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摘 要：办公自动化，具有系统注册登陆、公告信息、公文列表、起草公文、修改个人信息、系统管理、退出登陆等功能。系统管理又分为公告管理、收文管理、发文管理、用户信息四个子模块。
关键词：高职院校；OA系统
办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化。本文是在对工作流模型的研究基础上，从网络办公自动化系统的现实意义出发，结合单位的实际情况和具体要求，设计出的一套更贴合本单位的网上行政办公系统方案。
一、系统开发平台与工具介绍
系统在开发的过程中，采用B/S结构的设计模式，以ASP作为开发平台， Microsoft SQL Server 2000作为后台数据库， Macromedia Dreamweaver MX作为前台网页设计开发工具。系统的安装、维修方便，具有统一、友好的用户界面。
二、系统需求分析
以B/S结构体系为架构，结合工作流技术在办公系统中的应用，通过将系统的工作流程与网络技术相结合，设计实现办公自动化系统的开发和应用。本系统是以作者所在单位日常行政办公为主要背景进行开发设计，主要解决单位实际管理工作中传统办公模式的工作效率低的问题，并可以进一步改进使其适用于大部分同层次高职高专院校。主要实现以下功能：
1.系统登陆
指定系统使用范围内的人员首先进行系统注册，待管理员审核通过后，可以进入系统进行职权范围内的操作。
2.公告列表
发布学校日常的通知、公告，所有用户都可以查看，公告内容包括序号、题目、发布部门、发布时间、正文、附件等。
3.会议安排
发布学校每星期重要活动日程和学校领导计划召开的会议等。所有用户均可查看，会议安排包括会议或活动内容、参会人员、主持人、主办单位、地点、时间等。
4.文件列
此栏目设计成先签收下载文件到本地机器方可查看，以便管理员及时统计公文接收情况。另外，公文起草部门也可通过点击“起草公文”，填写预制好的《发文签批单》和正文附件一并通过此功能提交至秘书审核，实现公文的流转、审批。
5.用户信息
所有用户通过此功能修改个人信息，如姓名，登录密码等。
6.系统管理
系统管理为管理员使用权限，是系统所有栏目管理的核心。普通用户无权登陆系统管理栏。系统管理又分为公告管理、会议管理、文件管理、用户管理、收文管理五个子模块。管理员对每个子模块的功能拥有读取、写入、修改、删除等所有权限。
公告管理：实现通知、公告的查看、审核、添加、发布、删除、修改。
会议管理：实现会议日程的添加、删除、修改。
文件管理：实现文件的查询、查看、审核、发布、删除、修改等功能。其中审核功能接收并审核由起草公文模块提交的公文，审核通过后，将文件提交至下一阶段，实现文件审核的流转。查询功能则查询已经储存在数据库中的所有文件。
用户管理：实现用户审核、权限设定，查看、修改、删除用户的数据。
收文管理：对上级等外来文件进行登记，填写《来文登记表》保存到数据库中，并实现对已经录入的数据进行查询、修改、删除。此功能中的数据录入既是为了方便对来文进行查询，也是为了学校后期专业档案管理系统导入数据提供原始数据。
7.退出登陆
实现用户安全退出系统。该功能的作用是在用户关闭浏览器前，做一些清除操作，例如清除当前个人session会话，确保用户信息安全。
三、可行性分析
1.经济可行性
本系统要实现的功能是一般性的日常行政办公业务，采用B/S结构，用户端无需安装任何软件，只需安装Web浏览器。用户进行相关信息的浏览和业务操作等在客户端完成，这种结构模式使得系统的成本低，易升级，易扩展，而用户客户端则不需要任何的变动。对于技术人员对系统进行维护、升级而言，也是极其方便，实现了客户端的零管理。
2. 技术可行性
系统一般包括客户端web浏览器、Web服务器和数据库服务器。由于所有的程序和数据都在服务器上，客户端只具备基本上网条件并安装普通浏览器即可。ASP应用程序在服务器端运行，处理结果返回到浏览器端时，页面已经被处理转换成html语言，用户得到的只是普通的html语言，看不到asp源代码，不易修改，从而有效的维护了系统的安全。其次是支持虚拟目录，可以隐藏站点目录结构，防止系统受到黑客攻击，对于网络的安全具有十分重要的意义。
四、系统的总体设计和架构
1.系统的架构设计
本系统结合系统规模及其他影响因素，选用基于B/S网络结构体系开发办公自动化系统。这种架构能将系统中的各要素进行分层设计，形成了前端客户层、中间应用层、后端的服务层三层体系。整个办公自动化系统依托学校局域网，采用Web 流行的B/S 架构，中间层采用ASP技术实现，数据服务层（即数据库支撑）用SQL Server 2000完成。系统架构示意图如图1所示。
2.结构和功能
系统可以分为表示层、应用层、数据层3 层体系结构：表示层即客户端，也就是用户界面（如Internet Explore等Web 浏览器）；中间应用层是系统关键部分，也就是服务器端（用ASP程序设计实现），重点是对应用任务进行处理。通过架构图可以看出，应用层（服务器端）起到桥梁的作用。数据层位于低层，也就是数据库端，它以ADO为接口，Microsoft SQL Server 为架构，主要处理应用层对数据的请求。
五、展望
未来系统的重点是在做好目前系统稳定性和实用性的前提下，把本系统朝着可高度订制的方向努力，使本系统不仅能够满足学校办公室行政办公的要求，更能将档案、人事、车辆管理等整合到一体，不断完善、增加相关事务的功能。使系统能更好地、更有效地为学校整体办公提供更全面、更快捷地服务。
关键词：高职院校；OA系统
办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化。本文是在对工作流模型的研究基础上，从网络办公自动化系统的现实意义出发，结合单位的实际情况和具体要求，设计出的一套更贴合本单位的网上行政办公系统方案。
一、系统开发平台与工具介绍
系统在开发的过程中，采用B/S结构的设计模式，以ASP作为开发平台， Microsoft SQL Server 2000作为后台数据库， Macromedia Dreamweaver MX作为前台网页设计开发工具。系统的安装、维修方便，具有统一、友好的用户界面。
二、系统需求分析
以B/S结构体系为架构，结合工作流技术在办公系统中的应用，通过将系统的工作流程与网络技术相结合，设计实现办公自动化系统的开发和应用。本系统是以作者所在单位日常行政办公为主要背景进行开发设计，主要解决单位实际管理工作中传统办公模式的工作效率低的问题，并可以进一步改进使其适用于大部分同层次高职高专院校。主要实现以下功能：
1.系统登陆
指定系统使用范围内的人员首先进行系统注册，待管理员审核通过后，可以进入系统进行职权范围内的操作。
2.公告列表
发布学校日常的通知、公告，所有用户都可以查看，公告内容包括序号、题目、发布部门、发布时间、正文、附件等。
3.会议安排
发布学校每星期重要活动日程和学校领导计划召开的会议等。所有用户均可查看，会议安排包括会议或活动内容、参会人员、主持人、主办单位、地点、时间等。
4.文件列
此栏目设计成先签收下载文件到本地机器方可查看，以便管理员及时统计公文接收情况。另外，公文起草部门也可通过点击“起草公文”，填写预制好的《发文签批单》和正文附件一并通过此功能提交至秘书审核，实现公文的流转、审批。
5.用户信息
所有用户通过此功能修改个人信息，如姓名，登录密码等。
6.系统管理
系统管理为管理员使用权限，是系统所有栏目管理的核心。普通用户无权登陆系统管理栏。系统管理又分为公告管理、会议管理、文件管理、用户管理、收文管理五个子模块。管理员对每个子模块的功能拥有读取、写入、修改、删除等所有权限。
公告管理：实现通知、公告的查看、审核、添加、发布、删除、修改。
会议管理：实现会议日程的添加、删除、修改。
文件管理：实现文件的查询、查看、审核、发布、删除、修改等功能。其中审核功能接收并审核由起草公文模块提交的公文，审核通过后，将文件提交至下一阶段，实现文件审核的流转。查询功能则查询已经储存在数据库中的所有文件。
用户管理：实现用户审核、权限设定，查看、修改、删除用户的数据。
收文管理：对上级等外来文件进行登记，填写《来文登记表》保存到数据库中，并实现对已经录入的数据进行查询、修改、删除。此功能中的数据录入既是为了方便对来文进行查询，也是为了学校后期专业档案管理系统导入数据提供原始数据。
7.退出登陆
实现用户安全退出系统。该功能的作用是在用户关闭浏览器前，做一些清除操作，例如清除当前个人session会话，确保用户信息安全。
三、可行性分析
1.经济可行性
本系统要实现的功能是一般性的日常行政办公业务，采用B/S结构，用户端无需安装任何软件，只需安装Web浏览器。用户进行相关信息的浏览和业务操作等在客户端完成，这种结构模式使得系统的成本低，易升级，易扩展，而用户客户端则不需要任何的变动。对于技术人员对系统进行维护、升级而言，也是极其方便，实现了客户端的零管理。
2. 技术可行性
系统一般包括客户端web浏览器、Web服务器和数据库服务器。由于所有的程序和数据都在服务器上，客户端只具备基本上网条件并安装普通浏览器即可。ASP应用程序在服务器端运行，处理结果返回到浏览器端时，页面已经被处理转换成html语言，用户得到的只是普通的html语言，看不到asp源代码，不易修改，从而有效的维护了系统的安全。其次是支持虚拟目录，可以隐藏站点目录结构，防止系统受到黑客攻击，对于网络的安全具有十分重要的意义。
四、系统的总体设计和架构
1.系统的架构设计
本系统结合系统规模及其他影响因素，选用基于B/S网络结构体系开发办公自动化系统。这种架构能将系统中的各要素进行分层设计，形成了前端客户层、中间应用层、后端的服务层三层体系。整个办公自动化系统依托学校局域网，采用Web 流行的B/S 架构，中间层采用ASP技术实现，数据服务层（即数据库支撑）用SQL Server 2000完成。系统架构示意图如图1所示。
2.结构和功能
系统可以分为表示层、应用层、数据层3 层体系结构：表示层即客户端，也就是用户界面（如Internet Explore等Web 浏览器）；中间应用层是系统关键部分，也就是服务器端（用ASP程序设计实现），重点是对应用任务进行处理。通过架构图可以看出，应用层（服务器端）起到桥梁的作用。数据层位于低层，也就是数据库端，它以ADO为接口，Microsoft SQL Server 为架构，主要处理应用层对数据的请求。
五、展望
未来系统的重点是在做好目前系统稳定性和实用性的前提下，把本系统朝着可高度订制的方向努力，使本系统不仅能够满足学校办公室行政办公的要求，更能将档案、人事、车辆管理等整合到一体，不断完善、增加相关事务的功能。使系统能更好地、更有效地为学校整体办公提供更全面、更快捷地服务。