高校档案材料对于学校来说，如同一面镜子，详细真实地反映了一所学校从建校初期到逐步发展的整个历史过程，以各种不同形式真实而客观地记载学校的教学及管理过程中的每一个环节，是广大师生员工劳动智慧和经验的结晶，是认识和把握高校发展客观规律的重要依据，是一所学校的宝贵财富。所以要充分发挥这种凭证的作用，就应该科学合理管理档案，发挥其积极作用。就如何发挥档案的作用浅谈如下：
　　一、依法管理，健全档案管理制度
　　档案工作人员要认真学习贯彻执行《档案法》、《档案管理条例》及档案业务规范要求，不断建立和完善档案工作的各项规章制度。通过建立和完善档案收集、整理、保管、利用等一系列科学管理机制，有效保证各类档案资料的规范化、标准化、制度化；通过建立档案保密和责任追究制度，切实做好档案数据、资料的保护工作；通过建立和完善档案安全保管责任制，进一步强化档案安全意识；通过完善档案调阅和使用权限等工作制度，健全档案日常管理工作。这些制度措施，不仅增强了档案管理人员的档案意识，更使档案的保护环境，库房管理及档案利用等都得到极大改善，形成良好的档案工作氛围，为档案工作实现跨越式发展打好坚实基础。
　　二、统一思想、转换观念，正确发挥档案的作用
　　档案管理工作对学校的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作，就必须立足学校教育教学管理现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，立足服务社会、服务学生，使档案管理工作更好地为学校发展服务。
　　1.学校行政管理方面的作用。档案是学校行政工作的工具之一，学校任何规章制度的出台，都是建立在原有管理制度的基础之上，充分发挥档案的作用有助于学校领导班子计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。
　　2.教学管理服务方面的作用。档案是学校教学管理服务活动的记录，具有凭证和参考作用。教学管理的各个环节都会产生相应记录，领导管理、教师教学活动都建立在档案整理和分析的基础上，档案整理与教育教学相互促进，才能不断提高教学服务和管理水平。
　　3.学校文化方面作用。档案与学校文化紧密相连，是学校发展的真实记录和见证，档案是学校文化的重要组成部分。通过学校的档案我们了解到学校的成长历程，学校的核心价值观，以及文化氛围，等等。那一张张照片，一段段影像，一份份文件，一件件实物，让教职员工产生归属感、凝聚力和向心力，让社会更深刻地了解学校的声誉。
　　4.法律方面作用。档案是当时、当地和当事人在业务活动中形成的原始记录，真实可靠，是令人信服的真凭实据。能够保护学校、教职员工、学生的合法权益不受侵害，明确各方面的责任，减少不必要的纠纷。
　　5.培训方面的作用。档案是一种重要的教育资源，其真实性和原始记录性具有不可抗拒的说服力和感染力，一个个真实的案例可以提高的培训的效率，提高学校办学的整体水平。
　　三、发挥档案管理作用应注意的几个问题
　　面对日益剧增的、动态的电子文件和对档案信息的大量、及时的需求，档案管理者不能充分实现现代档案管理目标，必须成为概念、知识的提供者，即从档案实体保管员转变为档案知识管理者、知识提供者及决策咨询者，从而满足企业又好又快发展的需要。由此可见做好档案管理工作是一项重要任务。
　　1.宣传力度需要进一步加大，增强全员档案意识。由于宣传工作力度不够大，工作还欠积极主动，特别是对档案法规宣传力度不够，造成全员意识缺乏。有些部门不能自觉主动归档，有的科室归档质量不好，甚至根本不做整理就统统交到档案室，造成档案整理不够规范，所以，今后需着力加强宣传，强化档案意识。
　　2.档案现代化管理工作要加强。随着时代的发展，社会信息化程度越来越高。目前学校档案管理现代化处于起步阶段。如何充分发挥学校档案室的信息功能、文化功能和教育功能，为学校改革和发展服务，档案工作人员必须做出艰苦的努力。一方面学校要加大投入力度，另一方面档案人员必须做好基础工作，加强管理，充分发挥学校各部门和全体教职工的积极性，相互支持，形成合力。只有提高档案管理的现代化水平，档案的作用才能得以充分发挥，达到为学校改革和发展提供高水平服务的目的。
　　总之，面对新形势和新任务，要充分认识档案管理在学校管理体系中的作用，建立学校档案知识库，使档案信息资源成为学校共有的知识财富。实现档案价值，实现档案知识共享是档案管理的重要课题。以多种形式迅速、准确、系统地开发、传递、应用档案信息资源，为学校各项工作提供有效服务，已成为开发利用档案工作的一个新特点。从学校工作的实际出发，随时掌握档案管理工作动态，及时采取相应措施，做好提供利用的准备和信息的输出工作，满足各项工作的需要，从而达到最大限度地提高档案的利用效率。