从2002年起，我单位开始实行以“件”为单位整理年度归档文件。在实践中，我们发现，按“卷”整理虽然麻烦，但利用起来较方便；而按“件”整理虽然方便，但日后保管和利用，有时就有些麻烦。从长远看，按“件”归档可能利大于弊，但对基层单位，尤其是像我们这些还是手工检索的单位来说，“卷”和“件”不应该“一刀切”，应根据实际情况灵活掌握。
　　1　在编号时，以“卷”为单位，归档章所设置的项目都是标示在案卷封面上。在整理归档完毕后，如遇特殊情况需做案卷调整，换个封面即可，对归档文件不会有大的影响；而以“件”为单位，归档章直接盖在归档文件首页上，如果想作调整，就需要擦刮，势必对档案造成损害。在盖归档章时，有时，归档文件首页上端几乎被领导批示占满了，所剩空白位置根本不够盖，甚至整个首页都找不到合适的位置，只能盖到领导的批示上面，这样做，既不美观又不合适。
　　2　在编目时，以“卷”为单位编制案卷目录，不同组织机构(问题)的案卷可以填写在一页，流水编号，看起来很舒服；而以“件”为单位编制归档文件目录时，不同组织机构(问题)的“件”必须分页填写，在上一个组织机构(问题)的那一页归档文件目录还未用完的情况下，下一个组织机构(问题)的归档文件目录必须得另起一页，中间留出的空白，不仅会让人感觉流水号的不连续性，而且，还会增加归档文件目录的页数。以“卷”为单位时，拟写案卷题名，可以用“×××(责任者)关于×××(问题)的通知、批复、请示、会议纪要等”，把同一事件的相关文件全都概括进去；而以“件”为单位时，如果一个正文有若干个附件，只著录正文题名，附件内容可能会反映不出来，容易造成漏检，还需依次列出附件的题名，不仅麻烦，还增加了每年归档文件目录的总页数。现在，每年编制的归档文件目录比原来的案卷文件目录页数要多出很多，影响了查阅的速度。
　　3　装盒时，会遇到类似于编目中的问题。以“卷”为单位装盒，不同组织机构(问题)的案卷可以放入同一档案盒内，这样，可以一盒完全装满了再装下一盒；而以“件”为单位装盒时，不同组织机构(问题)的归档文件不能放入同一档案盒内，就造成了上一个组织机构(问题)的盒内还有许多空间，而下一个组织机构(问题)的归档文件必须得重新再装一盒，哪怕是很薄的一两份文件，这样，不仅会浪费一部分档案盒，同时，也浪费了档案柜的空间。
　　4　日常管理中，以“卷”为单位时，每一个案卷都是上有封面，下有备考表在保护着，这样在查借阅利用的过程中案卷都能得到很好的保护，能够最大限度地延长档案的寿命；而以“件”为单位时，每“件”归档文件都直接裸露在外面，我单位有些经常利用的“件”已经有些损毁，这就需要找到一种非常实用的装订方法来最大限度地保护好档案。
　　5　利用档案时，如果借阅者要查同一事件的相关文件，以“卷”为单位，一般情况下，这些文件都保存在一个案卷内，对于提供者来说，能够在很短的时间内提供非常全面的相关文件，而且借阅登记也比较简便；对于借阅者来说，在利用的过程中不容易丢失案卷，能够很好地维护档案的系统和完整。而以“件”为单位，对于提供者来说，即便归档文件在整理时，也是按照“同一事由的应当集中排列在一起”的原则，但是，如果遇到个别归档文件没有标题或标题对内容的反映不太准确、全面，若整理者由于水平有限或其他原因没有再拟出一个恰当的题名时，就容易造成漏检，而且，同一事件的相关文件形成的“件”又比较多，提供的速度会相对较慢，借阅登记也比较麻烦；对于借阅者来说，在利用的过程中，也容易造成归档文件的缺失。这些与我们提倡的快捷、准确、全面地提供档案有些背道而驰。
　　对于以上问题，我们想出了一些办法，一是对同一事件的多份文件(如干部任免、涉水案件的处理等)进行组“件”，即“一人(批)一件或一案一件，然后再自拟一个题名”，类似于以前说的“立小卷”、“立薄卷”、“立纯卷”；二是二是遇到首页上没有合适的空白位置时，在归档文件前面再加上一个空白页，打上文件题名，然后再加盖归档章；三是不再填写档案盒脊上的“机构(问题)”项，依次按室编件号(焦作市规定，按不同保管期限，依文件排列顺序，每年都从“1”开始逐件流水编号)装盒，则不同组织机构(问题)的归档文件就可以放入同一档案盒内；四是对特别重要和利用频繁的档案，及时制作复制件，在利用时，原则上不提供原件。
　　这些变通做法，我们认为是合理可行的，但是能否长久坚持，以后会不会再返工，还需要理论上的解释，尤其需要得到档案行政管理部门的理解和支持。
　　
　　(李兴利组稿，作者单位：焦作市引沁局)