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长期以来，档案学界对“案卷”定义探讨不辍，并随着档案工作实践和理论的不断丰富和发展，人们对档案工作客观规律的认识不断深化，探讨也逐步深入并形成了一定的共识。“案卷”是传统档案管理模式下的一个重要概念，它有利于反映工作活动的来龙去脉和历史事实，也便于管理和查找利用、保护文件。因此，“案卷”成为文件材料归档，档案交接、统计和检索的基本单位之一。“立卷”随之成为档案形成、运转过程中一个必不可少的重要环节。
在传统档案管理模式下，“案卷”的存在是必要的。但是，随着计算机技术逐渐深入文书处理、档案管理的各个环节，档案管理进入现代管理模式，一个突出的趋势就是“案卷”概念的逐步淡化。本文对此谈几点浅见陋识，意在抛砖引玉，望同行赐教。
一、案卷定义的类型及其特点
根据目前流行的案卷定义，大体可以分为如下四类。
（一）公文型。公文型的案卷定义是一种解释性定义，即以“属概念＋种差”的方法给案卷定义，以力求突出特征和文字简明。如国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（ＧＢ／Ｔ11822－2000）将案卷定义为“由互相联系的若干文件组合而成的档案保管单位”。
（二）教材型。教材型的案卷定义多为揭示性定义，即通过说明组卷的方法和案卷的成分、功能等来给案卷定义，以力求全面准确和表述完整。王传宇主编的《科技档案管理学》和冯惠玲主编的《档案管理学》可为代表。前书定义是：“案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体”。后书定义是：“案卷是档案基本的个体保管单位，是由若干互有联系的文件构成的组合体。”
（三）辞书型。辞书型的案卷定义多为描述性定义，即用陈说案卷构成条件和形成过程的方法给案卷定义，以力求通俗易懂和表述清楚。中国档案出版社出版的《最新档案工作实务》（陈兆■、沈正乐主编）将案卷定义为：“案卷是按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。”《档案管理小百科》对案卷定义是“案卷，经系统整理的、反映某一或某几个有关事案、有保存价值和相关联系的办毕文书材料集合体。它是档案最基本的保管和统计单位，是文书工作中文书立卷程序的工作结果。”
（四）论文型。论文型的案卷定义多为实用性定义，即方法灵活，不拘一格，往往视主旨表达需要而定，以力求突出创意和独特新颖。如冯汉国的《也谈“案卷”和“保管单位”概念》；“案卷是一组具有密切联系的文件材料的组合体，它是组成档案全宗的基本单元，是档案部门直接管理的对象。”
一个完整的案卷通常是由以下几部分构成的：（一）一组互有联系的文件集合体。这些集合体是依据文件的各种相关特征分类并组合在一起的若干份文件材料，这是一个案卷的核心部分。（二）包装材料。包装材料主要包括卷皮、卷夹、档案袋、档案盒等，及其所著录的档号、全宗名称、类目名称、案卷题名、年度、保管期限、页（件）数等项目。（三）卷内文件目录。（四）卷内文件备考表。
案卷是指一组具有有机联系的文件的集合体。为方便保管起见，同一案卷中的文件应具有相同的密级和保管期限，并在一定数量范围内，由档案部门提供的标准的保管单位——卷、册、袋、盒来组织。案卷的基本含义如下：
（1）案卷必须是一组具有有机联系的文件材料。它们之间有着密切联系，共同记载和反映着某项活动中的某个事件，比如一项决策、一个科技项目等。
（2）案卷内的文件数量要适当，以方便保管和利用为宜。具有有机联系的文件材料的数量可能很多，比如一项建筑工程，其科技文件可达上万份，将它们全部组织在一个案卷里，既不便保管，又不便利用。因此，可以按其内部的有机联系，将它们分别组成若干卷保存，既不割裂其有机联系，又方便保管和利用。
（3）案卷内文件的密级和保管期限应当一致。一般来讲，一组具有有机联系的文件材料的集合体具有相同的密级和价值，但由于密级、保管期限与保持有机联系三者的立足点不同，很可能产生不一致的后果。这时，应从保持有机联系为主予以考虑。即如果密级、保管期限不同，分开来仍不失去其有机联系，则可以分别组成案卷；如果不便不分开，则案卷的保管期限就长，密级就高，以确保利用的安全性。
（4）为便于保管和提供利用，案卷应力求整齐、美观、安全、耐用。案卷是文件材料归档的基本单位，又是档案工作的基础对象，只有提供标准的装具——卷、册、袋、盒，才能保持档案工作的标准划一和整齐排列，为保管利用奠定良好的物质基础。因此，案卷不仅有标准意义的内涵，还要有统一的外观，以方便管理和利用。
二、信息技术条件下“案卷”概念的淡化
20世纪末以来，信息技术的飞速发展和广泛应用，对档案工作提出了更高的要求，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇。
现代档案管理模式的基本特点是利用计算机的快速处理、大规模存储以及远距离传输技术实现档案的自动化管理。具体包括档案的自动著录、自动标引、自动编制档案目录索引和各种检索工具、档案自动借阅管理、档案的自动统计、档案信息检索传输网络、档案保管环境的监测和自动控制等。具体来说分三个阶段，当前，档案自动化管理的工作重点是采用标准目录处理手段和一般计算机技术，实现档案的自动编目和联机题录信息检索，即目录检索阶段。第二阶段是实现以采用全息摄影技术、缩微摄影技术、光盘技术来存贮和检索档案原文信息的档案全文自动检索。第三阶段是采用智能处理软件，实现档案自动著录标引、档案信息自动分类归纳，并带有自动纠错和语义分析功能，从而进入智能检索阶段。
现代档案管理模式下档案管理的三个不同阶段一个突出的趋势就是“案卷”概念的逐步淡化，直到最后消失。这是因为在现代档案管理模式下，计算机对档案的管理是可以忽略“案卷”而直接深入到文件级的，由于计算机的高速处理功能，丝毫不会影响档案的保管、检索和利用。当然，档案利用时可以根据利用者的实际需求形成各种各样的虚拟案卷，这实际上是一组文件信息集合，并不是传统档案管理模式下的“案卷”。档案管理从传统模式下的二级管理：案卷——文件，转变为现代模式下的一级管理：文件。文件成为档案的基本保管单位，其原因：
1、“案卷”的存在不利于卷内文件和卷际文件之间的灵活调整。“案卷”形成后，通过卷皮、卷内目录、页号、备考表把案卷组合成一个不可分割的整体。可是我们在档案运作过程中却经常碰到要求文件调整的情况，如批复的插入，不需保存文件的剔除等，“案卷”的存在会使这些操作非常棘手。如果档案的基本保管单位由案卷变为文件，这些便不成问题。不只是档案实体管理时是这样，在计算机处理档案信息时，文件的这一优势会体现的更加明显。我们不再需要进行档案的案卷级著录，直接进行文件级著录，利用计算机的高速检索功能，瞬间计算机便会为我们提供所需要的文件，并可进行多种搭配组合。
2、“案卷”的取消有利于档案的利用。“文件”代替“案卷”成为档案的基本保管单位后，大大方便了档案的外借、复印以及扫描。当然，对于已经形成案卷的档案，我们没有必要把它们重新分成单份文件，这样既不可能，也不现实。现实意义是我们应该考虑到未来的发展需要，摆脱一些在传统档案管理模式下所形成的思维方式及工作方法，采取有利于档案现代化管理的工作手段。
3、案卷题名不能完全反映卷内文件内容。档案工作者都知道拟写案卷题名是一件比较困难的事情：字数不能超过五十，且题名要尽可能涵盖卷内文件的内容，即案卷题名的内涵尽可能等于卷内文件的外延。因此，从理论上说，卷内文件越少，案卷题名越容易拟写，也越确切。档案人员为了题名确切，就大量立薄卷甚至超薄卷，那么我们为什么不能取消案卷，直接以文件作为档案的基本保管单位呢？况且，在现代档案管理模式下，计算机技术的发展为我们提供了强大的支持手段。
4、“案卷”的取消有利于减少工作量。案卷的存在有它历史的必然性，体现了划大为小、分而治之的明智思想，也符合辩证法。但在当前的计算机技术的支持之下，档案管理的手段已发生了天翻地覆的变化，“案卷”原来的优势就变得无足轻重了。它虽然有利于反映工作活动的来龙去脉和历史事实，但这种反映是刻板的、不灵活的。而利用计算机，则可以根据利用者的需求形成各种各样的虚拟案卷、各种各样的信息组合。在传统档案管理模式之下，“案卷”的存在便于管理和查找利用文件；在现代档案管理模式之下，“案卷”却处于一个不得不被照顾的尴尬处境：档案著录时，先进行案卷级著录，再进行文件级著录，查找档案时，先查案卷，再查文件。其实，我们本可以只进行文件级著录，同样可以达到我们的目的。加上组卷时填写卷皮、卷内目录、备考表，编页码，拟写题名，装订，这些本可忽略的手续造成了多大的人力浪费。
5、“案卷”不适应档案文件材料的新载体。“案卷”是纸质文件一统天下时的产物，随着科学技术的发展，档案的新载体不断出现，从最初的照片档案、音像档案到现在的电子档案，“案卷”这一概念越来越不能涵盖这些新类型的档案。在传统档案管理模式下，同一活动中所产生的、具有有机联系的几种档案，仅仅因为载体不同，已经避免不了被分开保存的命运，“案卷”的地位在此已受到了动摇。在现代档案管理模式下，随着计算机技术的发展，“文件”代替“案卷”成为档案的基本保管单位，使不同载体的档案转化为同一载体的档案成为可能。利用多媒体技术，可以把不同载体类型的档案，如图形、图象、声音、文字等转化为统一的数字信息，存储在磁盘或光盘上，从而实现信息载体的一致性，方便档案的保管利用。再者，随着网络技术的发展，无纸办公的实现，所有文件将会在网上传输，这些网上文件的收集、保管、利用，显然“案卷”也力不从心，却为实现档案的文件级管理提供了非常方便的条件。
“案卷”和“文件”的这种角色转变关系，是和“案卷”的自身特点和现代档案管理所取得的新成就有着极为密切的关系。在档案管理走向现代化的过程中，“案卷”由原来所起到的不可替代的作用逐渐变为制约现代档案管理发展步伐的消极作用。因此，“案卷”概念的逐步淡化，最终成为一个历史概念的结局是不可避免的。而“文件”取代“案卷”成为档案的基本保管单位，却符合档案管理的发展趋势。
（作者单位：江苏省徐州发电厂）
在传统档案管理模式下，“案卷”的存在是必要的。但是，随着计算机技术逐渐深入文书处理、档案管理的各个环节，档案管理进入现代管理模式，一个突出的趋势就是“案卷”概念的逐步淡化。本文对此谈几点浅见陋识，意在抛砖引玉，望同行赐教。
一、案卷定义的类型及其特点
根据目前流行的案卷定义，大体可以分为如下四类。
（一）公文型。公文型的案卷定义是一种解释性定义，即以“属概念＋种差”的方法给案卷定义，以力求突出特征和文字简明。如国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》（ＧＢ／Ｔ11822－2000）将案卷定义为“由互相联系的若干文件组合而成的档案保管单位”。
（二）教材型。教材型的案卷定义多为揭示性定义，即通过说明组卷的方法和案卷的成分、功能等来给案卷定义，以力求全面准确和表述完整。王传宇主编的《科技档案管理学》和冯惠玲主编的《档案管理学》可为代表。前书定义是：“案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的科技文件的最小集合体”。后书定义是：“案卷是档案基本的个体保管单位，是由若干互有联系的文件构成的组合体。”
（三）辞书型。辞书型的案卷定义多为描述性定义，即用陈说案卷构成条件和形成过程的方法给案卷定义，以力求通俗易懂和表述清楚。中国档案出版社出版的《最新档案工作实务》（陈兆■、沈正乐主编）将案卷定义为：“案卷是按照一定的主题等内部特征和外部特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体。它既是档案的保管单位，也是档案数量统计和一般检索的基本单位之一。”《档案管理小百科》对案卷定义是“案卷，经系统整理的、反映某一或某几个有关事案、有保存价值和相关联系的办毕文书材料集合体。它是档案最基本的保管和统计单位，是文书工作中文书立卷程序的工作结果。”
（四）论文型。论文型的案卷定义多为实用性定义，即方法灵活，不拘一格，往往视主旨表达需要而定，以力求突出创意和独特新颖。如冯汉国的《也谈“案卷”和“保管单位”概念》；“案卷是一组具有密切联系的文件材料的组合体，它是组成档案全宗的基本单元，是档案部门直接管理的对象。”
一个完整的案卷通常是由以下几部分构成的：（一）一组互有联系的文件集合体。这些集合体是依据文件的各种相关特征分类并组合在一起的若干份文件材料，这是一个案卷的核心部分。（二）包装材料。包装材料主要包括卷皮、卷夹、档案袋、档案盒等，及其所著录的档号、全宗名称、类目名称、案卷题名、年度、保管期限、页（件）数等项目。（三）卷内文件目录。（四）卷内文件备考表。
案卷是指一组具有有机联系的文件的集合体。为方便保管起见，同一案卷中的文件应具有相同的密级和保管期限，并在一定数量范围内，由档案部门提供的标准的保管单位——卷、册、袋、盒来组织。案卷的基本含义如下：
（1）案卷必须是一组具有有机联系的文件材料。它们之间有着密切联系，共同记载和反映着某项活动中的某个事件，比如一项决策、一个科技项目等。
（2）案卷内的文件数量要适当，以方便保管和利用为宜。具有有机联系的文件材料的数量可能很多，比如一项建筑工程，其科技文件可达上万份，将它们全部组织在一个案卷里，既不便保管，又不便利用。因此，可以按其内部的有机联系，将它们分别组成若干卷保存，既不割裂其有机联系，又方便保管和利用。
（3）案卷内文件的密级和保管期限应当一致。一般来讲，一组具有有机联系的文件材料的集合体具有相同的密级和价值，但由于密级、保管期限与保持有机联系三者的立足点不同，很可能产生不一致的后果。这时，应从保持有机联系为主予以考虑。即如果密级、保管期限不同，分开来仍不失去其有机联系，则可以分别组成案卷；如果不便不分开，则案卷的保管期限就长，密级就高，以确保利用的安全性。
（4）为便于保管和提供利用，案卷应力求整齐、美观、安全、耐用。案卷是文件材料归档的基本单位，又是档案工作的基础对象，只有提供标准的装具——卷、册、袋、盒，才能保持档案工作的标准划一和整齐排列，为保管利用奠定良好的物质基础。因此，案卷不仅有标准意义的内涵，还要有统一的外观，以方便管理和利用。
二、信息技术条件下“案卷”概念的淡化
20世纪末以来，信息技术的飞速发展和广泛应用，对档案工作提出了更高的要求，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇。
现代档案管理模式的基本特点是利用计算机的快速处理、大规模存储以及远距离传输技术实现档案的自动化管理。具体包括档案的自动著录、自动标引、自动编制档案目录索引和各种检索工具、档案自动借阅管理、档案的自动统计、档案信息检索传输网络、档案保管环境的监测和自动控制等。具体来说分三个阶段，当前，档案自动化管理的工作重点是采用标准目录处理手段和一般计算机技术，实现档案的自动编目和联机题录信息检索，即目录检索阶段。第二阶段是实现以采用全息摄影技术、缩微摄影技术、光盘技术来存贮和检索档案原文信息的档案全文自动检索。第三阶段是采用智能处理软件，实现档案自动著录标引、档案信息自动分类归纳，并带有自动纠错和语义分析功能，从而进入智能检索阶段。
现代档案管理模式下档案管理的三个不同阶段一个突出的趋势就是“案卷”概念的逐步淡化，直到最后消失。这是因为在现代档案管理模式下，计算机对档案的管理是可以忽略“案卷”而直接深入到文件级的，由于计算机的高速处理功能，丝毫不会影响档案的保管、检索和利用。当然，档案利用时可以根据利用者的实际需求形成各种各样的虚拟案卷，这实际上是一组文件信息集合，并不是传统档案管理模式下的“案卷”。档案管理从传统模式下的二级管理：案卷——文件，转变为现代模式下的一级管理：文件。文件成为档案的基本保管单位，其原因：
1、“案卷”的存在不利于卷内文件和卷际文件之间的灵活调整。“案卷”形成后，通过卷皮、卷内目录、页号、备考表把案卷组合成一个不可分割的整体。可是我们在档案运作过程中却经常碰到要求文件调整的情况，如批复的插入，不需保存文件的剔除等，“案卷”的存在会使这些操作非常棘手。如果档案的基本保管单位由案卷变为文件，这些便不成问题。不只是档案实体管理时是这样，在计算机处理档案信息时，文件的这一优势会体现的更加明显。我们不再需要进行档案的案卷级著录，直接进行文件级著录，利用计算机的高速检索功能，瞬间计算机便会为我们提供所需要的文件，并可进行多种搭配组合。
2、“案卷”的取消有利于档案的利用。“文件”代替“案卷”成为档案的基本保管单位后，大大方便了档案的外借、复印以及扫描。当然，对于已经形成案卷的档案，我们没有必要把它们重新分成单份文件，这样既不可能，也不现实。现实意义是我们应该考虑到未来的发展需要，摆脱一些在传统档案管理模式下所形成的思维方式及工作方法，采取有利于档案现代化管理的工作手段。
3、案卷题名不能完全反映卷内文件内容。档案工作者都知道拟写案卷题名是一件比较困难的事情：字数不能超过五十，且题名要尽可能涵盖卷内文件的内容，即案卷题名的内涵尽可能等于卷内文件的外延。因此，从理论上说，卷内文件越少，案卷题名越容易拟写，也越确切。档案人员为了题名确切，就大量立薄卷甚至超薄卷，那么我们为什么不能取消案卷，直接以文件作为档案的基本保管单位呢？况且，在现代档案管理模式下，计算机技术的发展为我们提供了强大的支持手段。
4、“案卷”的取消有利于减少工作量。案卷的存在有它历史的必然性，体现了划大为小、分而治之的明智思想，也符合辩证法。但在当前的计算机技术的支持之下，档案管理的手段已发生了天翻地覆的变化，“案卷”原来的优势就变得无足轻重了。它虽然有利于反映工作活动的来龙去脉和历史事实，但这种反映是刻板的、不灵活的。而利用计算机，则可以根据利用者的需求形成各种各样的虚拟案卷、各种各样的信息组合。在传统档案管理模式之下，“案卷”的存在便于管理和查找利用文件；在现代档案管理模式之下，“案卷”却处于一个不得不被照顾的尴尬处境：档案著录时，先进行案卷级著录，再进行文件级著录，查找档案时，先查案卷，再查文件。其实，我们本可以只进行文件级著录，同样可以达到我们的目的。加上组卷时填写卷皮、卷内目录、备考表，编页码，拟写题名，装订，这些本可忽略的手续造成了多大的人力浪费。
5、“案卷”不适应档案文件材料的新载体。“案卷”是纸质文件一统天下时的产物，随着科学技术的发展，档案的新载体不断出现，从最初的照片档案、音像档案到现在的电子档案，“案卷”这一概念越来越不能涵盖这些新类型的档案。在传统档案管理模式下，同一活动中所产生的、具有有机联系的几种档案，仅仅因为载体不同，已经避免不了被分开保存的命运，“案卷”的地位在此已受到了动摇。在现代档案管理模式下，随着计算机技术的发展，“文件”代替“案卷”成为档案的基本保管单位，使不同载体的档案转化为同一载体的档案成为可能。利用多媒体技术，可以把不同载体类型的档案，如图形、图象、声音、文字等转化为统一的数字信息，存储在磁盘或光盘上，从而实现信息载体的一致性，方便档案的保管利用。再者，随着网络技术的发展，无纸办公的实现，所有文件将会在网上传输，这些网上文件的收集、保管、利用，显然“案卷”也力不从心，却为实现档案的文件级管理提供了非常方便的条件。
“案卷”和“文件”的这种角色转变关系，是和“案卷”的自身特点和现代档案管理所取得的新成就有着极为密切的关系。在档案管理走向现代化的过程中，“案卷”由原来所起到的不可替代的作用逐渐变为制约现代档案管理发展步伐的消极作用。因此，“案卷”概念的逐步淡化，最终成为一个历史概念的结局是不可避免的。而“文件”取代“案卷”成为档案的基本保管单位，却符合档案管理的发展趋势。
（作者单位：江苏省徐州发电厂）