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摘 要：本文从“函”的正确使用入手，进而说明公文规范化的重要性，提出高校在公文处理中要强化公文处理规范化的思想认识，加强行政公文的监管力度，提高文秘人员的业务能力。
关键词：公文 函 思考
中图分类号：G421 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）02（b）-0061-01
1 “函”的界定
“行政公文是高校行驶管理和监督职能不可缺少的重要工具，是上情下达、下情上报、横向沟通的一个基本手段，是师生员工办事的最终依据和凭证。”[5]
新《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中规定行政机关的公文种类有13类13种。在高校行政公文中，常用的有“决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”等11种。在这11种公文文种中，“函”是唯一的平行文。《办法》中对“函”的使用范围有这样的表述；函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门请求批准和答复审批事项”。
2 “函”的正确使用
在日常的行文中，从内容上看“函”包括“申请函、商洽函、询问函、答复函、告知函”等；从行文方向上看“函”有来函、复函两种。具体来说，向有关主管部门请求审批事项要用“申请函”，上级与下级相互询问事项要用“询问函”，上级答复下级的询问要用“答复函”，所有平级或不相隶属单位之间行文一定要用“函”，所以，“函”的使用应该是比较广泛的。但在高校行政公文中，“函”使用得并不多，很多该用“函”发文的，却用了“请示、批复”。
2.1 “请示”与“函”
根据《办法》的规定：“向上级机关请求指示、批准”时使用“请示”，而“不相隶属机关之间的请求批准”用“函”。二者在请求批准这一功能上相似，因此常出现混淆。比如；某校要向上级机关报批“关于新专业招生的请示”显然应该用“请示”，但却用了“函”；而往往过分尊重有关主管部门为顺利完成某项业务，该用“申请函”这一类型的“函”时却递交了“请示”。
申请函，是向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项的函。行文对象为“有关主管部门”，这一职能部门可以是上级，也可以是平级，但一定是无隶属关系。在办理某项业务时，需要通过“函”征得此项业务主管部门的同意。“请示”一定是上行文，行文对象为“上级机关”，所谓“上级机关”，是行政上隶属的领导机关和业务指导机关。因此，搞清楚隶属关系是确定行文方向和选择文种的重要依据。
2.2 “批复”与“函”
某企业通过“函”来与某高校商洽租用教室开设语言培训班事宜，该校应用“函”回复，却用了“批复”行文。批复，是用来“答复下级机关的请示事项”。是在行政公文中与“请示”相互对应的文种。批复与被批复对象之间具有行政隶属关系。而“函”在《办法》中明确规定，适用于“不相隶属机关”，因此，在“答复不相隶属机关有关审批事项”的时候要用“答复函”（“复函”）。“答复函”，是上级答复下级询问、平级相互答复询问事宜及审批答复申请函时使用的函。因此，有“请示”才有“批复”，有“来函”才有“复函”。认识到对应关系，避免该用“函”的地方用了“批复”。
在选择使用“函”时，要把握两个关键点：一是把握行文关系。“函”是唯一的平行文，所谓平行文，是平级机关、组织、单位或没有隶属关系的机关、组织、单位之间，为协商或通知有关事项而制法的公文。因此，在平行机关中或者没有隶属关系的机关之间，文种选择要想到“函”；二是把握“不相隶属机关之间”的概念。既然不相隶属，必然存在向上级不相隶属机关行文，也存在向下级不相隶属机关行文，可以说“函”具有多向性的特点。因此，在行文中要打破潜意识的情感因素，不能为尊重、迎合不相隶属的上级机关方便办事而摒弃使用“函”的观念。
3 思考
行政公文具有高度的严肃性，学校行政公文处理的规范化、制度化、科学化，不仅能提高高校管理水平，也能树立良好的对外形象。因此，不光是“函”这一文种的正确使用，在公文处理中收发、审核、用印、归档和销毁等每一个环节都应该处于规范化管理，只有使公文处于规范化的运作中，才能更好地处理日常工作，发挥公文的有效作用。为此，高校在公文在处理上，要抓好几个最根本也是最重要的环节。
第一，强化公文处理规范化的思想认识。“我们必须具有强烈的公文规范化意识，充分认识到公文规范化的重要性，在工作中自觉养成公文规范化的良好习惯。避免出现办文程序不规范、文种不规范、格式不规范等问题。”[2]在公文处理中，牢记《办法》的規定；“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”全力推进公文规范化运作。
第二，加强行政公文的监管力度。《办法》中第六条明确规定“各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强本机关公文处理工作的领导和检查”。行政公文要严格制作程序，高校要结合自身实际，制定本校的公文管理规定，健全公文处理的有关制度。高校相关部门的领导要严格把关，重点审核“是否需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合办法的规定”等，确保公文的规范化。
第三，提高文秘人员的业务能力。文秘人员在草拟公文时，要严格按照《办法》中的要求，做到符合国家的法律、法规及其他有关规定；情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条例清楚，直述不曲，自此规范，标点正确，篇幅力求简短；明确文种、紧急程度；人名、地名、数字、引文准确；结构层次序数清晰；计量单位、数字、简称等规范。为此，高校要重视公文写作和处理方面的业务培训与交流，要组织公文办理人员深入学习《办法》等公文法规，加强思想理论、业务知识和写作能力等方面的培训，各部门文秘人员要相互学习、加强交流，提高公文的写作质量，进而提高工作效率。
参考文献
[1] 张浩.最新公文处理规范与实务[M].蓝天出版，2005.
[2] 高邑.办公室常用文书[M].中国华侨出版社，2011.
[3] 郑立新.当前高校行政公文写作的规范化问题探析[J].莆田学院学报，2010，17（4）：48-52.
[4] 张保忠.“函”的特征、例析与写作要领[J].秘书工作，2002（11）：19-21.
[5] 阮慧，程艳旗.高校行政公文制定工作的规范化和科学化[J].中国高教研究，2002（8）：30-31.
[6] 姜芬奇.高校公文规范化探讨[J].洛阳理工学院学报：社会科学版，2008，23（2）：95-96.
关键词：公文 函 思考
中图分类号：G421 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）02（b）-0061-01
1 “函”的界定
“行政公文是高校行驶管理和监督职能不可缺少的重要工具，是上情下达、下情上报、横向沟通的一个基本手段，是师生员工办事的最终依据和凭证。”[5]
新《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中规定行政机关的公文种类有13类13种。在高校行政公文中，常用的有“决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”等11种。在这11种公文文种中，“函”是唯一的平行文。《办法》中对“函”的使用范围有这样的表述；函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题；向有关主管部门请求批准和答复审批事项”。
2 “函”的正确使用
在日常的行文中，从内容上看“函”包括“申请函、商洽函、询问函、答复函、告知函”等；从行文方向上看“函”有来函、复函两种。具体来说，向有关主管部门请求审批事项要用“申请函”，上级与下级相互询问事项要用“询问函”，上级答复下级的询问要用“答复函”，所有平级或不相隶属单位之间行文一定要用“函”，所以，“函”的使用应该是比较广泛的。但在高校行政公文中，“函”使用得并不多，很多该用“函”发文的，却用了“请示、批复”。
2.1 “请示”与“函”
根据《办法》的规定：“向上级机关请求指示、批准”时使用“请示”，而“不相隶属机关之间的请求批准”用“函”。二者在请求批准这一功能上相似，因此常出现混淆。比如；某校要向上级机关报批“关于新专业招生的请示”显然应该用“请示”，但却用了“函”；而往往过分尊重有关主管部门为顺利完成某项业务，该用“申请函”这一类型的“函”时却递交了“请示”。
申请函，是向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项的函。行文对象为“有关主管部门”，这一职能部门可以是上级，也可以是平级，但一定是无隶属关系。在办理某项业务时，需要通过“函”征得此项业务主管部门的同意。“请示”一定是上行文，行文对象为“上级机关”，所谓“上级机关”，是行政上隶属的领导机关和业务指导机关。因此，搞清楚隶属关系是确定行文方向和选择文种的重要依据。
2.2 “批复”与“函”
某企业通过“函”来与某高校商洽租用教室开设语言培训班事宜，该校应用“函”回复，却用了“批复”行文。批复，是用来“答复下级机关的请示事项”。是在行政公文中与“请示”相互对应的文种。批复与被批复对象之间具有行政隶属关系。而“函”在《办法》中明确规定，适用于“不相隶属机关”，因此，在“答复不相隶属机关有关审批事项”的时候要用“答复函”（“复函”）。“答复函”，是上级答复下级询问、平级相互答复询问事宜及审批答复申请函时使用的函。因此，有“请示”才有“批复”，有“来函”才有“复函”。认识到对应关系，避免该用“函”的地方用了“批复”。
在选择使用“函”时，要把握两个关键点：一是把握行文关系。“函”是唯一的平行文，所谓平行文，是平级机关、组织、单位或没有隶属关系的机关、组织、单位之间，为协商或通知有关事项而制法的公文。因此，在平行机关中或者没有隶属关系的机关之间，文种选择要想到“函”；二是把握“不相隶属机关之间”的概念。既然不相隶属，必然存在向上级不相隶属机关行文，也存在向下级不相隶属机关行文，可以说“函”具有多向性的特点。因此，在行文中要打破潜意识的情感因素，不能为尊重、迎合不相隶属的上级机关方便办事而摒弃使用“函”的观念。
3 思考
行政公文具有高度的严肃性，学校行政公文处理的规范化、制度化、科学化，不仅能提高高校管理水平，也能树立良好的对外形象。因此，不光是“函”这一文种的正确使用，在公文处理中收发、审核、用印、归档和销毁等每一个环节都应该处于规范化管理，只有使公文处于规范化的运作中，才能更好地处理日常工作，发挥公文的有效作用。为此，高校在公文在处理上，要抓好几个最根本也是最重要的环节。
第一，强化公文处理规范化的思想认识。“我们必须具有强烈的公文规范化意识，充分认识到公文规范化的重要性，在工作中自觉养成公文规范化的良好习惯。避免出现办文程序不规范、文种不规范、格式不规范等问题。”[2]在公文处理中，牢记《办法》的規定；“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”全力推进公文规范化运作。
第二，加强行政公文的监管力度。《办法》中第六条明确规定“各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强本机关公文处理工作的领导和检查”。行政公文要严格制作程序，高校要结合自身实际，制定本校的公文管理规定，健全公文处理的有关制度。高校相关部门的领导要严格把关，重点审核“是否需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合办法的规定”等，确保公文的规范化。
第三，提高文秘人员的业务能力。文秘人员在草拟公文时，要严格按照《办法》中的要求，做到符合国家的法律、法规及其他有关规定；情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条例清楚，直述不曲，自此规范，标点正确，篇幅力求简短；明确文种、紧急程度；人名、地名、数字、引文准确；结构层次序数清晰；计量单位、数字、简称等规范。为此，高校要重视公文写作和处理方面的业务培训与交流，要组织公文办理人员深入学习《办法》等公文法规，加强思想理论、业务知识和写作能力等方面的培训，各部门文秘人员要相互学习、加强交流，提高公文的写作质量，进而提高工作效率。
参考文献
[1] 张浩.最新公文处理规范与实务[M].蓝天出版，2005.
[2] 高邑.办公室常用文书[M].中国华侨出版社，2011.
[3] 郑立新.当前高校行政公文写作的规范化问题探析[J].莆田学院学报，2010，17（4）：48-52.
[4] 张保忠.“函”的特征、例析与写作要领[J].秘书工作，2002（11）：19-21.
[5] 阮慧，程艳旗.高校行政公文制定工作的规范化和科学化[J].中国高教研究，2002（8）：30-31.
[6] 姜芬奇.高校公文规范化探讨[J].洛阳理工学院学报：社会科学版，2008，23（2）：95-96.