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摘 要：进入新时期后，企业档案管理工作进入了信息化发展的新阶段。档案收集则是档案管理的基础。所以，我们有必要对信息化背景下的煤炭企业档案收集工作进行研究。本文首先阐释了利用信息资源收集煤炭企业档案的重要性，继而分析信息化视域下煤炭企业档案收集存在的问题，并针对问题提出自己的看法，以期对今后煤炭企业档案收集工作提供理论借鉴。
关键词：档案收集；煤炭企业；信息化
档案指的是机关或个人在社会活动中构建的可以保留的文字、音频和图像。由于档案真实记录了社会活动的方式和具体过程，所以档案是一个企业生长的历史载体，也是企业光荣和成败的见证者。现阶段，计算机信息化的迅猛发展使企业进入了知识经济时代，也使档案管理工作进入了信息化发展阶段。档案管理工作包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计以及档案利用等步骤，其中档案收集是档案管理的第一步，也是档案管理最基础的步骤，收集来的档案完整与否直接影响着后期档案的鉴定、整理和利用。因此，信息化纳入档案管理系统之后，也使档案收集的工作变得多样化和复杂化。作为煤炭企业的档案管理人员，笔者认为有责任对信息化背景下煤炭企业的档案收集工作进行分析，从而引导煤炭企业档案收集工作的实践整合。
一、利用信息资源收集煤炭企业档案的重要性
煤炭企业收集档案的信息化主要是指利用互联网对相关的档案进行采集、开发。在这个信息化社会中，互联网计算机已经成为大多数公民生活和工作必不可少的组成部分，所以现代煤炭企业在收集档案时要充分利用这一优势，把档案转化为数字信息化，并利用网络对档案传输和共享。可以说，利用信息资源对煤炭企业档案收集具有重大的作用，这种重要性主要表现在下列几个方面：
（一）煤炭企业利用信息资源搜集档案是时代发展的需要。
企业收集档案主要是收集与企业生产活动有关的“组织记忆”[1]，这种“组织记忆”包括企业产品设计、产品生产以及销售的相关记录，通过档案可以勾连企业生存发展的诸多结点，为企业的未来发展提供一定的历史积淀。而且，企业在发展过程中由于本身的生产性和服务性，很容易发生企业性质变更、人员流动、设备更换等现象，针对这种现象企业就会利用手机的档案存留和传承企业的发展历史，从而保证企业的可持续发展。在现代信息化社会中，煤炭企业在产品設计、产品生产以及销售时经常会使用网络，即煤炭企业不管是在技术研发、产品经营、业务处理或者市场推广方面都会产生大量的数字化信息，而这些大量的数字化信息很明显是新型的煤炭企业档案，所以档案管理者对这些数字化信息应该采取足够的重视，并对在社会活动中形成的诸多数字化档案进行合理取舍和保留，完善企业的组织记忆。
（二）煤炭企业利用信息资源搜集档案具有一定的便捷性。
企业的档案包含的种类很多，除了企业在社会活动中生产、经营、设计、销售和管理等方面产生的档案之外，还包括企业文化宣传、集体活动、口述史料或者纪念物等档案类型，这些档案由于具有很高的真实性和关联性，成为企业不可泯灭的历史证据。而且，企业在转换管理理念或者发展战略时，也会从收集来的档案中总结经验教训，把握未来的发展方向。但是，由于企业档案包含的类别实在太多，而且时间跨度较大，这无形中会加剧企业档案管理者的工作负担。在现代社会中，计算机数据处理软件的广泛应用可以解决这一难题，通过excel、authware等数据处理工具，可以合理、有效、快捷的收集企业在社会活动中积淀的大量数字化信息[2]。而且，借助企业建构的信息数据库和信息共享平台，还可以为企业收集而来的档案分门别类，在企业内部实现资源共享，从而增强了企业档案收集的广泛性和存储性。就煤炭企业档案收集来说也同样如此，不管是领导决策、产品的设计规划、设备的引入、工艺的改造或者是市场分析等数据都可以通过数据库进行整合，并通过数字函数运算等可以快速了解企业的投入、产出和效益等。
二、档案收集过程中出现的问题
近些年煤炭企业的突飞猛进发展带动了产品升级、改造过程中大批量档案的产生，但是在有关档案收集过程中尤其是信息资源采集过程中还存在诸多的问题。这些问题主要表现在下列几点：
（一）数字化档案收集不够重视
数码技术以及视频技术的普及导致现代企业产生的档案并非是过去单一的纸张文字或者图表印章，通过数码技术产生了越来越多的图像档案和音频档案。可以说，这些图像档案和音频档案给企业的档案管理带来了更多的活力和历史凭证。尤其是数字相机的广泛应用使越来越多的拍摄照片成为可能，很多企业在档案收集时会特意把某些具有纪念性的照片（包括实验产品的设计、某次活动的现场）等保留下来成为档案；同时，音频档案的保留也使得企业产品设计、研发等历史活动更具有借鉴性和考证性。但是，在煤炭企业数字化档案收集中也出现了很多问题，一是由于图像档案和音频档案不像纸张那样是实体的，所以收集起来比较麻烦，而且其价值大小也很难判定，所以很多档案管理人员对这些数字化档案的收集不够重视；二是数字化档案整合不够，很多收集的图像背后没有文字说明，很难判断其背景和价值，档案管理人员对这些档案更加不可能保存。
（二）价值高的档案收集困难重重
档案从价值角度来看也可以分为有价值和无价值两种，在收集档案时有价值的档案肯定更值得收集，这些有价值的档案包括弥足珍贵的机械设计图纸、产品改良工艺流程图等。当然，这些有价值的档案肯定蕴含着个人或者某个部门的指挥和汗水，也正因为如此，某些个人或部门不愿意交出这些价值高的档案[3]。此外，一些价值高的档案由于使用率高或者体积庞大，打印不方便，也不方便档案部门的收集。在煤炭企业档案收集过程中也会出现这种情况，很多价值高的机械设计图纸尽管已经被整理为数字信息资源，但是由于企业科研部门或者其它小团体的阻挠，都会使这部分档案收集困难，从而影响了档案收集工作的进行，更不利于数字化档案资源的共享。 （三）人才缺失导致档案收集和整理杂乱无章
在信息化发展的大背景下，档案部门的人员并非简单的懂档案方面的业务就可以，还必须要精通现代信息技术的處理。但是在现在很多煤炭企业档案部门工作的人员，往往只会简单的纸质档案管理，根本不会把计算机处理技术应用于档案管理工作中。这样无形中就会阻碍了企业档案收集信息化的工作进程。同时，由于档案的收集工作涉及到企业各个部门，而某些部门的员工对工作中的档案并不知道整理和提交，这样非常容易造成档案的积压或丢失。而且，这些员工一旦离职或流动到别的岗位上，也会使这些档案无处可寻。可以看到，企业对档案无组织、无制度的管理也会使档案收集和整理显得混乱。
三、煤炭企业档案收集工作的建议
进入21世纪，煤炭企业的档案管理逐渐信息化、数字化。可以说，煤炭企业利用信息资源进行档案收集已经势在必行，所以必须要处理煤炭企业在档案收集过程中出现的各种问题，从而使煤炭企业的档案收集工作可以顺利、便捷的进行。
（一）整合煤炭企业数字化档案收集工作
首先，重视图像档案、音频档案等数字化档案的收集工作。对于企业的档案收集人员来说，“宁可滥收，不可少收”[4]，要把收集工作深入到企业社会活动的方方面面，对于各种图像档案、音频档案都要尽可能的收集。此外，针对图像档案、音频档案背景不明的情况，工作人员应该按照国家档案局规定的档案采集标准，对这些图像档案分门别类，一方面按照文本类、图像类、音频类对档案进行整合；另一方面要注意标明各种档案的档号、负责人、主题词、形成时间、文件提要，并把这些档案构建数据库，进行档案的后期整合。
其次，必须建立相关的数字化档案收集制度。煤炭企业管理部门可以指定企业各个部门有专门的档案管理人员对档案进行管理；制定数字化档案的安全管理措施。具体到煤炭企业数字化档案的收集工作，管理人员首先要对不同类别的档案进行收集，这些档案类别可以分成：反映煤炭企业历史脉络的档案；矿井发展中克服的技术问题档案；科研项目记录档案；产品市场营销策略档案等。并把收集来的与当前矿井活动相关的生产档案、决策档案等率先数字化，这样方便企业员工利用这些档案。
（二）制定档案归档制度
我国《档案法实施办法》中早已标明：“将公务活动中构成的本该归档的资料私自占有，拒绝交给档案机构或相关人员的行为要进行处罚。”[5]在现代信息化数字时代，煤炭企业的档案管理部门有权力保证归档的完整性，可以实施纸质档案归档和数字档案归档双向规定，对于那些不按照规定交档的人员要给予出发措施，对于较好的提交档案的人员应该采取奖励措施。同时，煤炭企业的档案管理部门也应该细化档案归档制度，比如可以规定：凡是采集购买矿井设备的工作人员必须要上交设备说明书、使用图纸等。只有彻底贯彻档案归档制度，才可以使档案的收集更加完整。
（三）提高档案收集管理人员的综合素质
现代社会的发展促使企业档案的收集工作逐渐数字化，这就使企业的档案收集管理人员必须要提高自身综合素质，满足新时期档案收集工作的需求。
首先，档案收集人员必须要了解企业的社会活动常识。就煤炭企业来看，其档案大多和社会化安全生产相关，这就使档案收集人员必须要了解煤炭安全生产、经营管理相关的常识，尤其要了解煤炭企业档案管理最前沿的知识，这样可以使档案收集人员在面对纷杂的档案时择取重点，准确收集有价值的档案。
其次，档案收集人员必须要提高自身信息收集能力和信息处理能力。煤炭企业日新月异的变化导致了各种档案的频出，档案收集人员应该学会利用计算机信息处理技术收集和处理档案，煤炭企业的相关部门可以组织档案收集人员定期培训、邀请学者前来讲座，进而提升档案收集人员的信息收集能力，以适应现代化煤炭企业档案收集工作的新变化。
结论
档案收集是档案管理的起点，也是企业发展的重要保证。在现代知识经济社会中，以信息为特征的档案收集已经充斥在企业周围。煤炭企业档案的收集也必须要满足社会发展的需求，在进行档案收集时要注意信息化收集和整合。当然，企业的档案收集并非仅仅依靠信息化技术，还要依靠档案工作人员自身素质的提升以及企业相关部门的配合。所以，我们要充分认知企业档案收集的重要性，找出信息化视域下企业档案收集的问题以及解决措施，这样才可以使煤炭企业的档案收集顺利进行，才能保证后期档案资源的开发使用，从而促进企业的长远发展。
（作者单位：山西焦煤霍州煤电集团公司档案处）
注释：
[1] 于丽萍.试论档案信息化建设[J].机电兵船档案，2011（6）.
[2] 吕晓燕.试论档案信息化管理模式下收集工作的难点与重点[J].科技信息，2011（33）.
[3] 关智英.新形势下煤炭企业档案管理的工作思路[J].煤炭技术，2011（16）.
[4] 赵伯亚.新形势下煤炭企业档案管理的几个问题[J].档案时空，2007（11）.
[5] 陆淑霞. 煤炭企业档案收集工作存在的问题及对策[J].山东煤炭科技，2013（4）.
关键词：档案收集；煤炭企业；信息化
档案指的是机关或个人在社会活动中构建的可以保留的文字、音频和图像。由于档案真实记录了社会活动的方式和具体过程，所以档案是一个企业生长的历史载体，也是企业光荣和成败的见证者。现阶段，计算机信息化的迅猛发展使企业进入了知识经济时代，也使档案管理工作进入了信息化发展阶段。档案管理工作包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计以及档案利用等步骤，其中档案收集是档案管理的第一步，也是档案管理最基础的步骤，收集来的档案完整与否直接影响着后期档案的鉴定、整理和利用。因此，信息化纳入档案管理系统之后，也使档案收集的工作变得多样化和复杂化。作为煤炭企业的档案管理人员，笔者认为有责任对信息化背景下煤炭企业的档案收集工作进行分析，从而引导煤炭企业档案收集工作的实践整合。
一、利用信息资源收集煤炭企业档案的重要性
煤炭企业收集档案的信息化主要是指利用互联网对相关的档案进行采集、开发。在这个信息化社会中，互联网计算机已经成为大多数公民生活和工作必不可少的组成部分，所以现代煤炭企业在收集档案时要充分利用这一优势，把档案转化为数字信息化，并利用网络对档案传输和共享。可以说，利用信息资源对煤炭企业档案收集具有重大的作用，这种重要性主要表现在下列几个方面：
（一）煤炭企业利用信息资源搜集档案是时代发展的需要。
企业收集档案主要是收集与企业生产活动有关的“组织记忆”[1]，这种“组织记忆”包括企业产品设计、产品生产以及销售的相关记录，通过档案可以勾连企业生存发展的诸多结点，为企业的未来发展提供一定的历史积淀。而且，企业在发展过程中由于本身的生产性和服务性，很容易发生企业性质变更、人员流动、设备更换等现象，针对这种现象企业就会利用手机的档案存留和传承企业的发展历史，从而保证企业的可持续发展。在现代信息化社会中，煤炭企业在产品設计、产品生产以及销售时经常会使用网络，即煤炭企业不管是在技术研发、产品经营、业务处理或者市场推广方面都会产生大量的数字化信息，而这些大量的数字化信息很明显是新型的煤炭企业档案，所以档案管理者对这些数字化信息应该采取足够的重视，并对在社会活动中形成的诸多数字化档案进行合理取舍和保留，完善企业的组织记忆。
（二）煤炭企业利用信息资源搜集档案具有一定的便捷性。
企业的档案包含的种类很多，除了企业在社会活动中生产、经营、设计、销售和管理等方面产生的档案之外，还包括企业文化宣传、集体活动、口述史料或者纪念物等档案类型，这些档案由于具有很高的真实性和关联性，成为企业不可泯灭的历史证据。而且，企业在转换管理理念或者发展战略时，也会从收集来的档案中总结经验教训，把握未来的发展方向。但是，由于企业档案包含的类别实在太多，而且时间跨度较大，这无形中会加剧企业档案管理者的工作负担。在现代社会中，计算机数据处理软件的广泛应用可以解决这一难题，通过excel、authware等数据处理工具，可以合理、有效、快捷的收集企业在社会活动中积淀的大量数字化信息[2]。而且，借助企业建构的信息数据库和信息共享平台，还可以为企业收集而来的档案分门别类，在企业内部实现资源共享，从而增强了企业档案收集的广泛性和存储性。就煤炭企业档案收集来说也同样如此，不管是领导决策、产品的设计规划、设备的引入、工艺的改造或者是市场分析等数据都可以通过数据库进行整合，并通过数字函数运算等可以快速了解企业的投入、产出和效益等。
二、档案收集过程中出现的问题
近些年煤炭企业的突飞猛进发展带动了产品升级、改造过程中大批量档案的产生，但是在有关档案收集过程中尤其是信息资源采集过程中还存在诸多的问题。这些问题主要表现在下列几点：
（一）数字化档案收集不够重视
数码技术以及视频技术的普及导致现代企业产生的档案并非是过去单一的纸张文字或者图表印章，通过数码技术产生了越来越多的图像档案和音频档案。可以说，这些图像档案和音频档案给企业的档案管理带来了更多的活力和历史凭证。尤其是数字相机的广泛应用使越来越多的拍摄照片成为可能，很多企业在档案收集时会特意把某些具有纪念性的照片（包括实验产品的设计、某次活动的现场）等保留下来成为档案；同时，音频档案的保留也使得企业产品设计、研发等历史活动更具有借鉴性和考证性。但是，在煤炭企业数字化档案收集中也出现了很多问题，一是由于图像档案和音频档案不像纸张那样是实体的，所以收集起来比较麻烦，而且其价值大小也很难判定，所以很多档案管理人员对这些数字化档案的收集不够重视；二是数字化档案整合不够，很多收集的图像背后没有文字说明，很难判断其背景和价值，档案管理人员对这些档案更加不可能保存。
（二）价值高的档案收集困难重重
档案从价值角度来看也可以分为有价值和无价值两种，在收集档案时有价值的档案肯定更值得收集，这些有价值的档案包括弥足珍贵的机械设计图纸、产品改良工艺流程图等。当然，这些有价值的档案肯定蕴含着个人或者某个部门的指挥和汗水，也正因为如此，某些个人或部门不愿意交出这些价值高的档案[3]。此外，一些价值高的档案由于使用率高或者体积庞大，打印不方便，也不方便档案部门的收集。在煤炭企业档案收集过程中也会出现这种情况，很多价值高的机械设计图纸尽管已经被整理为数字信息资源，但是由于企业科研部门或者其它小团体的阻挠，都会使这部分档案收集困难，从而影响了档案收集工作的进行，更不利于数字化档案资源的共享。 （三）人才缺失导致档案收集和整理杂乱无章
在信息化发展的大背景下，档案部门的人员并非简单的懂档案方面的业务就可以，还必须要精通现代信息技术的處理。但是在现在很多煤炭企业档案部门工作的人员，往往只会简单的纸质档案管理，根本不会把计算机处理技术应用于档案管理工作中。这样无形中就会阻碍了企业档案收集信息化的工作进程。同时，由于档案的收集工作涉及到企业各个部门，而某些部门的员工对工作中的档案并不知道整理和提交，这样非常容易造成档案的积压或丢失。而且，这些员工一旦离职或流动到别的岗位上，也会使这些档案无处可寻。可以看到，企业对档案无组织、无制度的管理也会使档案收集和整理显得混乱。
三、煤炭企业档案收集工作的建议
进入21世纪，煤炭企业的档案管理逐渐信息化、数字化。可以说，煤炭企业利用信息资源进行档案收集已经势在必行，所以必须要处理煤炭企业在档案收集过程中出现的各种问题，从而使煤炭企业的档案收集工作可以顺利、便捷的进行。
（一）整合煤炭企业数字化档案收集工作
首先，重视图像档案、音频档案等数字化档案的收集工作。对于企业的档案收集人员来说，“宁可滥收，不可少收”[4]，要把收集工作深入到企业社会活动的方方面面，对于各种图像档案、音频档案都要尽可能的收集。此外，针对图像档案、音频档案背景不明的情况，工作人员应该按照国家档案局规定的档案采集标准，对这些图像档案分门别类，一方面按照文本类、图像类、音频类对档案进行整合；另一方面要注意标明各种档案的档号、负责人、主题词、形成时间、文件提要，并把这些档案构建数据库，进行档案的后期整合。
其次，必须建立相关的数字化档案收集制度。煤炭企业管理部门可以指定企业各个部门有专门的档案管理人员对档案进行管理；制定数字化档案的安全管理措施。具体到煤炭企业数字化档案的收集工作，管理人员首先要对不同类别的档案进行收集，这些档案类别可以分成：反映煤炭企业历史脉络的档案；矿井发展中克服的技术问题档案；科研项目记录档案；产品市场营销策略档案等。并把收集来的与当前矿井活动相关的生产档案、决策档案等率先数字化，这样方便企业员工利用这些档案。
（二）制定档案归档制度
我国《档案法实施办法》中早已标明：“将公务活动中构成的本该归档的资料私自占有，拒绝交给档案机构或相关人员的行为要进行处罚。”[5]在现代信息化数字时代，煤炭企业的档案管理部门有权力保证归档的完整性，可以实施纸质档案归档和数字档案归档双向规定，对于那些不按照规定交档的人员要给予出发措施，对于较好的提交档案的人员应该采取奖励措施。同时，煤炭企业的档案管理部门也应该细化档案归档制度，比如可以规定：凡是采集购买矿井设备的工作人员必须要上交设备说明书、使用图纸等。只有彻底贯彻档案归档制度，才可以使档案的收集更加完整。
（三）提高档案收集管理人员的综合素质
现代社会的发展促使企业档案的收集工作逐渐数字化，这就使企业的档案收集管理人员必须要提高自身综合素质，满足新时期档案收集工作的需求。
首先，档案收集人员必须要了解企业的社会活动常识。就煤炭企业来看，其档案大多和社会化安全生产相关，这就使档案收集人员必须要了解煤炭安全生产、经营管理相关的常识，尤其要了解煤炭企业档案管理最前沿的知识，这样可以使档案收集人员在面对纷杂的档案时择取重点，准确收集有价值的档案。
其次，档案收集人员必须要提高自身信息收集能力和信息处理能力。煤炭企业日新月异的变化导致了各种档案的频出，档案收集人员应该学会利用计算机信息处理技术收集和处理档案，煤炭企业的相关部门可以组织档案收集人员定期培训、邀请学者前来讲座，进而提升档案收集人员的信息收集能力，以适应现代化煤炭企业档案收集工作的新变化。
结论
档案收集是档案管理的起点，也是企业发展的重要保证。在现代知识经济社会中，以信息为特征的档案收集已经充斥在企业周围。煤炭企业档案的收集也必须要满足社会发展的需求，在进行档案收集时要注意信息化收集和整合。当然，企业的档案收集并非仅仅依靠信息化技术，还要依靠档案工作人员自身素质的提升以及企业相关部门的配合。所以，我们要充分认知企业档案收集的重要性，找出信息化视域下企业档案收集的问题以及解决措施，这样才可以使煤炭企业的档案收集顺利进行，才能保证后期档案资源的开发使用，从而促进企业的长远发展。
（作者单位：山西焦煤霍州煤电集团公司档案处）
注释：
[1] 于丽萍.试论档案信息化建设[J].机电兵船档案，2011（6）.
[2] 吕晓燕.试论档案信息化管理模式下收集工作的难点与重点[J].科技信息，2011（33）.
[3] 关智英.新形势下煤炭企业档案管理的工作思路[J].煤炭技术，2011（16）.
[4] 赵伯亚.新形势下煤炭企业档案管理的几个问题[J].档案时空，2007（11）.
[5] 陆淑霞. 煤炭企业档案收集工作存在的问题及对策[J].山东煤炭科技，2013（4）.