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【摘要】教学秘书工作是独立学院管理工作中的重要环节,独立学院实行院(系)二级管理体制后,针对目前教学秘书的特点、工作现状及队伍建设存在的问题,本文分析并提出了相应的对策和建设建议。
【关键词】二级管理 教学秘书 独立学院 队伍建设
1 引言
独立学院是民办高等教育的重要组成部分,与公办大学本部各直属院系有着本质的区别。独立学院是新形势下高等教育发展的重要组成部分,作为新的办学形式,如何保证独立学院的健康发展,任重而道远。
随着独立学院办学规模不断扩大,统一的教务管理工作难以全面覆盖,学院相继将教学管理中心下移,积极推行院(系)二级管理。在二级体制下,教学管理工作逐步从粗放型走向精细化,教学秘书成为二级学院(系)的一线教学管理人员,是教学管理的具体执行者、协调者。面对新挑战、新问题,充分理解工作职责内涵,找准工作位置,调整工作状况,是每个教学秘书应当认真思考的问题。
2 二级管理体制下系部教学秘书的职责特点
2.1 桥梁和纽带作用
在独立学院日常管理中,教学秘书起着承上启下的桥梁作用,是连接学院教务工作与系部教学工作、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带。二级学院(系)教学秘书负责贯彻落实学院下达的各项指令、任务,并兼具有反馈的职责。教学秘书在管理上能够将学院、教务部下达的各项信息及时传达给教师、学生,同时将教师、学生的意见、建议和需求及时反馈给领导。
2.2 管理范围大、层次广
与普通高等院校的教学科研并重相比,独立学院的工作主要以教学以为中心,二级学院教学管理的对象涉及本院(系)的教师和学生,负责协调教务处、二级学院(系部)、各职能行政部门、各教研室、教师、学生的种种教学问题,其主要职责包括:落实教学计划、教学任务,教学质量管理,学生成绩管理,各类考试管理等,包括教务、考务、行政等多重职能的综合管理。
二级教学管理中,教学秘书管理的工作范围几乎涉及系部教学管理的各个层面,工作量大,内容繁重、复杂,涉及到教学的方方面面,细化开来教学秘书的工作具备了复杂、繁重、周期性、时效性等特点。
3 二级管理体制下系部教学秘书队伍的现状分析
目前许多独立学院为尽快提高其知名度,较长的一段时间把主要精力都放在学院师资的建设和培养上,而忽视了对教学管理队伍的建设培养。总体上看,目前独立学院教学秘书队伍建设仍不容乐观,其整体素质、业务水平、自身发展与提高等问题较为突出,主要表现为以下几个方面。
3.1 整体素质滞后,业务素质参差不齐
目前在大多数独立学院,教学秘书岗位属于行政编制,而非教师编制,独立学院对其学历没有硬性要求,一部分教学秘书未接受过教育学相关专业的学习。此外,因受传统管理体制的影响,许多独立学院在选聘教学秘书方面存在制度上的缺陷,使得教学秘书岗位招聘过程中不单纯凭借素质、能力和水平,而只是凭主管领导判断和庞大的裙带关系网络,大大降低了独立学院教学秘书队伍的整体素质和综合能力。
3.2 工作事务繁重,精神负担重
二级管理体制下,教学秘书的工作量大幅增多,而一般二级学院(系)教学秘书兼有学术管理和行政管理双重职能,这决定了教学秘书的日常工作繁琐而细致。教学秘书的许多工作要求保质、保量,时效性强,按时完成。因此,因为工作所迫的原则性难免引起别人的误解,造成心理压力;同时因工作繁杂而出现的失误又得不到应有的理解和帮助,使得教学秘书长期处于精神高度紧张、思想负担较重的状态。
3.3 发展方向不明确,空间受限,自我价值难实现
教学秘书为管理岗位,可以在行政职务上有所发展,但事实上教学秘书工作量大,事情琐碎,业务繁忙,导致教学秘书的个人管理水平难以得到提高,与其他人员差距拉大,因此在行政职务上的发展是非常困难的。
作为二级学院(系部)的一线教学管理人员,岗位的特殊性、常规性,使得工作成果性不强,个人的成就感得不到满足。教学秘书大部分所学的专业和现任的工作关系并不大,在教学管理上本身缺乏系统的专业知识,而目前教学秘书工作在独立学院并没有得到重视,很难获得个人业务培训,使其在教学管理理念上跟不上新的发展趋势,严重挫伤了教学秘书追求实现自身价值的情感需要。
4 二级管理体制下教学秘书的队伍建设
二级管理体制下,学院的教学管理中心下调,逐步由教务处的直接管理转变为宏观管理,由各二级学院(系部)直接负责。作为二级学院教学管理工作的一线人员—教学秘书队伍的建设工作,特别应该受到重视。
4.1 加强自身的思想和业务素质,提高抗压水平
作为高校教学管理的窗口,教学秘书工作的本质是服务于教学、服务于学生,教学秘书思想素质的高低直接影响高校的教学水平和学风建设,因此,教学秘书只有在思想上树立强烈的服务意识,才能为教学质量的提高创造有利条件。
教学秘书的工作具有周期性、阶段性,既要落实教学工作,又要协调好教务处、各相关部门、教师、学生之间的关系,要求教学秘书不但要具有一定的专业知识,同时需要有一定的管理能力,统筹安排,善于总结,加强自身的业务水平。
4.2 提高工作地位,强化管理体制
学院领导应重视教务管理工作,摆正教务管理在二级学院(系)教学管理工作中的重要地位,将工作重点放在提高教务管理人员的个人业务、能力、声誉与地位上,给予各二级学院(系)的教学秘书工作更多的关注,鼓励教学秘书外出进修培训、继续深造,以提高教学秘书业务知识水平,更新教学管理理念,自身价值得到更好的实现。
开展二级学院(系)的工作教学管理评估工作,在规定年限内,评估完成岗位职责、创新能力、论文项目改革等的优良,根据评估结果进行奖罚:晋升职称、职务或享受高一级的工资待遇等等。这样才能充分的调动了教学秘书的工作兴趣,提高教学秘书的工作地位和工作积极性,充分发挥教学教学秘书的主观能动性,使其不断对教务、教学管理进行探索与创新。
5 结语
独立学院实施二级管理体制后,正确认识教学秘书在独立学院的地位和作用、存在的问题,改进的思路,任务艰巨,任重而道远。面对我国高校教学形式的发展变化和激烈竞争,高校必须加强教学秘书队伍建设,教学秘书必须提高自身建设,明确工作职责,树立服务意识,从这两方面来共同促进整个学院教学管理水平的提高。
【关键词】二级管理 教学秘书 独立学院 队伍建设
1 引言
独立学院是民办高等教育的重要组成部分,与公办大学本部各直属院系有着本质的区别。独立学院是新形势下高等教育发展的重要组成部分,作为新的办学形式,如何保证独立学院的健康发展,任重而道远。
随着独立学院办学规模不断扩大,统一的教务管理工作难以全面覆盖,学院相继将教学管理中心下移,积极推行院(系)二级管理。在二级体制下,教学管理工作逐步从粗放型走向精细化,教学秘书成为二级学院(系)的一线教学管理人员,是教学管理的具体执行者、协调者。面对新挑战、新问题,充分理解工作职责内涵,找准工作位置,调整工作状况,是每个教学秘书应当认真思考的问题。
2 二级管理体制下系部教学秘书的职责特点
2.1 桥梁和纽带作用
在独立学院日常管理中,教学秘书起着承上启下的桥梁作用,是连接学院教务工作与系部教学工作、教师之间、师生之间教学活动的桥梁和纽带。二级学院(系)教学秘书负责贯彻落实学院下达的各项指令、任务,并兼具有反馈的职责。教学秘书在管理上能够将学院、教务部下达的各项信息及时传达给教师、学生,同时将教师、学生的意见、建议和需求及时反馈给领导。
2.2 管理范围大、层次广
与普通高等院校的教学科研并重相比,独立学院的工作主要以教学以为中心,二级学院教学管理的对象涉及本院(系)的教师和学生,负责协调教务处、二级学院(系部)、各职能行政部门、各教研室、教师、学生的种种教学问题,其主要职责包括:落实教学计划、教学任务,教学质量管理,学生成绩管理,各类考试管理等,包括教务、考务、行政等多重职能的综合管理。
二级教学管理中,教学秘书管理的工作范围几乎涉及系部教学管理的各个层面,工作量大,内容繁重、复杂,涉及到教学的方方面面,细化开来教学秘书的工作具备了复杂、繁重、周期性、时效性等特点。
3 二级管理体制下系部教学秘书队伍的现状分析
目前许多独立学院为尽快提高其知名度,较长的一段时间把主要精力都放在学院师资的建设和培养上,而忽视了对教学管理队伍的建设培养。总体上看,目前独立学院教学秘书队伍建设仍不容乐观,其整体素质、业务水平、自身发展与提高等问题较为突出,主要表现为以下几个方面。
3.1 整体素质滞后,业务素质参差不齐
目前在大多数独立学院,教学秘书岗位属于行政编制,而非教师编制,独立学院对其学历没有硬性要求,一部分教学秘书未接受过教育学相关专业的学习。此外,因受传统管理体制的影响,许多独立学院在选聘教学秘书方面存在制度上的缺陷,使得教学秘书岗位招聘过程中不单纯凭借素质、能力和水平,而只是凭主管领导判断和庞大的裙带关系网络,大大降低了独立学院教学秘书队伍的整体素质和综合能力。
3.2 工作事务繁重,精神负担重
二级管理体制下,教学秘书的工作量大幅增多,而一般二级学院(系)教学秘书兼有学术管理和行政管理双重职能,这决定了教学秘书的日常工作繁琐而细致。教学秘书的许多工作要求保质、保量,时效性强,按时完成。因此,因为工作所迫的原则性难免引起别人的误解,造成心理压力;同时因工作繁杂而出现的失误又得不到应有的理解和帮助,使得教学秘书长期处于精神高度紧张、思想负担较重的状态。
3.3 发展方向不明确,空间受限,自我价值难实现
教学秘书为管理岗位,可以在行政职务上有所发展,但事实上教学秘书工作量大,事情琐碎,业务繁忙,导致教学秘书的个人管理水平难以得到提高,与其他人员差距拉大,因此在行政职务上的发展是非常困难的。
作为二级学院(系部)的一线教学管理人员,岗位的特殊性、常规性,使得工作成果性不强,个人的成就感得不到满足。教学秘书大部分所学的专业和现任的工作关系并不大,在教学管理上本身缺乏系统的专业知识,而目前教学秘书工作在独立学院并没有得到重视,很难获得个人业务培训,使其在教学管理理念上跟不上新的发展趋势,严重挫伤了教学秘书追求实现自身价值的情感需要。
4 二级管理体制下教学秘书的队伍建设
二级管理体制下,学院的教学管理中心下调,逐步由教务处的直接管理转变为宏观管理,由各二级学院(系部)直接负责。作为二级学院教学管理工作的一线人员—教学秘书队伍的建设工作,特别应该受到重视。
4.1 加强自身的思想和业务素质,提高抗压水平
作为高校教学管理的窗口,教学秘书工作的本质是服务于教学、服务于学生,教学秘书思想素质的高低直接影响高校的教学水平和学风建设,因此,教学秘书只有在思想上树立强烈的服务意识,才能为教学质量的提高创造有利条件。
教学秘书的工作具有周期性、阶段性,既要落实教学工作,又要协调好教务处、各相关部门、教师、学生之间的关系,要求教学秘书不但要具有一定的专业知识,同时需要有一定的管理能力,统筹安排,善于总结,加强自身的业务水平。
4.2 提高工作地位,强化管理体制
学院领导应重视教务管理工作,摆正教务管理在二级学院(系)教学管理工作中的重要地位,将工作重点放在提高教务管理人员的个人业务、能力、声誉与地位上,给予各二级学院(系)的教学秘书工作更多的关注,鼓励教学秘书外出进修培训、继续深造,以提高教学秘书业务知识水平,更新教学管理理念,自身价值得到更好的实现。
开展二级学院(系)的工作教学管理评估工作,在规定年限内,评估完成岗位职责、创新能力、论文项目改革等的优良,根据评估结果进行奖罚:晋升职称、职务或享受高一级的工资待遇等等。这样才能充分的调动了教学秘书的工作兴趣,提高教学秘书的工作地位和工作积极性,充分发挥教学教学秘书的主观能动性,使其不断对教务、教学管理进行探索与创新。
5 结语
独立学院实施二级管理体制后,正确认识教学秘书在独立学院的地位和作用、存在的问题,改进的思路,任务艰巨,任重而道远。面对我国高校教学形式的发展变化和激烈竞争,高校必须加强教学秘书队伍建设,教学秘书必须提高自身建设,明确工作职责,树立服务意识,从这两方面来共同促进整个学院教学管理水平的提高。