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[摘 要]档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的一个长期发展的过程。在这一过程中，只有跟上信息时代发展的步伐，用现代信息技术替代过去的档案管理方式，才能快速地提高档案管理水平。
[关键词]档案管理；信息化建设；信息资源建设
中图分类号：F272.9；G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）47-0339-01
1 目前企业档案管理的现状
传统的档案管理都是手工操作，不仅人员多，使用的工具也多，效率还非常低，过程也很复杂，容易出现错误。档案数量大还非常占面积，保存的文件也很容易破损。而且想要资料，也很难查找到。
部分企业不重视档案管理，认为档案管理信息化就是在网上加上文字，且最终会因为数据的质量不能共享，成为垃圾，造成浪费。
还有一些企业认为档案管理工作很简单，认为企业档案管理就是收集和整理资料，而且认为档案管理并没有什么意义，对经济发展也没有作用，反而是浪费时间和人力，忽视了企业档案管理工作的重要性。
企业档案管理信息化制度也不够完善。一直以来，很多企业都是采用传统的方法经行档案管理，没有把信息技术结合进去。而且企业档案管理也缺乏资金和技术支持，想要档案管理信息化，就必须结合计算机使用先进的系统，而先进的系统要不断的维护和更新，这就需要相关技术人员和资金的投入。大多数企业在这方面缺少资金，也就无法请专业的技术人员，无法配备设备，使信息化建设发展缓慢，导致信息化建设工作不能得到落实贯彻，没有发挥到作用，
企业档案管理人员的综合素质有待提高。档案管理人员在档案建设中扮演着非常重要的角色，这就需要专业的档案管理人员。目前大部分企业档案管理人员不专业，不知道如何管理档案，对计算机知识也不熟悉，甚至有的人员对计算机技术非常陌生，完全不会使用，这就会在实际工作中出现很多困难，面临很多问题，使档案管理信息化不能够有效进行。那么就必须提高企业档案管理人员的职业素养，提高档案管理的专业知识，让他们学习计算机，使用计算机，掌握最新的管理技能。
2 企业档案信息化管理的有效措施
2.1 充分认识档案信息化建设的重要意义和作用
2.1.1 提高档案工作效率
档案管理不再费时费力，查询利用更便捷、快速、准确。档案数据录入一次能进行共享，可打印多种检索工具及各类报表（如备考表、脊背等），方便快捷，大大提高了工作效率。检索查询时可利用多种查询手段，根据管理权限，通过网络自行查询档案信息，对过期不还的借阅者还可进行有效的催还，极大的减轻了工作人员的负担。
2.1.2 有效地进行档案收集
档案接收、核对和录入都是档案管理的基础工作，这些工作如果靠手工完成不仅会耗费档案工作人员的大量时间和精力，而且功能分散，不利于后期查询。实行归档工作信息化后，以档案管理平台为基础，完善了档案的收集和编研工作。文件的接收时间、数量、内容等一目了然，减少了档案利用者后期翻阅纸质档案材料的时间，避免重复劳动。
2.1.3 更好地保存档案
由于自然灾害、人为破坏和环境安全等原因，实体档案有时会丢失和损毁，在管理和利用过程中难以避免地会出现老化和磨损等情况。而档案信息化管理是以网络及数据库为手段，借助于网络及数据库保存、整理档案信息资源，最终通过网络在计算机终端上实现档案信息资源的共享和利用，为企业各部门的档案使用者提供生动、丰富、便捷的档案信息服务。
2.1.4 为社会提供档案信息服务
在信息化社会，档案信息化管理任重道远，目前的档案信息化管理尚不能全面地为社会发展服务。档案管理工作封闭、半封闭的状态与社会日益增长的档案信息利用需求之间的矛盾越来越尖锐。在这种背景下，档案信息化服务成为当前档案工作的出发点和未来的归宿。档案机构尤其是档案馆、室等业务机构的工作开始从实体管理转向信息管理，档案利用服务从传统的“看摊守门、等人调卷”转向开发利用档案信息资源为社会提供档案信息服务。
2.1.5 企业档案管理业务流程不断优化，管理水平不断提升
通过档案网络化建设，不仅提高了档案管理人员的管理理念、业务素质和技能，使档案员掌握了微机、网络、软件等操作技能，而且使管理流程发生了根本的转变，档案管理更加规范先进。
2.2 要做好企业档案信息化建设前期工作
企业档案信息化建设的根本，是为了适应企业信息化发展要求，及时有效地为企业生产、经营和管理服务。推进企业档案管理信息化建设工作，对企业档案管理部门来说是一个全新的课题，为确保档案网络化建设工作规划明确、层次清晰、效果明显，应重点做好几项工作。
2.2.1 加强领导
为推进档案网络化建设工作的开展，必须要统筹规划，成立以分管领导任组长，企业相关部门负责人为成员的企业信息化领导小组，具体负责协调解决档案网络化工作中的重点、难点问题，解决方案制定、费用保证、技术支持、信息采集、资料收集以及物资供应等方面的问题。
2.2.2 多积累档案管理网络建设的先进经验
在档案管理网络建设过程中要向档案网络化建设工作先进企业进行学习，认真学习他们在档案管理网络建设过程中的先进经验。
2.2.3 进行全面细致的调查摸底工作
项目建设之前，要对本企业各单位档案管理情况进行调研，在充分考虑各单位实际需要、档案工作要求及其发展趋势的基础上，制订本企业档案信息化建设方案。
2.2.4 以“三库”建设为重点
要以“三库”建设为重点扎实推进企业数字档案工程，使企业档案信息化建设必须与企业信息化建设同步协调发展。要加快档案目录数据库、原文数据库和多媒体数据库建设。
2.2.5 加强企业档案数字档案信息平台的建设
进一步加强企业档案数字档案信息采集、存储、传输、应用等基础平台的建设，完成重要档案的文件级机读目录制作，完成部分馆藏档案全文数字化。要大力实施档案室数字档案工程。要加强电子文件的收集、归档和管理，防止和避免电子文件与纸质文件脱节的现象，在向档案馆报送现行文件、移交档案时，同时报送电子文件和机读目录。档案信息化建设是社会信息化的重要组成部分，要抓住企业加快信息化建设步伐的机遇，积极搞好档案信息化建设规划。争取将企业档案信息化建设纳入企业信息化建设规划，使企业档案信息建设与企业整体信息化建设有机结合同步实施，努力实现档案信息化建设的跨越式发展。
2.3 在档案信息化建设过程中要注意的问题
当前我国档案信息服务的现状，主要有以下几个方面：一是档案部门经费紧缺、设备落后，建设档案网站必须有一定的财力支撑；二是网站建设缺少统一的规定和标准，对于网站建设如何适应数字化发展的需要，站点应提供什么类型信息、以何种方式提供信息、如何保证上网信息的安全等问题，至今没有统一的规定；三是档案部门缺少高素质的网络人才，目前多数档案人员网络知识是个空白，真正懂网络知识的屈指可数，人才的匮乏给档案网站建设、维护带来困难。
2.4 做好档案信息化工作的宣传工作
企业档案部门要在企业网上设立档案网站。同时要做好档案网站的建设，通过丰富多彩的网页，提高档案网站的点击率，将档案网站建设成为集档案知识学习、工作、宣传于一体的多功能网站，充分提高企业员工档案意識和档案工作者的业务素质。
3 结束语
综上所述，档案作为人类社会活动的伴生物，以其记录信息的原始性和真实性，成为信息家族中的重要一员。应加强档案管理信息化建设，提升档案管理和利用水平，充分发挥档案的信息功能。
参考文献
[1] 廖建兰.企业档案管理工作的创新与思考[J].办公室业务，2016，（03）：61-62.
[2] 范小磊.论档案管理的信息化建设[J].科技与企业，2016，（08）：46-47+49.
[关键词]档案管理；信息化建设；信息资源建设
中图分类号：F272.9；G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）47-0339-01
1 目前企业档案管理的现状
传统的档案管理都是手工操作，不仅人员多，使用的工具也多，效率还非常低，过程也很复杂，容易出现错误。档案数量大还非常占面积，保存的文件也很容易破损。而且想要资料，也很难查找到。
部分企业不重视档案管理，认为档案管理信息化就是在网上加上文字，且最终会因为数据的质量不能共享，成为垃圾，造成浪费。
还有一些企业认为档案管理工作很简单，认为企业档案管理就是收集和整理资料，而且认为档案管理并没有什么意义，对经济发展也没有作用，反而是浪费时间和人力，忽视了企业档案管理工作的重要性。
企业档案管理信息化制度也不够完善。一直以来，很多企业都是采用传统的方法经行档案管理，没有把信息技术结合进去。而且企业档案管理也缺乏资金和技术支持，想要档案管理信息化，就必须结合计算机使用先进的系统，而先进的系统要不断的维护和更新，这就需要相关技术人员和资金的投入。大多数企业在这方面缺少资金，也就无法请专业的技术人员，无法配备设备，使信息化建设发展缓慢，导致信息化建设工作不能得到落实贯彻，没有发挥到作用，
企业档案管理人员的综合素质有待提高。档案管理人员在档案建设中扮演着非常重要的角色，这就需要专业的档案管理人员。目前大部分企业档案管理人员不专业，不知道如何管理档案，对计算机知识也不熟悉，甚至有的人员对计算机技术非常陌生，完全不会使用，这就会在实际工作中出现很多困难，面临很多问题，使档案管理信息化不能够有效进行。那么就必须提高企业档案管理人员的职业素养，提高档案管理的专业知识，让他们学习计算机，使用计算机，掌握最新的管理技能。
2 企业档案信息化管理的有效措施
2.1 充分认识档案信息化建设的重要意义和作用
2.1.1 提高档案工作效率
档案管理不再费时费力，查询利用更便捷、快速、准确。档案数据录入一次能进行共享，可打印多种检索工具及各类报表（如备考表、脊背等），方便快捷，大大提高了工作效率。检索查询时可利用多种查询手段，根据管理权限，通过网络自行查询档案信息，对过期不还的借阅者还可进行有效的催还，极大的减轻了工作人员的负担。
2.1.2 有效地进行档案收集
档案接收、核对和录入都是档案管理的基础工作，这些工作如果靠手工完成不仅会耗费档案工作人员的大量时间和精力，而且功能分散，不利于后期查询。实行归档工作信息化后，以档案管理平台为基础，完善了档案的收集和编研工作。文件的接收时间、数量、内容等一目了然，减少了档案利用者后期翻阅纸质档案材料的时间，避免重复劳动。
2.1.3 更好地保存档案
由于自然灾害、人为破坏和环境安全等原因，实体档案有时会丢失和损毁，在管理和利用过程中难以避免地会出现老化和磨损等情况。而档案信息化管理是以网络及数据库为手段，借助于网络及数据库保存、整理档案信息资源，最终通过网络在计算机终端上实现档案信息资源的共享和利用，为企业各部门的档案使用者提供生动、丰富、便捷的档案信息服务。
2.1.4 为社会提供档案信息服务
在信息化社会，档案信息化管理任重道远，目前的档案信息化管理尚不能全面地为社会发展服务。档案管理工作封闭、半封闭的状态与社会日益增长的档案信息利用需求之间的矛盾越来越尖锐。在这种背景下，档案信息化服务成为当前档案工作的出发点和未来的归宿。档案机构尤其是档案馆、室等业务机构的工作开始从实体管理转向信息管理，档案利用服务从传统的“看摊守门、等人调卷”转向开发利用档案信息资源为社会提供档案信息服务。
2.1.5 企业档案管理业务流程不断优化，管理水平不断提升
通过档案网络化建设，不仅提高了档案管理人员的管理理念、业务素质和技能，使档案员掌握了微机、网络、软件等操作技能，而且使管理流程发生了根本的转变，档案管理更加规范先进。
2.2 要做好企业档案信息化建设前期工作
企业档案信息化建设的根本，是为了适应企业信息化发展要求，及时有效地为企业生产、经营和管理服务。推进企业档案管理信息化建设工作，对企业档案管理部门来说是一个全新的课题，为确保档案网络化建设工作规划明确、层次清晰、效果明显，应重点做好几项工作。
2.2.1 加强领导
为推进档案网络化建设工作的开展，必须要统筹规划，成立以分管领导任组长，企业相关部门负责人为成员的企业信息化领导小组，具体负责协调解决档案网络化工作中的重点、难点问题，解决方案制定、费用保证、技术支持、信息采集、资料收集以及物资供应等方面的问题。
2.2.2 多积累档案管理网络建设的先进经验
在档案管理网络建设过程中要向档案网络化建设工作先进企业进行学习，认真学习他们在档案管理网络建设过程中的先进经验。
2.2.3 进行全面细致的调查摸底工作
项目建设之前，要对本企业各单位档案管理情况进行调研，在充分考虑各单位实际需要、档案工作要求及其发展趋势的基础上，制订本企业档案信息化建设方案。
2.2.4 以“三库”建设为重点
要以“三库”建设为重点扎实推进企业数字档案工程，使企业档案信息化建设必须与企业信息化建设同步协调发展。要加快档案目录数据库、原文数据库和多媒体数据库建设。
2.2.5 加强企业档案数字档案信息平台的建设
进一步加强企业档案数字档案信息采集、存储、传输、应用等基础平台的建设，完成重要档案的文件级机读目录制作，完成部分馆藏档案全文数字化。要大力实施档案室数字档案工程。要加强电子文件的收集、归档和管理，防止和避免电子文件与纸质文件脱节的现象，在向档案馆报送现行文件、移交档案时，同时报送电子文件和机读目录。档案信息化建设是社会信息化的重要组成部分，要抓住企业加快信息化建设步伐的机遇，积极搞好档案信息化建设规划。争取将企业档案信息化建设纳入企业信息化建设规划，使企业档案信息建设与企业整体信息化建设有机结合同步实施，努力实现档案信息化建设的跨越式发展。
2.3 在档案信息化建设过程中要注意的问题
当前我国档案信息服务的现状，主要有以下几个方面：一是档案部门经费紧缺、设备落后，建设档案网站必须有一定的财力支撑；二是网站建设缺少统一的规定和标准，对于网站建设如何适应数字化发展的需要，站点应提供什么类型信息、以何种方式提供信息、如何保证上网信息的安全等问题，至今没有统一的规定；三是档案部门缺少高素质的网络人才，目前多数档案人员网络知识是个空白，真正懂网络知识的屈指可数，人才的匮乏给档案网站建设、维护带来困难。
2.4 做好档案信息化工作的宣传工作
企业档案部门要在企业网上设立档案网站。同时要做好档案网站的建设，通过丰富多彩的网页，提高档案网站的点击率，将档案网站建设成为集档案知识学习、工作、宣传于一体的多功能网站，充分提高企业员工档案意識和档案工作者的业务素质。
3 结束语
综上所述，档案作为人类社会活动的伴生物，以其记录信息的原始性和真实性，成为信息家族中的重要一员。应加强档案管理信息化建设，提升档案管理和利用水平，充分发挥档案的信息功能。
参考文献
[1] 廖建兰.企业档案管理工作的创新与思考[J].办公室业务，2016，（03）：61-62.
[2] 范小磊.论档案管理的信息化建设[J].科技与企业，2016，（08）：46-47+49.