避免简单地把某些职业归为女性或男性去做。解决这个问题可以使用中性词汇,以避免产生不必要的歧视或误解。除此之外常用的方法还包括避免使用介词、名词重复、使用复数形式和使用双性表达。
1.避免使用代词,用实词代替
原文:When your accountant arrives, she is to go to the bank and talk with the loan manager.
修改后:Upon arrival, your accountant is to go to the bank and talk with the loan manager.
2.名词重复
原文:As one responsibility of the technical manager, he should…
修改后:As one responsibility of the technical manager,the manager should…
3.使用复数形式
原文:If an engineer needs assistance, he can…
修改后:If engineers need assistance, they can…
4.使用双性词汇
原文:When your sales manager completes the bidding proposal, ask him to send a copy to our purchase manager.
修改后:When your sales manager completes the
bidding proposal, ask him or her to send a copy to our purchase manager.
偶尔使用“he” or “she”对信函没有太大影响,但重复使用太多会分散收信方对信函所传递的重要信息的注意力,比较好的做法是以上多种方法交替使用。
四、避免使用破坏商誉的措辞
信函的语气蕴含着写作者对收信方和所传递信息的态度,如果信函的语气不当,不论是贬低还是奉承,都会给双方关系带来消极影响。为防止产生这种破坏商誉的后果,在组织语言时要注意以下3种情况。
1.避免使用缩写
过度使用缩写会给对方理解信息带来障碍,同时也给收信方一种暗示:信函写作方比对方懂得更多更专业,来自一个更高层面,而收信方处于一个较低层面。这种不平等的感受会严重损害双方的关系和沟通的进程。
2.避免过度的恭维语气
恭维赞美的语言通常会带来积极的回应,使收信方更容易接收下面的信息(付美蓉,2000:27),但是如果这种恭维的语言出现在错误的场合或动机让人怀疑,那么其带来的危害也不容忽视。虽然收信方通常会礼貌地接受恭维,但其结果往往是负面的。尽管有些恭维的确出于好意,但收信方经常会把它诠释成寻求利益的一种方式,而这种怀疑会直接影响沟通进程。
3.避免使用惊讶、怀疑或武断性措辞
对收信方的某种行为表现出惊讶,有时会给双方的关系带来损害,让我们看一下下面的句子:
I am surprised that you did not accept our offer.
上句中的“I am surprised”傳递着这样一种暗示:我习惯于正常的行为,而你的行为是不正常的,所以是不对的或者不好的。这种表达对收信方很大程度上是种冒犯,因为在认知上它把收信方放在了一个较低的位置。
同样,盲目判断对方的情感状态也有很大风险。请看下面的句子:
I am sorry you are upset.
例句中“I am sorry”可以理解为是真诚的慰问,而“you are upset”则把这种真诚给掩盖了,因为“you are upset”可以这样理解:我知道你缺乏自控,因为你现在的状况不容你进行理性的思考。而理性、镇静和沉着在很多文化中都被认为是一种优秀的品质(柏拉图:335;337),自然这种武断就很容易被诠释成一种伤害。
五、采取积极富有技巧性的语言措辞
用合适的方式传递负面信息是信息写作者的重要任务之一,因为它会帮助写作者以一种积极建设性的方式处理一些相对敏感的问题。这种积极富有技巧性的方式会保持收信方的尊严,有利于双方关系的发展。(窦卫霖,2005:192-193)为掌握这种技巧,在语言组织方面可以遵循以下几个原则。
1.用积极的语言陈述信息
首先我们看一下表2所示两组不同风格的表达。
两组表达清楚表现了积极语言和消极语言的区别。在消极表达一组中,每个句子都包含了一些消极负面词汇,如don’t,neglect等。从内容来看,两组表达的信息传递都很清晰,但积极表达使信息更容易接受,更易于促进双方的关系。在信函写作中,要更多地使用积极的语言,即那些表示可以做而非不可以做的结构,使用令人愉悦而非产生负面情绪的措辞。
2.陈述负面信息时,避免使用第二人称代词
让我们看一下下面的例子:
You did a good job.
You made so many mistakes in the proposal.
第一个例句包含是某种积极的信息,收信方很少会对被认可表示反对,而第二个句子包含的信息则是负面的,收信方会因自己与错误有所关联而变得比较敏感。如果信函写作者需要维护收信方的尊严,进而不对双方关系带来不必要的损害,可以对第二个句子做如下修改:
The proposal contains many mistakes.
即在传递负面信息时,要尽量避免使用第二人称代词。
3.使用虚拟语气
利用虚拟语气结构,有些情况下可以改善信函的语气。通过虚拟语气中的条件表达,向收信方传递一种希望、怀疑、请求或是提出和事实相反的某种条件。我们看一下表3中的例子。
在以上两组句子中,信函写作者都需要传递一个消极信息,但右边一栏选择的是用虚拟语气结构,对负面信息进行了解释,进而使语气更加委婉而易于被收信方所理解和接受。
六、结束语
语气在信函写作中非常重要,它在很大程度上影响着信息的传递、交往双方的关系以及沟通的进程,通过信息的合理安排,并采用合适的语言结构与表达,信函写作者可以对其加以控制,以达到特定的沟通目的。
参考文献:
[1]A.H.Maslow,A Theory of Human Motivation,Psychological Review,50,370-396,1943.
[2]Courtland L.Bovee, John V.Thill,Business Communication Today,5th ed. Prentice Hall,1998.
[3]柏拉图.理想国[M].北京:外语教学与研究出版社.1998.
[4]付美榕.现代商务英语写作[M].北京:北京理工大学出版社,2000.
[5]汪福祥.英语写作技巧新编[M].北京:外文出版社,2002.
[6]窦卫霖.跨文化商务交际[M].北京:高等教育出版社,2005.
(责任编辑:刘辉)
关键词:信函写作;语气控制;语言组织
作者简介:东刚(1975-),男,山东济南人,华北电力大学外国语学院,讲师,主要研究方向:商务英语。(北京 102206)
商务信函写作从某种意义上来讲是交易方之间面对面沟通的书面物化形式,它既有传统的正式文函的特征,又带有个人交往的特点。一方面,商务信函需要清晰准确地向对方传递诸如价格立场、谈判的具体要求和条件等特定的商务信息,同时又要传递写信一方的某种情感,譬如祝贺感谢、担忧抱怨或热情支持(Courtland,1998:117-118),这就要求信函写作者必须注意信函的语气,以达到特定的沟通目的。为了有效控制信函的语气,在写作过程中我们需要从写作出发点、语言措辞与组织以及信息具体安排方面加以分析,进而做出正确的选择。
信函是向对方传递一种信息和情感,以达到特定的沟通目的,这就要求信函写作出发点必须要明确,即信函是专为对方而写。信函写作很多情况下带有说服性写作的特征,这就要求信函写作者对信息加以调整以适应对方需要(汪福祥,2002:7),而适应对方需要的前提首先是要了解对方,信函写作者对收信方了解越详细,沟通也就越容易。
在商务信函构思过程中,脑海里首先要尽可能地搜集相关信息,包括对方的外貌特征、文化教育背景、职业经历、宗教信仰以及价值观和个人偏好等(Courtland,1998:120),尤其是对方以往在类似环境下的反应与举措,以此来预测对方在当前情况下可能出现的回应。当以上信息搜集完毕之后,仔细分析对方或者所搜集信息对信息内容与语气风格的影响,在大脑中形成一个有关收信方的基本清晰的影像,进而有针对性地对信息进行加工调整,对语言加以润色,真正适应对方的需要。这种加工调整与语言润色包括换位思考、从对方角度组织语言、避免使用歧视性与有损双方关系的措辞以及采取积极有效富有技巧性言语结构。
一、换位思考,設身处地,站在收信方立场上分析问题
换位思考可以使信函写作者清楚地把握对方的知识架构和情感情绪,进而在理解的基础上开始沟通,察己则可察人,把握对方在某种环境下的反应,可以从信函写作者自身以往类似环境下的经历中寻求参考,进而推断对方可能的反应。当然,这种亲身经历也不是必需的,如果信函写作者以往没有类似经历,则可以分析当其自身处于相应环境下时可能做出的反应,给判断对方可能出现的回应提供一定的参考依据。
这样做所带来的一个积极结果是收信方会对写信一方的理解表示感激或欣赏,增加彼此的信任,而这种信任可以进一步促进双方的沟通,并改善收信方对信函写作者、信函所传递信息以及收信一方自身的态度,因此,换位思考,站在对方立场上考虑问题是发展双方关系、建立信任和持久的个人和贸易关系的有效途径。
二、从读者角度组织语言
从读者角度组织语言,会使信函所包含的信息变得更具有吸引力,因为这样做首先需要考虑对方的兴趣感知点,同时给对方传递一种重视对方的信息,以满足人潜在的被关注被重视的心理需求(Maslow),在对方心中留下一种该信函是专门为其而写的印象。在实际的商务英语信函写作中,最常见的从读者角度组织语言的方式是使用“You Attitude”,与此相对的是“I Attitude”语言组织方式。下表1是两组不同角度组织语言的对比,从表中我们可以清楚地体会到以上两种不同语言组织方式的区别以及给读者所带来的不同感受。
采用“I Attitude”方式,经常使用“I”或“We”,组织语言时,首先考虑自己的利益,只关注自己的行为,给对方留下自我为中心的印象,而采用“You Attitude”方式,则更注意对方的感受,更多地考虑对方的利益和立场,让对方感到一种尊重和关注,其沟通效果显然要比“I Attitude”的语言组织方式要好得多。
三、使用非歧视性的措辞表达
在现在的商务交往中,发送一篇书面的含有歧视性语言的信函所带来的代价是巨大的,即使这种歧视性的语言是信函写作者在没有恶意或没有意识到的情况下所写下的,其后果也不容忽视。歧视性的语言会使信函写作者与收信人之间产生难以消除的隔阂,特别是当收信方是客户时,写作者还要付出沉重的经济和商誉代价。
在信函交往中最常见的歧视性措辞是性别歧视语言,随着女权主义的出现与发展以及社会的开放与进步,现在的商务交往中出现了越来越多女性的身影,而由于英语词汇阴性与阳性的划分,在用词选择时很容易出现偏差。在写作中,要特别注意代词he,him和his的使用,当对方性别尚未确定时,不要使用阳性词汇,虽然这种用法曾经是标准的和可以接受的,但在部分女性那里可能会被认为是一种冒犯,至少不会给人以舒服的感觉,甚至会使对方认为信函写作者呆板僵化或者漠然缺乏亲切感。让我们看一下下面的两个例子:
When your sales manager completes the bidding proposal, ask him to send a copy to our purchase manager.
Your technical engineer should submit a work report on the problems he comes across and the corresponding solutions he offers.
在以上两个例子中,信函写作者想当然地认为只有男性才担任经理或技术工程师工作,当收信方是女性时,会很自然地感到不悦,所以在写作时要避免简单地把某些职业归为女性或男性去做。解决这个问题可以使用中性词汇,以避免产生不必要的歧视或误解。除此之外常用的方法还包括避免使用介词、名词重复、使用复数形式和使用双性表达。
1.避免使用代词,用实词代替
原文:When your accountant arrives, she is to go to the bank and talk with the loan manager.
修改后:Upon arrival, your accountant is to go to the bank and talk with the loan manager.
2.名词重复
原文:As one responsibility of the technical manager, he should…
修改后:As one responsibility of the technical manager,the manager should…
3.使用复数形式
原文:If an engineer needs assistance, he can…
修改后:If engineers need assistance, they can…
4.使用双性词汇
原文:When your sales manager completes the bidding proposal, ask him to send a copy to our purchase manager.
修改后:When your sales manager completes the
bidding proposal, ask him or her to send a copy to our purchase manager.
偶尔使用“he” or “she”对信函没有太大影响,但重复使用太多会分散收信方对信函所传递的重要信息的注意力,比较好的做法是以上多种方法交替使用。
四、避免使用破坏商誉的措辞
信函的语气蕴含着写作者对收信方和所传递信息的态度,如果信函的语气不当,不论是贬低还是奉承,都会给双方关系带来消极影响。为防止产生这种破坏商誉的后果,在组织语言时要注意以下3种情况。
1.避免使用缩写
过度使用缩写会给对方理解信息带来障碍,同时也给收信方一种暗示:信函写作方比对方懂得更多更专业,来自一个更高层面,而收信方处于一个较低层面。这种不平等的感受会严重损害双方的关系和沟通的进程。
2.避免过度的恭维语气
恭维赞美的语言通常会带来积极的回应,使收信方更容易接收下面的信息(付美蓉,2000:27),但是如果这种恭维的语言出现在错误的场合或动机让人怀疑,那么其带来的危害也不容忽视。虽然收信方通常会礼貌地接受恭维,但其结果往往是负面的。尽管有些恭维的确出于好意,但收信方经常会把它诠释成寻求利益的一种方式,而这种怀疑会直接影响沟通进程。
3.避免使用惊讶、怀疑或武断性措辞
对收信方的某种行为表现出惊讶,有时会给双方的关系带来损害,让我们看一下下面的句子:
I am surprised that you did not accept our offer.
上句中的“I am surprised”傳递着这样一种暗示:我习惯于正常的行为,而你的行为是不正常的,所以是不对的或者不好的。这种表达对收信方很大程度上是种冒犯,因为在认知上它把收信方放在了一个较低的位置。
同样,盲目判断对方的情感状态也有很大风险。请看下面的句子:
I am sorry you are upset.
例句中“I am sorry”可以理解为是真诚的慰问,而“you are upset”则把这种真诚给掩盖了,因为“you are upset”可以这样理解:我知道你缺乏自控,因为你现在的状况不容你进行理性的思考。而理性、镇静和沉着在很多文化中都被认为是一种优秀的品质(柏拉图:335;337),自然这种武断就很容易被诠释成一种伤害。
五、采取积极富有技巧性的语言措辞
用合适的方式传递负面信息是信息写作者的重要任务之一,因为它会帮助写作者以一种积极建设性的方式处理一些相对敏感的问题。这种积极富有技巧性的方式会保持收信方的尊严,有利于双方关系的发展。(窦卫霖,2005:192-193)为掌握这种技巧,在语言组织方面可以遵循以下几个原则。
1.用积极的语言陈述信息
首先我们看一下表2所示两组不同风格的表达。
两组表达清楚表现了积极语言和消极语言的区别。在消极表达一组中,每个句子都包含了一些消极负面词汇,如don’t,neglect等。从内容来看,两组表达的信息传递都很清晰,但积极表达使信息更容易接受,更易于促进双方的关系。在信函写作中,要更多地使用积极的语言,即那些表示可以做而非不可以做的结构,使用令人愉悦而非产生负面情绪的措辞。
2.陈述负面信息时,避免使用第二人称代词
让我们看一下下面的例子:
You did a good job.
You made so many mistakes in the proposal.
第一个例句包含是某种积极的信息,收信方很少会对被认可表示反对,而第二个句子包含的信息则是负面的,收信方会因自己与错误有所关联而变得比较敏感。如果信函写作者需要维护收信方的尊严,进而不对双方关系带来不必要的损害,可以对第二个句子做如下修改:
The proposal contains many mistakes.
即在传递负面信息时,要尽量避免使用第二人称代词。
3.使用虚拟语气
利用虚拟语气结构,有些情况下可以改善信函的语气。通过虚拟语气中的条件表达,向收信方传递一种希望、怀疑、请求或是提出和事实相反的某种条件。我们看一下表3中的例子。
在以上两组句子中,信函写作者都需要传递一个消极信息,但右边一栏选择的是用虚拟语气结构,对负面信息进行了解释,进而使语气更加委婉而易于被收信方所理解和接受。
六、结束语
语气在信函写作中非常重要,它在很大程度上影响着信息的传递、交往双方的关系以及沟通的进程,通过信息的合理安排,并采用合适的语言结构与表达,信函写作者可以对其加以控制,以达到特定的沟通目的。
参考文献:
[1]A.H.Maslow,A Theory of Human Motivation,Psychological Review,50,370-396,1943.
[2]Courtland L.Bovee, John V.Thill,Business Communication Today,5th ed. Prentice Hall,1998.
[3]柏拉图.理想国[M].北京:外语教学与研究出版社.1998.
[4]付美榕.现代商务英语写作[M].北京:北京理工大学出版社,2000.
[5]汪福祥.英语写作技巧新编[M].北京:外文出版社,2002.
[6]窦卫霖.跨文化商务交际[M].北京:高等教育出版社,2005.
(责任编辑:刘辉)