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摘要：文章从汇文系统编目模块的功能及特点的介绍入手，阐述了汇文编目模块在我馆编目工作中的应用实践，自动化、网络化的应用大大提高了编目的工作效率及编目数据质量。
关键词：图书馆；汇文系统；中文编目；工作效率
中图分类号：G257.2 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）06-0068-02
图书馆编目工作是对图书馆文献资源进行分类，编制目录，建立馆藏目录体系。编目工作是图书馆业务工作的一个环节，一直被认为在图书馆工作中有着至关重要的作用。编目工作是图书馆图书文献资源建设的基础工作，也是图书馆最基础的业务工作。
编目工作的效率取决于编目工作者的素质、能力。编目工作者要有极强的责任感，要对编目工作一丝不苟，要具备丰富的知识面，快速掌握先进的科学技术，要具备熟练的电脑操作能力，掌握编目专业知识，具有丰富的编目经验。
北京石油化工学院图书馆（以下简称为我馆）从2007年开始使用汇文编目系统，至今已有近七年的时间，在使用过程中有问题也有收获，在此与图书馆同仁一起分享。
一、汇文系统编目模块的介绍
1.汇文系统编目模块的功能是：对各种文献资料的MARC记录进行编制和维护，主要包括书目记录和馆藏记录等；另外还提供回溯建库等功能。
2.汇文系统编目模块的特点是：开放性、网络化、灵活性。（1）友好且灵活的操作界面，可以多渠道地检索各类文献的书目记录；（2）能共享汇文采访子系统的书目数据，对采访数据进行编辑、修改，生成完整的编目记录；（3）设置系统参数具有灵活性，能输出符合国际标准和国家标准的数据；（4）内嵌IE浏览器，可以直接将因特网页上的MARC记录粘贴到编辑屏中；（5）内嵌Z39.50模块，可以访问因特网上任意的Z39.50服务器，获取标准的多种MARC记录直接粘贴到编辑屏中；（6）可对指定Z39.50服务器的MARC记录上载，其中就包括中国高等教育文献保障系统即CALIS的联合目录数据库上、下载，以达到实现联机联合编目和共享数据的功能；（7）校验MARC格式的合法性。[1]
二、汇文系统编目模块在我馆的应用实践
从2007年8月，我馆开始使用汇文系统。我馆的中文图书编目数据绝大多数都由书商提供，本馆在采访图书时除对书商提供的图书质量严格要求外，还要求书商提供标准的书目数据，这样使得所购图书同书目数据规范一致，具有实用性，利于读者检索。若没有外来书商提供数据则联机检索CALIS服务器，下载数据进行编目或参照其他权威图书馆的书目数据，即我馆主要利用外部数据。图书馆在编制文献书目数据时，利用本馆外的、现存的、标准的、规范的书目数据源，经过检索、修改、转换、套录，使其成为本馆的数据，这就是外部书目数据源。[2]
我馆使用外部数据的优势：（1）节省人力，降低工作强度。我馆受岗位设置的局限，由原来三个编目员缩减为两个，并且还要负责典藏统计的工作，显然加大了工作强度，利用好外部数据，从采访模块中导出原始编目数据，编目人员可以对其进行套录，做适当修改、编辑，如添加905字段，按照我馆分类细则给予适合我馆的图书分类号，经过加工后的书目信息即成为本馆数据。这样大大提高书目数据编目的速度，减轻了工作强度。（2）使我馆中文图书的书目数据规范化、提高了编目数据的质量。外部的数据，无论是书商提供的数据还是联机编目数据，都是有选择性的，经过编目人员筛选、加工编辑，保证了数据的质量，使得书目数据更加规范化。
（一）为了更好地利用外部数据，在使用汇文系统编目模块前要先进行设置
1.我馆是CALIS成员馆，CALIS数据，即中国高等教育文献保障系统，对于高等院校图书馆，若是CALIS成员馆，就可以利用z39.50的协议，从CALIS上下载编目数据，CALIS的数据信息量大而且极其规范。在汇文系统编目模块中自带z39.50接口，编目员可以预先设定好一个快捷键，在检索时点击该键，系统就会弹出“通用检索条件选择”的对话框，在对话框中输入一定的检索条件，系统即会自动连接到CALIS数据库中查找并显示出数据，编目员可以根据本馆需要套录数据，找寻成功后即可下载进行编目。
2.利用权威的专业图书馆的编目数据，在系统中提前设置。我院属于理工科院校，图书馆的图书以理工类图书为主，所以可以借鉴国家图书馆、清华大学图书馆、北京大学图书馆的书目数据，这些图书馆的书目数据全面、详细而且准确。在汇文系统的编目模块中，可以设置所需要的图书馆OPAC网址，然后通过内嵌IE浏览器，迅速查找到所需的MARC数据，将其粘贴到本地的编辑窗口中，然后编辑、修改，使之成为本馆的馆藏数据。具体到汇文系统的编目模块，也同样需要在系统设置中进行预先设置，即选择“系统选项设置”，点击“其它设置”，在“IE收藏地址中”分别收藏三个图书馆的OPEC网址，在编目数据时做到快速查找，然后将其复制、粘贴、编辑。
3.利用编辑片语功能，事先做好编辑。在汇文编目模块中，点击“编辑”——“编辑片语”，即可自定义在编目中常常会用到的片语，在做数据需要时按“ctrl 数字键”即可。我馆TP类图书占大多数，而且TP类图书大都附赠光盘，如果每次做书目数据都要输入字符，就会造成编目效率降低，这就要求在数据的856字段中添加$u子字段，即“0： $uftp：//210.31.47.99$z附光盘在电子阅览室”。每次只要按“ctrl 0”即可將与图书相关的电子资源方便地提供给读者。在汇文编目模块中最多可定义十个编辑片语。我馆将一些做数据时常用的片语事先设置保存，这样在需要时只要按一下相应的快捷键即可。
4.利用汇文编目系统提供的“一站式”检索功能，即可以选择多家图书馆的OPAC网址进行检索，从中选择最适合本馆的数据。
（二）我馆使用汇文系统编目模块的流程 打开编目模块，在“文件”下点击“读交接单”，选取所需要编目的批次，在编目之前要在本地库做好查重的工作，这样才能保证数据的唯一性、规范性，利于读者的查询。我馆每一个批次图书约40至50种，复本为两册。选取第一种图书后，点击预先设置好的“通用检索条件选择”，按照ISBN号精确匹配，检索完毕选中最完整的一条数据进行套录，复制、粘贴，修改、编辑，根据我馆的分类规则分配索书号，使之成为适合我馆检索使用的编目数据。在套录数据时，尤其要审核010、200、210、215、606、690、701、905字段，在有随书光盘时，要特别添加856字段。检查无误后，最后点击“审校存盘”，完成一种图书的编目，再进行下一条的编目。
（三）我馆使用汇文系统编目模块时的常见问题的处理
我馆使用汇文系统编目时经常会碰到一些问题。（1）重书的情况。对新书编目前要进行本地库查重，若为重书应在系统中先合并数据，避免同种书却给了不同号，减少产生重复数据。（2）同种书不同的版次。我馆也要求先进行本地库查重，当发现是原有图书的不同版次时，要在分配索书号时在原书种次号加“/版次号”，编目数据的“905”字段会自动生成版次号，这样利于检索，读者在检索时可以同时检索到不同的版次图书。（3）著录时会出现与西文图书发生同号，这是我馆在使用汇文系统初期导数据库数据时的遗留问题。我馆中、外文图书是分别分配索书号，西文图书索书号的格式是“分类号/种次号W”，而中文图书是不添加字母“W”的，所以在给新书分配索书号时若遇到与外文图书重号时应先将西文图书索书号后加“W”，审校后再重新做中文图书数据。（4）为避免数据库数据量庞大，我馆针对上下册为同一ISBN号的图书，采用单条验收，编目时同条记录种次号后分别加—1，—2；在多条验收时，即不同ISBN号，各条数据分别加—1，—2，即分类号/种次号/版次/—*。（5）在分配索书号时有时会出现这样一种情况，即馆内已有这一类图书，但分配索书号时对话框提示没有该索书号，这就要检查一下该批次图书的文献类型是否选择了“中文图书”，即在点击编目批次后，选择“批量修改MARC信息”，选择“CN”“中文图书”即可。
三、使用汇文系统后，我馆的中文图书编目工作效率大大提高，书目数据达到了标准化和规范化，降低了编目的成本。而编目工作人员的素质和知识技能也是提高编目工作效率的基础
1.我馆要求编目工作人员必须具备本科及以上学历或具有馆员及以上专业技术职务任职资格才可以胜任编目工作，并且能够熟练掌握国内外信息资源检索的方法与技能，了解学院专业设置和科研方向。
2.编目人员要有责任心，遇到问题肯想办法，积累经验，具备较强的业务素质，熟练使用《中国图书分类法》，认真学习《机读目录使用格式》，经常阅读图书馆学类的图书。定期参加编目员的培训，了解编目工作的新动向，提高编目人员的业务水平。
3.加强馆内编目人员的经验交流。编目工作具有很强的实践性，在工作中编目人员一起探讨遇到的问题，归纳总结，统一处理，取长补短，老编目员指导新上岗人员，起到“传-帮-带”的作用。对流通阅览部门反馈的信息及时处理。
4.制定出适合本馆使用的编目细则，编目人员遵照执行，切实保证数据的唯一性。
5.定期维护数据库。编目过程中难免会出现错误，及时与技术支持人员沟通解决，加强数据库的维护。
编目工作是图书馆的基础性工作，乏味、繁重，自动化网络化的应用给编目工作带来了挑战，编目人员要树立信心，针对编目工作中出现的问题积极创新，勇于突破，使編目工作更加规范化。
参考文献：
[1]汇文系统用户手册[Z].
[2]张真一.外部书目数据源在中文图书编目中的利用[J].甘肃科技，2004，（9）：69-70，75.
关键词：图书馆；汇文系统；中文编目；工作效率
中图分类号：G257.2 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）06-0068-02
图书馆编目工作是对图书馆文献资源进行分类，编制目录，建立馆藏目录体系。编目工作是图书馆业务工作的一个环节，一直被认为在图书馆工作中有着至关重要的作用。编目工作是图书馆图书文献资源建设的基础工作，也是图书馆最基础的业务工作。
编目工作的效率取决于编目工作者的素质、能力。编目工作者要有极强的责任感，要对编目工作一丝不苟，要具备丰富的知识面，快速掌握先进的科学技术，要具备熟练的电脑操作能力，掌握编目专业知识，具有丰富的编目经验。
北京石油化工学院图书馆（以下简称为我馆）从2007年开始使用汇文编目系统，至今已有近七年的时间，在使用过程中有问题也有收获，在此与图书馆同仁一起分享。
一、汇文系统编目模块的介绍
1.汇文系统编目模块的功能是：对各种文献资料的MARC记录进行编制和维护，主要包括书目记录和馆藏记录等；另外还提供回溯建库等功能。
2.汇文系统编目模块的特点是：开放性、网络化、灵活性。（1）友好且灵活的操作界面，可以多渠道地检索各类文献的书目记录；（2）能共享汇文采访子系统的书目数据，对采访数据进行编辑、修改，生成完整的编目记录；（3）设置系统参数具有灵活性，能输出符合国际标准和国家标准的数据；（4）内嵌IE浏览器，可以直接将因特网页上的MARC记录粘贴到编辑屏中；（5）内嵌Z39.50模块，可以访问因特网上任意的Z39.50服务器，获取标准的多种MARC记录直接粘贴到编辑屏中；（6）可对指定Z39.50服务器的MARC记录上载，其中就包括中国高等教育文献保障系统即CALIS的联合目录数据库上、下载，以达到实现联机联合编目和共享数据的功能；（7）校验MARC格式的合法性。[1]
二、汇文系统编目模块在我馆的应用实践
从2007年8月，我馆开始使用汇文系统。我馆的中文图书编目数据绝大多数都由书商提供，本馆在采访图书时除对书商提供的图书质量严格要求外，还要求书商提供标准的书目数据，这样使得所购图书同书目数据规范一致，具有实用性，利于读者检索。若没有外来书商提供数据则联机检索CALIS服务器，下载数据进行编目或参照其他权威图书馆的书目数据，即我馆主要利用外部数据。图书馆在编制文献书目数据时，利用本馆外的、现存的、标准的、规范的书目数据源，经过检索、修改、转换、套录，使其成为本馆的数据，这就是外部书目数据源。[2]
我馆使用外部数据的优势：（1）节省人力，降低工作强度。我馆受岗位设置的局限，由原来三个编目员缩减为两个，并且还要负责典藏统计的工作，显然加大了工作强度，利用好外部数据，从采访模块中导出原始编目数据，编目人员可以对其进行套录，做适当修改、编辑，如添加905字段，按照我馆分类细则给予适合我馆的图书分类号，经过加工后的书目信息即成为本馆数据。这样大大提高书目数据编目的速度，减轻了工作强度。（2）使我馆中文图书的书目数据规范化、提高了编目数据的质量。外部的数据，无论是书商提供的数据还是联机编目数据，都是有选择性的，经过编目人员筛选、加工编辑，保证了数据的质量，使得书目数据更加规范化。
（一）为了更好地利用外部数据，在使用汇文系统编目模块前要先进行设置
1.我馆是CALIS成员馆，CALIS数据，即中国高等教育文献保障系统，对于高等院校图书馆，若是CALIS成员馆，就可以利用z39.50的协议，从CALIS上下载编目数据，CALIS的数据信息量大而且极其规范。在汇文系统编目模块中自带z39.50接口，编目员可以预先设定好一个快捷键，在检索时点击该键，系统就会弹出“通用检索条件选择”的对话框，在对话框中输入一定的检索条件，系统即会自动连接到CALIS数据库中查找并显示出数据，编目员可以根据本馆需要套录数据，找寻成功后即可下载进行编目。
2.利用权威的专业图书馆的编目数据，在系统中提前设置。我院属于理工科院校，图书馆的图书以理工类图书为主，所以可以借鉴国家图书馆、清华大学图书馆、北京大学图书馆的书目数据，这些图书馆的书目数据全面、详细而且准确。在汇文系统的编目模块中，可以设置所需要的图书馆OPAC网址，然后通过内嵌IE浏览器，迅速查找到所需的MARC数据，将其粘贴到本地的编辑窗口中，然后编辑、修改，使之成为本馆的馆藏数据。具体到汇文系统的编目模块，也同样需要在系统设置中进行预先设置，即选择“系统选项设置”，点击“其它设置”，在“IE收藏地址中”分别收藏三个图书馆的OPEC网址，在编目数据时做到快速查找，然后将其复制、粘贴、编辑。
3.利用编辑片语功能，事先做好编辑。在汇文编目模块中，点击“编辑”——“编辑片语”，即可自定义在编目中常常会用到的片语，在做数据需要时按“ctrl 数字键”即可。我馆TP类图书占大多数，而且TP类图书大都附赠光盘，如果每次做书目数据都要输入字符，就会造成编目效率降低，这就要求在数据的856字段中添加$u子字段，即“0： $uftp：//210.31.47.99$z附光盘在电子阅览室”。每次只要按“ctrl 0”即可將与图书相关的电子资源方便地提供给读者。在汇文编目模块中最多可定义十个编辑片语。我馆将一些做数据时常用的片语事先设置保存，这样在需要时只要按一下相应的快捷键即可。
4.利用汇文编目系统提供的“一站式”检索功能，即可以选择多家图书馆的OPAC网址进行检索，从中选择最适合本馆的数据。
（二）我馆使用汇文系统编目模块的流程 打开编目模块，在“文件”下点击“读交接单”，选取所需要编目的批次，在编目之前要在本地库做好查重的工作，这样才能保证数据的唯一性、规范性，利于读者的查询。我馆每一个批次图书约40至50种，复本为两册。选取第一种图书后，点击预先设置好的“通用检索条件选择”，按照ISBN号精确匹配，检索完毕选中最完整的一条数据进行套录，复制、粘贴，修改、编辑，根据我馆的分类规则分配索书号，使之成为适合我馆检索使用的编目数据。在套录数据时，尤其要审核010、200、210、215、606、690、701、905字段，在有随书光盘时，要特别添加856字段。检查无误后，最后点击“审校存盘”，完成一种图书的编目，再进行下一条的编目。
（三）我馆使用汇文系统编目模块时的常见问题的处理
我馆使用汇文系统编目时经常会碰到一些问题。（1）重书的情况。对新书编目前要进行本地库查重，若为重书应在系统中先合并数据，避免同种书却给了不同号，减少产生重复数据。（2）同种书不同的版次。我馆也要求先进行本地库查重，当发现是原有图书的不同版次时，要在分配索书号时在原书种次号加“/版次号”，编目数据的“905”字段会自动生成版次号，这样利于检索，读者在检索时可以同时检索到不同的版次图书。（3）著录时会出现与西文图书发生同号，这是我馆在使用汇文系统初期导数据库数据时的遗留问题。我馆中、外文图书是分别分配索书号，西文图书索书号的格式是“分类号/种次号W”，而中文图书是不添加字母“W”的，所以在给新书分配索书号时若遇到与外文图书重号时应先将西文图书索书号后加“W”，审校后再重新做中文图书数据。（4）为避免数据库数据量庞大，我馆针对上下册为同一ISBN号的图书，采用单条验收，编目时同条记录种次号后分别加—1，—2；在多条验收时，即不同ISBN号，各条数据分别加—1，—2，即分类号/种次号/版次/—*。（5）在分配索书号时有时会出现这样一种情况，即馆内已有这一类图书，但分配索书号时对话框提示没有该索书号，这就要检查一下该批次图书的文献类型是否选择了“中文图书”，即在点击编目批次后，选择“批量修改MARC信息”，选择“CN”“中文图书”即可。
三、使用汇文系统后，我馆的中文图书编目工作效率大大提高，书目数据达到了标准化和规范化，降低了编目的成本。而编目工作人员的素质和知识技能也是提高编目工作效率的基础
1.我馆要求编目工作人员必须具备本科及以上学历或具有馆员及以上专业技术职务任职资格才可以胜任编目工作，并且能够熟练掌握国内外信息资源检索的方法与技能，了解学院专业设置和科研方向。
2.编目人员要有责任心，遇到问题肯想办法，积累经验，具备较强的业务素质，熟练使用《中国图书分类法》，认真学习《机读目录使用格式》，经常阅读图书馆学类的图书。定期参加编目员的培训，了解编目工作的新动向，提高编目人员的业务水平。
3.加强馆内编目人员的经验交流。编目工作具有很强的实践性，在工作中编目人员一起探讨遇到的问题，归纳总结，统一处理，取长补短，老编目员指导新上岗人员，起到“传-帮-带”的作用。对流通阅览部门反馈的信息及时处理。
4.制定出适合本馆使用的编目细则，编目人员遵照执行，切实保证数据的唯一性。
5.定期维护数据库。编目过程中难免会出现错误，及时与技术支持人员沟通解决，加强数据库的维护。
编目工作是图书馆的基础性工作，乏味、繁重，自动化网络化的应用给编目工作带来了挑战，编目人员要树立信心，针对编目工作中出现的问题积极创新，勇于突破，使編目工作更加规范化。
参考文献：
[1]汇文系统用户手册[Z].
[2]张真一.外部书目数据源在中文图书编目中的利用[J].甘肃科技，2004，（9）：69-70，75.