论文部分内容阅读
摘要：在这个高度信息化的时代，人事档案的管理工作成为大数据时代信息安全管理的一个重要方面。但是在实际工作中也正是因为过去与现在管理方式的不同，造成了有些人事档案电子化及信息传递的脱节，导致部分人事档案的缺失或信息不准确。本文主要针对人事档案的管理工作中出现的问题作出分析，并结合当今大数据时代信息交流的特点，探讨解决问题的办法、措施。
关键词：人事档案管理 问题 解决措施
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2018）10-0121-02
自古以来，人事管理制度一直受到统治阶层的高度重视。从世袭制到举荐制、察举制，一直到后来在中国沿用了两千多年的科举制，统治阶级都是在不断改进选拔人才的制度。时代走进了高速发展的今天，开放、包容、共享已经成为人类社会发展的主题，信息共享日益成为时代发展的要求，这当中，人事管理信息的更新与共享，也为人们所关注。但是，在新旧管理模式转换过程中，也产生了一些问题。
一、人事档案管理存在的问题
1.人事档案管理不严谨
摒弃了古代统治阶级对信息的垄断方式，依靠现代网络的便利，档案很容易被泄露。首先是档案管理关系混乱。主要是在编人员与非在编人员的问题。
在编人员的档案主要在机关、事业单位、国企单位等的人事部门。而非在编人员的档案则分布在不同部门，有的在人事部门的人才交流中心，有的在单位主管部门，有的在社会保险部门，有的在个人手中，致使这部分人群的档案得不到严谨的管理，更严重的会造成档案流失，使一些不法分子使用这部分资料谋不义之财。
除了档案的存储，档案的交接转移中也存在一些问题，人员流动中，除了在编人员的档案，其他非在编人员的档案得不到及时有效的转移，造成人事档案不连续、环节脱档，致使后来单位无法及时对人员的档案进行补充，造成弃档、空档。也有不少企业单位在招聘人才时，没有把人事档案交由职能部门保存，很容易出现管理盲区。
2.管理人员素质良莠不齐
在大多数非政府部门，特别是一些企业，对人事档案管理工作的重要性认识不足，管理方式粗放，为了降低生产成本，安排非人事管理人员兼职或交由临时人员保管，由于缺乏专业知识，在档案资料的收集、分类、整理、归档上应付了事，无法保证人事信息的准确、完整，不能有效发挥档案管理工作的职能作用。有些单位私自保存人事档案，造成优秀人才的埋没。个别工作人员，缺乏职业道德，对人事档案管理极不负责，为了一己私利泄露人事信息，给社会、单位和个人造成损失。因此，选好、用好档案管理人员是非常重要的。
3.人事档案的内容缺陷
人事檔案内容方面存在缺陷，主要表现为以下几个方面。第一，内容真实度不够。主要原因是大多数档案是由个人填写，单位人事机构负责审核，由于工作量大，相关信息证明不足，人事信息的真实性、准确性得不到保证，导致个别人因为提职、晋升出现虚假信息问题。第二，档案的内容填写不完备。这主要是在人员调配过程中人事档案转移不及时造成的。所在单位不能填写相关信息，就会造成上文所说的空档、缺档。第三，档案的内容过于臃肿。除了缺档，有的当事人的档案填写内容臃肿，有用的没用的，都被收档存放。
4.信息电子化过程中造成的遗漏
信息电子化管理存在的问题主要有三方面。一是庞大的信息量，给电子化工作带来了繁重的任务。由于纸质材料内容录入计算机，没有什么特殊的技术含量，于是一些单位会找临时人员有偿完成“无聊的”工作，这样做的结果，就会出现操作人员由于对工作不熟悉，对工作不负责任，造成纸质材料丢失、录入信息错误甚至档案信息泄露的情况。二是大数据需要一整套容量庞大计算精确的数据库来存储，如果没有专业技术人才操作，难以建立系统安全防火墙，很容易被网络侵入，丢失信息。三是目前我国正处在网络覆盖政务工作的成长期，个人人事档案并没有完全电子化，这也给档案查询带来一定困难。
二、人事档案管理工作的改进
1.优化档案管理系统
统一管理在编与非在编人员档案资料，改变以前档案零星分布的旧况。可以设立备份文件，在当事人所在单位留存一份资料，便于查阅，备份文件归政府档案管理部门统一管理，既能保证档案的完备性，又能有效预防空档、缺档的问题。因此，用人单位在管理人事档案工作上，应设立专门的人事管理机构，配备德才兼备的专业技术人才从根本上优化管理系统。
2.培养专业的管理人员
配备专人专职负责人事档案管理工作，不再使用兼职或临时人员。专业化从业人员入岗流程，严格筛查从业人员能力。到岗后，切实做好人员的专业培训工作。使工作人员树立牢固的责任意识，从讲政治的高度，认识档案管理工作的重要性，养成对事业高度负责的良好习惯，坚守职业道德，严格守住档案信息真实、可靠关，严格把住档案信息管理的安全关。
3.优化档案内容
搞好优化档案内容应做好以下几方面工作。
第一，利用第三方服务，客观公正地反映档案信息，由于档案一般由个人填写，有些信息没有提供佐证依据，档案信息的真实性无法保证。我们可以尝试委托有资质的第三方服务机构取证、填写，既能保证资料的真实性，也能避免内容冗余。第二，对于已保存档案，要选派专业人员严加审查，尽可能纠正、删除资料的错误、冗余部分。在填写档案时，注意进行分类。当事人不同的经历，在不同领域的履历，进行分门别类的存放。第三，在建立电子档时，注意设置索引。当不同的用人单位需要查看该候选人相关经历时，可以快速、准确地确定信息，为用人单位和专业人才搭建起信息桥梁。
4.拓宽档案的开放对象
对于未就业人员尤其是应往届大学毕业生的人事档案，留存在不同部门，人才信息没有得到充分的利用，千里马遇不到伯乐，而伯乐也找不到千里马。因此扩宽档案开放对象势在必行。例如：未就业人员人事档案适当对具备资质的“猎头公司”开放，通过“猎头公司”为用人单位寻找人才，让人才找到适合自己的岗位，带动人才流动和就业，为地方经济社会发展提供人才支持。
5.规范档案的转移，更新流程
随着人员的调动，个人档案也需要及时转移，避免出现空档、缺档现象。人员到岗后，其个人档案也应当随之转移到新的工作单位，交由相关人事部门管理。借助于现代化的网络系统，及时更新政府主管部门的备份文件，做到两方面齐头并进，确保信息的准确、有效。
6.建立健全网络档案信息管理
现在是大数据时代，对于人事档案来说，电子化是大势所趋。而将纸质文件电子化也只是管理方式表面上的转变。要体现电子化档案相比较纸质档案的优越性，就要做到对电子档案的充分利用，发挥最大价值，通过技术手段，实现对个体的完整描述，为访问者提供快速、全面、优质的服务。但是，访问者只有经过授权，才能获得查阅数据库的权利。
三、结语
随着信息化时代的发展，个人信息肯定会得到更合理的存储，信息的价值肯定也会得到更加合理的应用。建立健全人事档案管理制度，不断完善档案信息管理体系，就能为优化人力资源配置、提高事业发展水平起到积极的推动作用。
总的来说，人事档案管理体系的日益完善，对于社会各阶层人员来说，都是有益无害的，使个人信息安全得到了保障，适度的信息公开能为人才就业提供适合的岗位，让人才发挥专业技能价值，为社会主义的建设提供强大动力。
参考文献：
[1]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2014.
[2]鲁瑶.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].档案学通讯，2006（4）.
[3]彭彩虹.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务，2012（13）.
责任编辑：于蕾
关键词：人事档案管理 问题 解决措施
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-5349（2018）10-0121-02
自古以来，人事管理制度一直受到统治阶层的高度重视。从世袭制到举荐制、察举制，一直到后来在中国沿用了两千多年的科举制，统治阶级都是在不断改进选拔人才的制度。时代走进了高速发展的今天，开放、包容、共享已经成为人类社会发展的主题，信息共享日益成为时代发展的要求，这当中，人事管理信息的更新与共享，也为人们所关注。但是，在新旧管理模式转换过程中，也产生了一些问题。
一、人事档案管理存在的问题
1.人事档案管理不严谨
摒弃了古代统治阶级对信息的垄断方式，依靠现代网络的便利，档案很容易被泄露。首先是档案管理关系混乱。主要是在编人员与非在编人员的问题。
在编人员的档案主要在机关、事业单位、国企单位等的人事部门。而非在编人员的档案则分布在不同部门，有的在人事部门的人才交流中心，有的在单位主管部门，有的在社会保险部门，有的在个人手中，致使这部分人群的档案得不到严谨的管理，更严重的会造成档案流失，使一些不法分子使用这部分资料谋不义之财。
除了档案的存储，档案的交接转移中也存在一些问题，人员流动中，除了在编人员的档案，其他非在编人员的档案得不到及时有效的转移，造成人事档案不连续、环节脱档，致使后来单位无法及时对人员的档案进行补充，造成弃档、空档。也有不少企业单位在招聘人才时，没有把人事档案交由职能部门保存，很容易出现管理盲区。
2.管理人员素质良莠不齐
在大多数非政府部门，特别是一些企业，对人事档案管理工作的重要性认识不足，管理方式粗放，为了降低生产成本，安排非人事管理人员兼职或交由临时人员保管，由于缺乏专业知识，在档案资料的收集、分类、整理、归档上应付了事，无法保证人事信息的准确、完整，不能有效发挥档案管理工作的职能作用。有些单位私自保存人事档案，造成优秀人才的埋没。个别工作人员，缺乏职业道德，对人事档案管理极不负责，为了一己私利泄露人事信息，给社会、单位和个人造成损失。因此，选好、用好档案管理人员是非常重要的。
3.人事档案的内容缺陷
人事檔案内容方面存在缺陷，主要表现为以下几个方面。第一，内容真实度不够。主要原因是大多数档案是由个人填写，单位人事机构负责审核，由于工作量大，相关信息证明不足，人事信息的真实性、准确性得不到保证，导致个别人因为提职、晋升出现虚假信息问题。第二，档案的内容填写不完备。这主要是在人员调配过程中人事档案转移不及时造成的。所在单位不能填写相关信息，就会造成上文所说的空档、缺档。第三，档案的内容过于臃肿。除了缺档，有的当事人的档案填写内容臃肿，有用的没用的，都被收档存放。
4.信息电子化过程中造成的遗漏
信息电子化管理存在的问题主要有三方面。一是庞大的信息量，给电子化工作带来了繁重的任务。由于纸质材料内容录入计算机，没有什么特殊的技术含量，于是一些单位会找临时人员有偿完成“无聊的”工作，这样做的结果，就会出现操作人员由于对工作不熟悉，对工作不负责任，造成纸质材料丢失、录入信息错误甚至档案信息泄露的情况。二是大数据需要一整套容量庞大计算精确的数据库来存储，如果没有专业技术人才操作，难以建立系统安全防火墙，很容易被网络侵入，丢失信息。三是目前我国正处在网络覆盖政务工作的成长期，个人人事档案并没有完全电子化，这也给档案查询带来一定困难。
二、人事档案管理工作的改进
1.优化档案管理系统
统一管理在编与非在编人员档案资料，改变以前档案零星分布的旧况。可以设立备份文件，在当事人所在单位留存一份资料，便于查阅，备份文件归政府档案管理部门统一管理，既能保证档案的完备性，又能有效预防空档、缺档的问题。因此，用人单位在管理人事档案工作上，应设立专门的人事管理机构，配备德才兼备的专业技术人才从根本上优化管理系统。
2.培养专业的管理人员
配备专人专职负责人事档案管理工作，不再使用兼职或临时人员。专业化从业人员入岗流程，严格筛查从业人员能力。到岗后，切实做好人员的专业培训工作。使工作人员树立牢固的责任意识，从讲政治的高度，认识档案管理工作的重要性，养成对事业高度负责的良好习惯，坚守职业道德，严格守住档案信息真实、可靠关，严格把住档案信息管理的安全关。
3.优化档案内容
搞好优化档案内容应做好以下几方面工作。
第一，利用第三方服务，客观公正地反映档案信息，由于档案一般由个人填写，有些信息没有提供佐证依据，档案信息的真实性无法保证。我们可以尝试委托有资质的第三方服务机构取证、填写，既能保证资料的真实性，也能避免内容冗余。第二，对于已保存档案，要选派专业人员严加审查，尽可能纠正、删除资料的错误、冗余部分。在填写档案时，注意进行分类。当事人不同的经历，在不同领域的履历，进行分门别类的存放。第三，在建立电子档时，注意设置索引。当不同的用人单位需要查看该候选人相关经历时，可以快速、准确地确定信息，为用人单位和专业人才搭建起信息桥梁。
4.拓宽档案的开放对象
对于未就业人员尤其是应往届大学毕业生的人事档案，留存在不同部门，人才信息没有得到充分的利用，千里马遇不到伯乐，而伯乐也找不到千里马。因此扩宽档案开放对象势在必行。例如：未就业人员人事档案适当对具备资质的“猎头公司”开放，通过“猎头公司”为用人单位寻找人才，让人才找到适合自己的岗位，带动人才流动和就业，为地方经济社会发展提供人才支持。
5.规范档案的转移，更新流程
随着人员的调动，个人档案也需要及时转移，避免出现空档、缺档现象。人员到岗后，其个人档案也应当随之转移到新的工作单位，交由相关人事部门管理。借助于现代化的网络系统，及时更新政府主管部门的备份文件，做到两方面齐头并进，确保信息的准确、有效。
6.建立健全网络档案信息管理
现在是大数据时代，对于人事档案来说，电子化是大势所趋。而将纸质文件电子化也只是管理方式表面上的转变。要体现电子化档案相比较纸质档案的优越性，就要做到对电子档案的充分利用，发挥最大价值，通过技术手段，实现对个体的完整描述，为访问者提供快速、全面、优质的服务。但是，访问者只有经过授权，才能获得查阅数据库的权利。
三、结语
随着信息化时代的发展，个人信息肯定会得到更合理的存储，信息的价值肯定也会得到更加合理的应用。建立健全人事档案管理制度，不断完善档案信息管理体系，就能为优化人力资源配置、提高事业发展水平起到积极的推动作用。
总的来说，人事档案管理体系的日益完善，对于社会各阶层人员来说，都是有益无害的，使个人信息安全得到了保障，适度的信息公开能为人才就业提供适合的岗位，让人才发挥专业技能价值，为社会主义的建设提供强大动力。
参考文献：
[1]王云庆，苗壮.现代档案管理学[M].青岛：青岛出版社，2014.
[2]鲁瑶.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].档案学通讯，2006（4）.
[3]彭彩虹.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].办公室业务，2012（13）.
责任编辑：于蕾