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摘 要: 企业如何进行有效的内部控制是企业在整个经营管理过程中的一个重要内容。本文从企业内部控制的概念出发,论述了建立企业内部控制制度的必要性,如何进行内部控制活动以及内控制度的实施保障措施。
关键词:内部控制; 内部控制活动; 实施保障手段
自上世纪90年代以来,企业内部控制研究逐步成为我国理论界和实务界关注的一个重要领域。内部控制制度是企业治理结构的重要组成部分,它的完善与否关系着企业能否建立合理的企业治理结构。
一、建立企业内部控制制度的必要性
内部控制是指由单位治理层、管理层及其员工共同实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制制度,是指企业内部为了有效地进行经营管理,制定的一系列相互联系、相互制约、相互监督的制度、措施和方法的总称。
大家熟知的世界上最大的零售企业沃尔玛公司是1962年创立的,短短几十年,它从乡村走向城市,从北美走向全球,由一家小型折扣商店发展成为世界上最大的零售企业之一,坐上世界零售企业的头把交椅,是因为沃尔玛在复杂的信息系统中建立了有效的内部控制框架。企业的高层管理者积极参与到内部控制过程中,重视控制环境的建设,早在20世纪80年代沃尔玛就建立了自己的商用卫星系统,在总部,高速电脑和各个发货中心及各家分店的电脑连接,及时掌握供销状况,利用计算机网络把内部控制制度贯穿于企业的每一个角落,充分利用现代信息技术提高企业内部控制的效果,使得公司有了突飞猛进的发展。这是内部控制在企业生存和发展中最完美的体现。
二、全面开展内部控制活动
企业应当针对具体业务与事项采取适当措施实施相应的控制,具体业务和事项的控制一般涵盖单位经营管理的各个层级和业务流程的各个环节,企业可通过以下主要控制措施开展内部控制活动:
1、不相容职务分离控制。
所谓不相容职务,是指那些如果由一个人担任既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其行为的职务。例如:在设置岗位时必须考虑到授权岗位和执行岗位的分离、执行岗位和审核岗位的分离、保管岗位和记账岗位、授权批准和监督检查的分离等,通过不相容职责的划分,使各部门和人员之间相互审查、核对和制衡,避免一个人控制一项交易的各个环节,以防止员工的舞弊行为。
2、授权审批控制。
授权审批是指企业在办理各项经济业务时,必须经过规定程序的授权批准。授权审批通常有一般授权和特别授权。一般授权时对办理常规性的经济业务的权利、条件和有关责任者做出的规定,其时效性一般很长。特别授权是指对办理例外的、非常规性交易事件的权力、条件和责任的特殊规定,一般其时效性较短。企业必须建立授权审批体系,明确授权审批的范围、层次、程序和责任。
3、会计系统控制。
会计系统控制主要是通过对会计主体所发生的各项能用货币计量的经济业务进行记录、归集、分类、编报等而进行的控制。其内容主要包括:1)依法设置会计机构,配备会计从业人员;2)建立会计工作的岗位责任制,对会计人员进行科学合理的分工,使之相互监督和制约;3)按照规定取得和填制原始凭证;4)设计良好的凭证格式;5)对凭证进行连续编号;6)规定合理的凭证传递程序;7)明确凭证的装订和保管手续责任;8)合理设置账户,登记会计账簿,进行复式记账;9)按照《会计法》和国家统一的会计准则的要求编制、报送、保管财务会计报告。
4、财产保护控制。
财产保护措施主要包括:财产记录和实物保管;定期盘点和账实核对;限制接近。一般情况下,对货币资金、有价证券、存货等变现能力强的资产必须限制无关人员的直接接触。企业应健全完善设备技术履历、货币资金日记账、固定资产明细账、存货明细账、低値易耗品台账、工具备品台账、账销案存资产台账等实物台账,及时对实物资产的变动进行动态登记,定期进行实物盘点,并与会计记录进行核对,保存书面对账记录,达到账账、账实相符。企业应建立实物资产安全责任追究制度,确保资产安全。
5、预算控制。
预算控制的内容涵盖了单位经营活动的全过程,单位通过预算编制和预算执行情况检查,可以比较、分析内部各单位未完成预算的原因,并对未完成预算的不良后果采取改进措施,确保各项预算的严格执行。在实际工作中,预算编制不论采用自上而下或自下而上的方法,决策权都应落实在内部管理的最高层,由其进行决策、指挥和协调。预算确定后,由各预算单位组织实施,并辅之以对等的责权利关系,由内部审计部门等负责监督预算的执行。企业在预算控制中,应合理确定关键指标,并将关键指标的预算执行情况纳入考核。
6、绩效考评控制。
绩效考评控制要求企业科学设置考核指标体系,对企业内部各职能部门和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价,并将考评结果作为确定员工薪酬以及职务晋升、评优、调岗和辞退等的依据。企业制定绩效考核办法时,应注意具体考核指标和目标标准的确定应与企业经营总目标一致。
三、勤查严管,实施执行保障手段
企业内部控制重在落实,其能否建立和持续有效的运作依赖于强有力的保障手段。督促检查到位、激励约束到位有利于内部控制制度的有效推行与真正落实。
(一)督促检查到位
监督检查是企业对其内部控制的健全性、合理性和有效性进行监督检查与评估,形成书面报告并作出相应处理的过程,是实施内部控制的重要保证。
1、组织不定期检查。企业内部主管部门应对各个业务和事项的内控执行情况进行督导检查。内部督导检查方式有主管部门专向检查和相关部门联合检查。通过定期和不定期的内部检查督导,发现管理隐患和存在问题,纠偏引正,提高员工的风险意识和企业内控制度的执行力度。
2、发挥内部审计的作用。内部审计部门及其人员在评价内部控制的有效性,以及提出改进建议方面起着关键作用。单位应授予内部审计部门适当的权力以确保其审计职责的履行;内部审计机构应直接接受企业最高管理层的领导,保持较好的独立性,应独立于其他管理部门。内部审计机构通过实施科学有效地内部监督和评价,可及时发现内部控制制度中存在的问题和薄弱环节,并及时反馈给领导层,以利于企业进一步修正和改进内部控制制度。
3、发挥外部审计的作用。在聘请外部会计师事务所进行企业年度报表审计时,将对企业内部控制制度评价纳入审计内容是规范管理的又一渠道。被审单位须积极配合会计师事务所对内部控制制度的评价,以便及时发现经营隐患,完善内控制度,减少风险。
(二)激励约束到位
企业应当建立内部控制实施的激励约束机制,将各责任单位和全体员工实施内部控制的情况纳入绩效考评体系,以促进内部控制的有效实施。只有做到压力与动力相结合,才能最终达到内部控制的目的,才能把企业活动置于群众性的层层把关制约之下,使企业运行循着预定的目标运行。
对员工的工作必须按内控制度和岗位责任要求定期、及时地进行检查考核,奖优罚差。将员工奖金与工作质量挂钩,以促使其发挥积极性、创造性和责任心;对主谋作弊危及资产安全、导致会计信息虚假的人员,无论其出发点如何,除按有关规定处罚外,还应对责任人按造成的有关损失的档次进行行政处分和经济处罚,并与职务升降挂钩。
总之,在市场竞争日益激烈的今天,企业要想更快、更好地发展,必须结合自身特点抓好内部控制工作,完善内部控制各项措施,而会计控制是内控执行的关键控制点。因而,作为一名企业的财务工作者,应站在企业管理者的角度,加强内部控制,提高企业成本管理的效能,使企业更加稳健科学的发展,取得更大的经济效益。
关键词:内部控制; 内部控制活动; 实施保障手段
自上世纪90年代以来,企业内部控制研究逐步成为我国理论界和实务界关注的一个重要领域。内部控制制度是企业治理结构的重要组成部分,它的完善与否关系着企业能否建立合理的企业治理结构。
一、建立企业内部控制制度的必要性
内部控制是指由单位治理层、管理层及其员工共同实施的、旨在实现控制目标的过程。内部控制制度,是指企业内部为了有效地进行经营管理,制定的一系列相互联系、相互制约、相互监督的制度、措施和方法的总称。
大家熟知的世界上最大的零售企业沃尔玛公司是1962年创立的,短短几十年,它从乡村走向城市,从北美走向全球,由一家小型折扣商店发展成为世界上最大的零售企业之一,坐上世界零售企业的头把交椅,是因为沃尔玛在复杂的信息系统中建立了有效的内部控制框架。企业的高层管理者积极参与到内部控制过程中,重视控制环境的建设,早在20世纪80年代沃尔玛就建立了自己的商用卫星系统,在总部,高速电脑和各个发货中心及各家分店的电脑连接,及时掌握供销状况,利用计算机网络把内部控制制度贯穿于企业的每一个角落,充分利用现代信息技术提高企业内部控制的效果,使得公司有了突飞猛进的发展。这是内部控制在企业生存和发展中最完美的体现。
二、全面开展内部控制活动
企业应当针对具体业务与事项采取适当措施实施相应的控制,具体业务和事项的控制一般涵盖单位经营管理的各个层级和业务流程的各个环节,企业可通过以下主要控制措施开展内部控制活动:
1、不相容职务分离控制。
所谓不相容职务,是指那些如果由一个人担任既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其行为的职务。例如:在设置岗位时必须考虑到授权岗位和执行岗位的分离、执行岗位和审核岗位的分离、保管岗位和记账岗位、授权批准和监督检查的分离等,通过不相容职责的划分,使各部门和人员之间相互审查、核对和制衡,避免一个人控制一项交易的各个环节,以防止员工的舞弊行为。
2、授权审批控制。
授权审批是指企业在办理各项经济业务时,必须经过规定程序的授权批准。授权审批通常有一般授权和特别授权。一般授权时对办理常规性的经济业务的权利、条件和有关责任者做出的规定,其时效性一般很长。特别授权是指对办理例外的、非常规性交易事件的权力、条件和责任的特殊规定,一般其时效性较短。企业必须建立授权审批体系,明确授权审批的范围、层次、程序和责任。
3、会计系统控制。
会计系统控制主要是通过对会计主体所发生的各项能用货币计量的经济业务进行记录、归集、分类、编报等而进行的控制。其内容主要包括:1)依法设置会计机构,配备会计从业人员;2)建立会计工作的岗位责任制,对会计人员进行科学合理的分工,使之相互监督和制约;3)按照规定取得和填制原始凭证;4)设计良好的凭证格式;5)对凭证进行连续编号;6)规定合理的凭证传递程序;7)明确凭证的装订和保管手续责任;8)合理设置账户,登记会计账簿,进行复式记账;9)按照《会计法》和国家统一的会计准则的要求编制、报送、保管财务会计报告。
4、财产保护控制。
财产保护措施主要包括:财产记录和实物保管;定期盘点和账实核对;限制接近。一般情况下,对货币资金、有价证券、存货等变现能力强的资产必须限制无关人员的直接接触。企业应健全完善设备技术履历、货币资金日记账、固定资产明细账、存货明细账、低値易耗品台账、工具备品台账、账销案存资产台账等实物台账,及时对实物资产的变动进行动态登记,定期进行实物盘点,并与会计记录进行核对,保存书面对账记录,达到账账、账实相符。企业应建立实物资产安全责任追究制度,确保资产安全。
5、预算控制。
预算控制的内容涵盖了单位经营活动的全过程,单位通过预算编制和预算执行情况检查,可以比较、分析内部各单位未完成预算的原因,并对未完成预算的不良后果采取改进措施,确保各项预算的严格执行。在实际工作中,预算编制不论采用自上而下或自下而上的方法,决策权都应落实在内部管理的最高层,由其进行决策、指挥和协调。预算确定后,由各预算单位组织实施,并辅之以对等的责权利关系,由内部审计部门等负责监督预算的执行。企业在预算控制中,应合理确定关键指标,并将关键指标的预算执行情况纳入考核。
6、绩效考评控制。
绩效考评控制要求企业科学设置考核指标体系,对企业内部各职能部门和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价,并将考评结果作为确定员工薪酬以及职务晋升、评优、调岗和辞退等的依据。企业制定绩效考核办法时,应注意具体考核指标和目标标准的确定应与企业经营总目标一致。
三、勤查严管,实施执行保障手段
企业内部控制重在落实,其能否建立和持续有效的运作依赖于强有力的保障手段。督促检查到位、激励约束到位有利于内部控制制度的有效推行与真正落实。
(一)督促检查到位
监督检查是企业对其内部控制的健全性、合理性和有效性进行监督检查与评估,形成书面报告并作出相应处理的过程,是实施内部控制的重要保证。
1、组织不定期检查。企业内部主管部门应对各个业务和事项的内控执行情况进行督导检查。内部督导检查方式有主管部门专向检查和相关部门联合检查。通过定期和不定期的内部检查督导,发现管理隐患和存在问题,纠偏引正,提高员工的风险意识和企业内控制度的执行力度。
2、发挥内部审计的作用。内部审计部门及其人员在评价内部控制的有效性,以及提出改进建议方面起着关键作用。单位应授予内部审计部门适当的权力以确保其审计职责的履行;内部审计机构应直接接受企业最高管理层的领导,保持较好的独立性,应独立于其他管理部门。内部审计机构通过实施科学有效地内部监督和评价,可及时发现内部控制制度中存在的问题和薄弱环节,并及时反馈给领导层,以利于企业进一步修正和改进内部控制制度。
3、发挥外部审计的作用。在聘请外部会计师事务所进行企业年度报表审计时,将对企业内部控制制度评价纳入审计内容是规范管理的又一渠道。被审单位须积极配合会计师事务所对内部控制制度的评价,以便及时发现经营隐患,完善内控制度,减少风险。
(二)激励约束到位
企业应当建立内部控制实施的激励约束机制,将各责任单位和全体员工实施内部控制的情况纳入绩效考评体系,以促进内部控制的有效实施。只有做到压力与动力相结合,才能最终达到内部控制的目的,才能把企业活动置于群众性的层层把关制约之下,使企业运行循着预定的目标运行。
对员工的工作必须按内控制度和岗位责任要求定期、及时地进行检查考核,奖优罚差。将员工奖金与工作质量挂钩,以促使其发挥积极性、创造性和责任心;对主谋作弊危及资产安全、导致会计信息虚假的人员,无论其出发点如何,除按有关规定处罚外,还应对责任人按造成的有关损失的档次进行行政处分和经济处罚,并与职务升降挂钩。
总之,在市场竞争日益激烈的今天,企业要想更快、更好地发展,必须结合自身特点抓好内部控制工作,完善内部控制各项措施,而会计控制是内控执行的关键控制点。因而,作为一名企业的财务工作者,应站在企业管理者的角度,加强内部控制,提高企业成本管理的效能,使企业更加稳健科学的发展,取得更大的经济效益。