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摘要:信息技术的飞速发展给文档管理者带来新的思考,本文在阐述文档电子存储优势的同时指出了纸质存储的必要性,并从文档的收集、整理和保护3个方面介绍了一些具体做法,最后强调了文档管理者在工作中应加强责任心,积极发挥主观性,不断提升自己,使文档工作跟上时代的步伐,真正体现其价值所在。
关键词:信息技术;电子文档;纸质文档;管理;保护
21世纪是社会信息化、科技全球化的时代,只有充分加强对各类信息资源的正确挖掘,规范管理好各类信息,才能使读者准确地把握信息内涵。而如何快速高效地搜寻、处理和利用好准确的信息资源,掌握信息化工作的主动权,加快信息化建设的步伐更是对文档人员的一种考验。笔者从事文档管理工作多年,深刻认识到要让文档工作真正体现其价值所在,必须不断采取措施,加快现代化管理的步伐,提高档案工作效率,以适应信息技术的发展。
一、资料获取:掌握高新技术,利用电子产品,又快又好地收集资料
随着计算机、多媒体和网络等技术的迅速普及和快速发展,以及信息存储方式的变化,国与国之间、地区与地区之间在经济、政治、文化等方面的交流打破了时空的限制和障碍,人类真正进入了网络化和信息化时代。科技的巨大进步给我们文档资料的整理带来了许多便利,因此掌握和利用好科技产品将会带来事半功倍的效果。
1.纸质文档的获取
传统的记录手抄式是纸质文档最初的获得来源,随着复印纸、复印机等的出现加快了纸质文档的获取速度。对纸质文档加以签字盖章则具有法律效力。因纸质文档原始性的存在,即使科技飞速发展,但在可以预见的未来其作为凭证作用的地位将不会改变。
2.电子文档的获取
应用信息的普及以及科技的巨大发展逐渐产生了电子文档。电子文档是一种以代码形式记录于磁带、光盘和硬盘等载体并通过数字电脑进行操作、传输与处理的文档。
(1)收集范围
只要是本单位在工作中形成或采用的、具有查考利用价值的各类电子文档都应该收集保存。
(2)获取方法
根据电子文档的类型我们获得所需电子文档。具体来说使用Word,扫描笔等制成文本文档;利用扫描仪、数码相机获得图像文档;运用Fluent等仿真软件得到数据文档;运用CAD,SolidWorks等制图得到图形文档;利用摄像机等制成影像文档;利用录音机等各种音频设备得到声音文档。
(3)突出优势
电子文档相比传统的纸质文档,在检索、利用和保管等方面有着突出的优势:
①检索快捷方便。目前计算机的运算速度已高达每秒数亿次,使档案检索的时间大大缩短。
②共享性。电子文档内容与存储的载体可以分割,利用不受时间与空间的限制,能同时满足多用户需要,实现信息共享。通过计算机网络化管理,文档人员只需输入几个关键字,计算机便自动搜索所需资料。并且搜索到的大量结果将按照相关性排好顺序供使用者选择。毫不夸张地说因为有电子文档的存在,通过1台计算机足不出户就可以了解世界动态。
③易于修改。电子文档易于修改,这是电子文档优于传统印刷文档的一个重要特点,印刷文档和手写文档都有一个共同的不足就是一旦印刷好或者写好,内容就已经固定在纸上,而人们在处理很多文字和图形图像信息的时候,经常需要对处理的信息进行修改,以满足不同的需要,纸质文档要修改只能对信息的载体印刷品进行毁坏,这个时候电子文档就体现出了它的优点。只要有修改文件的操作权限,然后点击鼠标或者通过键盘可以实现对电子文档进行实时随意的修改、更新和资料针对性索取,同时不影响它的美观性与完整性。另外这一特点还保证了现代化产品与技术的发展速度可不断满足文档处理手段升级的新需求。
④多媒体性。对于那些动画、声音等来说,纸质文档根本不可能做到与原始一致,并且一旦出现第一手抄者出错便会导致多米诺骨牌效应,最后使信息失真,资料也就失去参考作用,严重的有可能产生误导,起到反作用,而电子文档很好地解决了这一问题。
⑤易于保存。电子档案的信息读出是无接触式的,不存在磨损,并且电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,也不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害,所以能够长期保存。
二、文档整理:把好开头关,以“树枝结构”为核心
为方便教学与科研对资料的查阅以及最大效率地利用,难免要对文档进行随时翻阅。文件资料的整理是一项长期连续的工作。如果一直期望到年末或是有某一需求时再统一整理资料,那么这项工作将变得异常繁重和艰巨。不论电子文档还是纸质文档我们都要做好文档分类与定期整理的工作。
在平时工作过程中,密切关注散落在各部门的文档;定期或不定期地对一些个人产生的与工作相关的文件进行收集、登记、备份;对收进和发出的文件建立登记簿;加强对电子文件的前期控制,及时对即将更新或已登记更新的操作环境及数据进行登记和保存,保证从网络渠道流通的电子文件不散失。
对文档的分类方式有很多种,笔者将其归纳为“把好开头关,以‘树枝结构’为核心”。即在分门别类中首先要了解所拥有的资料大致类别,再往下一步步进行细分。例如资料注重时间性可以按年度分,注重类别性则按内容分等。
举个细化管理文档的例子,在实验室文档管理中,对纸质文档的管理采取的具体措施是:首先是分类。在第一级分类中,可以将文档大致分成3大类:设备借(使)用登记本、设备台账、教学。其中教学又可以分为课程标准、教学大纲、教学日志、教学日历、试验课表、试验报告等。接下来实验报告又可按年级班次分类等。像这样按树枝分叉式地一级一级分类下来便于在日后的工作中可以继续补充资料。在分好类别之后,接下来的工作是存放文档,打标签及贴目录。将每一类别的文档分别放入贴好相应标签的文档盒,然后放置在专用的文件柜中。最后还要对文档附上目录。即在文件柜外壁贴上文档的一级分类标题,在文件柜内壁贴上所含文档内容的具体目录。这样整理好的资料不仅能让负责人心中有数,更能让使用者一目了然,有效防止了交接时的不清楚或负责人不在又有检查或借阅,查阅人无法快速准确地找到相关的资料的情况。
对于电子文档主要以文件夹命名的方式,参照文本文档的分类方式,将同一类别的内容放入同一文件夹。在检索资料时从最高级别目录往下级目录开始找,具体步骤是:打开“我的电脑”,点击“文件夹”。在左边菜单栏中寻找存储位置后选择下拉菜单,直到点击完最后所属文件夹就可以在右边内容框看到所需文档。相比文本文档的寻找,搜索更快。
三、文档保护:双管齐下,两手抓两手都要硬
我们要认识到电子文档在众多方面优于纸质文档的情况下,也存在一些不足。对此我们要尽最大的努力去综合纸质文档和电子文档的优势,避免纸质文档和电子文档的弊端。
1.做好备份
我们必须假以措施防范文件被破坏,不然很可能会因为疏忽而造成巨大的损失。具体来说:对人为破坏,必须提高档案工作人员的业务素质,宣传文件档案的重要性,加强保护意识。对人为破坏以外的情况,一个比较有效的措施就是做好备份。一是做好纸质文档与电子文档的备份。因各种各样的原因,纸质文档与电子文档难免在保存过程中会出现遗失、损坏,利用纸质文档可扫描成电子文档、电子文档打印输出纸质文档,定期对两种文档做好检查互相补齐工作。二是对重要文档做好异地备份,以应对人力无法抗拒的情况(火灾、地震等)的发生。
2.做好安全和保密工作
文档处理最关键的是要注重保密。容易复制,是电子文档的一个优点,也是一个缺点。优点是通过复制,人们可以非常方便地进行信息共享。但是,当文档是个人隐私或者商业秘密的时候往往不希望别人看见,这个时候如果被别人复制,造成个人隐私暴露或者商业泄密,都是文档所有者所不愿意看到的。而如今随着网络传播速度的加快,计算机病毒更是对电子文档安全构成威胁,它通过拷贝、传送、运行程序等方式,扰乱、改变或摧毁电脑中的软件,能进行复制和感染其他程序,破坏电子文档的存储数据、改变磁盘中的存储内容。不管是在纸质文档或是电子文档中对有密级的信息内容要进行加密处理,并对所使用的密匙进行定期或不定期的更换。
为应对各种文档泄密丢失的情况,必须提高警惕,加强意识。对此,我系做出了一些相应的措施,取得了一些成果。例如建立局域网方便内部资料传送;防止信息资料在网络上丢失泄密,将工作计算机与上网计算机,互联网与涉密网严格区分开来;定做计算机的保密系统,严禁拷贝电脑资料外泄,对于不可避免的两网信息间的互传则进行刻录;定期对计算机杀毒检查处理;采取责任制作到专人专机专盘。此种做法很大程度避免了电子文档处理过程各种泄密问题的出现。
四、结束语
加拿大当代著名档案学者特里•库克曾说过:“在电子环境中,如果档案人员不积极介入文档的形成和保管过程,文档将很可能不存在,或至少不可能被鉴定、保存、编目和提供利用。”因此文档管理工作者只有不断“充电”,不断补充“能量”,全面提高理论水平,熟悉电脑操作,加强责任心,发挥积极主观性,才能使文档工作真正融入到社会的建设和发展中去,在愈演愈烈的市场竞争中占有一席之地。
参考文献
[1]殷素芬.电子档案应用中的利与弊[J].现代医院管理,2006,4:54～55
[2]马学华.高职院校电子文件管理应关注的环节[J].办公自动化杂志,2009,152:23～25
[3]郑北堃,王瑶.浅谈对电子文件的认识[J].黑龙江科技信息,2009,6:149
[4]邓影.电子文件归档中存在的问题及治理对策[J].福建电脑,2008,11:65
Thoughts for making a good job of file-administrating
Xiong Yan, Liu Guofu, Zhang Qi, Xiong Ying
National university of defense technology, Changsha, 410073, China
Abstract: As the rapid development of information technology, the file-administrator is considering new ways of upgrading their work. This paper elaborates the advantages of the electronic document as well as the necessity of paper store, introduces some concrete methods in terms of collection, distribution, and protection of the file, and ends with the conclusion that the file-administrator should strengthen his sense of responsibility, actively work out his subjectivity, and improve his capability, to make the File-Administrating catch up with the pace of time and embodies its value.
Key words: information technology; electronic document; paper document; distribution; protection
关键词:信息技术;电子文档;纸质文档;管理;保护
21世纪是社会信息化、科技全球化的时代,只有充分加强对各类信息资源的正确挖掘,规范管理好各类信息,才能使读者准确地把握信息内涵。而如何快速高效地搜寻、处理和利用好准确的信息资源,掌握信息化工作的主动权,加快信息化建设的步伐更是对文档人员的一种考验。笔者从事文档管理工作多年,深刻认识到要让文档工作真正体现其价值所在,必须不断采取措施,加快现代化管理的步伐,提高档案工作效率,以适应信息技术的发展。
一、资料获取:掌握高新技术,利用电子产品,又快又好地收集资料
随着计算机、多媒体和网络等技术的迅速普及和快速发展,以及信息存储方式的变化,国与国之间、地区与地区之间在经济、政治、文化等方面的交流打破了时空的限制和障碍,人类真正进入了网络化和信息化时代。科技的巨大进步给我们文档资料的整理带来了许多便利,因此掌握和利用好科技产品将会带来事半功倍的效果。
1.纸质文档的获取
传统的记录手抄式是纸质文档最初的获得来源,随着复印纸、复印机等的出现加快了纸质文档的获取速度。对纸质文档加以签字盖章则具有法律效力。因纸质文档原始性的存在,即使科技飞速发展,但在可以预见的未来其作为凭证作用的地位将不会改变。
2.电子文档的获取
应用信息的普及以及科技的巨大发展逐渐产生了电子文档。电子文档是一种以代码形式记录于磁带、光盘和硬盘等载体并通过数字电脑进行操作、传输与处理的文档。
(1)收集范围
只要是本单位在工作中形成或采用的、具有查考利用价值的各类电子文档都应该收集保存。
(2)获取方法
根据电子文档的类型我们获得所需电子文档。具体来说使用Word,扫描笔等制成文本文档;利用扫描仪、数码相机获得图像文档;运用Fluent等仿真软件得到数据文档;运用CAD,SolidWorks等制图得到图形文档;利用摄像机等制成影像文档;利用录音机等各种音频设备得到声音文档。
(3)突出优势
电子文档相比传统的纸质文档,在检索、利用和保管等方面有着突出的优势:
①检索快捷方便。目前计算机的运算速度已高达每秒数亿次,使档案检索的时间大大缩短。
②共享性。电子文档内容与存储的载体可以分割,利用不受时间与空间的限制,能同时满足多用户需要,实现信息共享。通过计算机网络化管理,文档人员只需输入几个关键字,计算机便自动搜索所需资料。并且搜索到的大量结果将按照相关性排好顺序供使用者选择。毫不夸张地说因为有电子文档的存在,通过1台计算机足不出户就可以了解世界动态。
③易于修改。电子文档易于修改,这是电子文档优于传统印刷文档的一个重要特点,印刷文档和手写文档都有一个共同的不足就是一旦印刷好或者写好,内容就已经固定在纸上,而人们在处理很多文字和图形图像信息的时候,经常需要对处理的信息进行修改,以满足不同的需要,纸质文档要修改只能对信息的载体印刷品进行毁坏,这个时候电子文档就体现出了它的优点。只要有修改文件的操作权限,然后点击鼠标或者通过键盘可以实现对电子文档进行实时随意的修改、更新和资料针对性索取,同时不影响它的美观性与完整性。另外这一特点还保证了现代化产品与技术的发展速度可不断满足文档处理手段升级的新需求。
④多媒体性。对于那些动画、声音等来说,纸质文档根本不可能做到与原始一致,并且一旦出现第一手抄者出错便会导致多米诺骨牌效应,最后使信息失真,资料也就失去参考作用,严重的有可能产生误导,起到反作用,而电子文档很好地解决了这一问题。
⑤易于保存。电子档案的信息读出是无接触式的,不存在磨损,并且电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,也不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害,所以能够长期保存。
二、文档整理:把好开头关,以“树枝结构”为核心
为方便教学与科研对资料的查阅以及最大效率地利用,难免要对文档进行随时翻阅。文件资料的整理是一项长期连续的工作。如果一直期望到年末或是有某一需求时再统一整理资料,那么这项工作将变得异常繁重和艰巨。不论电子文档还是纸质文档我们都要做好文档分类与定期整理的工作。
在平时工作过程中,密切关注散落在各部门的文档;定期或不定期地对一些个人产生的与工作相关的文件进行收集、登记、备份;对收进和发出的文件建立登记簿;加强对电子文件的前期控制,及时对即将更新或已登记更新的操作环境及数据进行登记和保存,保证从网络渠道流通的电子文件不散失。
对文档的分类方式有很多种,笔者将其归纳为“把好开头关,以‘树枝结构’为核心”。即在分门别类中首先要了解所拥有的资料大致类别,再往下一步步进行细分。例如资料注重时间性可以按年度分,注重类别性则按内容分等。
举个细化管理文档的例子,在实验室文档管理中,对纸质文档的管理采取的具体措施是:首先是分类。在第一级分类中,可以将文档大致分成3大类:设备借(使)用登记本、设备台账、教学。其中教学又可以分为课程标准、教学大纲、教学日志、教学日历、试验课表、试验报告等。接下来实验报告又可按年级班次分类等。像这样按树枝分叉式地一级一级分类下来便于在日后的工作中可以继续补充资料。在分好类别之后,接下来的工作是存放文档,打标签及贴目录。将每一类别的文档分别放入贴好相应标签的文档盒,然后放置在专用的文件柜中。最后还要对文档附上目录。即在文件柜外壁贴上文档的一级分类标题,在文件柜内壁贴上所含文档内容的具体目录。这样整理好的资料不仅能让负责人心中有数,更能让使用者一目了然,有效防止了交接时的不清楚或负责人不在又有检查或借阅,查阅人无法快速准确地找到相关的资料的情况。
对于电子文档主要以文件夹命名的方式,参照文本文档的分类方式,将同一类别的内容放入同一文件夹。在检索资料时从最高级别目录往下级目录开始找,具体步骤是:打开“我的电脑”,点击“文件夹”。在左边菜单栏中寻找存储位置后选择下拉菜单,直到点击完最后所属文件夹就可以在右边内容框看到所需文档。相比文本文档的寻找,搜索更快。
三、文档保护:双管齐下,两手抓两手都要硬
我们要认识到电子文档在众多方面优于纸质文档的情况下,也存在一些不足。对此我们要尽最大的努力去综合纸质文档和电子文档的优势,避免纸质文档和电子文档的弊端。
1.做好备份
我们必须假以措施防范文件被破坏,不然很可能会因为疏忽而造成巨大的损失。具体来说:对人为破坏,必须提高档案工作人员的业务素质,宣传文件档案的重要性,加强保护意识。对人为破坏以外的情况,一个比较有效的措施就是做好备份。一是做好纸质文档与电子文档的备份。因各种各样的原因,纸质文档与电子文档难免在保存过程中会出现遗失、损坏,利用纸质文档可扫描成电子文档、电子文档打印输出纸质文档,定期对两种文档做好检查互相补齐工作。二是对重要文档做好异地备份,以应对人力无法抗拒的情况(火灾、地震等)的发生。
2.做好安全和保密工作
文档处理最关键的是要注重保密。容易复制,是电子文档的一个优点,也是一个缺点。优点是通过复制,人们可以非常方便地进行信息共享。但是,当文档是个人隐私或者商业秘密的时候往往不希望别人看见,这个时候如果被别人复制,造成个人隐私暴露或者商业泄密,都是文档所有者所不愿意看到的。而如今随着网络传播速度的加快,计算机病毒更是对电子文档安全构成威胁,它通过拷贝、传送、运行程序等方式,扰乱、改变或摧毁电脑中的软件,能进行复制和感染其他程序,破坏电子文档的存储数据、改变磁盘中的存储内容。不管是在纸质文档或是电子文档中对有密级的信息内容要进行加密处理,并对所使用的密匙进行定期或不定期的更换。
为应对各种文档泄密丢失的情况,必须提高警惕,加强意识。对此,我系做出了一些相应的措施,取得了一些成果。例如建立局域网方便内部资料传送;防止信息资料在网络上丢失泄密,将工作计算机与上网计算机,互联网与涉密网严格区分开来;定做计算机的保密系统,严禁拷贝电脑资料外泄,对于不可避免的两网信息间的互传则进行刻录;定期对计算机杀毒检查处理;采取责任制作到专人专机专盘。此种做法很大程度避免了电子文档处理过程各种泄密问题的出现。
四、结束语
加拿大当代著名档案学者特里•库克曾说过:“在电子环境中,如果档案人员不积极介入文档的形成和保管过程,文档将很可能不存在,或至少不可能被鉴定、保存、编目和提供利用。”因此文档管理工作者只有不断“充电”,不断补充“能量”,全面提高理论水平,熟悉电脑操作,加强责任心,发挥积极主观性,才能使文档工作真正融入到社会的建设和发展中去,在愈演愈烈的市场竞争中占有一席之地。
参考文献
[1]殷素芬.电子档案应用中的利与弊[J].现代医院管理,2006,4:54～55
[2]马学华.高职院校电子文件管理应关注的环节[J].办公自动化杂志,2009,152:23～25
[3]郑北堃,王瑶.浅谈对电子文件的认识[J].黑龙江科技信息,2009,6:149
[4]邓影.电子文件归档中存在的问题及治理对策[J].福建电脑,2008,11:65
Thoughts for making a good job of file-administrating
Xiong Yan, Liu Guofu, Zhang Qi, Xiong Ying
National university of defense technology, Changsha, 410073, China
Abstract: As the rapid development of information technology, the file-administrator is considering new ways of upgrading their work. This paper elaborates the advantages of the electronic document as well as the necessity of paper store, introduces some concrete methods in terms of collection, distribution, and protection of the file, and ends with the conclusion that the file-administrator should strengthen his sense of responsibility, actively work out his subjectivity, and improve his capability, to make the File-Administrating catch up with the pace of time and embodies its value.
Key words: information technology; electronic document; paper document; distribution; protection