混合式办公新常态

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  企业数字化和在线化办公已成为中国企业的必选项,远程和线下相结合的混合式办公方式正趋于常态化。
  在互联网公司纷纷取消“996”“大小周”的背景下,职场环境、工作方式,甚至是企业的商业模式、人才需求都将发生变化。
  2021年8月9日,携程集团宣布启动“2021混合办公试验”。此次“混合办公”试验组的员工范围,覆盖客服、技术、产品、业务、市场营销以及职能岗位,试验时间为2021年8月9日至2022年1月30日,共计6个月。
  这些员工将在每周三和周五在家办公,试验将从“在家办公对员工绩效的影响,在家办公对团队项目进展的影响,在家办公的员工体验、感受,在家办公对于优秀人才的保留和吸引的影响”等多个维度的效果进行监测,探索该形式是否可以作为公司未来长期办公形式之一。
  2021年9月1日,领英发布了 《2021未来职场工作方式调研》,调研显示受疫情及大环境的影响,企业数字化和在线化办公已成为中国企业的必选项,远程和线下相结合的混合式办公方式正趋于常态化。
  混合办公时代来临
  “混合型”办公是指线上与线下办公相结合的一种办公模式,它的核心在于灵活选择。在不影响工作效率的前提下,员工可以灵活地选择在办公室办公,或是远程办公通过线上会议的形式来进行沟通交流,又或是两者兼而有之。
  携程在试验混合办公模式前,对员工进行调研。数据显示,其中有76%员工主动报名希望尝试居家办公,有70%的员工认为在家办公时间安排更灵活高效。好的开始是成功的一半,员工的高积极性、高参与率是对混合办公模式的认可,混合办公模式向成功迈进一步。
  作为“项目试验组”员工代表,来自机票事业群的财务工作人员李芸认为,自己的工作类型、工作结果产出周期、工作方法及模式都相对固定,在家办公可有效降低通勤时间,灵活安排时间,而更加安静的工作空间,也会令其更加高效。
  在此次试验完成后,携程将对“在家办公对员工绩效的影响,在家办公对团队项目进展的影响,在家办公的员工体验、感受,在家办公对于优秀人才的保留和吸引的影响”等数据进行监测和分析,在可行性得到验证后,该举措有望向更多员工开放。
  领英的调研数据显示,45%的中国企业正在开放远程办公机会,高于41%的亚太区平均水平。亚太地区企业普遍认为每周三天在办公室、两天在家办公是远程与线下结合的最优状态。
  对于职场人士来说,疫情彻底颠覆了办公方式的定义,也让他们或主动或被动地体验了混合式办公以及居家办公等非传统办公方式。调研还发现,57%的受访者更倾向于混合办公模式,愿意全部时间在家工作的受访者占到11%。
  混合办公模式的探索,最值得注重的仍然是员工的工作效率。携程集团联合创始人兼董事局主席梁建章与美国斯坦福大学商学院学者合作研究发现,“在家办公”提高了员工13%的绩效,员工具有更高的满意度,工作离职率下降了50%。
  在家办公可以有效提高员工的工作效率。员工不受办公室干扰和通勤时间等因素的影响,在家办公可以完成更多的工作,有效提升办事效率。随着科技的发展,视频会议已经被普及,在家办公可以通过视频有效沟通,有助于提高工作效率。
  在梁建章看来,疫情之外的“在家办公”,才真正具备评价标准。“混合办公是全球趋势,企业不应只是采取‘被动’或‘不得已’的态度,应该怀着开放的心态,对适合采用‘在家办公’的职位以及人员,推广‘在家办公’的工作模式,并设计相应的人事管理与人事考评机制,充分发挥此模式的优势,避免其劣势,从而达到改善员工满意度,提高员工生产率与企业效益的结果。”梁建章说。
  担忧相伴而生
  居家办公虽然优点多多,但也并非十全十美。
  领英调研数据显示,超过一半的受访职场人担心自己如果繼续在家工作,会错过在办公室工作的乐趣。另一方面,68%的职场人认为,在办公室工作时间更长,获得管理层青睐的可能性更大,也因此有超过一半的受访者担心自己在家工作会对职业发展带来负面影响。
  硕士毕业后,杨晨入职了公司1年多,不过只在公司待过5天。这是杨晨的第一份全职工作,除了一份短暂的实习,他几乎没有其他的工作经历,“我就算是混合办公的原住民了”。
  杨晨的社交生活基本与工作无关,他很少与同事聊起娱乐话题,平时也基本上是和室友或读书时的朋友一起聚会,“我很少主动认识朋友,现在和同事见不到面,也就没有机会在办公室认识朋友。”杨晨的感受或许并不是特例,领英的数据显示,经历过混合办公之后,61%的职场人表示对办公室生活感到生疏。
  说起办公室带来的氛围感,李丽显然很有发言权。入职时,公司就已经推行了混合办公政策,团队成员约定一周可以选择两天远程办公、三天在公司办公,她毫不犹豫地选择了全部到办公室办公,于是她每天早早到办公室开工,下午五六点钟结束工作,回家专心陪伴家人。
  李丽的孩子3岁半,公司没有约定固定的打卡时间,每天早上送完孩子上学,她就来到办公室开始一天的工作。与此同时,她发现身边有不少同是职场妈妈的同事也做出了同样的选择。“我们更习惯上班时间来公司,在家的时候,总感觉时间并不完全在自己手上。”
  办公家具品牌Steelcase发布的《后疫情时代,居家办公经历给予未来办公空间规划的启示及影响》报告显示,Steelcase于2020年4月-9月间,对全球10个国家,共3.2万名各行业的参与者进行调研。调研数据显示,高达41%的人对居家办公经历不满意,仅有19%的人感到满意,同时95%的员工预期将回归办公室。尽管远程办公、居家办公的技术已经普及,微信、钉钉、腾讯会议系统等软件极大降低了居家办公的门槛,但是居家办公还是面临一些不可逾越的挑战,除了容易被打扰之外,办公环境狭小、不规范,缺乏必要的设施设备也会影响工作效率乃至身心健康。这在Steelcase的调研报告中也得到印证,仅有14%的员工期待长期居家办公,而59%的员工仅希望每周有1天或更少时间用于居家办公作为调剂,还有27%的人则希望是2~3天。而在中国,希望长期居家办公的员工比例仅有2%。调查还显示,居家办公频率较高时,员工因为受到居家环境的影响而对工作状态表示不满的情况下,工作效率会下降达19%。
  对此,品牌营销专家彭伟聪有着自己的认知。对于混合办公,他表示,自由职业者其实比一般职场人更不自由,更需要超强的自我管理能力。“很多人对混合办公有不切实际的期待,比如可以自由放任,但实际上要学会衡量投入与产出,了解让自己状态好的条件,持之以恒地投入在工作上,才能养成高效产出的工作模式。”彭伟聪说。
  技术成为破局关键
  混合办公可能是一场灾难,也可能是管理模式、工作方式乃至个人生活全面革新的契机。
  要更好地实现混合式办公,技术上的支持尤为重要。在领英的调研中,有超过七成的受访者认为人工智能和其他技术对远程办公产生了积极影响,他们认为人工智能技术使用起来更轻松、方便。也有不少受访者表示使用人工智能技术让他们的工作更少出现错误,以及能够与团队和客户更顺畅沟通,进而减少工作量。
  苹果、雀巢、谷歌等公司,都强调了灵活办公空间和集成性办公软件的重要性。由于数字化办公场景增加,员工需要习惯线上线下无缝切换的工作方式。公司为之做出的调整已经体现在办公空间的规划与设计上。比如,雀巢与 IWG 集团进行合作,雀巢中国的10000 名员工可以使用 IWG 全球的 3500 个灵活工作区域,减少了员工通勤的压力。
  混合办公带来的种种挑战,对企业调整相应制度的灵活程度,提出了更高的要求。晓敏是一家国际公关公司的业务负责人,她近期在部门中推行混合办公的尝试。她认为,在当下混合办公可能并不适合所有的企业和所有的工作岗位,但是从本质上这对企业组织提出了更高的系统化的要求,无论在技术,还是在文化和管理上。在这个过程中,最重要的是最高管理层的意识和参与,以及在推行过程中保持政策的灵活、可执行度,对个体差异性给予充分理解和尊重。
  如何更好解决混合式办公带来的挑战,微软亚太研发集团主席洪小文提出了企业文化、工作流程、技术手段三者相结合的方法。微软和领英现已积极推进混合办公,在实践中助力员工顺利过渡,满足员工多样化的需求。
  混合式办公没有一个放之四海而皆准的模式,需要企业不断探寻和尝试适合自身发展的方向,科学地、全面地评估利弊,并设计相应的人事管理与人事考评机制,充分发挥此模式的优势。在转型的过程中,企业更需要和员工共建信任生态,在充满挑战的新常态中一同探索前行。
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