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1档案的收集
“巧妇难为无米之炊”，档案收集是一切整理的基础，如何做好档案的收集工作，是实践操作中最头疼的问题。传统观念的阻挠，对档案管理的轻视，档案意识的淡薄都是档案收集工作的“拦路虎”。档案管理制度齐全，运作制度化，能做到按时主动将资料交到档案管理机构的单位为数不多。如何才能做好档案的收集，在这里，我们可以结合《档案法》的规定，并辅以相关制度来进行规范。《档案法》的相关条款摘录如下：
第十条对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
第十一条机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。
第二十四条有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：构成犯罪的，依法追究刑事责任。
(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的；
(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
(三)涂改、伪造档案的；
(四)违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；
(五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
(六)违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；
(七)明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
(八)档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
以上这些条款，我们在制定单位档案管理办法时可以适当引用，同期进行的，应该是对各部门兼职档案员培训课件的编写工作、培训材料上，这些条文建议全文摘录。培训的对象不要仅限于兼职档案员，让单位分管领导及各部门负责人同时参加。第一次培训不需要在整理上作详细讲解，先给个大的方向、概念与基本要求即可，点到即止。要体现出这样一个信号：“档案工作，任重而道远!”
需要提到的是，编制的档案管理办法一定要具体可行，要明确分管领导的责任，制定专、兼职档案员的岗位职责，并辅以对应的考核制度，最终通过单位的发文程序，经领导签发后，正式颁发执行。
2归档范围
归档范围的难点到底在哪里?难就难在行业的差异上。各行各业均有其特点，由行业特点决定了各单位的性质，单位性质和特点的不同，成就了不同的档案，而这些档案才是所有档案中最难把握的，也就是我们常说的“专业档案”，也叫“业务档案”。如，劳动部门会有劳动仲裁档案、工伤档案；税务部门会有纳税申报和稽核档案：学校会有教学档案：医院会有医疗、病历档案等。因此，归档范围的主要难点在业务档案，在制定归档范围时，也应以业务档案为主要调研对象。举例如下：
(1)某机关单位建设局。其中，建设工程管理科有两项业务：工程建设项目报建和工程建设项目竣工验收备案，那么，在调研时，就应重点了解这两项业务会形成哪些资料，并逐一登记。必要时，要借出若干资料，便于统计和总结。调研时，应尽量全面，不要仅仅针对某几份文件，而应尽量了解全部的资料构成，这样，制定的归档范围才能全面具体，解决了一个部门，其余部门依此而为。部门独立调研适合于各部门业务无交叉，相对独立的情况，即适用于采用“机构分类法”的这类单位。
(2)某人民防空办公室。经了解其主要业务得知，主要职责之一，就是负责防空地下室的审批，该项业务又根据民用建筑的不同特点分为三类：易地建设、免建防空地下室和结合民用建筑修建防空地下室。根据此特点，调研时，就应分别对此三类进行咨询，了解这三类在日常工作中会形成哪些文件，并逐一登记。同样，调研时，应尽量全面，尽可能多地了解资料的构成情况，调研工作不能“管中窥豹”。
(3)某房地产企业。众所周知，房产企业的档案类型以各房产项目为主。同样，调研时，应搞清楚：施工时，会有哪些资料生成?销售时，会形成哪些资料?这些就是你要的归档范围。归档范围应尽可能地全面，不可以点代面，以偏概全。
说了这么多，就是要强调一点，调研工作应抓住重点，根据单位主要的业务性质来做有针对性的调研。其他类别的诸如文书档案、会汁档案等因具有共性，在调研时，可以从简，抓住个性的东西才是调研工作成功的关键。调研时，切不可马虎随意，应尽可能地全面具体。
3档案的整理
任何类型档案的整理都有相应的规范来约定，但对于每个全宗单位而言，档案的整理应包括两个基本条件，前面讲到的收集为其一；其二，即是单位制定的档案分类编号办法，这才是与档案整理关系最为密切的，是进行档案整理的依据和前提。要建立健全档案管理体系，档案的管理和分类编号办法是核心。到底如何编制分类方案昵?我们将进行说明。
3．1档案分类编号办法。档案分类编号办法也可叫做“档案的分类方案”。编制档案的分类方案，第一步：确定大类。大类得根据单位和行业的特点来确定，机关单位档案一般分为党政工团档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、己故人员档案、声像档案、业务档案、实物档案。有些地方可能会把声像档案、实物档案合并为“特殊载体”档案。对于企业来讲，主要是根据《工业企业档案分类试行规则》将档案划分为党群类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、基建类、科研类、设备仪器类、员工档案类、会计档案类等。人事档案不在基本类别之列，一般由人事管理部门自行保存。
确定大类时，也不能一味地照搬，得根据自己单位的实际情况，有类设类，无类的留空，也可适当合并。如单位文件数量不多，可将企业的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理合并为“文书档案”类。第二步：划分小类，即对每大类逐一划分小类，无论是机关的党政工团档案还是企业的文书档案，一般不再划分小类。
3．1．1文书档案(A)。因文书档案一般采用归档，所以，我们就以“年度一期限”分类法，简单举例说明文书档案的档号构成，为：“A(文书档案)—2011(年度)—永久(期限)—1(件号)”。同理，如果采用“年度—期限—机构”分类法，则需在档号里加入“机构”一项。
3．1．2基建档案(B)。一个单位的基建档案就是指单位出资筹建，建成之后，单位有所有权并形成固定资产的项目。比如，单位自建的办公大楼、员工宿舍等，房产企业单位的房产项目不叫基建档案，而是自己单位的业务档案。
基建档案小类的划分得根据单位的实际情况，有哪几栋建筑物做好统计即可。比如，某单位有办公楼、厂房A、厂房B共3个基建项目，那么，其小类可表示为：B基建档案；B1办公楼；B2厂房A；B3厂房B。
做到这一步，档号构成也就出来了，一般基建档案采用“一个项日一个案卷流水号”的模式，考虑到基建数量不多，就不必按照项目性质再划分属类，而是直接以具体项目作为一级属类。档号为：“B(基建 档案)1(办公楼)—1(案卷号)”。
3．1.3设备仪器档案(C)。与基建档案雷同，同属科技档案。鉴于医院设备仪器档案较多，我们以医院为例，在分小类时，可以按照设备仪器的性质来设置属类。档号为：c设备仪器档案；c1综合设备；c2医疗设备。
据此，设备档案的档号构成为：“c(设备档案)2(医疗设备)．1(第1台设备)—1(案卷号)”。
产品档案、科研档案编号模式同基建、设备仪器档案雷同，这里，就不再赘述。从编号模式我们可以看出，科技档案，即基建档案、设备仪器档案、产品档案、科研档案分别应以每个项目、每台／套设备仪器、每个产品、每个科研课题集中成套，保证科技档案的系统完整性。
3．1．4会计档案(D)。会计档案在众多档案当中，是属于比较简单的一类了，因其归档范围与保管期限比较固定，内容较为单一，所以，这里，就简单说一下会计档案的分类。
D 会计档案
D1 财务决算报告(会计报表)；D1．1 年度财务报告(年报)；D1．2月、季度财务报告(月报、季报)
D2 账簿；D2．1出纳账(银行日记账、现金账)、存款日记账；D2．2总账、明细账
D3 凭证
D4 其他；D4．1 会计档案保管、销毁清册；D4．2会计档案移交清册；D4．3银行余额调节表、对账单会计档案档号构成为：“D(会计档案)l(报表)1(年报)．1(案卷目录号)—1(案卷号)”。
大家可以看到，在会计档案档号构成里，专门有个案卷目录号，有很多人对这个东西不是很了解，我们就来解释一下何为“案卷目录号”。所谓“案卷目录号”，就是案卷目录排列的序号。我们知道，案卷目录一般都是装订成册的，这个案卷目录号指的就是一册册案卷目录的序号。那么，如果案卷目录有多本的话，案卷目录号是不是要依次流水排列呢?答案是肯定的。案卷目录号的变化与案卷数量的多少是密切相关的。我们都知道，案卷号编排有个规则(科技档案除外)：“一千一回头”，即案卷号排列到999时，再从1开始编排。我们以会计凭证为例：D3．1，表示某单位会计凭证代号。D(大类代字)3(属类代号：凭证)．1(案卷目录号)，我们把凭证按照年、月从小到大排列案卷，即“D3．1—1、D3．1—2……D3．1—999”，如果继续有案卷生成，则档号应变为“D3．2—1”，而不是“D3．1—1000”或“D3．1—1”，这就是案卷目录的变化，如果还以“D3．1—1”来编排，就出现了一个案卷的重复，即同一类别号下(D3．1)出现了相同的案卷号，这在档案整理中是不允许的。需要提到一点，999只是个界限，何时回头，自己得根据实际情况来把握，举例如下：
某单位2008年会计凭证为400卷；2009年，会计凭证为550卷；2010年，会计凭证为700卷。那么，2008年、2009年共有会计档案950卷，是不是要把2010年的700卷借出几十卷来凑够999卷呢?答案是否定的。此种情况下，2010年，就应再起一个目录号，而不能刻意将一个年度的案卷割裂在两个案卷目录中。即2008年、2009年形成的案卷可以表示为：“D3．1—1……D3．1—950”，2010年，形成的案卷则表示为：“D3．2—1……D3．2—700”。
当然，有的单位规模较大，形成的会计案卷数量较多，档号里直接体现了年度，如，“D3．2005—1，D3．1一1”与“D3．2005—1”有啥区别呢?区别就是前者按照年度从小到大编排案卷，年度与年度之间案卷号是连续的；后者按照年度从小到大编排案卷，年度与年度之间案卷号非连续，即各年独立编排，每年从“1”开始。至于采取何种模式，得根据单位的实际情况而定。
3．1．5员工档案(F)。这里的员工档案，并不是真正意义上的人事档案，而是企业或机关单位为了便于日常管理，对所属员工的基本信息进行的集中、汇总。员工档案一般采取“一人一档”的形式，便于员工基本信息的累积。有些单位根据自身的实际情况，对员工的性质作了进一步区分。如，分“正式工”、“临时工”，“编制内”、“编制外”等。总之，对员工性质作不作进一步划分，要根据实际情况来判断。员工是流动的，编制外有可能转为编制内的，临时的也有可能变为正式的，具体划分时不能“一刀切”。员工档案档号构成可为：“F(员工档案)1(正式员工)，1(第1个员工)—1(案卷号)”。
3．1．6业务档案(G)。最能诠释档案分类编号办法的就是业务档案，虽然，大多数企业都没有单独设置该类别，但考虑到业务档案的代表性，我们还是单独拿出来进行说明。前面，我们已经提到过，机关单位因其职责范围不同，而产生了不同的业务档案，如，劳动部门会有劳动仲裁档案、工伤档案以及劳动监察档案，而税务部门会产生纳税申报档案、税务稽核档案等。这些档案的形成，是与单位本身的性质与职责密切相关的。也就是说，一旦单位的性质或职责发生变化，其产生的档案也会跟着变化。因此，在制定分类编号办法时，一要保持其相对稳定，不可随意改动，二要注意档号的可扩展性和延续性，在某项业务或部门撤销、合并时，能在档号里顺利得到扩展。至于业务档案如何编制其分类编号办法，我们会举例说明，以下例子中，均用“G”代表业务档案。
例1：某劳动局除了设有办公室、财务部外，还设有工伤科、劳动监察科、仲裁委等三个业务部门。经过调研，我们知道，这三个业务部门均相对独立，在业务上没有交叉，这时，我们可以对这三个业务部门分别用“G1”、“G2”、“G3”表示，划分了机构，再来对机构内的问题进行划分，经过调研，了解到工伤科G1，分为“工伤认定”和“工伤不予受理”两种类别；劳动监察科G2未再具体划分小类；仲裁委G3又分为仲裁裁决、仲裁决定、仲裁调解三个类别，根据“机构一问题”分类法，业务档案的构成为：Gl工伤科；G1．1工伤认定；G1．231伤不予受理；G2劳动监察科；G2．1劳动监察；G3仲裁委；G3．1仲裁裁决；G3．2仲裁决定；G3．3仲裁调解。
类别号确定了，工作就完成了一大半，工伤、劳动监察以及劳动仲裁均为案件性质，一般采用组卷归档。具体采用何种方式归档，可根据文件形成的规律判断，并结合当地档案行政管理部门的具体要求来界定。在这里，我们采用组卷形式归档。那么，其档号构成为：“G(业务档案)1(工伤科).1(工伤认定)．1(目录号)—1(案卷号)”。当然，案卷目录号并不是一定要用到的，根据单位的具体情况，可以将案卷目录号用年度或年度代号来替代。如“G1．1．2009—1”，这种模式也是可以的。
在上面的例子中，大家可以看到，G2劳动监察科并不和工伤科、仲裁委一样具有多项业务，为什么耍用“G2.1”表示，而不直接用“G2”表示呢?原因就是前面提到的档号的可扩展性和延续性，如果用 “G2”表示，以后一旦监察科业务发生变化，该如何扩充呢，排到G4显然是错误的：如果用“62．1”表示，那么，以后随着其业务的增加，对应的档案类别可依次增加为“G2.2”、“G2．3”……。
例2：某水利局设有水资源管理科、工程管理科与工程建设科三个业务科室，经进一步调研了解到，水资源管理科主要业务有：采砂许可、水事违法处罚；工程管理科主要业务为水利工程建设项目竣工验收及备案；工程建设科主要业务为水利工程建设项目审批。经过调研，我们知道，工程管理科与工程建设科在业务上是交叉的，即同一个水利工程建设项目在前期报建时由工程建设科负责，在后期竣工验收备案时由工程管理科负责。此时，如果采用机构法进行分类，就割裂了同一个建设项目的内在联系，将其分割在不同的类别当中，这与科技档案的完整、准确、系统是相造背的。在此种情况下，宜采用“问题”分类法，业务档案构成为：G1水资源综合管理；G1．1采砂许可：G1．2水事违法处罚；G2水利工程建设项目；G2．1某河道改造工程；G2．2某河涌整治工程。
对G2水利工程建设项目类，采用机构分类法和问题分类法，我们作个对比，如下：
从上表可以看出，在此种情况下，应遵循科技档案的基本特性，宜采用“问题”分类法，保证项目档案的完整、系统性。
例3：某建设局设有一业务科室：建筑房产市场管理科。其中，一项业务主要对辖区内房产企业进行年检，并对其资质进行认定，资质分为“暂定资质”、“四级”、“三级”、“二级”……。每个房产企业会发生“年检／资质认定一年检／资质认定一资质认定／年检一年检／资质认定一年检／资质认定”这一过程。举例如下：
某企业A2002年至2010年，发生业务如下：
2002年年检—2003年年检—2004年暂定资质2005年年检—2006年四级资质—2007年三级资质—2008年年检—2009年年检—2010年二级资质，同样，对于企业B、企业C、企业D、企业……都会发生与之类似的业务，年检与资质认定。弄清楚了业务性质，档号构成也就出来了，为：“G(业务档案)1(建筑房产市场管理科)．1(企业资质认定)．1(企业代号)—1(案卷号)”。
从上面我们看到，这里，出现了“企业代号”，而非案卷目录号，用企业代号和用案卷目录号的区别为：
(1)“G1．1．1(案卷目录号)—1”，表示将所有企业按照年度从小到大排列案卷。
(2)“G1．1．1(企业代号)—1”，表示将属于同一个企业的所有案卷按照年度从小到大排列案卷。如下表：
由此，我们可以看出，“G1．1．1(企业代号)—1”这种编号模式更具合理性，将属于同一个企业的所有案卷集中在一个类别号之下，便于管理和查找利用。与之类似的还有很多，如，工商、药监部门的企业登记、年检、注销系列都遵循这一编号模式。
3．1．7特殊载体档案(H)。在这里，我们把实物档案和声像档案统一为“特殊载体档案”，对这一类别，我们仅给出其分类以供参考：H特殊载体档案；H1实物档案；H2声像档案：H2．1照片档案：H2．2录音、录像；H2．3光盘。
大家可能会发现这样一种现象，大多数单位的档案管理办法都是雷同的，基本类别的设置也是雷同的，但在众多的雷同之中，档案的分类编号办法是独一无二的，是你无法完全复制的。档案分类编号办法的制定、档号的确立都与单位的业务性质和类型息息相关。要制定科学、合理的档案分类编号办法，对单位的业务情况进行详细、细致的调研就必不可少。上面三个例子，虽很难概括所有行业档案档号的构成模式，但极具代表性。希望大家通过这些例子能掌握档号编制的基本方法，抓住事物的主要矛盾。对于档案管理来讲，档案的整理只是其中一个环节，而洞悉档号的构成，又是档案整理最基本、最核心的东西，搞清楚了档号的来龙去脉，档案整理也就“入门”了。
“巧妇难为无米之炊”，档案收集是一切整理的基础，如何做好档案的收集工作，是实践操作中最头疼的问题。传统观念的阻挠，对档案管理的轻视，档案意识的淡薄都是档案收集工作的“拦路虎”。档案管理制度齐全，运作制度化，能做到按时主动将资料交到档案管理机构的单位为数不多。如何才能做好档案的收集，在这里，我们可以结合《档案法》的规定，并辅以相关制度来进行规范。《档案法》的相关条款摘录如下：
第十条对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
第十一条机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。
第二十四条有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：构成犯罪的，依法追究刑事责任。
(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的；
(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
(三)涂改、伪造档案的；
(四)违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；
(五)倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
(六)违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的；
(七)明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
(八)档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
以上这些条款，我们在制定单位档案管理办法时可以适当引用，同期进行的，应该是对各部门兼职档案员培训课件的编写工作、培训材料上，这些条文建议全文摘录。培训的对象不要仅限于兼职档案员，让单位分管领导及各部门负责人同时参加。第一次培训不需要在整理上作详细讲解，先给个大的方向、概念与基本要求即可，点到即止。要体现出这样一个信号：“档案工作，任重而道远!”
需要提到的是，编制的档案管理办法一定要具体可行，要明确分管领导的责任，制定专、兼职档案员的岗位职责，并辅以对应的考核制度，最终通过单位的发文程序，经领导签发后，正式颁发执行。
2归档范围
归档范围的难点到底在哪里?难就难在行业的差异上。各行各业均有其特点，由行业特点决定了各单位的性质，单位性质和特点的不同，成就了不同的档案，而这些档案才是所有档案中最难把握的，也就是我们常说的“专业档案”，也叫“业务档案”。如，劳动部门会有劳动仲裁档案、工伤档案；税务部门会有纳税申报和稽核档案：学校会有教学档案：医院会有医疗、病历档案等。因此，归档范围的主要难点在业务档案，在制定归档范围时，也应以业务档案为主要调研对象。举例如下：
(1)某机关单位建设局。其中，建设工程管理科有两项业务：工程建设项目报建和工程建设项目竣工验收备案，那么，在调研时，就应重点了解这两项业务会形成哪些资料，并逐一登记。必要时，要借出若干资料，便于统计和总结。调研时，应尽量全面，不要仅仅针对某几份文件，而应尽量了解全部的资料构成，这样，制定的归档范围才能全面具体，解决了一个部门，其余部门依此而为。部门独立调研适合于各部门业务无交叉，相对独立的情况，即适用于采用“机构分类法”的这类单位。
(2)某人民防空办公室。经了解其主要业务得知，主要职责之一，就是负责防空地下室的审批，该项业务又根据民用建筑的不同特点分为三类：易地建设、免建防空地下室和结合民用建筑修建防空地下室。根据此特点，调研时，就应分别对此三类进行咨询，了解这三类在日常工作中会形成哪些文件，并逐一登记。同样，调研时，应尽量全面，尽可能多地了解资料的构成情况，调研工作不能“管中窥豹”。
(3)某房地产企业。众所周知，房产企业的档案类型以各房产项目为主。同样，调研时，应搞清楚：施工时，会有哪些资料生成?销售时，会形成哪些资料?这些就是你要的归档范围。归档范围应尽可能地全面，不可以点代面，以偏概全。
说了这么多，就是要强调一点，调研工作应抓住重点，根据单位主要的业务性质来做有针对性的调研。其他类别的诸如文书档案、会汁档案等因具有共性，在调研时，可以从简，抓住个性的东西才是调研工作成功的关键。调研时，切不可马虎随意，应尽可能地全面具体。
3档案的整理
任何类型档案的整理都有相应的规范来约定，但对于每个全宗单位而言，档案的整理应包括两个基本条件，前面讲到的收集为其一；其二，即是单位制定的档案分类编号办法，这才是与档案整理关系最为密切的，是进行档案整理的依据和前提。要建立健全档案管理体系，档案的管理和分类编号办法是核心。到底如何编制分类方案昵?我们将进行说明。
3．1档案分类编号办法。档案分类编号办法也可叫做“档案的分类方案”。编制档案的分类方案，第一步：确定大类。大类得根据单位和行业的特点来确定，机关单位档案一般分为党政工团档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、己故人员档案、声像档案、业务档案、实物档案。有些地方可能会把声像档案、实物档案合并为“特殊载体”档案。对于企业来讲，主要是根据《工业企业档案分类试行规则》将档案划分为党群类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、基建类、科研类、设备仪器类、员工档案类、会计档案类等。人事档案不在基本类别之列，一般由人事管理部门自行保存。
确定大类时，也不能一味地照搬，得根据自己单位的实际情况，有类设类，无类的留空，也可适当合并。如单位文件数量不多，可将企业的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理合并为“文书档案”类。第二步：划分小类，即对每大类逐一划分小类，无论是机关的党政工团档案还是企业的文书档案，一般不再划分小类。
3．1．1文书档案(A)。因文书档案一般采用归档，所以，我们就以“年度一期限”分类法，简单举例说明文书档案的档号构成，为：“A(文书档案)—2011(年度)—永久(期限)—1(件号)”。同理，如果采用“年度—期限—机构”分类法，则需在档号里加入“机构”一项。
3．1．2基建档案(B)。一个单位的基建档案就是指单位出资筹建，建成之后，单位有所有权并形成固定资产的项目。比如，单位自建的办公大楼、员工宿舍等，房产企业单位的房产项目不叫基建档案，而是自己单位的业务档案。
基建档案小类的划分得根据单位的实际情况，有哪几栋建筑物做好统计即可。比如，某单位有办公楼、厂房A、厂房B共3个基建项目，那么，其小类可表示为：B基建档案；B1办公楼；B2厂房A；B3厂房B。
做到这一步，档号构成也就出来了，一般基建档案采用“一个项日一个案卷流水号”的模式，考虑到基建数量不多，就不必按照项目性质再划分属类，而是直接以具体项目作为一级属类。档号为：“B(基建 档案)1(办公楼)—1(案卷号)”。
3．1.3设备仪器档案(C)。与基建档案雷同，同属科技档案。鉴于医院设备仪器档案较多，我们以医院为例，在分小类时，可以按照设备仪器的性质来设置属类。档号为：c设备仪器档案；c1综合设备；c2医疗设备。
据此，设备档案的档号构成为：“c(设备档案)2(医疗设备)．1(第1台设备)—1(案卷号)”。
产品档案、科研档案编号模式同基建、设备仪器档案雷同，这里，就不再赘述。从编号模式我们可以看出，科技档案，即基建档案、设备仪器档案、产品档案、科研档案分别应以每个项目、每台／套设备仪器、每个产品、每个科研课题集中成套，保证科技档案的系统完整性。
3．1．4会计档案(D)。会计档案在众多档案当中，是属于比较简单的一类了，因其归档范围与保管期限比较固定，内容较为单一，所以，这里，就简单说一下会计档案的分类。
D 会计档案
D1 财务决算报告(会计报表)；D1．1 年度财务报告(年报)；D1．2月、季度财务报告(月报、季报)
D2 账簿；D2．1出纳账(银行日记账、现金账)、存款日记账；D2．2总账、明细账
D3 凭证
D4 其他；D4．1 会计档案保管、销毁清册；D4．2会计档案移交清册；D4．3银行余额调节表、对账单会计档案档号构成为：“D(会计档案)l(报表)1(年报)．1(案卷目录号)—1(案卷号)”。
大家可以看到，在会计档案档号构成里，专门有个案卷目录号，有很多人对这个东西不是很了解，我们就来解释一下何为“案卷目录号”。所谓“案卷目录号”，就是案卷目录排列的序号。我们知道，案卷目录一般都是装订成册的，这个案卷目录号指的就是一册册案卷目录的序号。那么，如果案卷目录有多本的话，案卷目录号是不是要依次流水排列呢?答案是肯定的。案卷目录号的变化与案卷数量的多少是密切相关的。我们都知道，案卷号编排有个规则(科技档案除外)：“一千一回头”，即案卷号排列到999时，再从1开始编排。我们以会计凭证为例：D3．1，表示某单位会计凭证代号。D(大类代字)3(属类代号：凭证)．1(案卷目录号)，我们把凭证按照年、月从小到大排列案卷，即“D3．1—1、D3．1—2……D3．1—999”，如果继续有案卷生成，则档号应变为“D3．2—1”，而不是“D3．1—1000”或“D3．1—1”，这就是案卷目录的变化，如果还以“D3．1—1”来编排，就出现了一个案卷的重复，即同一类别号下(D3．1)出现了相同的案卷号，这在档案整理中是不允许的。需要提到一点，999只是个界限，何时回头，自己得根据实际情况来把握，举例如下：
某单位2008年会计凭证为400卷；2009年，会计凭证为550卷；2010年，会计凭证为700卷。那么，2008年、2009年共有会计档案950卷，是不是要把2010年的700卷借出几十卷来凑够999卷呢?答案是否定的。此种情况下，2010年，就应再起一个目录号，而不能刻意将一个年度的案卷割裂在两个案卷目录中。即2008年、2009年形成的案卷可以表示为：“D3．1—1……D3．1—950”，2010年，形成的案卷则表示为：“D3．2—1……D3．2—700”。
当然，有的单位规模较大，形成的会计案卷数量较多，档号里直接体现了年度，如，“D3．2005—1，D3．1一1”与“D3．2005—1”有啥区别呢?区别就是前者按照年度从小到大编排案卷，年度与年度之间案卷号是连续的；后者按照年度从小到大编排案卷，年度与年度之间案卷号非连续，即各年独立编排，每年从“1”开始。至于采取何种模式，得根据单位的实际情况而定。
3．1．5员工档案(F)。这里的员工档案，并不是真正意义上的人事档案，而是企业或机关单位为了便于日常管理，对所属员工的基本信息进行的集中、汇总。员工档案一般采取“一人一档”的形式，便于员工基本信息的累积。有些单位根据自身的实际情况，对员工的性质作了进一步区分。如，分“正式工”、“临时工”，“编制内”、“编制外”等。总之，对员工性质作不作进一步划分，要根据实际情况来判断。员工是流动的，编制外有可能转为编制内的，临时的也有可能变为正式的，具体划分时不能“一刀切”。员工档案档号构成可为：“F(员工档案)1(正式员工)，1(第1个员工)—1(案卷号)”。
3．1．6业务档案(G)。最能诠释档案分类编号办法的就是业务档案，虽然，大多数企业都没有单独设置该类别，但考虑到业务档案的代表性，我们还是单独拿出来进行说明。前面，我们已经提到过，机关单位因其职责范围不同，而产生了不同的业务档案，如，劳动部门会有劳动仲裁档案、工伤档案以及劳动监察档案，而税务部门会产生纳税申报档案、税务稽核档案等。这些档案的形成，是与单位本身的性质与职责密切相关的。也就是说，一旦单位的性质或职责发生变化，其产生的档案也会跟着变化。因此，在制定分类编号办法时，一要保持其相对稳定，不可随意改动，二要注意档号的可扩展性和延续性，在某项业务或部门撤销、合并时，能在档号里顺利得到扩展。至于业务档案如何编制其分类编号办法，我们会举例说明，以下例子中，均用“G”代表业务档案。
例1：某劳动局除了设有办公室、财务部外，还设有工伤科、劳动监察科、仲裁委等三个业务部门。经过调研，我们知道，这三个业务部门均相对独立，在业务上没有交叉，这时，我们可以对这三个业务部门分别用“G1”、“G2”、“G3”表示，划分了机构，再来对机构内的问题进行划分，经过调研，了解到工伤科G1，分为“工伤认定”和“工伤不予受理”两种类别；劳动监察科G2未再具体划分小类；仲裁委G3又分为仲裁裁决、仲裁决定、仲裁调解三个类别，根据“机构一问题”分类法，业务档案的构成为：Gl工伤科；G1．1工伤认定；G1．231伤不予受理；G2劳动监察科；G2．1劳动监察；G3仲裁委；G3．1仲裁裁决；G3．2仲裁决定；G3．3仲裁调解。
类别号确定了，工作就完成了一大半，工伤、劳动监察以及劳动仲裁均为案件性质，一般采用组卷归档。具体采用何种方式归档，可根据文件形成的规律判断，并结合当地档案行政管理部门的具体要求来界定。在这里，我们采用组卷形式归档。那么，其档号构成为：“G(业务档案)1(工伤科).1(工伤认定)．1(目录号)—1(案卷号)”。当然，案卷目录号并不是一定要用到的，根据单位的具体情况，可以将案卷目录号用年度或年度代号来替代。如“G1．1．2009—1”，这种模式也是可以的。
在上面的例子中，大家可以看到，G2劳动监察科并不和工伤科、仲裁委一样具有多项业务，为什么耍用“G2.1”表示，而不直接用“G2”表示呢?原因就是前面提到的档号的可扩展性和延续性，如果用 “G2”表示，以后一旦监察科业务发生变化，该如何扩充呢，排到G4显然是错误的：如果用“62．1”表示，那么，以后随着其业务的增加，对应的档案类别可依次增加为“G2.2”、“G2．3”……。
例2：某水利局设有水资源管理科、工程管理科与工程建设科三个业务科室，经进一步调研了解到，水资源管理科主要业务有：采砂许可、水事违法处罚；工程管理科主要业务为水利工程建设项目竣工验收及备案；工程建设科主要业务为水利工程建设项目审批。经过调研，我们知道，工程管理科与工程建设科在业务上是交叉的，即同一个水利工程建设项目在前期报建时由工程建设科负责，在后期竣工验收备案时由工程管理科负责。此时，如果采用机构法进行分类，就割裂了同一个建设项目的内在联系，将其分割在不同的类别当中，这与科技档案的完整、准确、系统是相造背的。在此种情况下，宜采用“问题”分类法，业务档案构成为：G1水资源综合管理；G1．1采砂许可：G1．2水事违法处罚；G2水利工程建设项目；G2．1某河道改造工程；G2．2某河涌整治工程。
对G2水利工程建设项目类，采用机构分类法和问题分类法，我们作个对比，如下：
从上表可以看出，在此种情况下，应遵循科技档案的基本特性，宜采用“问题”分类法，保证项目档案的完整、系统性。
例3：某建设局设有一业务科室：建筑房产市场管理科。其中，一项业务主要对辖区内房产企业进行年检，并对其资质进行认定，资质分为“暂定资质”、“四级”、“三级”、“二级”……。每个房产企业会发生“年检／资质认定一年检／资质认定一资质认定／年检一年检／资质认定一年检／资质认定”这一过程。举例如下：
某企业A2002年至2010年，发生业务如下：
2002年年检—2003年年检—2004年暂定资质2005年年检—2006年四级资质—2007年三级资质—2008年年检—2009年年检—2010年二级资质，同样，对于企业B、企业C、企业D、企业……都会发生与之类似的业务，年检与资质认定。弄清楚了业务性质，档号构成也就出来了，为：“G(业务档案)1(建筑房产市场管理科)．1(企业资质认定)．1(企业代号)—1(案卷号)”。
从上面我们看到，这里，出现了“企业代号”，而非案卷目录号，用企业代号和用案卷目录号的区别为：
(1)“G1．1．1(案卷目录号)—1”，表示将所有企业按照年度从小到大排列案卷。
(2)“G1．1．1(企业代号)—1”，表示将属于同一个企业的所有案卷按照年度从小到大排列案卷。如下表：
由此，我们可以看出，“G1．1．1(企业代号)—1”这种编号模式更具合理性，将属于同一个企业的所有案卷集中在一个类别号之下，便于管理和查找利用。与之类似的还有很多，如，工商、药监部门的企业登记、年检、注销系列都遵循这一编号模式。
3．1．7特殊载体档案(H)。在这里，我们把实物档案和声像档案统一为“特殊载体档案”，对这一类别，我们仅给出其分类以供参考：H特殊载体档案；H1实物档案；H2声像档案：H2．1照片档案：H2．2录音、录像；H2．3光盘。
大家可能会发现这样一种现象，大多数单位的档案管理办法都是雷同的，基本类别的设置也是雷同的，但在众多的雷同之中，档案的分类编号办法是独一无二的，是你无法完全复制的。档案分类编号办法的制定、档号的确立都与单位的业务性质和类型息息相关。要制定科学、合理的档案分类编号办法，对单位的业务情况进行详细、细致的调研就必不可少。上面三个例子，虽很难概括所有行业档案档号的构成模式，但极具代表性。希望大家通过这些例子能掌握档号编制的基本方法，抓住事物的主要矛盾。对于档案管理来讲，档案的整理只是其中一个环节，而洞悉档号的构成，又是档案整理最基本、最核心的东西，搞清楚了档号的来龙去脉，档案整理也就“入门”了。