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【摘要】本文主要从四个方面谈了如何做好学院档案工作:声像档案中的照片档案,教学文档,党委、行政和团委文档,档案工作的信息化管理。重点阐述如何做好档案信息化建设。
【关键词】学院;档案工作;档案信息化管理
高等学校档案,是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。一个学院的档案水平,反映一个学院的管理水平;保存一个学院档案,就是保存一个学院记忆。学院档案是一个学院发展前进的精神源泉。因此,做好学院的档案工作,具有十分重要的意义。
一、关于声像档案中的照片档案
(一)收集照片。用QQ接收学院各办公室发来的照片文件及照片说明文件,将其统一保存在桌面文件夹里,以方便查找与编辑整理。双击该图标打开文件夹即可找到对应的文件。
(二)照片冲洗。将需要冲洗的照片统一放在一个文件夹,拿到照相馆冲洗,冲洗出来的纸质照片规格都要符合学校的规定,小照片统一用能长期保存的好质量材料打印,规格统一为5寸彩打,超大照片统一规格长度未超过60cm,宽度未超过21cm,保证打印出的照片图像清晰,不过塑,照片正下方的文字说明对应每横排的人物姓名。
(三)照片分类。1.分类:按本科生毕业合影照片及名单,新生军训合影照片及名单,研究生毕业合影及名单,教职工合影及名单等照片及人员名单分类;2.排序:分类完成后,将同一类别的照片按时间顺序进行排列;3.标号:照片要按规定编制档号,分类号、案卷号参见《安徽师范大学档案分类主表及档号编制规则》,文件档号格式为年度—分类号—案卷号—件号,在标签纸上清楚书写文件档号,并统一粘贴在照片背面的右上角;4.装袋:将照片分类整理好后,放入不同的档案袋内,并分别放入各照片说明,其中照片说明参照《照片档案文字说明文档模板》,里面的人员名单按照站立顺序排列并打印出来,纸质照片中的文字说明包括拍摄时间、拍摄地点、事件主题、拍摄人等,统一分类放入档案袋后,在袋上注明照片归档单位、所属类别和起止件号。做照片档案文字说明时有时会出现表格重叠情况,处理方式是新建文档,把重叠表格粘贴过去,再重新复制粘贴回来(粘贴回来时,先回车几行)。然后打印照片档案的文字说明。当表格内容过多无法打印在一张纸上时,处理办法:打开文件,点击打印预览,选择页面设置,选择横向打印,调整缩放比例,点击确定,看是否符合规范,不符合再继续调整缩放比例,直至符合打印要求,调整好后点击打印即可。
二、关于教学文档资料
(一)收集资料。从学院教学办公室收集当年所有有关教学的电子资料与纸质资料,将资料分类存放在电脑文件夹中。
(二)打印资料。将电子资料包括word和excel表格,一一打印出来,有的文档需要排版过后再打印。
(三)盖章。将资料全部打印出来后,拿到学院盖章处盖章,有需要学院领导老师签字的地方,统一交给学院领导老师签字盖章。
(四)将资料分类成册。将以上签字盖章过后的文件按类型分类,同一类的文件比如教学课表类的文件,将其按顺序放在一起,用铅笔在每页右下角标页码,并按此顺序做一个目录,目录里面写清楚每一份文件的名称,并标明页码,目录做完了做封皮,封皮上面标明该文件的总体内容,比如所有教学课表的文件就写“2015年某某学院教学课表汇编”,该标题写在封皮的正中间,封皮左上角插入本大学的校徽,封皮底部标明院系和年份——“某某学院”,“二〇一五年”。将封皮、目录和纸质资料整理好,并检查文件是否有缺漏或者打印不合理处,确定没有问题后拿到打印店装订成册,封皮统一用一种彩色封皮纸打印。
(五)统一打码。打印好的文件再用打码机在之前用铅笔标记页码处打页码,并擦除铅笔印。这样按步骤,一本册子就完成了。按此方法将2015年所有有关教学的资料分类汇编成册,页数超过200页或者300页的资料可以装订成上、下两册。在每册资料的封皮上盖上学院的章即可。
三、关于党委、行政和团委文档
以“件”为单位,将文件和材料按文号排列,每“件”按正文、附件、拟稿封面的顺序排列好,用曲别针固定好。
将以上三类文档全部整理好后,填写档案移交登记表,里面包括汇编成册的文档名称、文档序号、所属年份,档案保存期限是长期、短期或永久的(参考《档案工作规范》中大学各类档案归档目录及保管期限表),文档页数以及备注。移交登记表填写完成后,再做一个详细的移交清单,清单内包括汇编成册的文档大标题,还包括每册文档里面的每份具体的文档名称以及页码与备注。将做好的表和清单排版,调整好字体与格式后打印出来。 按党委、行政和团委文档类、教學文档类、声像档案类这三类分别填写档案移交登记表一式两份,加盖单位公章,连同整理好的文件材料一起移交到学校档案馆。
四、关于档案工作的信息化管理
档案工作要实现信息化管理,就必须实现纸质和电子建设的有机结合。数字档案建设与纸质档案工作的同步实施是现实所需,因此所有文档重要材料需录入电子系统,步骤如下:
(一)进入档案管理系统。首先进入大学档案馆首页,在熟悉了相关规章制度后点击“档案查询”,进入登录界面,输入用户名和密码后进入档案管理系统;
(二)创建档案。在档案信息管理界面,点击“创建新档案”,建立一个以“某学院(暂存)”命名的档案表。
(三)添加案卷。点击该表中的“打开”键,再点击录入页面中的“添加案卷”,按照规定填写空白处:(下转第91页)
(上接第142页)1.一级目录填上案卷对应的年份,二级目录填上档案的一、二级类目,行政类综合方面档案填写成XZ11;教学类学科与实验室建设方面档案填写成JX12;研究生学籍档案填写成 XJ11;2.信息分类号、缩微号、全宗号和档案室代号均不填,案卷/盒号及档案馆编件号是自动添加的,若不符合实际的,可动手修改,实体分类号是档号;3.其他项根据具体的案卷内容填写,参考了模式提供的范例,录完后填写自己的姓名;4.点击添加,录入下一卷。
(四)添加文件。“添加案卷”完成后点击旁边的“添加文件”,进入填写页面,按要求填写空白处:1.一、二级目录的填写与添加案卷的填写要求一样,参考即可;2.其他项根据实际情况填写,其中实体分类号、正题名、文号、责任人、页数、时间、输入员必须准确填写,填完后进行检查核对,看是否有误或者漏洞,若发现及时更正,填写并核对完成后点击“添加”,进入下一个文件的录入。
(五)完成并打印。档案全部录入完成后,点击“关闭”,在弹出的界面中点击“打印当前类目”,选择打印设置,勾选相应的设置,打印预览看效果,符合要求即可直接打印,不符合要求的再次进行编辑与设置,直到满意方可打印。
这样做下去,档案工作达到了纸质版和电子版的有机结合,实现了现代化、信息化的档案管理要求。死档案变成了活资料,故纸堆变成了思想库。
【关键词】学院;档案工作;档案信息化管理
高等学校档案,是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。一个学院的档案水平,反映一个学院的管理水平;保存一个学院档案,就是保存一个学院记忆。学院档案是一个学院发展前进的精神源泉。因此,做好学院的档案工作,具有十分重要的意义。
一、关于声像档案中的照片档案
(一)收集照片。用QQ接收学院各办公室发来的照片文件及照片说明文件,将其统一保存在桌面文件夹里,以方便查找与编辑整理。双击该图标打开文件夹即可找到对应的文件。
(二)照片冲洗。将需要冲洗的照片统一放在一个文件夹,拿到照相馆冲洗,冲洗出来的纸质照片规格都要符合学校的规定,小照片统一用能长期保存的好质量材料打印,规格统一为5寸彩打,超大照片统一规格长度未超过60cm,宽度未超过21cm,保证打印出的照片图像清晰,不过塑,照片正下方的文字说明对应每横排的人物姓名。
(三)照片分类。1.分类:按本科生毕业合影照片及名单,新生军训合影照片及名单,研究生毕业合影及名单,教职工合影及名单等照片及人员名单分类;2.排序:分类完成后,将同一类别的照片按时间顺序进行排列;3.标号:照片要按规定编制档号,分类号、案卷号参见《安徽师范大学档案分类主表及档号编制规则》,文件档号格式为年度—分类号—案卷号—件号,在标签纸上清楚书写文件档号,并统一粘贴在照片背面的右上角;4.装袋:将照片分类整理好后,放入不同的档案袋内,并分别放入各照片说明,其中照片说明参照《照片档案文字说明文档模板》,里面的人员名单按照站立顺序排列并打印出来,纸质照片中的文字说明包括拍摄时间、拍摄地点、事件主题、拍摄人等,统一分类放入档案袋后,在袋上注明照片归档单位、所属类别和起止件号。做照片档案文字说明时有时会出现表格重叠情况,处理方式是新建文档,把重叠表格粘贴过去,再重新复制粘贴回来(粘贴回来时,先回车几行)。然后打印照片档案的文字说明。当表格内容过多无法打印在一张纸上时,处理办法:打开文件,点击打印预览,选择页面设置,选择横向打印,调整缩放比例,点击确定,看是否符合规范,不符合再继续调整缩放比例,直至符合打印要求,调整好后点击打印即可。
二、关于教学文档资料
(一)收集资料。从学院教学办公室收集当年所有有关教学的电子资料与纸质资料,将资料分类存放在电脑文件夹中。
(二)打印资料。将电子资料包括word和excel表格,一一打印出来,有的文档需要排版过后再打印。
(三)盖章。将资料全部打印出来后,拿到学院盖章处盖章,有需要学院领导老师签字的地方,统一交给学院领导老师签字盖章。
(四)将资料分类成册。将以上签字盖章过后的文件按类型分类,同一类的文件比如教学课表类的文件,将其按顺序放在一起,用铅笔在每页右下角标页码,并按此顺序做一个目录,目录里面写清楚每一份文件的名称,并标明页码,目录做完了做封皮,封皮上面标明该文件的总体内容,比如所有教学课表的文件就写“2015年某某学院教学课表汇编”,该标题写在封皮的正中间,封皮左上角插入本大学的校徽,封皮底部标明院系和年份——“某某学院”,“二〇一五年”。将封皮、目录和纸质资料整理好,并检查文件是否有缺漏或者打印不合理处,确定没有问题后拿到打印店装订成册,封皮统一用一种彩色封皮纸打印。
(五)统一打码。打印好的文件再用打码机在之前用铅笔标记页码处打页码,并擦除铅笔印。这样按步骤,一本册子就完成了。按此方法将2015年所有有关教学的资料分类汇编成册,页数超过200页或者300页的资料可以装订成上、下两册。在每册资料的封皮上盖上学院的章即可。
三、关于党委、行政和团委文档
以“件”为单位,将文件和材料按文号排列,每“件”按正文、附件、拟稿封面的顺序排列好,用曲别针固定好。
将以上三类文档全部整理好后,填写档案移交登记表,里面包括汇编成册的文档名称、文档序号、所属年份,档案保存期限是长期、短期或永久的(参考《档案工作规范》中大学各类档案归档目录及保管期限表),文档页数以及备注。移交登记表填写完成后,再做一个详细的移交清单,清单内包括汇编成册的文档大标题,还包括每册文档里面的每份具体的文档名称以及页码与备注。将做好的表和清单排版,调整好字体与格式后打印出来。 按党委、行政和团委文档类、教學文档类、声像档案类这三类分别填写档案移交登记表一式两份,加盖单位公章,连同整理好的文件材料一起移交到学校档案馆。
四、关于档案工作的信息化管理
档案工作要实现信息化管理,就必须实现纸质和电子建设的有机结合。数字档案建设与纸质档案工作的同步实施是现实所需,因此所有文档重要材料需录入电子系统,步骤如下:
(一)进入档案管理系统。首先进入大学档案馆首页,在熟悉了相关规章制度后点击“档案查询”,进入登录界面,输入用户名和密码后进入档案管理系统;
(二)创建档案。在档案信息管理界面,点击“创建新档案”,建立一个以“某学院(暂存)”命名的档案表。
(三)添加案卷。点击该表中的“打开”键,再点击录入页面中的“添加案卷”,按照规定填写空白处:(下转第91页)
(上接第142页)1.一级目录填上案卷对应的年份,二级目录填上档案的一、二级类目,行政类综合方面档案填写成XZ11;教学类学科与实验室建设方面档案填写成JX12;研究生学籍档案填写成 XJ11;2.信息分类号、缩微号、全宗号和档案室代号均不填,案卷/盒号及档案馆编件号是自动添加的,若不符合实际的,可动手修改,实体分类号是档号;3.其他项根据具体的案卷内容填写,参考了模式提供的范例,录完后填写自己的姓名;4.点击添加,录入下一卷。
(四)添加文件。“添加案卷”完成后点击旁边的“添加文件”,进入填写页面,按要求填写空白处:1.一、二级目录的填写与添加案卷的填写要求一样,参考即可;2.其他项根据实际情况填写,其中实体分类号、正题名、文号、责任人、页数、时间、输入员必须准确填写,填完后进行检查核对,看是否有误或者漏洞,若发现及时更正,填写并核对完成后点击“添加”,进入下一个文件的录入。
(五)完成并打印。档案全部录入完成后,点击“关闭”,在弹出的界面中点击“打印当前类目”,选择打印设置,勾选相应的设置,打印预览看效果,符合要求即可直接打印,不符合要求的再次进行编辑与设置,直到满意方可打印。
这样做下去,档案工作达到了纸质版和电子版的有机结合,实现了现代化、信息化的档案管理要求。死档案变成了活资料,故纸堆变成了思想库。