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在工作、生活中，通过电子邮件发送通知、邀请参加会议是司空见惯的事，另外，对于起草项目计划书，一些创意策划，往往要发送各部门征求意见和建议，有时甚至会公开在公司内部征求意见。对于这些发出的电子邮件，文件，从发出的那一刻起，我们也便失去了对其的控制权。自此以后，邮件可能会被任意转发，文件也有可能被传递到无关人员的手中，甚至被竞争对手获得，从而造成商业信息、秘密泄露的风险。