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李海丰投靠日伪,他的内弟张名义遭到暗杀。余则成正向戴笠汇报张名义的遗言:“他说李海丰通日本人,还拉他一块叛逃,他不答应就被人打了黑枪。后来我还问李海丰是谁,他说是电讯处的。”
虽然戴笠手里一直在整理着文件,耳朵和大脑却没有闲着,他在积极地搜寻、捕捉着余则成话语中的每一个重要成分。听到这里,戴笠抬起头看了一眼余则成,不露形色地问到:“你不认识李海丰吗?”余则成回答:“在下一直在二台尽职,来总部才半年,都是外勤任务,我不认识他。”至此,戴笠心中已经有了一个刺杀李海丰的目标人选——余则成。
一、建立健全信息系统,为企业内部控制提供适当,及时,准确的信息支持
企业所有层级和单元都需要信息,以便开展业务,实施控制,朝着企业战略目标的实现前进。
1 余则成联络站和军统天津站是两大阵营各自信息系统的有机组成部分
余则成决定给共产党做事,组织安排他回重庆潜伏。董先生对他说:“两军对垒,我们需要很多拿枪的战士,同样更需要你这样的眼睛和耳朵。”耳目者,打探消息之人。企业同样需要建立健全具有耳目作用的信息系统,如果缺乏信息系统或者说信息系统严重失灵,必将是盲人瞎马,风险十面,举步维艰。
抗战胜利后,余则成转战天津。为配合其潜伏,共产党在天津建立了悬济药店联络站,秋季同志负责,主要成员有余则成、翠平和汤四毛等。后来秋季被捕’汤四毛叛变,联络站遭到破坏。一段时间后又建立起了同元书店联络站。联络站是共产党信息系统在天津的一个端点,在余则成等人的共同努力下,他们获取、报告了大量富有价值的情报。
军统是“国民政府军事委员会调查统计局”的简称,是民国的重要情报机构。在其职能部门中,第一处(军事处)主管军事和国际情报,第二处(情报处)主营党政和中共情报,第四处(电讯处)负责电讯传递、监听、侦察、破译等工作。天津站属于军统中较大的外勤组织,剧中吴敬中任站长,陆桥山担任情报处处长,他们还在延安成功地安插了代号为佛龛的特务,把情报触角延伸到了延安。
2 信息系统要广泛地搜集来自企业外部的有关情况,经过加工整理,形成可资使用的有用信息
八路军洛阳办事处出了个叛徒袁佩林,对党的地下工作破坏很大。此人曾在北平地下组织工作过,认识很多人,敌人本打算把他派回北平,摧毁那儿的地下组织,可是走漏了消息,不得已暂时把他藏匿到了天津。组织要求天津联络站找到并除掉他,决不能让他活着回到北平。
茫茫天津,寻找一个人,宛如大海捞针。找到袁佩林,就是要掌握相关的信息。信息有的来自内部,有的来自外部,可能是定量的,也可能是定性的。余则成正在打电话,只听他说到:“凡近日经过天津的重要物资、人或家属、文件都要向保密局报告,我们好提供保护。最近共党突然活动频繁,好像是,说是寻找什么目标吧,不太清楚。好,我等你回话。”无疑,余则成首先想从军统外部收集关乎袁佩林的信息。
企业管理和内部控制需要的外部信息是多方面的,包括投资者的期望、债权人的条件、客户的需要、供应商的要求、监管者的监督、国家的税收和立法等。企业可通过行业协会组织、社会中介机构、业务往来单位、来信来访、网络媒体以及监管部门等渠道,通过问卷调查、访谈、参加专业研讨会以及大范围的市场需求研究等方法获取信息。
袁佩林是在去郑州策反绥靖公署的一个军官时被捕的,凭借这一重要的外部信息以及他所掌握的各相关单位的职能、隶属关系和特点,余则成认为叛徒不会跑出保密局天津站。因为保密局是军方的特务组织,军队抓到的人只能交给保密局,保密局不可能把线索送给其他系统,尤其是党通局。至于警察局,鱼龙混杂,秘密全无,也不可能。如果是宪兵司令部,他们一定要汇报,这是必须的程序。
3 信息系统要持续、系统地收集企业经营活动所生成的内部信息,进行合理的筛选,核对和整合,提高信息的有用性
翠平得知北平乔站长到了天津,及时告诉了余则成。余则成透过窗子观察着院子里,一个陌生人跟着吴敬中下车、步入楼内,此人就是乔站长。中午将近,余则成来到站长办公室,寒暄客气之后,给两位站长在大运福酒楼订了座。中午已过,酒楼经理打来电话,站长并没有去。显然,吃饭的人里面有非常重要的人物,应该是袁佩林。保护袁佩林的,不是李涯,就是陆桥山,此时应当跟站长在一起。想到这里,余则成打电话给陆桥山,他在办公室。再打电话给李涯,他不在。袁佩林就在李涯手里。
余则成和陆桥山喝茶聊天,谈到了近日李涯的繁忙。陆桥山:“忙个狗屁,天天往妓院里扎,以为谁不知道啊。”余则成:“校官进妓院,是要受处分的。”陆桥山:“现在不比以前啦,岂止是校官,将官也难免。”余则成:“可别胡说啊,咱们站就一个将官,站长。”陆桥山连连摇手:“我不是说他,不是说他。我不说了吗,今天乔站长,不回北平了嘛。”在茶水和口水的浸泡中,袁佩林藏身妓院显影了。
洪秘书告诉余则成,站长昨天去了塘沽,早上还未回来。余则成通知车队,中午要召集司机开会,不得缺席。车队回话,李队长派九号车出去送饭,不能耽误。中午时分,余则成走下楼,朝着九号车走去。他从司机口里得知,九号车没有去塘沽,也没有出城。他观察着车里,有一盒绣春楼的火柴,司机说是站长朋友的。厨师提着酒和饭盒走了过来,余则成揭开看了看,厨师将其放上了车。站长没有去塘沽,昨夜在绣春楼,乔站长来天津决不是单纯为了酒色,肯定是见袁佩林。两个人的饭,李涯不喝酒,需要送饭的人一定是怕人暗算,袁佩林藏身绣春楼。
信息来自于不同的源头和渠道,常常是零散的,非系统的,甚至是真伪混杂的。因此,必须进行系统的信息筛选、整理和加工,去粗取精,去伪存真,由此及彼,由表及里。余则成查实袁佩林藏身之所正是这样一个过程。
4 内部控制的有效运行需要信息系统提供具备真实、适当、及时、准确等特征的高质量信息
信息质量差会让人在事项识别中产生错误判断,导致糟糕的决策和无效的控制。马奎派人赴重庆调查“余左”旧事,报告说左蓝是一个教师,说余则成刺杀李海丰后,到过吕宗方家,留下过钱。马奎十分不满,指责手下净打听些鸡毛蒜皮的事情。确实,这个特务搜集到的信息没有实质性内容,不是马奎所需要的信息,不具备适当性特征。
在欢迎军调处代表的招待会上,左蓝利用余则成提供的情报,把天津站在商券会馆安插特务的详细情况掀了个底儿朝天。事后秋季对余则成说到:“你上次的情报很及时,对这一特殊时期揭露敌人的嘴脸起了很重要的作用。”信息具有时效性,价值随时问递减。需要时即能获得的信息,才是具备及时性特征的信息。
李涯抓军贪失手,挨了打,他怒问陆 桥山:“你的情报什么时候能准一些呢!”陆桥山:“我的情报很准确。”李涯:“那稽查队的人怎么老截获呢?他们手下那几个鸟情报员本事也太大了吧!”真实情况是,陆桥山有意把行动时间推后了半小时。丧失准确性,即意味着行动的失败。不只如此,陆桥山对情报时间的篡改严重违背财务报告及相关信息真实完整的目标要求。随后李涯以陆桥山治人之道还治其人之身的作法,更是凭空造假。
二、建立信息沟通制度,畅通信息沟通渠道,促进内部控制的有效运行
沟通是信息的传递和理解,完美的沟通是接受者所认知的想法恰好与发送者发出的信息完全一致,这样的沟通才有助于接受者准确履行相关的职责。
1 沟通信息的方式多种多样,交谈最为普通。广为采用颇为有效
吕宗方告诉余则成去南京是要刺杀李海丰。余则成不理解:“刺杀?那怎么不派行动队的人去呀?我从来没执行过这样的任务,不怕失手吗?”吕宗方:“李海丰在总部供职多年,谁都不知道他认识多少人,也不知道他认识谁不认识谁,你是不是在戴老板面前说过你不认识李海丰?”余则成:“说过,就因为我说过不认识李海丰,就派我去?”吕宗方:“这次行动由我负责,你是我挑的,老板也点头了。”戴笠之所以首肯,正如开篇所说,他在积极倾听中已经掌握了余则成不认识李海丰的信息,这是除掉叛逆的一个有利条件。交谈无处不在,往往会传递出大量有用信息,特别是面对面的沟通,语调及肢体还会起到强调或掩饰谈话意图、重点的作用。
沟通还可以采用政策手册、备忘录、告示板、电子邮件、录像录音、会议、培训、报表等多种形式。
管理层在与下属共同工作及日常相处过程中的行为,也是一种强有力的沟通手段。管理者尤其需要认识到这一点,明白行动胜过说辞的道理,以身作则,率先垂范。
2 内部控制要求进行下行沟通,把必须严格履行内部控制职责的要求明确地传达给所有员工,尤其是担负经营管理职责的员工
发挥内部控制的效用要求管理层必须把严格履行内部控制职责明确地传达给所有员工。注目军统天津站的墙壁,余则成办公室挂有一幅《密电保密守则》,李涯办公室挂有一幅《译码密电管理》,电讯室挂有《机要人员制度》,监听室挂着《侦察保密守则》。现实中不少企业也有如此做法,实际上是一种自上而下的、广而告之的宣传和沟通手段。
另一方面,为了有效地履行控制职责,每位员工都需要理解内部控制系统及其运行特点,理解自身在其中的地位、职责和作用理解自身工作与他人工作之间的关系。
时间仓促,县大队袁政委只告诉翠平到天津后要听余则成的,职责、任务、注意事项等几乎没有交代。翠平不懂秘密工作,更不理解其个人行为与余则成工作的相关性。比如睡觉,余则成让翠平睡床上,他睡地下。翠平执意让余则成睡床上,她到楼下去睡。余则成告诉她,两口子一个楼上,一个楼下,容易引起怀疑。正是自上而下的沟通缺乏,以及翠平对潜伏工作的一窍不通,给余则成带来了许多意想不到的麻烦。
3 内部控制要求进行横向沟通,实现不同业务环节和部门之间的协调行动。避免部门间的矛盾和内耗
销售部门知道客户需要什么,应当及时告知设计、生产部门,以便按需设计、生产符合需求的产品;应收账款跟单人员掌握着客户付款是否及时、有否拖延的信息,应当及时告诉信用审批部门。横向信息交流及时、有效,企业这一部机器才能正常运转。否则,出现矛盾和磨擦,引发故障,在所难免。
根据袁佩林提供的信息,李涯端了共产党的一个联络站,准备捣毁一个工运组织。余则成问陆桥山:“你说这个李队长刚来不久,怎么吃得这么深呢?”陆桥山:“情报处的情报,全站共有,他那情报,捂在口袋里,跟祖传元宝似的。”确实,袁佩林在天津只有吴敬中和李涯知道,没有在情报处与行动队之间通气。
吴敬中询问陆桥山与李涯之间的误会和矛盾,陆桥山回答:“误会是有点,不过绣春楼那件事跟我们商量好了的话,那袁佩林也不会身首两处吧!我的那些情报员看他太张狂了,有些掌握了情报也不上报,就等着看他笑话呢!”这里的“不上报”、“看笑话”,即是情报处没有及时把一些信息传递给行动队。更为离谱的是,陆桥山还把给李涯的情报告诉了他的同乡、司令部稽查队的陆玉喜,行动时间要比李涯早,致使李涯几次抓捕行动均告失败。
陆李内讧。横向沟通梗阻,给天津站带来了损失。诸如此类矛盾引起的信息不畅在现实中普遍存在,需要认真对待,切实解决,不能任其发展蔓延。
4 内部控制要求进行上行沟通,使员工能够及时向上传递他们在经营活动中所了解的重要信息
第一线的员工能够及时发现内部控制中存在问题、缺陷乃至舞弊行为,能够就完善内部控制体系提出合理建议和改进意见。要使这些信息自下而上地报告,必须要建立开放、有效的沟通渠道。
一般情况下,正常的报告渠道就是适当的沟通渠道。仅有沟通渠道还不够,沟通的障碍很多,比如报喜不报忧或投其所好的过滤,凭经验、兴趣和态度等有选择地解释接收到的信息等。克服沟通障碍,作为领导,一定要控制听取汇报时的情绪,表现出积极倾听的意愿。吴敬中拿着一张印有“中华民国军事统计局”页眉的文稿,标题是“特侦处汉奸及亲日份子名单”,吴敬中用笔将其中的穆连成划去,然后对陆桥山说:“这个穆连成先放一放,别的继续追查。”陆桥山有些不理解:“站长,这个人可是最铁杆的汉奸了。”吴敬中:“那周佛海还是呢。”陆桥山怔怔地:“是。”此时,站长与穆连成有着某种瓜葛的想法在陆处长心中已然萌生,圆滑的陆桥山中止了他对穆连成的关注和报告。
对于商券会馆安插特务的泄密,马奎向吴敬中汇报到:“共党代表主任邓铭跟当地一些人有故交,穆连成有重大嫌疑,而且这个人昨天突然失踪了。”不料吴敬中说到:“那个汉奸共党想躲都来不及呢,怎么会跟他联系呢?荒唐。”一旁的陆桥山别有用心地说到:“即使是有联系的话,那穆连成也不可能知道我们在共军代表驻地的安排,更何况是详细名单了。”马奎顺着陆桥山的思路脱口而出:“是啊,我正在查穆连成跟我们天津站的关系呢。”吴敬中明确表态:“对穆连成的调查马上停止。”马奎不情愿地:“是。”
5 内部控制要求进行内外沟通,以期更广泛地获得加强内部控制、提高内部控制有效性的相关信息
管理层与外部各方的沟通,也向企业传递着十分重要的信息。比如,不断变化的市场需求,企业道德标准和行为守则的遵守情况,处理回扣、贿赂的态度和方式,有关企业内部控制的评价,有关企业财务状况、经营成果和现金流量的评价,有关企业信息披露的评价,有关企业纳税、合法经营的评价等。
因部下盗卖军需和暴力抗法,九十四军的许团长被抓。按规定需要押解南京,接受军事法庭的惩处。说客庞副官表示愿给吴敬中一辆新的斯蒂旁克牌轿车,以换得许团长的自由和平安。在余则成的撮合下,最后以等同车价的美元成交。外部人员的重金贿赂,打动了吴敬中的心,许团长逍遥法外,内部控制被人为地化解了。采购人员、销售人员为增加个人利益而牺牲企业利益的不良行为很多,与吴敬中放走许团长在性质上没什么两样。通过与供应商、客户等的沟通,获知采购、销售中的不当交易信息,既有助于堵塞漏洞,也有助于维护企业的声誉。
6 建立举报投诉制度和举报人保护制度,确保举报、投诉成为企业有效掌握信息的特殊途径
在正常报告渠道之外,企业还需要建立一些预防信息上报失败的特别沟通途径,如主要领导接待日、投诉举报制度和举报人保护制度等。而且,只有企业确实存在并且有效地执行着这些制度,才可以使员工确信,不会因报告相关信息而受到打击报复和迫害。
调查穆连成被站长喝止后,马奎并未收手,私下里展开了更深入的行动。考虑到站长阻挠,马奎本应将有关线索及时举报到上级,他却没有这样做。落人余则成的圈套后,在被审席上,面对陆桥山和吴敬中,马奎竟然说出“我不想在这儿说,我要向总部督察室直接报告”,矛头直指吴敬中。人是刀俎,你是鱼肉,哪有机会向上报告!背个黑锅事小,黑白颠倒,内控失效,放走潜伏者事大。由此可见,投诉举报制度和举报人保护制度何等重要。
虽然戴笠手里一直在整理着文件,耳朵和大脑却没有闲着,他在积极地搜寻、捕捉着余则成话语中的每一个重要成分。听到这里,戴笠抬起头看了一眼余则成,不露形色地问到:“你不认识李海丰吗?”余则成回答:“在下一直在二台尽职,来总部才半年,都是外勤任务,我不认识他。”至此,戴笠心中已经有了一个刺杀李海丰的目标人选——余则成。
一、建立健全信息系统,为企业内部控制提供适当,及时,准确的信息支持
企业所有层级和单元都需要信息,以便开展业务,实施控制,朝着企业战略目标的实现前进。
1 余则成联络站和军统天津站是两大阵营各自信息系统的有机组成部分
余则成决定给共产党做事,组织安排他回重庆潜伏。董先生对他说:“两军对垒,我们需要很多拿枪的战士,同样更需要你这样的眼睛和耳朵。”耳目者,打探消息之人。企业同样需要建立健全具有耳目作用的信息系统,如果缺乏信息系统或者说信息系统严重失灵,必将是盲人瞎马,风险十面,举步维艰。
抗战胜利后,余则成转战天津。为配合其潜伏,共产党在天津建立了悬济药店联络站,秋季同志负责,主要成员有余则成、翠平和汤四毛等。后来秋季被捕’汤四毛叛变,联络站遭到破坏。一段时间后又建立起了同元书店联络站。联络站是共产党信息系统在天津的一个端点,在余则成等人的共同努力下,他们获取、报告了大量富有价值的情报。
军统是“国民政府军事委员会调查统计局”的简称,是民国的重要情报机构。在其职能部门中,第一处(军事处)主管军事和国际情报,第二处(情报处)主营党政和中共情报,第四处(电讯处)负责电讯传递、监听、侦察、破译等工作。天津站属于军统中较大的外勤组织,剧中吴敬中任站长,陆桥山担任情报处处长,他们还在延安成功地安插了代号为佛龛的特务,把情报触角延伸到了延安。
2 信息系统要广泛地搜集来自企业外部的有关情况,经过加工整理,形成可资使用的有用信息
八路军洛阳办事处出了个叛徒袁佩林,对党的地下工作破坏很大。此人曾在北平地下组织工作过,认识很多人,敌人本打算把他派回北平,摧毁那儿的地下组织,可是走漏了消息,不得已暂时把他藏匿到了天津。组织要求天津联络站找到并除掉他,决不能让他活着回到北平。
茫茫天津,寻找一个人,宛如大海捞针。找到袁佩林,就是要掌握相关的信息。信息有的来自内部,有的来自外部,可能是定量的,也可能是定性的。余则成正在打电话,只听他说到:“凡近日经过天津的重要物资、人或家属、文件都要向保密局报告,我们好提供保护。最近共党突然活动频繁,好像是,说是寻找什么目标吧,不太清楚。好,我等你回话。”无疑,余则成首先想从军统外部收集关乎袁佩林的信息。
企业管理和内部控制需要的外部信息是多方面的,包括投资者的期望、债权人的条件、客户的需要、供应商的要求、监管者的监督、国家的税收和立法等。企业可通过行业协会组织、社会中介机构、业务往来单位、来信来访、网络媒体以及监管部门等渠道,通过问卷调查、访谈、参加专业研讨会以及大范围的市场需求研究等方法获取信息。
袁佩林是在去郑州策反绥靖公署的一个军官时被捕的,凭借这一重要的外部信息以及他所掌握的各相关单位的职能、隶属关系和特点,余则成认为叛徒不会跑出保密局天津站。因为保密局是军方的特务组织,军队抓到的人只能交给保密局,保密局不可能把线索送给其他系统,尤其是党通局。至于警察局,鱼龙混杂,秘密全无,也不可能。如果是宪兵司令部,他们一定要汇报,这是必须的程序。
3 信息系统要持续、系统地收集企业经营活动所生成的内部信息,进行合理的筛选,核对和整合,提高信息的有用性
翠平得知北平乔站长到了天津,及时告诉了余则成。余则成透过窗子观察着院子里,一个陌生人跟着吴敬中下车、步入楼内,此人就是乔站长。中午将近,余则成来到站长办公室,寒暄客气之后,给两位站长在大运福酒楼订了座。中午已过,酒楼经理打来电话,站长并没有去。显然,吃饭的人里面有非常重要的人物,应该是袁佩林。保护袁佩林的,不是李涯,就是陆桥山,此时应当跟站长在一起。想到这里,余则成打电话给陆桥山,他在办公室。再打电话给李涯,他不在。袁佩林就在李涯手里。
余则成和陆桥山喝茶聊天,谈到了近日李涯的繁忙。陆桥山:“忙个狗屁,天天往妓院里扎,以为谁不知道啊。”余则成:“校官进妓院,是要受处分的。”陆桥山:“现在不比以前啦,岂止是校官,将官也难免。”余则成:“可别胡说啊,咱们站就一个将官,站长。”陆桥山连连摇手:“我不是说他,不是说他。我不说了吗,今天乔站长,不回北平了嘛。”在茶水和口水的浸泡中,袁佩林藏身妓院显影了。
洪秘书告诉余则成,站长昨天去了塘沽,早上还未回来。余则成通知车队,中午要召集司机开会,不得缺席。车队回话,李队长派九号车出去送饭,不能耽误。中午时分,余则成走下楼,朝着九号车走去。他从司机口里得知,九号车没有去塘沽,也没有出城。他观察着车里,有一盒绣春楼的火柴,司机说是站长朋友的。厨师提着酒和饭盒走了过来,余则成揭开看了看,厨师将其放上了车。站长没有去塘沽,昨夜在绣春楼,乔站长来天津决不是单纯为了酒色,肯定是见袁佩林。两个人的饭,李涯不喝酒,需要送饭的人一定是怕人暗算,袁佩林藏身绣春楼。
信息来自于不同的源头和渠道,常常是零散的,非系统的,甚至是真伪混杂的。因此,必须进行系统的信息筛选、整理和加工,去粗取精,去伪存真,由此及彼,由表及里。余则成查实袁佩林藏身之所正是这样一个过程。
4 内部控制的有效运行需要信息系统提供具备真实、适当、及时、准确等特征的高质量信息
信息质量差会让人在事项识别中产生错误判断,导致糟糕的决策和无效的控制。马奎派人赴重庆调查“余左”旧事,报告说左蓝是一个教师,说余则成刺杀李海丰后,到过吕宗方家,留下过钱。马奎十分不满,指责手下净打听些鸡毛蒜皮的事情。确实,这个特务搜集到的信息没有实质性内容,不是马奎所需要的信息,不具备适当性特征。
在欢迎军调处代表的招待会上,左蓝利用余则成提供的情报,把天津站在商券会馆安插特务的详细情况掀了个底儿朝天。事后秋季对余则成说到:“你上次的情报很及时,对这一特殊时期揭露敌人的嘴脸起了很重要的作用。”信息具有时效性,价值随时问递减。需要时即能获得的信息,才是具备及时性特征的信息。
李涯抓军贪失手,挨了打,他怒问陆 桥山:“你的情报什么时候能准一些呢!”陆桥山:“我的情报很准确。”李涯:“那稽查队的人怎么老截获呢?他们手下那几个鸟情报员本事也太大了吧!”真实情况是,陆桥山有意把行动时间推后了半小时。丧失准确性,即意味着行动的失败。不只如此,陆桥山对情报时间的篡改严重违背财务报告及相关信息真实完整的目标要求。随后李涯以陆桥山治人之道还治其人之身的作法,更是凭空造假。
二、建立信息沟通制度,畅通信息沟通渠道,促进内部控制的有效运行
沟通是信息的传递和理解,完美的沟通是接受者所认知的想法恰好与发送者发出的信息完全一致,这样的沟通才有助于接受者准确履行相关的职责。
1 沟通信息的方式多种多样,交谈最为普通。广为采用颇为有效
吕宗方告诉余则成去南京是要刺杀李海丰。余则成不理解:“刺杀?那怎么不派行动队的人去呀?我从来没执行过这样的任务,不怕失手吗?”吕宗方:“李海丰在总部供职多年,谁都不知道他认识多少人,也不知道他认识谁不认识谁,你是不是在戴老板面前说过你不认识李海丰?”余则成:“说过,就因为我说过不认识李海丰,就派我去?”吕宗方:“这次行动由我负责,你是我挑的,老板也点头了。”戴笠之所以首肯,正如开篇所说,他在积极倾听中已经掌握了余则成不认识李海丰的信息,这是除掉叛逆的一个有利条件。交谈无处不在,往往会传递出大量有用信息,特别是面对面的沟通,语调及肢体还会起到强调或掩饰谈话意图、重点的作用。
沟通还可以采用政策手册、备忘录、告示板、电子邮件、录像录音、会议、培训、报表等多种形式。
管理层在与下属共同工作及日常相处过程中的行为,也是一种强有力的沟通手段。管理者尤其需要认识到这一点,明白行动胜过说辞的道理,以身作则,率先垂范。
2 内部控制要求进行下行沟通,把必须严格履行内部控制职责的要求明确地传达给所有员工,尤其是担负经营管理职责的员工
发挥内部控制的效用要求管理层必须把严格履行内部控制职责明确地传达给所有员工。注目军统天津站的墙壁,余则成办公室挂有一幅《密电保密守则》,李涯办公室挂有一幅《译码密电管理》,电讯室挂有《机要人员制度》,监听室挂着《侦察保密守则》。现实中不少企业也有如此做法,实际上是一种自上而下的、广而告之的宣传和沟通手段。
另一方面,为了有效地履行控制职责,每位员工都需要理解内部控制系统及其运行特点,理解自身在其中的地位、职责和作用理解自身工作与他人工作之间的关系。
时间仓促,县大队袁政委只告诉翠平到天津后要听余则成的,职责、任务、注意事项等几乎没有交代。翠平不懂秘密工作,更不理解其个人行为与余则成工作的相关性。比如睡觉,余则成让翠平睡床上,他睡地下。翠平执意让余则成睡床上,她到楼下去睡。余则成告诉她,两口子一个楼上,一个楼下,容易引起怀疑。正是自上而下的沟通缺乏,以及翠平对潜伏工作的一窍不通,给余则成带来了许多意想不到的麻烦。
3 内部控制要求进行横向沟通,实现不同业务环节和部门之间的协调行动。避免部门间的矛盾和内耗
销售部门知道客户需要什么,应当及时告知设计、生产部门,以便按需设计、生产符合需求的产品;应收账款跟单人员掌握着客户付款是否及时、有否拖延的信息,应当及时告诉信用审批部门。横向信息交流及时、有效,企业这一部机器才能正常运转。否则,出现矛盾和磨擦,引发故障,在所难免。
根据袁佩林提供的信息,李涯端了共产党的一个联络站,准备捣毁一个工运组织。余则成问陆桥山:“你说这个李队长刚来不久,怎么吃得这么深呢?”陆桥山:“情报处的情报,全站共有,他那情报,捂在口袋里,跟祖传元宝似的。”确实,袁佩林在天津只有吴敬中和李涯知道,没有在情报处与行动队之间通气。
吴敬中询问陆桥山与李涯之间的误会和矛盾,陆桥山回答:“误会是有点,不过绣春楼那件事跟我们商量好了的话,那袁佩林也不会身首两处吧!我的那些情报员看他太张狂了,有些掌握了情报也不上报,就等着看他笑话呢!”这里的“不上报”、“看笑话”,即是情报处没有及时把一些信息传递给行动队。更为离谱的是,陆桥山还把给李涯的情报告诉了他的同乡、司令部稽查队的陆玉喜,行动时间要比李涯早,致使李涯几次抓捕行动均告失败。
陆李内讧。横向沟通梗阻,给天津站带来了损失。诸如此类矛盾引起的信息不畅在现实中普遍存在,需要认真对待,切实解决,不能任其发展蔓延。
4 内部控制要求进行上行沟通,使员工能够及时向上传递他们在经营活动中所了解的重要信息
第一线的员工能够及时发现内部控制中存在问题、缺陷乃至舞弊行为,能够就完善内部控制体系提出合理建议和改进意见。要使这些信息自下而上地报告,必须要建立开放、有效的沟通渠道。
一般情况下,正常的报告渠道就是适当的沟通渠道。仅有沟通渠道还不够,沟通的障碍很多,比如报喜不报忧或投其所好的过滤,凭经验、兴趣和态度等有选择地解释接收到的信息等。克服沟通障碍,作为领导,一定要控制听取汇报时的情绪,表现出积极倾听的意愿。吴敬中拿着一张印有“中华民国军事统计局”页眉的文稿,标题是“特侦处汉奸及亲日份子名单”,吴敬中用笔将其中的穆连成划去,然后对陆桥山说:“这个穆连成先放一放,别的继续追查。”陆桥山有些不理解:“站长,这个人可是最铁杆的汉奸了。”吴敬中:“那周佛海还是呢。”陆桥山怔怔地:“是。”此时,站长与穆连成有着某种瓜葛的想法在陆处长心中已然萌生,圆滑的陆桥山中止了他对穆连成的关注和报告。
对于商券会馆安插特务的泄密,马奎向吴敬中汇报到:“共党代表主任邓铭跟当地一些人有故交,穆连成有重大嫌疑,而且这个人昨天突然失踪了。”不料吴敬中说到:“那个汉奸共党想躲都来不及呢,怎么会跟他联系呢?荒唐。”一旁的陆桥山别有用心地说到:“即使是有联系的话,那穆连成也不可能知道我们在共军代表驻地的安排,更何况是详细名单了。”马奎顺着陆桥山的思路脱口而出:“是啊,我正在查穆连成跟我们天津站的关系呢。”吴敬中明确表态:“对穆连成的调查马上停止。”马奎不情愿地:“是。”
5 内部控制要求进行内外沟通,以期更广泛地获得加强内部控制、提高内部控制有效性的相关信息
管理层与外部各方的沟通,也向企业传递着十分重要的信息。比如,不断变化的市场需求,企业道德标准和行为守则的遵守情况,处理回扣、贿赂的态度和方式,有关企业内部控制的评价,有关企业财务状况、经营成果和现金流量的评价,有关企业信息披露的评价,有关企业纳税、合法经营的评价等。
因部下盗卖军需和暴力抗法,九十四军的许团长被抓。按规定需要押解南京,接受军事法庭的惩处。说客庞副官表示愿给吴敬中一辆新的斯蒂旁克牌轿车,以换得许团长的自由和平安。在余则成的撮合下,最后以等同车价的美元成交。外部人员的重金贿赂,打动了吴敬中的心,许团长逍遥法外,内部控制被人为地化解了。采购人员、销售人员为增加个人利益而牺牲企业利益的不良行为很多,与吴敬中放走许团长在性质上没什么两样。通过与供应商、客户等的沟通,获知采购、销售中的不当交易信息,既有助于堵塞漏洞,也有助于维护企业的声誉。
6 建立举报投诉制度和举报人保护制度,确保举报、投诉成为企业有效掌握信息的特殊途径
在正常报告渠道之外,企业还需要建立一些预防信息上报失败的特别沟通途径,如主要领导接待日、投诉举报制度和举报人保护制度等。而且,只有企业确实存在并且有效地执行着这些制度,才可以使员工确信,不会因报告相关信息而受到打击报复和迫害。
调查穆连成被站长喝止后,马奎并未收手,私下里展开了更深入的行动。考虑到站长阻挠,马奎本应将有关线索及时举报到上级,他却没有这样做。落人余则成的圈套后,在被审席上,面对陆桥山和吴敬中,马奎竟然说出“我不想在这儿说,我要向总部督察室直接报告”,矛头直指吴敬中。人是刀俎,你是鱼肉,哪有机会向上报告!背个黑锅事小,黑白颠倒,内控失效,放走潜伏者事大。由此可见,投诉举报制度和举报人保护制度何等重要。