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摘要从电子文件的收集与整理归档、存储载体的选用、电子档案的安全管理与利用等方面介绍了襄樊市农业科学院电子档案的管理,以期为档案工作者提供参考。
关键词电子档案;管理;襄樊市农业科学院
中图分类号 G276 文献标识码B文章编号 1007-5739(2009)14-0358-01
随着电子信息技术的飞速发展,办公自动化、标准化、网络化日趋完善。各种电子文件以良好的复制性和复用性、易于传递和异地利用等优点,将逐步代替纸质文件。面对汹涌而至的电子文件浪潮,电子文件的归档与档案管理问题日益突显。为此,笔者做了一些有益的探索。
1电子文件的收集
电子文件是指在数字设备及环境中生成,能被计算机识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传递的代码。由于电子文件具有非人工直接识读性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性及载体的不稳定性等特点,其收集较纸质文件更为艰难、复杂。
襄樊市农业科学院未实行电子文件统一管理之前,电子文件大多作为纸质文件的副产品分散存放在承办人员的计算机中。襄樊市农业科学院建立的《电子文件收集归档制度》中明确规定了电子文件的收集纳入到各科室岗位责任制中,要求各科室在形成纸质文件时,必须留存该文件的最终电子版本,并以只读形式保存,有效地防止了因人为操作失误而导致的电子文件损毁。文件管理人员应及时通过内部局域网或U盘拷贝等形式收集电子文件,实行集中统一管理。为防止因意外造成数据丢失,襄樊市农业科学院规定电子文件应做2个备份,脱机管理,分处保存。文件管理人员在接收电子文件时应认真填写《电子文件积累登记表》,登记内容包括:序号、题名、文件类别、光(磁)盘号、形成部门、形成日期、使用的软件系统、密级备注。由于襄樊市农业科学院从制度上将收集工作责任落实到岗、落实到人,抓住了电子文件形成之初这一关键环节,从源头上有效地控制了电子文件。
2电子文件的整理归档
襄樊市农业科学院自实行电子档案统一管理以来,严格按照国家标准规范和襄樊市农业科学院《档案管理“三合一(文件材料分类方案、归档范围、保管期限)”制度》进行整理归档。具体流程为:第1步,对电子文件进行归档鉴定,确定该份文件是否应归档、归档保管期限是否准确,归档的电子文件是否与纸质文件内容一致。第2步,组建树形结构文件夹。文件夹分3个层次,第1层按保存期限区分,永久、30年设为1个文件夹,10年另设为1个文件夹;第2层按归档年度区分,在保存期限文件夹下设立年度子文件夹,每一年度设为1个文件夹,文件夹之间为平行关系;第3层按文件形成单位区分,每个科室设立平行的文件夹,文件夹内的电子文件依据“三合一”制度要求排序,内容关系紧密地存放在一起。电子文件要与纸质文件之间建立准确、可靠地标识关系。第3步,将整理完毕的电子档案刻盘,可采用分类刻盘和集中刻盘2种方式。分类刻盘就是将电子档案分为文书类和科技类(项目)2个类别。对于每年文书类电子档案形成较少的单位可2年1张或5年1张。科技类(项目)电子档案按项目刻盘,1个项目的电子档案尽量集中在1张盘上,1张盘装不下时,可用多张盘。集中刻盘就是将1年内形成的所有电子档案刻在1张盘上,这种方式非常适合于电子档案量少的单位。
应当注意的是,电子档案不仅包括作为档案保存的电子文件,还包括与电子档案的相关软件、相应的软硬件环境说明和其他相关数据等。
3电子档案存储载体的选用
电子档案存储载体多种多样,常见的有磁盘、磁带和光盘3种。磁盘、磁带属磁性介质,对保管环境要求较高。为防止因档案载体损毁而造成电子档案数据的丢失,一定要把好磁性介质质量关,选择优质磁盘、磁带存储电子档案,严禁使用软盘作为电子档案的存储载体;光盘具有对保管环境要求低,容量大、寿命长、存取速度快、不易损坏等特点,为电子档案存储的首选载体,选用时要注意选择不可擦写的光盘。
4电子档案的安全管理
电子档案存放地应远离热源、尘埃、酸碱等有害气体和强磁场,环境温度应控制在14~24℃、湿度控制在45%~60%之间。以光盘、磁性介质存储的电子档案至少要制作2套备份,1套封存保管、1套供调阅使用,必要时复制第3套异地保存(指不同的建筑物)。封存保管的电子档案不得外借,以防止数据修改或损毁。电子档案每2年进行1次抽样机读检验,抽样率不低于40%。如发现电子档案的载体或数据出现异常,应利用封存备份及时拷贝。计算机设备更新时,要确认电子档案载体与新设备的兼容性,如不兼容,电子档案应在安全有保障的前提下,进行栽体转换,原载体同时保留时间不少于4年。
原始性是档案的基本属性,由于电子档案的信息和载体的可分离性,致使其易删除或修改,破坏原有面貌,因此保证电子档案信息安全龙为重要。为防止未经授权擅自动用电子档案的各种数据,襄樊市农业科学院制定了严格的接
触控制制度,设置操作权限与操作人员的密码身份控制,严禁本单位档案管理人员之外的人员操作电子档案专用微机。计算机病毒是计算机系统数据的安全性最大的敌人,为有效避免和减少病毒侵害,襄樊市农业科学院安装的杀毒软件隔天升级,对整个局域网中所有计算机实施病毒监控。
5电子档案的利用
电子档案快速便捷地检索和利用,必须用计算机等现代化的办公设备和设计科学的管理系统、齐全完备的档案数据库才能实现,襄樊农业科学院研制开发的档案信息管理系统具备档案信息著录、查询和提供利用等多项功能,操作简便、易于学习、稳定性强,运行2年来效果良好。截止到2009年,襄樊市农业科学院建立的电子档案目录数据库中已录入1986年以来的所有文件级档案目录,电子档案文献数据库中已收入2001年以来的所有重要文件,全文管理率高达55%。全院干部职工利用内部网络终端设备即可实现档案目录及全文数据的查询,检索、查阅速度和查全率、查准率都得到了很大提高。
关键词电子档案;管理;襄樊市农业科学院
中图分类号 G276 文献标识码B文章编号 1007-5739(2009)14-0358-01
随着电子信息技术的飞速发展,办公自动化、标准化、网络化日趋完善。各种电子文件以良好的复制性和复用性、易于传递和异地利用等优点,将逐步代替纸质文件。面对汹涌而至的电子文件浪潮,电子文件的归档与档案管理问题日益突显。为此,笔者做了一些有益的探索。
1电子文件的收集
电子文件是指在数字设备及环境中生成,能被计算机识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传递的代码。由于电子文件具有非人工直接识读性、信息与载体的可分离性、信息内容的易改性及载体的不稳定性等特点,其收集较纸质文件更为艰难、复杂。
襄樊市农业科学院未实行电子文件统一管理之前,电子文件大多作为纸质文件的副产品分散存放在承办人员的计算机中。襄樊市农业科学院建立的《电子文件收集归档制度》中明确规定了电子文件的收集纳入到各科室岗位责任制中,要求各科室在形成纸质文件时,必须留存该文件的最终电子版本,并以只读形式保存,有效地防止了因人为操作失误而导致的电子文件损毁。文件管理人员应及时通过内部局域网或U盘拷贝等形式收集电子文件,实行集中统一管理。为防止因意外造成数据丢失,襄樊市农业科学院规定电子文件应做2个备份,脱机管理,分处保存。文件管理人员在接收电子文件时应认真填写《电子文件积累登记表》,登记内容包括:序号、题名、文件类别、光(磁)盘号、形成部门、形成日期、使用的软件系统、密级备注。由于襄樊市农业科学院从制度上将收集工作责任落实到岗、落实到人,抓住了电子文件形成之初这一关键环节,从源头上有效地控制了电子文件。
2电子文件的整理归档
襄樊市农业科学院自实行电子档案统一管理以来,严格按照国家标准规范和襄樊市农业科学院《档案管理“三合一(文件材料分类方案、归档范围、保管期限)”制度》进行整理归档。具体流程为:第1步,对电子文件进行归档鉴定,确定该份文件是否应归档、归档保管期限是否准确,归档的电子文件是否与纸质文件内容一致。第2步,组建树形结构文件夹。文件夹分3个层次,第1层按保存期限区分,永久、30年设为1个文件夹,10年另设为1个文件夹;第2层按归档年度区分,在保存期限文件夹下设立年度子文件夹,每一年度设为1个文件夹,文件夹之间为平行关系;第3层按文件形成单位区分,每个科室设立平行的文件夹,文件夹内的电子文件依据“三合一”制度要求排序,内容关系紧密地存放在一起。电子文件要与纸质文件之间建立准确、可靠地标识关系。第3步,将整理完毕的电子档案刻盘,可采用分类刻盘和集中刻盘2种方式。分类刻盘就是将电子档案分为文书类和科技类(项目)2个类别。对于每年文书类电子档案形成较少的单位可2年1张或5年1张。科技类(项目)电子档案按项目刻盘,1个项目的电子档案尽量集中在1张盘上,1张盘装不下时,可用多张盘。集中刻盘就是将1年内形成的所有电子档案刻在1张盘上,这种方式非常适合于电子档案量少的单位。
应当注意的是,电子档案不仅包括作为档案保存的电子文件,还包括与电子档案的相关软件、相应的软硬件环境说明和其他相关数据等。
3电子档案存储载体的选用
电子档案存储载体多种多样,常见的有磁盘、磁带和光盘3种。磁盘、磁带属磁性介质,对保管环境要求较高。为防止因档案载体损毁而造成电子档案数据的丢失,一定要把好磁性介质质量关,选择优质磁盘、磁带存储电子档案,严禁使用软盘作为电子档案的存储载体;光盘具有对保管环境要求低,容量大、寿命长、存取速度快、不易损坏等特点,为电子档案存储的首选载体,选用时要注意选择不可擦写的光盘。
4电子档案的安全管理
电子档案存放地应远离热源、尘埃、酸碱等有害气体和强磁场,环境温度应控制在14~24℃、湿度控制在45%~60%之间。以光盘、磁性介质存储的电子档案至少要制作2套备份,1套封存保管、1套供调阅使用,必要时复制第3套异地保存(指不同的建筑物)。封存保管的电子档案不得外借,以防止数据修改或损毁。电子档案每2年进行1次抽样机读检验,抽样率不低于40%。如发现电子档案的载体或数据出现异常,应利用封存备份及时拷贝。计算机设备更新时,要确认电子档案载体与新设备的兼容性,如不兼容,电子档案应在安全有保障的前提下,进行栽体转换,原载体同时保留时间不少于4年。
原始性是档案的基本属性,由于电子档案的信息和载体的可分离性,致使其易删除或修改,破坏原有面貌,因此保证电子档案信息安全龙为重要。为防止未经授权擅自动用电子档案的各种数据,襄樊市农业科学院制定了严格的接
触控制制度,设置操作权限与操作人员的密码身份控制,严禁本单位档案管理人员之外的人员操作电子档案专用微机。计算机病毒是计算机系统数据的安全性最大的敌人,为有效避免和减少病毒侵害,襄樊市农业科学院安装的杀毒软件隔天升级,对整个局域网中所有计算机实施病毒监控。
5电子档案的利用
电子档案快速便捷地检索和利用,必须用计算机等现代化的办公设备和设计科学的管理系统、齐全完备的档案数据库才能实现,襄樊农业科学院研制开发的档案信息管理系统具备档案信息著录、查询和提供利用等多项功能,操作简便、易于学习、稳定性强,运行2年来效果良好。截止到2009年,襄樊市农业科学院建立的电子档案目录数据库中已录入1986年以来的所有文件级档案目录,电子档案文献数据库中已收入2001年以来的所有重要文件,全文管理率高达55%。全院干部职工利用内部网络终端设备即可实现档案目录及全文数据的查询,检索、查阅速度和查全率、查准率都得到了很大提高。