基于财务共享理念的企业大数据审计

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  互联网+时代的企业经营是建立在信息和网络基础上的动态互联,企业的业务日常运作和调整与数据密不可分。企业组织的柔性化、业务的开放化和多元化,让企业的“形态”更加模糊,但无论企业的“肢体”如何变化,始终会通过一个共享的平台或制度來维持统一的步调,其中财务共享成为企业组织优化的首要任务。本文首先分析了现代企业经营的组织特点和业务特点,并介绍企业财务管理理念和模式的变化,以及其对企业审计带来的影响,最后探讨了基于财务共享理念的企业大数据审计的工作方法和实施手段。
  一、互联网+经济时代企业组织和业务特点
  互联网+经济时代下,生产组织方式、消费理念和消费方式、产品和服务类型、企业组织结构、市场竞争方式等都发生了剧烈的变化。概括而言主要体现在以下几个方面:
  需求培养和需求挖掘成为市场开拓的核心动力。互联网+时代下打破了诸多竞争壁垒,在网络世界里,电商、社区、社交APP等虚拟平台为任何一个网民提供了实现需求和出售“商品”的平台和渠道,人人都是消费者,人人都是供给者。传统企业“封闭”市场的手段被彻底打破,企业面临的不仅再是同行企业的竞争,网络个体及小团队给企业带来更多的威胁或启迪。一方面传统行业和市场的竞争逐渐白热化,难以寻觅一块处女地,及时一隅尚存也会很快被开发彻底。因此,只有不断地挖掘需求和培养需求,不断地创新产品和服务,才能在激烈的竞争中获得短暂的喘息。
  企业组织柔性化,业务模块化。为顺应瞬息万变的市场,大体量的企业开始化整为零,内部对业务单元进行拆分,实现高度的独立运营,甚至组织起很多内部创业的小团队,借助平台力量在更多的领域进行创新探索。企业组织架构也根据业务价值链实行开放化,逐渐稳定核心环节的组织规模和人才结构,对于非专业环节或操作性环节实行企业战略合作或外包、采购的方式获得与业务发展需求匹配的人力和资源。
  企业经营管理信息化和网络化。智能终端和泛在网络让企业经营逐渐摆脱空间和时间的束缚,借助企业管理系统和移动办公软件,企业员工能够在任何有网络的位置,在任何时点进行办公,并于组织实时联动,并且员工及企业的任何活动,包括日常沟通、资料传递等都能够被信息化系统和网络记录下来。因此,看似松散而无形的企业组织和业务,最终都能够在企业信息系统中找到留存。
  从企业审计角度看,互联网+时代下的信息化技术为企业审计带来了自动化和智能化的工具,让企业审计能够在更多的企业中实施,并能够与企业的业务运作和管理更加紧密融合,推动企业经营效率的提升。但同时,信息世界里的信息存在更容易造假、被篡改、被盗或被泄露等风险,因此企业审计面临的问题和挑战更多。
  二、企业财务管理理念和模式的变化
  财务管理对于企业经营而言,无论哪个时代都是核心,但以往财务管理主要依赖人的能力和经验,并且存在较大的滞后性。而在互联网+时代下,企业和市场变化更加频繁,财务信息的规模持续扩大和形式繁多,企业财务管理的理念和模式也随之发生根本变化:
  一是强调财务与业务实现双向互动。财务实际上存在于企业经营的任何一个环节和时间,例如任何一天企业的各种资源消耗就在产生成本数据,而企业无论是采购、投资、生产还是销售、支付,都离不开财务。但传统财务管理模式下,财务是被动记录和反映企业的经营情况,日常的财务管理主要聚焦于各种账务的等级、凭证的收集和归档。而定期如月末、季度末及年末进行财务数据的汇编和发布。而财务与业务的端到端的融合,是要实现财务和业务的双向互动,以业务发展来不断提升财务结果,而财务结果要实时地反映业务运行情况,并能够引导和辅助业务进行优化调整。
  二是财务系统与企业各模块系统实现融合。借助企业信息系统和信息化办公系统,财务系统能够与企业业务、行政、平台等模块实现融合,最为典型的是电子订单系统与财务开票、回款系统的融合,实现订单从下单到售后的端到端全系统化操作。此外,库存管理、差旅管理、人力资源管理等模块的所有涉及财务的活动,都能够在企业信息系统中实现自动关联。财务凭证电子化更实现了异地和异步财务管理,即财务等平台部门可以实现共享,例如华为的平台共享能力已经足以支撑其十几万人,覆盖全球大部分国家的业务的稳定高效运行。
  三是财务管理趋于实时和积极。信息化财务管理不仅仅是提升了管理的效率,更让财务能够在企业经营中扮演驱动和引领的角色。信息化财务管理能够从海量的财务信息中重塑业务和组织运转的“形象”,并能够量化各种“体征”及其变化,从而为管理者和员工、投资者和外部监管者提供可靠的依据。
  三、大数据对企业审计的影响
  大数据为企业审计提供了更多更全面的基础信息。财务数据凭证和数据的记录和归集,在传统财务管理下会经过大量人工处理,必然有很多信息无法转化为财务数据,一些数据还会存在失真或遗失。而大数据下企业的绝大多数活动,尤其是与财务直接相关的信息会被企业信息系统、信息化办公系统完整地记录。以往难以进行审计的领域有了充分的信息作为支撑,特别是企业制度和组织不规范的小微企业,能够借助大数据工具实现更多地审计覆盖。
  大数据实现了智能化审计。企业审计无论是内部自主审计还是外部监管,都是一项十分艰巨的工作,以往需要通过大量人工从堆积成山的线下财务资料中理清各种企业活动的来龙去脉。而大数据时代企业审计实现了日常化,通过将审计关键控制点内嵌到企业信息系统中,就能够实现实时地审计监控,并且能够通过系统实现自动化的查找、筛选、关联和统计等操作。从而解放了大量基础审计工作,以便将更多的资源投入到进行审计分析和核查等重点领域中。
  当然大数据对于内部审计的推动作用,有赖于企业财务信息的可获得性、统一性和完整性。由于互联网+时代下企业组织的柔性化和业务的模块化,如果缺少统一的财务平台或规则,那么及时各部门都实现了财务信息化,仍会由于信息孤岛和标准不统一等问题而导致财务数据的不完全和混乱。
  四、基于财务共享理念的企业大数据审计
  基于上文分析,应用大数据推动企业审计的发展,必须建立起共享统一的财务平台和管理制度。财务共享就是要从组织架构和平台设计上实现财务部门、财务流程和财务工具的共享和统一。从而实现企业组织统一财务“交流”,实现信息的可共享和可合并。现代企业股权投资成为流程,生态化和多元化经营是企业规模扩大后的首选战略,因此组织和业务结构关系日趋复杂,因此必须在组织和业务变得复杂之前就应当设计和应用具有共享能力的财务系统,能够实现和模块财务流程和信息的互通。
  随着企业规模和业务的扩展,财务数据的体量和类型都会不断增加,财务共享将能够极大地提高财务管理和业务运作的效率。以华为公司为例,无论是国内的分公司、办事处还是海外的子公司,企业的财务系统始终使用同一的平台软件,财务的核心政策和规则都以集团总部为准,在各地进行适当的适配,但必须实现财务信息的可共享。因此无论是对于华为的各层级管理者、普通员工还是投资者、监管者,能够使用同一的财务“语言”进行交流,企业审计获取信息也更加规范和完整。
  财务共享除了建立统一标准的财务平台和财务语言外,还必须建立权责清晰的财务数据管理规则,即财务数据的来源、归属、责任人、适用范围等都必须进行严格的定义,任何一条财务信息都要能够找到来龙去脉以及相关人。如果财务共享下不进行权责管理进行严格定义,那么将会在共享中丢失数据的追溯能力,出现数据与业务实质的脱节,从而给企业经营以及审计带来极大的危害。(作者单位分别为国网嘉兴供电公司、国网海宁市供电公司)
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