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摘 要：大数据时代的到来，深刻的改变了人们的工作和生活方式，同时也给高职院校的档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。大数据时代在管理观念、管理方式和档案人才等方面对档案工作提出了新的要求，而目前高职院校的档案工作还存在着一系列问题和不足，难以满足大数据时代的发展需求，针对这些问题，提出了创新工作模式、更新档案管理理念、加快档案信息化建设、完善档案管理制度等方法来推动高职院校档案工作高水平、高质量、高速度发展，更好的满足大数据时代的要求。
关键词：大数据;高职院校;档案工作
随着信息技术的飞速发展，大数据时代应运而生并且以汹涌磅礴之势席卷整个人类社会，给各行各业都带来了深刻的变革。高职院校同样也受到了这种冲击，在教育教学、科研管理等方面都在进行变革、创新和优化，与此同时大数据时代给高职院校档案管理工作也带来空前的机遇和挑战，如何利用大数据带来的技术优势来优化档案工作是高职院校面临的课题。
一、大数据时代高职院校档案管理工作面临的挑战
1.档案管理观念的挑战
在传统的档案管理中，档案管理主要是对档案实体进行管理。档案收集上关注档案的形成者和形成方式，档案整理上关注档案材料之间的历史联系，档案鉴定上主要是对单份文件价值的判定，保管对象上侧重的是对档案实体的保管，档案利用上存在“重保管，轻利用”的思想。大数据时代的到来，给档案工作带来了革命性的变革，管理观念、理论、方式、方法均发生了重大变革。传统的“重管理，轻利用”的观念将被“以用户为中心”的理念取代，档案提供利用产品将由传统的文件、数据转向知识。人们不用关注档案的“为什么”，只需知道“是什么”，也不必关注档案数据是如何形成的，只要重视档案如何利用。
2.档案管理方式的挑战
大数据时代，除了传统的纸质档案外，高职院校各个信息系统中产生的一切有保存价值的文件、数据、视频等都是档案信息的来源，而且这部分来源呈现保障性增长。不仅档案数据规模海量增长，同时档案数据的类型不同、结构各异，有结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。传统的人工管理方式显然已经不能适用这些档案大数据的管理，需要借助现代管理技术对档案大数据进行收集、存储、分析和利用。在档案收集方面，要采用数据处理技术，对各个业务系统生成的电子文件和电子档案进行前端控制;在档案存储方面，要采用有效的存储处理技术，防止档案数据丢失、篡改、损毁和窃密;在档案利用方面，要采用档案智能化服务技术，为用户提供个性化的服务。
3.对档案人才的挑战
大数据时代给档案人才提出了更高的要求，需要档案管理人员不仅要具备档案管理能力，还要具备大数据的操作能力，能够较好的运用现代化信息技术进行数据分析和数据库处理等。高职院校需要引进相关方面的信息技术人才和通过培训提升现有档案管理员的整体素质，适应大数据时代的发展要求。
二、大数据背景下高职院校档案管理工作中存在的问题
1.工作模式落后
高职院校档案工作较本科院校起步晚，基础差，底子薄。许多学校的档案管理工作仍然停留在传统的纸质时期，以手工操作为主，工作量大且效率不高。一些学校开展了档案信息化建设工作，但也只是停留在利用单机进行档案收集、保存和搜索等初级浅表层面，没有利用信息技术和大数据技术来挖掘档案数据背后的价值，而大数据时代用户对档案利用有更高的要求，他们需要更加快速、准確的个性化服务，这种需求超出了档案部门实际所能提供的，致使高职院校的档案工作无法适应大数据时代用户的新要求。
2.档案管理制度落后
高职院校往往办学历史复杂，多是由几个中专合并而来或是由行业办学转制而来，原来的档案管理水平较差，缺少相关的档案规章制度。即便有档案规章制度，也多是照搬本科院校，适用性较差，而且多年来并未针对大数据时代档案管理出现的新问题进行调整，出现了档案管理制度滞后、真空的现象，对大数据时代档案管理的指导性和约束力较差。
3.档案信息化建设落后
在大数据时代，高职院校普遍重视校园数字化建设，办公自动化系统、教学系统、学籍系统等信息系统得到了普及和广泛应用，但是档案信息化建设起步较晚且严重滞后于校园数字化建设，有的学校仍然沿用传统的手工、机械的方式对档案进行归档、收集、整理和利用。由于经费不足、重视程度不够等原因，部分高职院校虽然将档案信息化提上了议事日程，但是进度仍然缓慢，在基础设施建设方面，缺少必要的硬件和软件基础设施;在数字档案资源建设方面，档案数据库建设相对单一，仅仅是档案目录数据库，缺少各类专题全文数据库，存量档案数字化建设进度缓慢，增量电子档案未能进行及时归档和有效管理;在应用系统开发方面，虽然配备了档案信息化管理系统，但是档案管理系统与学校其他业务系统难以兼容和资源共享;在技术标准方面，仍然存在着一系列问题没有攻克，这些为大数据时代档案管理工作的变革和创新带来阻碍。
4.档案管理人员知识和技能落后
在大数据时代，高职院校需要的档案管理人员既要具备档案专业知识又要具备大数据能力，能够较好地进行数据库管理、大数据分析处理等。而目前高职院校的档案管理人员数量较少，且多是由办公室人员承担，一人身兼数职，缺少档案专业知识和技能，欠缺大数据技能也没有太多精力投入到档案工作中去，能够完成例行的档案收集、整理、利用工作就已经很吃力，更不要提能够准确且系统的将档案工作建立在大数据平台上，挖掘数据背后的价值提供给档案用户，导致档案一直停留在旧有的工作模式上，跟不上时代发展的步伐。
三、大数据时代高职院校档案管理工作的发展策略
1.创新工作模式
大数据技术渗透到了社会的各行各业，档案工作也应该借助大数据时代带来的技术变革来推动自身的发展。最显著的变化就是要利用大数据技术对档案资料和信息数据进行全面收集、整理和加工，改变传统的手工、机械化管理模式，建立起数字化、信息化档案管理的新模式，使得高职院校档案工作在大数据时代获得新的动能和生命力，同时要利用大数据平台，充分挖掘数据背后的价值，从目前有用的数据和知识中挖掘出潜在的可能有用的信息和知识，为用户提供高效、准确的档案信息服务，提高用户的满意度，满足大数据时代档案用户的个性化需求。 2.更新档案管理理念
大数据时代，人们的思想观念越来越现代化，作为高职院校的档案工作者也应该与时俱进，解放思想，更新观念，树立大档案观、大数据、大平台和大服务的现代化档案管理理念，并用现代化的档案管理理念去指导实际行动和工作，实现档案管理工作的现代化。第一，档案管理者应该树立大档案观的观念。大数据背景下，高职院校的档案工作者要重视一切档案信息的来源，将信息资源收集齐全，对于校内信息，要加大收集力度，将各个部门和个人在活动中产生的能够反映学校教学、科研和管理等过程的信息收集齐全完整，对于校外信息，网络信息是档案信息的重要來源之一，对网络信息在进行全面了解的基础上，谨慎选取并妥善保存，为下一步的开发利用打下基础。 第二，档案管理者应该树立大服务的观念，变被动服务为主动服务，以档案需求为中心开展档案工作，深度挖掘数据背后的隐性信息和知识，更好的为本校和社会服务。
3.建立健全档案管理制度
建立健全档案管理规章制度是高职院校档案管理工作的必要条件。在大数据时代的背景下，要加大数字档案管理制度的创建和完善工作。针对档案管理制度滞后、电子档案管理规范真空的现象，高职院校应该以国家有关档案工作的法律法规，结合学校实际，因地制宜，建立起科学合理、操作可行的档案管理制度。同时要根据档案管理工作出现的新问题及时对制度进行补充和完善，增强适用性和指导性，不是一劳永逸、一成不变的。
4.加快档案信息化建设进程
在大数据时代，高职院校利用现代化信息技术开展档案工作已经是大势所趋，档案信息化建设顺应了时代和社会发展的需求，能够有效实现档案信息网络化服务、档案规范化管理和档案资源共享。首先要构建档案管理系统，积极引进符合学校档案工作实际的档案管理系统，实现与其他部门信息系统的融合和对接，更要实现智能分类、自动化搜索和查询等功能。其次做好档案信息的开发利用工作。大数据时代，档案管理要向数据分析方向发展，利用信息技术、大数据技术分析、抽取档案数据，获得有价值的信息和知识，由传统的提供数据和文件转向提供知识，来满足大数据时代档案用户的信息需求。
大数据时代给高职院校的档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。为了迎接挑战，唯有更新观念、解放思想、创新工作模式、完善管理制度、加快档案信息化建设，才能推动高职院校档案工作高水平、高质量、高质量发展，为学校的进一步改革和创新夯实基础。
参考文献：
[1]李 彦.大数据时代高校档案管理优化的路径探析[J].云南档案，2016（11）.
[2]贾俐研.大数据时代高职院校档案管理模式初探[J].办公室业务，2018（11）.
[3]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013（6）.
作者简介：魏晓琳（1986-），女，汉族，籍贯：黑龙江哈尔滨市，硕士研究生，馆员，研究方向：学校档案管理。
关键词：大数据;高职院校;档案工作
随着信息技术的飞速发展，大数据时代应运而生并且以汹涌磅礴之势席卷整个人类社会，给各行各业都带来了深刻的变革。高职院校同样也受到了这种冲击，在教育教学、科研管理等方面都在进行变革、创新和优化，与此同时大数据时代给高职院校档案管理工作也带来空前的机遇和挑战，如何利用大数据带来的技术优势来优化档案工作是高职院校面临的课题。
一、大数据时代高职院校档案管理工作面临的挑战
1.档案管理观念的挑战
在传统的档案管理中，档案管理主要是对档案实体进行管理。档案收集上关注档案的形成者和形成方式，档案整理上关注档案材料之间的历史联系，档案鉴定上主要是对单份文件价值的判定，保管对象上侧重的是对档案实体的保管，档案利用上存在“重保管，轻利用”的思想。大数据时代的到来，给档案工作带来了革命性的变革，管理观念、理论、方式、方法均发生了重大变革。传统的“重管理，轻利用”的观念将被“以用户为中心”的理念取代，档案提供利用产品将由传统的文件、数据转向知识。人们不用关注档案的“为什么”，只需知道“是什么”，也不必关注档案数据是如何形成的，只要重视档案如何利用。
2.档案管理方式的挑战
大数据时代，除了传统的纸质档案外，高职院校各个信息系统中产生的一切有保存价值的文件、数据、视频等都是档案信息的来源，而且这部分来源呈现保障性增长。不仅档案数据规模海量增长，同时档案数据的类型不同、结构各异，有结构化数据、半结构化数据和非结构化数据。传统的人工管理方式显然已经不能适用这些档案大数据的管理，需要借助现代管理技术对档案大数据进行收集、存储、分析和利用。在档案收集方面，要采用数据处理技术，对各个业务系统生成的电子文件和电子档案进行前端控制;在档案存储方面，要采用有效的存储处理技术，防止档案数据丢失、篡改、损毁和窃密;在档案利用方面，要采用档案智能化服务技术，为用户提供个性化的服务。
3.对档案人才的挑战
大数据时代给档案人才提出了更高的要求，需要档案管理人员不仅要具备档案管理能力，还要具备大数据的操作能力，能够较好的运用现代化信息技术进行数据分析和数据库处理等。高职院校需要引进相关方面的信息技术人才和通过培训提升现有档案管理员的整体素质，适应大数据时代的发展要求。
二、大数据背景下高职院校档案管理工作中存在的问题
1.工作模式落后
高职院校档案工作较本科院校起步晚，基础差，底子薄。许多学校的档案管理工作仍然停留在传统的纸质时期，以手工操作为主，工作量大且效率不高。一些学校开展了档案信息化建设工作，但也只是停留在利用单机进行档案收集、保存和搜索等初级浅表层面，没有利用信息技术和大数据技术来挖掘档案数据背后的价值，而大数据时代用户对档案利用有更高的要求，他们需要更加快速、准確的个性化服务，这种需求超出了档案部门实际所能提供的，致使高职院校的档案工作无法适应大数据时代用户的新要求。
2.档案管理制度落后
高职院校往往办学历史复杂，多是由几个中专合并而来或是由行业办学转制而来，原来的档案管理水平较差，缺少相关的档案规章制度。即便有档案规章制度，也多是照搬本科院校，适用性较差，而且多年来并未针对大数据时代档案管理出现的新问题进行调整，出现了档案管理制度滞后、真空的现象，对大数据时代档案管理的指导性和约束力较差。
3.档案信息化建设落后
在大数据时代，高职院校普遍重视校园数字化建设，办公自动化系统、教学系统、学籍系统等信息系统得到了普及和广泛应用，但是档案信息化建设起步较晚且严重滞后于校园数字化建设，有的学校仍然沿用传统的手工、机械的方式对档案进行归档、收集、整理和利用。由于经费不足、重视程度不够等原因，部分高职院校虽然将档案信息化提上了议事日程，但是进度仍然缓慢，在基础设施建设方面，缺少必要的硬件和软件基础设施;在数字档案资源建设方面，档案数据库建设相对单一，仅仅是档案目录数据库，缺少各类专题全文数据库，存量档案数字化建设进度缓慢，增量电子档案未能进行及时归档和有效管理;在应用系统开发方面，虽然配备了档案信息化管理系统，但是档案管理系统与学校其他业务系统难以兼容和资源共享;在技术标准方面，仍然存在着一系列问题没有攻克，这些为大数据时代档案管理工作的变革和创新带来阻碍。
4.档案管理人员知识和技能落后
在大数据时代，高职院校需要的档案管理人员既要具备档案专业知识又要具备大数据能力，能够较好地进行数据库管理、大数据分析处理等。而目前高职院校的档案管理人员数量较少，且多是由办公室人员承担，一人身兼数职，缺少档案专业知识和技能，欠缺大数据技能也没有太多精力投入到档案工作中去，能够完成例行的档案收集、整理、利用工作就已经很吃力，更不要提能够准确且系统的将档案工作建立在大数据平台上，挖掘数据背后的价值提供给档案用户，导致档案一直停留在旧有的工作模式上，跟不上时代发展的步伐。
三、大数据时代高职院校档案管理工作的发展策略
1.创新工作模式
大数据技术渗透到了社会的各行各业，档案工作也应该借助大数据时代带来的技术变革来推动自身的发展。最显著的变化就是要利用大数据技术对档案资料和信息数据进行全面收集、整理和加工，改变传统的手工、机械化管理模式，建立起数字化、信息化档案管理的新模式，使得高职院校档案工作在大数据时代获得新的动能和生命力，同时要利用大数据平台，充分挖掘数据背后的价值，从目前有用的数据和知识中挖掘出潜在的可能有用的信息和知识，为用户提供高效、准确的档案信息服务，提高用户的满意度，满足大数据时代档案用户的个性化需求。 2.更新档案管理理念
大数据时代，人们的思想观念越来越现代化，作为高职院校的档案工作者也应该与时俱进，解放思想，更新观念，树立大档案观、大数据、大平台和大服务的现代化档案管理理念，并用现代化的档案管理理念去指导实际行动和工作，实现档案管理工作的现代化。第一，档案管理者应该树立大档案观的观念。大数据背景下，高职院校的档案工作者要重视一切档案信息的来源，将信息资源收集齐全，对于校内信息，要加大收集力度，将各个部门和个人在活动中产生的能够反映学校教学、科研和管理等过程的信息收集齐全完整，对于校外信息，网络信息是档案信息的重要來源之一，对网络信息在进行全面了解的基础上，谨慎选取并妥善保存，为下一步的开发利用打下基础。 第二，档案管理者应该树立大服务的观念，变被动服务为主动服务，以档案需求为中心开展档案工作，深度挖掘数据背后的隐性信息和知识，更好的为本校和社会服务。
3.建立健全档案管理制度
建立健全档案管理规章制度是高职院校档案管理工作的必要条件。在大数据时代的背景下，要加大数字档案管理制度的创建和完善工作。针对档案管理制度滞后、电子档案管理规范真空的现象，高职院校应该以国家有关档案工作的法律法规，结合学校实际，因地制宜，建立起科学合理、操作可行的档案管理制度。同时要根据档案管理工作出现的新问题及时对制度进行补充和完善，增强适用性和指导性，不是一劳永逸、一成不变的。
4.加快档案信息化建设进程
在大数据时代，高职院校利用现代化信息技术开展档案工作已经是大势所趋，档案信息化建设顺应了时代和社会发展的需求，能够有效实现档案信息网络化服务、档案规范化管理和档案资源共享。首先要构建档案管理系统，积极引进符合学校档案工作实际的档案管理系统，实现与其他部门信息系统的融合和对接，更要实现智能分类、自动化搜索和查询等功能。其次做好档案信息的开发利用工作。大数据时代，档案管理要向数据分析方向发展，利用信息技术、大数据技术分析、抽取档案数据，获得有价值的信息和知识，由传统的提供数据和文件转向提供知识，来满足大数据时代档案用户的信息需求。
大数据时代给高职院校的档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。为了迎接挑战，唯有更新观念、解放思想、创新工作模式、完善管理制度、加快档案信息化建设，才能推动高职院校档案工作高水平、高质量、高质量发展，为学校的进一步改革和创新夯实基础。
参考文献：
[1]李 彦.大数据时代高校档案管理优化的路径探析[J].云南档案，2016（11）.
[2]贾俐研.大数据时代高职院校档案管理模式初探[J].办公室业务，2018（11）.
[3]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013（6）.
作者简介：魏晓琳（1986-），女，汉族，籍贯：黑龙江哈尔滨市，硕士研究生，馆员，研究方向：学校档案管理。