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摘要：人事档案的作用日益彰显，必须加强事业单位人事档案管理，本文就在管理过程中遇到的常见问题，进行了分析，提出一些粗浅的处理办法。
关键词：事业单位；人事档案管理；问题；处理
人事档案是记录个人信息的载体，它所记录的信息涉及个人身份、学历、资历、鉴定等多个方面，并由多个不同部门形成，这些材料能够真实反映个人的自然情况以及主要人生轨迹，在实际生活中有很大的应用价值。
一、事业单位人事档案的主要作用
①人事档案是个人重要的凭证和依据。对事业单位职工而言，人事档案中的文件材料是个人享受各种工资福利待遇、解决劳动纠纷的依据，也是职务晋升、评定职称、办理社会保险、政审、对外提供证明的依托。在办理相关业务时审批机关通常会查阅个人的人事档案，寻找相关文件材料，按实际记载进行办理，由此可见它与个人的关系密不可分。②人事档案是档案使用者进行决策的重要参考，是使用者对个人进行了解、评价的重要手段。对事业单位而言，通过查阅人事档案材料，能快速掌握个人的基本情况、自身特长、现实表现等，可在人员招聘、选拔任用、岗位晋升、工作调动等过程中，为判断人岗相适、人职匹配提供参考，同时充分利用人事档案中的个人信息资源，更能全面分析和研究人才特点，为科学构建人才队伍，发挥人才潜能，强效实施人才战略提供重要保障[1]。因此，无论是对个人而言还是对事业单位而言，人事档案的作用正日益得到彰显，必须加强事业单位人事档案管理，将管理步骤做细，管理内容做精，管理方法做新。
二、在事业单位人事档案管理过程中遇到的常见问题及原因
（一）人事档案管理工作弱化，基础设施配备不到位
主要表现在有的单位没有设立独立的人事档案室。有的单位档案室防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉设备不配套，用于整理档案的专业设备也未配齐。其原因应归结为部分事业单位的领导只关注如何保障人事档案的安全，对于人事档案管理的其他意义了解不足。
（二）档案材料收集不及时，不准确、缺损严重
一是收集归档工作整体认知度低，制度不完善，应归档的材料往往不是第一时间被交到档案管理部门，而是存放在个人身边或所在部门，如果时间过长或者出现经手人员岗位调整等特殊情况，极易造成应归档材料的遗失或破损。其主要原因是职工和相关部门缺乏归档知识，对人事档案了解不充分，只是在人事档案管理人员进行收集的时候才转递归档材料，意识不到应主动及时转递归档材料。而目前的现状是，各事业单位人事档案管理人员多数是身兼两职以上，受精力限制，往往不能第一时间、不遗漏地收集归档材料。二是部分归档材料还存在虚假现象。原因是部分人为了升学、参军、就业等原因将个人信息进行不准确记载；也有材料形成部门或档案管理人员不认真或违反工作纪律造成的。如，在现实人事档案中，有些人出生年月、参加工作时间，入党、学历以及个人经历等记载不准确，有个别的人事档案有修改、涂抹的现象。有些鉴定、考核类材料仅注重了形式要件，内容不切实际，导致人人雷同，前后時期雷同，对个人的评价缺乏真实性、客观性，不能准确反映每个人的真实情况，使人事档案的参考价值大大降低，不能正常发挥人事档案的应有作用[2]。
（三）电子人事档案管理应用不充分
现代社会，信息技术发展非常快，计算机的信息水平也不断提高，传统的人事档案管理存在着保管与使用效率上的不足已得到大众的普遍认知，因此人事档案信息管理系统被越来越多的单位所接纳并采用，但实践中使用单位只是利用了信息管理系统的一小部分功能，即在计算机中录入了每个人的基础信息，用来打印档案目录。而没有把档案中所有的纸质材料扫描后录入计算机，个人的电子档案信息没有被完善，导致通过计算机进行无纸化阅档无法实现。如果想通过计算机强大的计算功能进行数据的整合、统计更是无法开展。
三、事业单位人事档案管理常见问题处理办法
①加强人事档案管理工作宣传力度，提高认识，加大投入，使人事档案管理工作的软环境和硬环境同步提升。在实践中可采取多种形式，如：组织事业单位全体人员收看收听有关人事档案管理的讲座、报告；学习相关的法律法规和政策；开展自由讨论等。从而消除单位领导及职工对人事档案管理工作的模糊认识，形成人事档案管理工作与每个人息息相关，人人都要自觉、主动、依法参与的良好氛围。同时要加强相关基础设施的建设和配备，打造合格的硬件环境，使硬件水平既符合基本管理的要求，也能满足进一步发展的需要。
②人事档案管理工作要突出重点，强化细节，通过完善制度来提高管理水平。事业单位要根据实际需要制定和完善本单位人事档案管理制度，在易出问题、易被忽视的环节上明确要求，细化责任，通过严格的制度执行减少或者避免工作失误，努力解决不能及时高效收集归档材料，不能阻止虚假材料进档等问题。使人事档案管理工作朝着规范、科学、全面等方向迈进，使人事档案的使用要更安全、更高效。
③对人事档案管理人员的选配务求政治立场坚定，整体能力要强，对其的培养务求形式多样，学习常态化。在岗人员要以人事档案工作为主。要不断加强对在岗人员各项素质的再提高，可采取在岗培训、离岗学习、继续教育等多种方式，帮助在岗人员树立责任意识，提高技能水平，激发工作热情，使在岗人员自觉履职尽责。
④人事档案管理工作要突破旧的管理模式，加快事业单位电子人事档案建设步伐，借助计算机信息系统完成基本的信息采集工作，并按工作需要对数据信息再加工，实现人事档案动态管理。在条件成熟时，进一步发展，实现人事档案的网络化管理。
（作者单位：吉林省煤炭地质调查总院）
参考文献
[1]莫若琦，杨力.事业单位人事档案管理中存在的问题及思考[J].经济与社会发展，2007，5（05）：153-155.
[2]宋宝英.人事档案网络化管理的思考[J].世纪桥，2012，（09）：120-121.
关键词：事业单位；人事档案管理；问题；处理
人事档案是记录个人信息的载体，它所记录的信息涉及个人身份、学历、资历、鉴定等多个方面，并由多个不同部门形成，这些材料能够真实反映个人的自然情况以及主要人生轨迹，在实际生活中有很大的应用价值。
一、事业单位人事档案的主要作用
①人事档案是个人重要的凭证和依据。对事业单位职工而言，人事档案中的文件材料是个人享受各种工资福利待遇、解决劳动纠纷的依据，也是职务晋升、评定职称、办理社会保险、政审、对外提供证明的依托。在办理相关业务时审批机关通常会查阅个人的人事档案，寻找相关文件材料，按实际记载进行办理，由此可见它与个人的关系密不可分。②人事档案是档案使用者进行决策的重要参考，是使用者对个人进行了解、评价的重要手段。对事业单位而言，通过查阅人事档案材料，能快速掌握个人的基本情况、自身特长、现实表现等，可在人员招聘、选拔任用、岗位晋升、工作调动等过程中，为判断人岗相适、人职匹配提供参考，同时充分利用人事档案中的个人信息资源，更能全面分析和研究人才特点，为科学构建人才队伍，发挥人才潜能，强效实施人才战略提供重要保障[1]。因此，无论是对个人而言还是对事业单位而言，人事档案的作用正日益得到彰显，必须加强事业单位人事档案管理，将管理步骤做细，管理内容做精，管理方法做新。
二、在事业单位人事档案管理过程中遇到的常见问题及原因
（一）人事档案管理工作弱化，基础设施配备不到位
主要表现在有的单位没有设立独立的人事档案室。有的单位档案室防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉设备不配套，用于整理档案的专业设备也未配齐。其原因应归结为部分事业单位的领导只关注如何保障人事档案的安全，对于人事档案管理的其他意义了解不足。
（二）档案材料收集不及时，不准确、缺损严重
一是收集归档工作整体认知度低，制度不完善，应归档的材料往往不是第一时间被交到档案管理部门，而是存放在个人身边或所在部门，如果时间过长或者出现经手人员岗位调整等特殊情况，极易造成应归档材料的遗失或破损。其主要原因是职工和相关部门缺乏归档知识，对人事档案了解不充分，只是在人事档案管理人员进行收集的时候才转递归档材料，意识不到应主动及时转递归档材料。而目前的现状是，各事业单位人事档案管理人员多数是身兼两职以上，受精力限制，往往不能第一时间、不遗漏地收集归档材料。二是部分归档材料还存在虚假现象。原因是部分人为了升学、参军、就业等原因将个人信息进行不准确记载；也有材料形成部门或档案管理人员不认真或违反工作纪律造成的。如，在现实人事档案中，有些人出生年月、参加工作时间，入党、学历以及个人经历等记载不准确，有个别的人事档案有修改、涂抹的现象。有些鉴定、考核类材料仅注重了形式要件，内容不切实际，导致人人雷同，前后時期雷同，对个人的评价缺乏真实性、客观性，不能准确反映每个人的真实情况，使人事档案的参考价值大大降低，不能正常发挥人事档案的应有作用[2]。
（三）电子人事档案管理应用不充分
现代社会，信息技术发展非常快，计算机的信息水平也不断提高，传统的人事档案管理存在着保管与使用效率上的不足已得到大众的普遍认知，因此人事档案信息管理系统被越来越多的单位所接纳并采用，但实践中使用单位只是利用了信息管理系统的一小部分功能，即在计算机中录入了每个人的基础信息，用来打印档案目录。而没有把档案中所有的纸质材料扫描后录入计算机，个人的电子档案信息没有被完善，导致通过计算机进行无纸化阅档无法实现。如果想通过计算机强大的计算功能进行数据的整合、统计更是无法开展。
三、事业单位人事档案管理常见问题处理办法
①加强人事档案管理工作宣传力度，提高认识，加大投入，使人事档案管理工作的软环境和硬环境同步提升。在实践中可采取多种形式，如：组织事业单位全体人员收看收听有关人事档案管理的讲座、报告；学习相关的法律法规和政策；开展自由讨论等。从而消除单位领导及职工对人事档案管理工作的模糊认识，形成人事档案管理工作与每个人息息相关，人人都要自觉、主动、依法参与的良好氛围。同时要加强相关基础设施的建设和配备，打造合格的硬件环境，使硬件水平既符合基本管理的要求，也能满足进一步发展的需要。
②人事档案管理工作要突出重点，强化细节，通过完善制度来提高管理水平。事业单位要根据实际需要制定和完善本单位人事档案管理制度，在易出问题、易被忽视的环节上明确要求，细化责任，通过严格的制度执行减少或者避免工作失误，努力解决不能及时高效收集归档材料，不能阻止虚假材料进档等问题。使人事档案管理工作朝着规范、科学、全面等方向迈进，使人事档案的使用要更安全、更高效。
③对人事档案管理人员的选配务求政治立场坚定，整体能力要强，对其的培养务求形式多样，学习常态化。在岗人员要以人事档案工作为主。要不断加强对在岗人员各项素质的再提高，可采取在岗培训、离岗学习、继续教育等多种方式，帮助在岗人员树立责任意识，提高技能水平，激发工作热情，使在岗人员自觉履职尽责。
④人事档案管理工作要突破旧的管理模式，加快事业单位电子人事档案建设步伐，借助计算机信息系统完成基本的信息采集工作，并按工作需要对数据信息再加工，实现人事档案动态管理。在条件成熟时，进一步发展，实现人事档案的网络化管理。
（作者单位：吉林省煤炭地质调查总院）
参考文献
[1]莫若琦，杨力.事业单位人事档案管理中存在的问题及思考[J].经济与社会发展，2007，5（05）：153-155.
[2]宋宝英.人事档案网络化管理的思考[J].世纪桥，2012，（09）：120-121.