浅析档案管理发展趋势

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  【摘要】:档案工作是各个单位组织的一项常规性基础工作,其工作内容主要是针对档案信息进行信息收集、材料整理分类、保管统计。随着社会现代化发展进程,档案管理工作将会呈现出一系列的变化发展趋势:电子档案的比列将会超过实物档案;依托于互联网网站技术,档案管理工作必将更加公开、便捷;为了便于档案信息化管理,统一的系统将会出现;档案管理保存措施安全性将进一步提高;对档案管理工作人员的要求将会越来越高。
  【关键词】档案管理;发展
  1. 档案管理工作的意义
  档案管理工作是我国社会信息中的一个必不可少的组成部分,科学合理的档案管理制度和方式对社会的进步和发展有着十分重要的意义和价值。档案管理工作的具体意义可以总结为以下内容。
  首先,档案是一种重要的信息凭证,可以直接作为重要的参考资料。在如今的现实生活中,我国的普通公民应用最多的还是档案的凭证作用,档案是最真实,最原始的的信息资料。它不但拥有极强的法律效益,它同时也为我们的切身利益而负责。其次,档案资料被广泛地应用于人们社会生活的方方面面,例如,职称评审,工作调动,社会劳动保险,以及出国政审等,都要以档案资料作为审核的重要凭证,而对于一个企业或者是公司来说,档案更是为其经营决策提供重要的依据及参考资料。因此,档案的管理工作也就显得更加重要和有意义。
  2.电子信息档案所占比例增高
  传统档案材料,以纸质材料为主,兼有图片、录音、视频录像。
  随着无纸化办公的进一步发展,各个单位组织将会越来越简化力、公流程,依靠电子材料来进行日常办公,这样将会推动电子档案的发展。况且,电子档案保存占用空间小、检索统计方便,凭借其优势优点必然会给整个档案管理工作带来不可忽视的影响变化,电子档案的比列将会在档案管理工作中越来越多,甚至超过实物档案。
  3.电子档案统一化
  现在,各个档案部门部门使用的电脑系统版本不同,采用的辦公软件种类版本也不相同,不用的规格使得档案信息化工作兼容性不强,工作无法衔接和统一的部署管理。随着当前信息技术高速发展,已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”,实现信息共享、共建的目的。为了达到档案信息化管理,必将出台一个统一的档案信息化管理平台,利用统一的办公平台和档案管理标准促进档案信息化管理工作发展进程。对此,开展现代化管理工作,必须做到档案管理软件的选择,推广要慎重。选择的软件需具备规范化、通用化,并有很强的包容性。
  4. 档案管理友展趋势的构想
  4.1档案管理向信息化的方向发展。
  未来我国档案管理会向信息化的方向发展。高速便捷的互联网让其用户体会到了全新的服务手段和方式。丰富的网络信息资源和快捷的信息传递速度也已然成了现代社会的数字化的标志。而在这样一个数字信息爆炸的大时代里,档案管理作为社会的一项重要内容,在未来也会逐渐向信息化的方向发展。当然,档案管理信息化不仅是时代发展的要求,同时也是我国档案管理工作的重大优化与完善。当我国的档案管理实现全面信息化时,我们的档案信息检索查询将会变得十分方便与快捷,这既能提高档案管理者的技术水平和工作效率,也能使档案的收集与管理工作变的更加高效与合理。除此之外,信息化的档案管理方式可以有效解决以往档案损甚至丢失的问题,这大大提高了档案管理的安全性和可靠性。
  4.2档案管理向一体化方向发展。
  未来我国档案管理会向一体化的方向发展。目前我国很多档案工作学者普遍认为,档案的管理工作会随着信息终端,电子科技以及网络环境的快速发展而逐步向一体化的方向发展。档案管理的一体化主要以管理和信息开发为基本点,最终实现图书,档案和情报信息管理的一体化。这种一体化不但能方便信息资源的管理,而且会使信息资源在最大程度上得到合理的利用。
  5.档案管理未来发展中应注意的问题
  5.1建立完善的档案管理制度。
  科学,合理,高效的档案管理工作离不开完善的档案管理制度。档案管理实质上是一项系统性的工程。一套完善的的档案管理和监督体制为一个企业或单位的发展提供坚实的后勤保障。在未来的发展趋势中,唯有把档案管理工作纳入到规范化的过程当中,才能将档案管理的发展规范和约束起来,再通过传统档案管理以及无纸化操作的规范使其有效结合。总之,要用这种规范化的制度来引导档案管理向正规性的方向发展,使档案的管理制度不斷得到完善。
  5.2.不断优化档案管理信息系统。
  对于档案管理这项工作来说,合理利用计算机技术可以实现档案管理信息化的操作,这也是档案管理中的一项重大变革。在档案管理的未来发展趋势中,应该积极建立合理的信息存储系统和计算机操作系统,不断扩大档案管理的存储空问,进而实现档案管理的有效性,可操作性和安全性。
  6.做好档案管理的有效措施
  建立完善的档案管理信息系统档案管理的无纸化是档案管理重
  点,对于档案管理来说,积极利用计算机技术实现档案管理信息化操作是档案管理重大变革,只有通过建立合适的计算机操作系统和信息储存系统,不断为档案管理提供一种新的存储空间,实现档案管理的安全有效性操作,以此来不断推进档案管理的信息化过程,实现档案管理的大发展。
  建立完善档案管理的各种制度,档案管理是一项系统性工程,是企业或者单位发展后勤保障,建立一套符合档案管理的制度和适合档案管理的监督方法,将档案管理纳入到规范化过程之中才能够将档案管理的发展约束和规范起来,通过无纸化操作的规范及传统档案管理的有效结合,通过这种形式制度不断实现档案管理制度多元化和规范化,来不断引导档案管理朝着正规方向发展,实现档案管理的制度化。
  7.结语
  档案管理信息化是档案管理工作发展的必然趋势,只要相应的企业或单位提高档案管理工作信息化的意识革新档案管理工作设备加强对相关人员的培养和引进档案管理工作实现全面的信息化指日可待本文是笔者依据自己多年的档案管理经验总结出来的希望能够为相关企业提供借鉴,为我国档案管理事业的发展提供参考。
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