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在教学时，我们经常想当然地处理PPT的排版问题。但是，如果你仔细研究图文格式和排版的艺术，就会发现它们不仅仅能影响美观，还具有能更清晰、快速地传达信息的实际意义。课件页面的功能主要是展示文字和图片，它们是版式设计中最主要的视觉元素，课件的版式设计就是通过科学合理地组织这两种元素，达到清晰地组织信息、提高文字可读性的目的，使学生与页面信息能有效交流。
● 为最后一排学生设计
排版和格式必须使页面上的信息变得更加清晰，而不是让学生花时间在格式上揣测其含义。版面设计时首先要重视文字和图片的可视性，让最后一排学生也能快速、轻松地阅读。
1.字号大一些
大多数课件的问题在于文字太小。根据普通教室大小和班级学生人数，文字字号设置一般不小于28号，除非整段文字很多，没办法把字号设置这么大。如果页面不超过4行，每行文字不超过10个字，哪怕把字号设置为60号大小也不为过。文字更少时，请大胆地把字号设为更大。
2.避免拥挤不堪
没有人喜欢文字很多的页面，如果不是迫不得已，尽量减少每行字的数量和文字行数。字与字、行与行、段与段之间的距离会影响PPT页面空间的合理性，距离过大或过小都会增加文本的阅读难度。在PPT中，文本框中文字的行间距一般默认为字号的120%。例如，字号设置为28磅，那么行间距通常默认为33.6磅（28×120%），也就是“单倍行距”的磅值。段落行数较多时，默认行间距会看起来偏小，需要增大行距固定值，一般设置为1.2～1.5倍行间距；随着文本字号磅值的增加，行间距也会看起来偏大，相关内容就显得比较分散，这时就需要减小行距固定值。当字号很大时，如果文字间显得拥挤，就适当在“字体—字符间距”选项中加宽字间距磅值。列表项一般被当作独立的段落，因此有必要调整段前距和段后距。为使页面看起来更加简洁，不要给文字设置倾斜和阴影，也不要添加下划线。
3.选择你的字体
设计课件时选择何种字体取决于文本内容、文字数量和性格偏好。有些人会特别偏好某几种字体，而有些人在选择字体时有很大的随意性。在考虑选择何种字体的时候，应考虑该字体被投影到幕布上的识别度和易读性。对于中文来说，问题、答案、注释性文字、多行段落文本、列表文字等通常使用宋体、微软雅黑、幼圆等字体，黑体、粗体微软雅黑、方正粗倩等比较适合标题或需要强调的文字。隶书、楷体、仿宋等字体源于书法，有一定的艺术特征，远距离辨认性较差，不适合用于课件中。对于英文，sans serif系字体的投影效果最好，较合适的还有Helvetica、Caslon、bodoni等系列字体。当然，也可以使用其他类型的字体，如指明教学环节的标题文字、封面课题、字号较大的关键字或者出于特殊需要的文字等，可以使用美术体、书法体、行书和魏碑等，但通常不宜使用在普通的教学信息文本上。为使课件整体上协调统一，建议教师遵循“三种字体原则”，即一个课件使用不超过三种字体。
● 让图像上的文字更清晰
在情境式的教学课件中，需要把图片全屏，然后加上对话或字幕。但由于儿童比较喜欢色彩丰富的卡通图片，小学和幼儿园教师经常会使用一些韩国壁纸作为课件背景，这类图片色彩和纹理丰富，图像或纹理与文字之间缺少强烈的对比，直接影响到文字的可读性。解决方法是在文字下方添加一个圆角矩形，调整其圆角半径，然后选择“设置形状格式”，调整形状的线条颜色为“无线条”，填充效果为“纯色填充”，颜色选择白色，然后调整透明度。这样处理后足以将文字与背景图像分开，使文字与图像和谐、自然地融合在一起（如图1、图2）。
● 提高图片可读性
图片是教学课件中除文本之外的第二大元素。随着网络的普及、大量图片资源网站的产生以及PPT课件资源的日益丰富，越来越多的图片被使用在课件中，使教学更加生动、直观。但不幸的是，很多教师在使用图片时常犯一些共性的错误，导致PPT难以达到预期的观赏效果和教学效果。
1.图片模糊不清
图片模糊是由图片像素低导致的，当图片成为教学的一部分时，模糊的图片是不可容忍的。教学用多媒体投影机的分辨率一般是1024×768像素，建议图片的宽度一般不低于500像素，如果图片需要充满整个屏幕，图片大小应不低于800×600像素，否则图片放大后就会影响视觉效果。教师在百度、Google和必应（bing）搜索图片时，可以根据图片的大、中、小尺寸搜索，甚至还可以自定义所搜索图片的精确大小，找到清晰的图片。
2.图片尺寸过小
对学生来说，需要瞪大双眼去看一张图片是很痛苦的事，尤其是坐在后排和距离投影一侧较远的学生。以在页面并排放两张图片为参考，图片宽度最小应略小于幻灯片页面的一半较为合适。
3.图片没有填满整个屏幕
如果图片很大，但由于图片比例不是4∶3，造成图片上下或左右两边没能到达页面边缘，这样的页面看起来非常扎眼。所以要么使图片全屏；要么裁剪图片，让页面四周都留出空间。
4.图片变形
图片纵向或横向延伸是很普遍的事情。当教师希望图片能够缩放满足屏幕大小，但又忽视了原始比例的时候，图片就会变形。变形的图片看起来会很奇怪也会分散学生的注意力。当需要缩放图片时，应选中图片并拖动图片四角上的句柄进行缩放。
5.图片有水印
带有水印文字的图片会分散学生的注意力，而且反映出教师是个懒惰、不敬业的人。如果實在找不到合适的图片，放弃是最好的选择。
6.使用与教学内容毫无关联的图片
课件中与教学内容无关的图片好比教师含糊不清的教学指令，会使学生迷失学习方向，影响学生正常的思维。教师有意识地放几张幽默生动的图片，会增加课堂趣味性，但也必须恰当巧妙。
● 对齐原则使页面统一而有条理
任何元素都不能在页面上随意安放。每个元素都应当与页面上的另一个元素有某种视觉联系。教师应充分利用左对齐或右对齐，建立一种清晰、精巧而且清爽的视觉空间。左对齐的文本最容易阅读。当文本需要组织成几行时，最好将文本块向左对齐，并在整个课件中使用这种对齐方式。如果是图文并茂的页面，图片在左侧，右侧文字与图片顶端对齐，并且坚持左对齐原则；图片在右侧，段落文字左对齐，单行文字则以图片为基准右对齐。当然，版式设计本身是一门艺术，没有绝对的原则，只有一般性规律。例如，背景图案位于左下方，把文本整体移动到右上侧，页面会更加平衡、通透，有很强的空间感。
对齐是美观的基础，熟悉PowerPoint 2010自带的对齐工具，对齐将轻而易举。一是智能参考线。当我们在页面上拖拽一个对象向另一个对象靠近时，拖拽的对象会自动感知参考对象的边缘或中央，出现一条智能参考线。释放鼠标，此时拖拽的对象就会在参考线的位置快速居中对齐或边缘对齐参考对象。二是网络线和参考线。单击右键，选择“网络和参考线”，选中“屏幕上显示网格”和“屏幕上显示绘图参考线”。当对象移动到网络或参考线时，会自动吸附到网络或参考线上。默认横竖各一条参考线，按下Ctrl键拉动参考线，可以增加到横竖各8条，这个功能很实用，对版面布局很有帮助。网格线特别适用于理科教师绘制图形时参考。三是格式对齐。位于“格式”功能区的“对齐”可以将所选多个对象的边缘对齐，也可以将这些对象居中对齐或在页面中均匀地分散对齐。图3、图5为未修改幻灯片，图4、图6为按对齐原则修改后的幻灯片。
● 重复性原则加强课件简洁统一
所谓重复性原则是指让课件设计中的某些元素在整个课件中重复出现，既增加课件元素的条理性，又加强了组织性和一致性。重复的元素可以是颜色、字体、形状、项目符号、材质、大小、图片、线宽、空间关系等，可以是某种元素在所有幻灯片上重复，也可以是一张幻灯片上某种元素的重复。例如，所有的教学环节标题字体、颜色、字号和样式保持一致；每张幻灯片的左边距保持一致；同一幻灯片上重点强调的关键字设置为相同大小和相同颜色。许多教师通常犯错误是将多种颜色、字体、艺术字和图案放在不同的幻灯片中，看上去风格变化太大，缺少整体的和谐统一。
● 表格使信息更直觀
表格的特点是使信息的结构更加清晰，让文字内容更加容易阅读与理解。对于教学内容中存在的对比、并列等序列信息或者分组信息，使用表格是最理想的选择。通过表格，使用行或列组织列表信息，有利于建立类别之间的关系，从而使教学内容结构更加清晰，有助于学生理解和记忆。
在把纯文本内容转换为表格前，需要根据教学要求准确精炼地规划好表格标题和内容。用表格组织教学信息时，不适合写入太多文字，要努力把句子简化，尽量用短语或关键词。表格也需要美化，其目的不仅仅是为了提高视觉效果，重要的是提高文字的可读性。美化表格的方法很多，没有统一的标准，笔者在此提供几点思路。
1.选对模板
相比PowerPoint 2003，Power Point 2010表格模板得到了增强，新建的表格默认首行、奇偶行的格式不同，选中表格，在“设计功能区”选择喜欢的表格模板。建议不选深背景色的模板，不选同时带有内外边框的模板，内置的模板格式往往需要调整。
2.强调类别标题
为突出分类，可以加粗类别标题文字，或者为标题行或标题列填充背景色。在“设计功能区”左侧选择“标题行”或者“第一列”，可以快速设置类别标题所在行列格式。
3.改内框线型
PowerPoint 2010中的一些表格模板没有明显的内框线，难以清晰区分行列关系。选中表格，选择笔划粗细和笔颜色，然后选择“内部框线”。笔颜色的明暗度一般略高于表格行或列的背景色。
4.换行、列背景
在以文字为主的表格中，奇偶行或奇偶列间隔设置背景色使文字可读性更强（如下页图7）。选中表格，选择“设计功能区”左侧的“镶边行”或者“镶边列”，结合系统自动推荐的“表格样式”，可以快速设置奇数行（列）和偶数行（列）格式互不相同。为了加强与背景色的对比度，统一课件风格，或者根据个人喜好，也可通过“表格样式”组中的“底纹”按钮设置行列背景色。
5.为表格配图片
图片的可读性总是胜于文字。教师可根据教学的需要，结合教学内容，为标题栏或内容栏配上图片，或者直接以图片代替文字，即标题栏图片化和内容图片化（如图8）。例如，用圆点、三角等图形符号替代“是”、“否”、“正确”、“错误”等逻辑型文字。
值得一提的是，有些规则必须注意：背景与文字对比要大；文字一般用白色或黑色；标题文字要中部居中；内容文字至少要中部对齐；要适当调整行高和列宽。
时尚类报刊的目录或者导读经常使用类似表格的设计，它具有表格的行列结构，却没有边框。这种设计的特点是标题文字很少，一般不超过3个字，字号较大，位于内容的左侧，纵向跨2行或3行；标题和内容文字颜色对比强烈；整体在页面上分左右两栏，并用竖线隔开。这种设计在项目和文字较少的情况下有很理想的效果，既美观又具可读性。
● 为最后一排学生设计
排版和格式必须使页面上的信息变得更加清晰，而不是让学生花时间在格式上揣测其含义。版面设计时首先要重视文字和图片的可视性，让最后一排学生也能快速、轻松地阅读。
1.字号大一些
大多数课件的问题在于文字太小。根据普通教室大小和班级学生人数，文字字号设置一般不小于28号，除非整段文字很多，没办法把字号设置这么大。如果页面不超过4行，每行文字不超过10个字，哪怕把字号设置为60号大小也不为过。文字更少时，请大胆地把字号设为更大。
2.避免拥挤不堪
没有人喜欢文字很多的页面，如果不是迫不得已，尽量减少每行字的数量和文字行数。字与字、行与行、段与段之间的距离会影响PPT页面空间的合理性，距离过大或过小都会增加文本的阅读难度。在PPT中，文本框中文字的行间距一般默认为字号的120%。例如，字号设置为28磅，那么行间距通常默认为33.6磅（28×120%），也就是“单倍行距”的磅值。段落行数较多时，默认行间距会看起来偏小，需要增大行距固定值，一般设置为1.2～1.5倍行间距；随着文本字号磅值的增加，行间距也会看起来偏大，相关内容就显得比较分散，这时就需要减小行距固定值。当字号很大时，如果文字间显得拥挤，就适当在“字体—字符间距”选项中加宽字间距磅值。列表项一般被当作独立的段落，因此有必要调整段前距和段后距。为使页面看起来更加简洁，不要给文字设置倾斜和阴影，也不要添加下划线。
3.选择你的字体
设计课件时选择何种字体取决于文本内容、文字数量和性格偏好。有些人会特别偏好某几种字体，而有些人在选择字体时有很大的随意性。在考虑选择何种字体的时候，应考虑该字体被投影到幕布上的识别度和易读性。对于中文来说，问题、答案、注释性文字、多行段落文本、列表文字等通常使用宋体、微软雅黑、幼圆等字体，黑体、粗体微软雅黑、方正粗倩等比较适合标题或需要强调的文字。隶书、楷体、仿宋等字体源于书法，有一定的艺术特征，远距离辨认性较差，不适合用于课件中。对于英文，sans serif系字体的投影效果最好，较合适的还有Helvetica、Caslon、bodoni等系列字体。当然，也可以使用其他类型的字体，如指明教学环节的标题文字、封面课题、字号较大的关键字或者出于特殊需要的文字等，可以使用美术体、书法体、行书和魏碑等，但通常不宜使用在普通的教学信息文本上。为使课件整体上协调统一，建议教师遵循“三种字体原则”，即一个课件使用不超过三种字体。
● 让图像上的文字更清晰
在情境式的教学课件中，需要把图片全屏，然后加上对话或字幕。但由于儿童比较喜欢色彩丰富的卡通图片，小学和幼儿园教师经常会使用一些韩国壁纸作为课件背景，这类图片色彩和纹理丰富，图像或纹理与文字之间缺少强烈的对比，直接影响到文字的可读性。解决方法是在文字下方添加一个圆角矩形，调整其圆角半径，然后选择“设置形状格式”，调整形状的线条颜色为“无线条”，填充效果为“纯色填充”，颜色选择白色，然后调整透明度。这样处理后足以将文字与背景图像分开，使文字与图像和谐、自然地融合在一起（如图1、图2）。
● 提高图片可读性
图片是教学课件中除文本之外的第二大元素。随着网络的普及、大量图片资源网站的产生以及PPT课件资源的日益丰富，越来越多的图片被使用在课件中，使教学更加生动、直观。但不幸的是，很多教师在使用图片时常犯一些共性的错误，导致PPT难以达到预期的观赏效果和教学效果。
1.图片模糊不清
图片模糊是由图片像素低导致的，当图片成为教学的一部分时，模糊的图片是不可容忍的。教学用多媒体投影机的分辨率一般是1024×768像素，建议图片的宽度一般不低于500像素，如果图片需要充满整个屏幕，图片大小应不低于800×600像素，否则图片放大后就会影响视觉效果。教师在百度、Google和必应（bing）搜索图片时，可以根据图片的大、中、小尺寸搜索，甚至还可以自定义所搜索图片的精确大小，找到清晰的图片。
2.图片尺寸过小
对学生来说，需要瞪大双眼去看一张图片是很痛苦的事，尤其是坐在后排和距离投影一侧较远的学生。以在页面并排放两张图片为参考，图片宽度最小应略小于幻灯片页面的一半较为合适。
3.图片没有填满整个屏幕
如果图片很大，但由于图片比例不是4∶3，造成图片上下或左右两边没能到达页面边缘，这样的页面看起来非常扎眼。所以要么使图片全屏；要么裁剪图片，让页面四周都留出空间。
4.图片变形
图片纵向或横向延伸是很普遍的事情。当教师希望图片能够缩放满足屏幕大小，但又忽视了原始比例的时候，图片就会变形。变形的图片看起来会很奇怪也会分散学生的注意力。当需要缩放图片时，应选中图片并拖动图片四角上的句柄进行缩放。
5.图片有水印
带有水印文字的图片会分散学生的注意力，而且反映出教师是个懒惰、不敬业的人。如果實在找不到合适的图片，放弃是最好的选择。
6.使用与教学内容毫无关联的图片
课件中与教学内容无关的图片好比教师含糊不清的教学指令，会使学生迷失学习方向，影响学生正常的思维。教师有意识地放几张幽默生动的图片，会增加课堂趣味性，但也必须恰当巧妙。
● 对齐原则使页面统一而有条理
任何元素都不能在页面上随意安放。每个元素都应当与页面上的另一个元素有某种视觉联系。教师应充分利用左对齐或右对齐，建立一种清晰、精巧而且清爽的视觉空间。左对齐的文本最容易阅读。当文本需要组织成几行时，最好将文本块向左对齐，并在整个课件中使用这种对齐方式。如果是图文并茂的页面，图片在左侧，右侧文字与图片顶端对齐，并且坚持左对齐原则；图片在右侧，段落文字左对齐，单行文字则以图片为基准右对齐。当然，版式设计本身是一门艺术，没有绝对的原则，只有一般性规律。例如，背景图案位于左下方，把文本整体移动到右上侧，页面会更加平衡、通透，有很强的空间感。
对齐是美观的基础，熟悉PowerPoint 2010自带的对齐工具，对齐将轻而易举。一是智能参考线。当我们在页面上拖拽一个对象向另一个对象靠近时，拖拽的对象会自动感知参考对象的边缘或中央，出现一条智能参考线。释放鼠标，此时拖拽的对象就会在参考线的位置快速居中对齐或边缘对齐参考对象。二是网络线和参考线。单击右键，选择“网络和参考线”，选中“屏幕上显示网格”和“屏幕上显示绘图参考线”。当对象移动到网络或参考线时，会自动吸附到网络或参考线上。默认横竖各一条参考线，按下Ctrl键拉动参考线，可以增加到横竖各8条，这个功能很实用，对版面布局很有帮助。网格线特别适用于理科教师绘制图形时参考。三是格式对齐。位于“格式”功能区的“对齐”可以将所选多个对象的边缘对齐，也可以将这些对象居中对齐或在页面中均匀地分散对齐。图3、图5为未修改幻灯片，图4、图6为按对齐原则修改后的幻灯片。
● 重复性原则加强课件简洁统一
所谓重复性原则是指让课件设计中的某些元素在整个课件中重复出现，既增加课件元素的条理性，又加强了组织性和一致性。重复的元素可以是颜色、字体、形状、项目符号、材质、大小、图片、线宽、空间关系等，可以是某种元素在所有幻灯片上重复，也可以是一张幻灯片上某种元素的重复。例如，所有的教学环节标题字体、颜色、字号和样式保持一致；每张幻灯片的左边距保持一致；同一幻灯片上重点强调的关键字设置为相同大小和相同颜色。许多教师通常犯错误是将多种颜色、字体、艺术字和图案放在不同的幻灯片中，看上去风格变化太大，缺少整体的和谐统一。
● 表格使信息更直觀
表格的特点是使信息的结构更加清晰，让文字内容更加容易阅读与理解。对于教学内容中存在的对比、并列等序列信息或者分组信息，使用表格是最理想的选择。通过表格，使用行或列组织列表信息，有利于建立类别之间的关系，从而使教学内容结构更加清晰，有助于学生理解和记忆。
在把纯文本内容转换为表格前，需要根据教学要求准确精炼地规划好表格标题和内容。用表格组织教学信息时，不适合写入太多文字，要努力把句子简化，尽量用短语或关键词。表格也需要美化，其目的不仅仅是为了提高视觉效果，重要的是提高文字的可读性。美化表格的方法很多，没有统一的标准，笔者在此提供几点思路。
1.选对模板
相比PowerPoint 2003，Power Point 2010表格模板得到了增强，新建的表格默认首行、奇偶行的格式不同，选中表格，在“设计功能区”选择喜欢的表格模板。建议不选深背景色的模板，不选同时带有内外边框的模板，内置的模板格式往往需要调整。
2.强调类别标题
为突出分类，可以加粗类别标题文字，或者为标题行或标题列填充背景色。在“设计功能区”左侧选择“标题行”或者“第一列”，可以快速设置类别标题所在行列格式。
3.改内框线型
PowerPoint 2010中的一些表格模板没有明显的内框线，难以清晰区分行列关系。选中表格，选择笔划粗细和笔颜色，然后选择“内部框线”。笔颜色的明暗度一般略高于表格行或列的背景色。
4.换行、列背景
在以文字为主的表格中，奇偶行或奇偶列间隔设置背景色使文字可读性更强（如下页图7）。选中表格，选择“设计功能区”左侧的“镶边行”或者“镶边列”，结合系统自动推荐的“表格样式”，可以快速设置奇数行（列）和偶数行（列）格式互不相同。为了加强与背景色的对比度，统一课件风格，或者根据个人喜好，也可通过“表格样式”组中的“底纹”按钮设置行列背景色。
5.为表格配图片
图片的可读性总是胜于文字。教师可根据教学的需要，结合教学内容，为标题栏或内容栏配上图片，或者直接以图片代替文字，即标题栏图片化和内容图片化（如图8）。例如，用圆点、三角等图形符号替代“是”、“否”、“正确”、“错误”等逻辑型文字。
值得一提的是，有些规则必须注意：背景与文字对比要大；文字一般用白色或黑色；标题文字要中部居中；内容文字至少要中部对齐；要适当调整行高和列宽。
时尚类报刊的目录或者导读经常使用类似表格的设计，它具有表格的行列结构，却没有边框。这种设计的特点是标题文字很少，一般不超过3个字，字号较大，位于内容的左侧，纵向跨2行或3行；标题和内容文字颜色对比强烈；整体在页面上分左右两栏，并用竖线隔开。这种设计在项目和文字较少的情况下有很理想的效果，既美观又具可读性。