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【摘要】城市规划、城市建设及其管理是一項复杂的系统工程，要保障这个系统工程的正常运行，必须依据城建档案。本文分析了城建档案管理工作中存在的主要问题，提出了加强城建档案管理的有效措施。
【关键词】城建档案，管理，有效措施
【 abstract 】 the urban planning, the urban construction and management is a complicated system engineering, to guarantee the normal operation of the system engineering, must according to the municipal files. This paper analyzes the existing in the management of the municipal files of the main problems, and put forward to strengthen the management of the municipal files of effective measures.
【 key words 】 of the municipal files, management, effective measures
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
城建档案是重要的科技资源，是国家宝贵的历史、文化财富，具有长远的历史查考价值。城建档案具有科技储备功能。城建档案是城市建设的直接记录，它真实地记述了城市建设的过程和成果，记载了城市建设方法和经验。城建档案作为知识形态的城建成果的直接载体具有科技储备的作用。现代化的城市，地下管线纵横，密如蛛网，必须有完整、准确、系统的城建档案作依据，才能进行科学管理。否则就难以保证城市建设健康有序地运行。城建档案是城市建设各项工程设计的必要条件。城市建设工程设计具有一定的继承性，需要吸取和借鉴已有的科技成果。为此进行城市建设工程设计工作，必须占有大量的充分可靠的材料。城建档案就是这项工作不可缺少的依据和参考材料。用好城建档案，可以提高经济效益。在城建设计部门，新设计常常需要复用或套用已有设计的城建档案。从而节约人力、物力，提高经济效益。
一、城建档案管理工作中存在的主要问题
1、不建档。不建档的违法行为是指依法应建立档案工作的机关、团体、企业事业单位，违犯《档案法》的规定，长期不建立档案的行为。例如有些单位的文件材料以及许多重要的合同、批件，基本上散存在部门甚至个人手中，可能出现为了查找一份文件、合同，在公司上下到处寻找，甚至挂国际长话到驻外公司、办事处去查询，也未必能查到的情况，给工作造成不利影响和损失。不建档违法行为的易发区一般出在那些严重缺乏档案意识和法制观念的领导人所在、所辖的单位。产生原因是那些单位的领导人不了解或不承认城建档案和档案工作在国民经济建设、改革开放中的独特作用，将其视为可有可无的事情，甚至当作累赘，在工作安排上列不进计划、摆不正位，在人力、财力上缺乏必要的投入，致使单位长期不能建档。此行为恰好发生在档案工作的源头环节上，对档案工作的危害是全局性的，影响是长期深远的。档案工作一旦失去了建档这个大前提，那么档案的管理、保管、利用、开发等所有后续环节都无从谈起，不但使当前工作受影响，而且使单位历史留下不可弥补的空白。
2、接收难。在现阶段，接收移交难的问题同样存在。《档案法》第十一条规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。《城市建设档案管理暂行规定》第七条也强调，凡在城市规划区范围内进行建设的各机关、部队、院校、团体、企业事业单位都应按照本规定管理好本单位形成的城建档案。各省市也都制定了本区域的城建档案管理办法，规定了向城建档案馆报送档案的内容。如果这些规定都得以切实实施，那么就不存在“接收难”的问题，也不会使城建档案馆馆藏不丰富、门类不齐全、结构不合理。目前的事实是，城建档案管理的现状与规定相距甚远，全国没有一个馆能按这些规定把应接收的档案全部如数进馆，影响了各馆更深入的开展编研、利用等工作。
3、档案资料保全不到位。这种违法行为和事故产生的主要原因是单位领导对档案安全不重视、不负责。他们把档案长期存放在不符合“七防”要求的险恶环境中，麻痹大意，心安理得。甚至在出现安全隐患和事故苗头之后，仍不采取补救措施，听之任之。档案人员严重失职，对档案库房不检查，不防护，甚至违章操作，终于酿成大祸。违反档案安全保管制度造成档案损害的违法行为发生在档案保管、防护环节上，对档案安危构成了直接威胁。违反档案安全保管制度的行为不一定立即引发毁坏档案的重大事故，但却埋下了安全的隐患。
二、加强城建档案管理的有效措施
1、立足于法制, 搞好建章立制工作。改革开放以来, 党和政府有关部门十分重视城建档案管理工作, 先后颁布了多部法规用来规范档案管理工作。法制化是做好档案管理工作的基础, 要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本, 实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化, 档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革, 只有坚持与时俱进, 才能适应新形势, 开创档案管理工作的新局面。日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。
2、确定改革的思路, 使城建档案管理工作可持续发展。发展与改革是当今世界的两大主题, 要发展就必须改革, 而改革的目的是为了发展。档案管理工作作为社会大系统中的一个子系统, 是整个社会机体的重要组成部分, 它必须与社会建立起共存、互助和协调的关系。因此, 档案管理工作的可持续发展必须走改革之路, 或者说改革是档案管理工作可持续发展的推动力。对于档案管理工作来说, 其改革的成败更在于陈旧的与现实不相适应的观念能否得到更新, 即能否把计划经济体制下形成的思想观念转变为与社会主义市场经济体制相适应的思想观念, 其中法制观念、服务观念、公关观念、效益观念、大档案事业观念等是亟待确立的。
3、实行标准化、规范化的工作程序和方法。第一, 全面普查馆藏案卷, 存粗取精, 这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的档案馆由于多年来未做全面的清查, 加之移交单位划分保管期限不准, 不可避免地存在一些无查考价值的文件, 所以, 首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。第二, 重新组合案卷, 实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工、填写, 以保证馆藏案卷更加规范。第三, 规范题名, 保证检索查准率。档案的分类号保证了检索的查全率, 而题名准确才能保证检索的查准率。
4、提高综合素质, 探索管理新思路。运用科学的管理方法使档案管理日趋完善, 达到最优化, 这要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。作为新时期的城建档案工作者, 不能满足于现状, 应主动、积极地提升自己的业务理论知识、相关科学文化知识和档案学知识。第一, 要求档案人员树立坚定的事业心和兢兢业业的工作作风。档案工作虽然是一项默默无闻的工作, 但又是一项不可或缺的工作, 更具有一定的保密要求, 档案工作者要尽职尽责、一丝不苟地做好工作。做到依法治档, 使档案得以安全保管和科学利用。第二, 要加强学习业务技术和各级档案专业刊物, 清楚档案管理的法律法规, 及时贯彻落实有关档案管理的新规定, 执行新规范, 按照新要求去工作。另外, 还应密切注意国内外档案工作的发展动态, 借鉴先进的管理经验和技术, 不断提高管理水平。第三, 提高档案人员素质是搞好城建档案管理工作的基础。要求档案人员具有良好的综合素质, 相当的文史知识, 较好的语言表达能力和文字写作能力以及相当的外语水平。
总之，要想做好城市建设管理工作，就必须充分重视和合理利用各种城建档案资料。城市规划、城市建设及其管理是一项复杂的系统工程，要保障这个系统工程的正常运行，必须依据城建档案。充分发挥城建档案作用，必然会促进城市规划、城市建设和管理的发展。一个现代化的城市，妥善收集，保存完整、准确和系统的城建档案，不仅是科学建设和管理城市的必要条件之一，还具有一定的历史意义，更是提高科学管理水平的一项必要措施。
参考文献：
[1] 彭瑞雯. 浅析城建档案管理的现状及对策[J]. 广东科技, 2011,(06) .
[2] 杜金林. 城建档案管理与城市建筑文化[J]. 城乡建设, 2011,(04) .
[3] 罗国经. 加强城建档案管理更好地为城市建设发展服务[J]. 城建档案, 2011,(04) .
[4] 高明波. 现代化城建档案管理特点及实现途径[J]. 中小企业管理与科技(上旬刊), 2011,(04) .
【关键词】城建档案，管理，有效措施
【 abstract 】 the urban planning, the urban construction and management is a complicated system engineering, to guarantee the normal operation of the system engineering, must according to the municipal files. This paper analyzes the existing in the management of the municipal files of the main problems, and put forward to strengthen the management of the municipal files of effective measures.
【 key words 】 of the municipal files, management, effective measures
中图分类号：G271文献标识码：A 文章编号：
城建档案是重要的科技资源，是国家宝贵的历史、文化财富，具有长远的历史查考价值。城建档案具有科技储备功能。城建档案是城市建设的直接记录，它真实地记述了城市建设的过程和成果，记载了城市建设方法和经验。城建档案作为知识形态的城建成果的直接载体具有科技储备的作用。现代化的城市，地下管线纵横，密如蛛网，必须有完整、准确、系统的城建档案作依据，才能进行科学管理。否则就难以保证城市建设健康有序地运行。城建档案是城市建设各项工程设计的必要条件。城市建设工程设计具有一定的继承性，需要吸取和借鉴已有的科技成果。为此进行城市建设工程设计工作，必须占有大量的充分可靠的材料。城建档案就是这项工作不可缺少的依据和参考材料。用好城建档案，可以提高经济效益。在城建设计部门，新设计常常需要复用或套用已有设计的城建档案。从而节约人力、物力，提高经济效益。
一、城建档案管理工作中存在的主要问题
1、不建档。不建档的违法行为是指依法应建立档案工作的机关、团体、企业事业单位，违犯《档案法》的规定，长期不建立档案的行为。例如有些单位的文件材料以及许多重要的合同、批件，基本上散存在部门甚至个人手中，可能出现为了查找一份文件、合同，在公司上下到处寻找，甚至挂国际长话到驻外公司、办事处去查询，也未必能查到的情况，给工作造成不利影响和损失。不建档违法行为的易发区一般出在那些严重缺乏档案意识和法制观念的领导人所在、所辖的单位。产生原因是那些单位的领导人不了解或不承认城建档案和档案工作在国民经济建设、改革开放中的独特作用，将其视为可有可无的事情，甚至当作累赘，在工作安排上列不进计划、摆不正位，在人力、财力上缺乏必要的投入，致使单位长期不能建档。此行为恰好发生在档案工作的源头环节上，对档案工作的危害是全局性的，影响是长期深远的。档案工作一旦失去了建档这个大前提，那么档案的管理、保管、利用、开发等所有后续环节都无从谈起，不但使当前工作受影响，而且使单位历史留下不可弥补的空白。
2、接收难。在现阶段，接收移交难的问题同样存在。《档案法》第十一条规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。《城市建设档案管理暂行规定》第七条也强调，凡在城市规划区范围内进行建设的各机关、部队、院校、团体、企业事业单位都应按照本规定管理好本单位形成的城建档案。各省市也都制定了本区域的城建档案管理办法，规定了向城建档案馆报送档案的内容。如果这些规定都得以切实实施，那么就不存在“接收难”的问题，也不会使城建档案馆馆藏不丰富、门类不齐全、结构不合理。目前的事实是，城建档案管理的现状与规定相距甚远，全国没有一个馆能按这些规定把应接收的档案全部如数进馆，影响了各馆更深入的开展编研、利用等工作。
3、档案资料保全不到位。这种违法行为和事故产生的主要原因是单位领导对档案安全不重视、不负责。他们把档案长期存放在不符合“七防”要求的险恶环境中，麻痹大意，心安理得。甚至在出现安全隐患和事故苗头之后，仍不采取补救措施，听之任之。档案人员严重失职，对档案库房不检查，不防护，甚至违章操作，终于酿成大祸。违反档案安全保管制度造成档案损害的违法行为发生在档案保管、防护环节上，对档案安危构成了直接威胁。违反档案安全保管制度的行为不一定立即引发毁坏档案的重大事故，但却埋下了安全的隐患。
二、加强城建档案管理的有效措施
1、立足于法制, 搞好建章立制工作。改革开放以来, 党和政府有关部门十分重视城建档案管理工作, 先后颁布了多部法规用来规范档案管理工作。法制化是做好档案管理工作的基础, 要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本, 实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化, 档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革, 只有坚持与时俱进, 才能适应新形势, 开创档案管理工作的新局面。日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。
2、确定改革的思路, 使城建档案管理工作可持续发展。发展与改革是当今世界的两大主题, 要发展就必须改革, 而改革的目的是为了发展。档案管理工作作为社会大系统中的一个子系统, 是整个社会机体的重要组成部分, 它必须与社会建立起共存、互助和协调的关系。因此, 档案管理工作的可持续发展必须走改革之路, 或者说改革是档案管理工作可持续发展的推动力。对于档案管理工作来说, 其改革的成败更在于陈旧的与现实不相适应的观念能否得到更新, 即能否把计划经济体制下形成的思想观念转变为与社会主义市场经济体制相适应的思想观念, 其中法制观念、服务观念、公关观念、效益观念、大档案事业观念等是亟待确立的。
3、实行标准化、规范化的工作程序和方法。第一, 全面普查馆藏案卷, 存粗取精, 这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的档案馆由于多年来未做全面的清查, 加之移交单位划分保管期限不准, 不可避免地存在一些无查考价值的文件, 所以, 首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。第二, 重新组合案卷, 实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工、填写, 以保证馆藏案卷更加规范。第三, 规范题名, 保证检索查准率。档案的分类号保证了检索的查全率, 而题名准确才能保证检索的查准率。
4、提高综合素质, 探索管理新思路。运用科学的管理方法使档案管理日趋完善, 达到最优化, 这要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现。作为新时期的城建档案工作者, 不能满足于现状, 应主动、积极地提升自己的业务理论知识、相关科学文化知识和档案学知识。第一, 要求档案人员树立坚定的事业心和兢兢业业的工作作风。档案工作虽然是一项默默无闻的工作, 但又是一项不可或缺的工作, 更具有一定的保密要求, 档案工作者要尽职尽责、一丝不苟地做好工作。做到依法治档, 使档案得以安全保管和科学利用。第二, 要加强学习业务技术和各级档案专业刊物, 清楚档案管理的法律法规, 及时贯彻落实有关档案管理的新规定, 执行新规范, 按照新要求去工作。另外, 还应密切注意国内外档案工作的发展动态, 借鉴先进的管理经验和技术, 不断提高管理水平。第三, 提高档案人员素质是搞好城建档案管理工作的基础。要求档案人员具有良好的综合素质, 相当的文史知识, 较好的语言表达能力和文字写作能力以及相当的外语水平。
总之，要想做好城市建设管理工作，就必须充分重视和合理利用各种城建档案资料。城市规划、城市建设及其管理是一项复杂的系统工程，要保障这个系统工程的正常运行，必须依据城建档案。充分发挥城建档案作用，必然会促进城市规划、城市建设和管理的发展。一个现代化的城市，妥善收集，保存完整、准确和系统的城建档案，不仅是科学建设和管理城市的必要条件之一，还具有一定的历史意义，更是提高科学管理水平的一项必要措施。
参考文献：
[1] 彭瑞雯. 浅析城建档案管理的现状及对策[J]. 广东科技, 2011,(06) .
[2] 杜金林. 城建档案管理与城市建筑文化[J]. 城乡建设, 2011,(04) .
[3] 罗国经. 加强城建档案管理更好地为城市建设发展服务[J]. 城建档案, 2011,(04) .
[4] 高明波. 现代化城建档案管理特点及实现途径[J]. 中小企业管理与科技(上旬刊), 2011,(04) .