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作为审计取证的一种方法,函证在很大程度上发挥了作用,并且函证需要审计主体、被审计对象的配合才能很好地完成,所以他们的态度将对函证的效率和效果产生很大的影响。本文从被函证对象的角度对审计函证工作中的心理活动进行分析,希望能对审计函证工作的改善有指导意义。
一、被函证对象对待函证的态度
心理学认为。态度是个体对某一客体的一种心理倾向。态度作为一种心理倾向,既是一种内在的心理结构,又是一种行为倾向,对行为起着准备作用。被函证对象在收到询证函后,由于其不同的心理活动,导致其对询证函的态度及处理方式不同。分析被函证对象对待询证函的不同态度,有利于从深层次找出审计函证工作中存在的问题,提高函证的效率。
1 消极的态度
某审计组在对某工程咨询公司进行2009年年度的财务报表审计过程中发现,该公司预收账款数额巨大,占负债总额的90%以上,而且经过核实合同发现,其中与某水电开发公司签订的咨询合同异常,合同期限到2009年3月15日,合同金额为600万元,并且已收到预收款600万元,但是该工程咨询公司只确认了60万元的收入,剩余540万元挂预收账款账户,完工进度表显示完工进度为10%,并且询证函回函确认了540万元的预付账款。工程应该完工近一年,预收账款仍然挂账上,并且对方公司不太可能在咨询报告不提交的情况下支付全部款项。审计人员在请示上级领导得到批示后,电话联系该水电开发公司合同管理部门,最终得知咨询报告已经于2009年3月15日之前提交,并且获得了报告号。该工程咨询公司通过预收账款隐藏了540万元的利润,该水电开发公司在询证函金额和实际账面余额不符的情况下仍盖章确认该金额,属于被审计单位和被函证对象协同舞弊的情况。
通过上述例子可以看出,在审计函证过程中被函证对象存在消极的态度。这种态度的表现形式是对审计函证工作不同程度的对抗,其心理基础主要出于被函证对象的抗拒心理。但当防范心理和对审计函证工作的不理解结合在一起时,也可能表现为这种态度。个别情况下,被函证对象出于对审计工作的不理解和反感,也可能持这种态度。
如果被审计单位与被函证对象存在关联方关系,特别是存在控制关系的,被函证对象收到询证函后可能根本不核对账务,不管信息是否相符一律盖章确认。或者如果被函证对象与被审计单位虽然不存在关联方关系,但是在购销、资金往来等方面有较为密切关系或过于害怕失去该客户,就有可能屈从于被审计单位,在询证函金额与实际不符的情况下确认询证函的金额,或者被审计单位与其客户之间可能签订“共同应付审计函证”协议,约定收到对方的询证函后无论询证函的信息是否与实际相符,均签署“信息相符”的意见并盖章,这样就造成了函证无效。
2 积极的态度
除了上述的消极态度,更多的被函证对象采取积极地态度对待回函工作。采取这种态度的被函证对象,表现为对审计函证工作积极的配合和热情的支持。其心理基础主要是被函证对象的坦荡心理,同时也出自被函证对象对审计函证工作正确的认识和充分的理解。其前提一般是询证函的金额与被函证对象账面金额一致,不存在问题。
3 冷漠的态度
介于上述两种态度之间的,还有一种是冷漠的态度。这种态度表现为对审计函证工作既不积极配合,也不阻挠反对,不重视审计函证工作的态度。这种态度的心理基础一般是被函证对象的防范心理或对审计工作的不理解。
对于被函证对象来说,在询证函上盖公章就意味着对这张询证函上内容的认可,所以必定要通过查账来核实数字的准确性,尤其是出现函证数据和自己账面数据不符时还要寻找差异原因。主观上,中国人往往存在“多一事不如少一事”的心理,而且函证的时间一般在12月至次年4月期间,JE是各企业财务部门一年中最繁忙的阶段。而客观上,回函需要请示汇报、查找档案资料、报核审批盖章、邮寄等手续,办起来麻烦。在没有硬性约束时,被函证对象认为自己也没有回函的法律义务,往往就会放弃回函,或者只列出金额不注明差异原因。据调查了解,一些被函证对象负责承办处理询证函的部门,往往把回函此类事列为额外的工作,对其不重视程度可见一斑。
还有些被函证对象则担心询证函回函可能在日后的诉讼中对自己造成不利影响。虽然中国注册会计师协会在其专家技术援助小组发布的第5号公告中指出,会计师事务所不宜将询证函回函提供给被审计单位作为法律诉讼依据。但是法院、检察院以及其他部门依然有权利依法查阅审计工作底稿。如被审计单位与被函证对象存在合同纠纷等(这种情况主要发生在采购业务中,例如被审计单位对购人的商品质量不满意,正在与被函证对象协商折扣折让的或者拒绝付款的),惧怕被询证者把询证函作为被审计单位承诺付款的诉讼证据。
被函证对象对函证工作所持的态度并不是一成不变的,会根据实际情况的不同进行转化。这种转化可能是由消极到积极的正向转化,也可能是由积极到消极的-负向转化。如果被函证对象应客户的要求,或者与客户签订了“共同应付审计函证”协议,就有可能发生由积极到消极的负向转化,这样就加大了审计函证工作开展的难度,进而影响审计效率。而通过审计人员的疏导,或者被函证对象的法律意识和觉悟提高,就有可能发生由消极到积极的正向转化,从而有利于审计函证工作的开展,加强审计函证的可靠性。
二、审计函证中审计人员的相应对策
针对上文提出的被函证对象不配合回函的种种态度,审计人员在工作中可以采取相应对策,从而提高审计效率和质量。
1 朋确被函证对象回函的权利与义务
对于审计人员的函证,被函证对象具有回函的权利与义务。被函证者与被审计单位有着经济业务往来,体现经济责任关系,审计人员对被审计单位实施审计监督,是对这种正常经济责任关系的梳理和维系,这在一定程度上体现出对被函证者的利益维护和保障。所以,对于审计人员的函证,被函证者积极准确回函是对自身利益的保护。权利和义务是对等的,从这个角度讲,被函证者积极准确回函也是其应履行的义务。
2 科学设计询证函
审计人员必须合理设计询证函之后方可发函。设计询证函时还要考虑到如果回函率低、信息不准确时,应该从其他途径获取审计证据,要做到有备无患。
设计询证函,事先要考虑到被函证对象与被审计单位的关系和交易实质,以确定应该对哪些信息函证向哪个知情第三方函证不是徒劳。要提高回函率,审计人员还必须在设计询证函上下功夫。在具体设计时,应充分考虑被审计单位的经营环境、内部控制的有效性、被函证对象处理询证函的习惯做法及回函的可能性等因素,以确定设计函证的内容、范围、时间和方式。如果认为函证很可能无效,审计人员 应当实施替代审计程序,获取充分、适当的审计证据。
审计人员应当选择有效的函证形式。采用函证专用信封,以挂号信形式投递。会计师事务所印制函证专用信封,实施函证时,编制包括被函证对象名称、地址等信息的发函清单。为了保证函证的效果,既要选好被函证对象具体函证的时间,也要选好签发寄出询证函的时间。因为要验证资产负债表日的有关项目余额,所以函证的时间最好选择与资产负债表日或接近的日期。询证函的寄发时间尽可能早些,不能等到外勤工作要结束了才发送,要给予被函证对象一定时间复函,尽可能做到在审计工作结束前取得各项函证的所有资料,从而达到函证的目的,这样审计人员也可以留有余地,以必要时采取相应的补救措施,如对方没有回函,可以再次发函或者采取其他审计方法。
审计人员可以在询证函中附上邮资、填写好回函地址和收件人姓名的回函信封,方便客户回函,并要求回函直接寄给审计人员。这就一定程度上降低了某些被函证对象因为时间和精力问题不予回函的可能性。当然,为了提高回函率,审计人员还可以对被函证对象采取有偿回函的措施,对及时回函的单位给予某种形式的奖励,或钱或物,这样更能激发被询证者回函的积极性。审计人员要直接控制函证,审计人员应当亲自寄送询证函,并在询证函中指明请直接寄送到审计人员所在的单位,避免被审计单位对回函的接触。
3 进行心理疏导,促使态度转变
要晓之以理,促使认识转变。一个人对某事物具有什么样的认知水平,决定了其对该事物的态度如何。被函证对象对回函工作产生不合作的态度,主要是由于其在认识上对审计工作产生偏差。因此,审计人员要促使其态度转变,就心须首先转变其错误认识。要向他们做好耐心深入的宣传教育工作,使他们真正懂得回函是应尽的义务与责任。当然,这并不仅仅是审计人员的职责,全面转变回函态度需要整个经济社会的努力。
要动之以情,促使情感转变。情感是态度的重要因素,情感在认识的基础上产生又影响着认识的深化。因此审计人员在促使认识转变的基础上,还要动之以情,促使情感转变,最终促使态度转变。要对被函证对象进行心理接近,了解其心理状态,探明其具体原因,把握其症结所在,给予有效的心理影响。同时帮助他们明辨是非,并设身处地为其着想,使其在思想情感上与之产生对流,使其受到感化,最终改变态度。
三、总结
要使审计函证工作得以顺利开展,取得被函证对象的支持和配合,就必须掌握审计心理策略。这就要求审计人员必须在审计过程中重视心理学的研究和分析,这样才能提高审计工作的效率,进行有效的审计监督。
一、被函证对象对待函证的态度
心理学认为。态度是个体对某一客体的一种心理倾向。态度作为一种心理倾向,既是一种内在的心理结构,又是一种行为倾向,对行为起着准备作用。被函证对象在收到询证函后,由于其不同的心理活动,导致其对询证函的态度及处理方式不同。分析被函证对象对待询证函的不同态度,有利于从深层次找出审计函证工作中存在的问题,提高函证的效率。
1 消极的态度
某审计组在对某工程咨询公司进行2009年年度的财务报表审计过程中发现,该公司预收账款数额巨大,占负债总额的90%以上,而且经过核实合同发现,其中与某水电开发公司签订的咨询合同异常,合同期限到2009年3月15日,合同金额为600万元,并且已收到预收款600万元,但是该工程咨询公司只确认了60万元的收入,剩余540万元挂预收账款账户,完工进度表显示完工进度为10%,并且询证函回函确认了540万元的预付账款。工程应该完工近一年,预收账款仍然挂账上,并且对方公司不太可能在咨询报告不提交的情况下支付全部款项。审计人员在请示上级领导得到批示后,电话联系该水电开发公司合同管理部门,最终得知咨询报告已经于2009年3月15日之前提交,并且获得了报告号。该工程咨询公司通过预收账款隐藏了540万元的利润,该水电开发公司在询证函金额和实际账面余额不符的情况下仍盖章确认该金额,属于被审计单位和被函证对象协同舞弊的情况。
通过上述例子可以看出,在审计函证过程中被函证对象存在消极的态度。这种态度的表现形式是对审计函证工作不同程度的对抗,其心理基础主要出于被函证对象的抗拒心理。但当防范心理和对审计函证工作的不理解结合在一起时,也可能表现为这种态度。个别情况下,被函证对象出于对审计工作的不理解和反感,也可能持这种态度。
如果被审计单位与被函证对象存在关联方关系,特别是存在控制关系的,被函证对象收到询证函后可能根本不核对账务,不管信息是否相符一律盖章确认。或者如果被函证对象与被审计单位虽然不存在关联方关系,但是在购销、资金往来等方面有较为密切关系或过于害怕失去该客户,就有可能屈从于被审计单位,在询证函金额与实际不符的情况下确认询证函的金额,或者被审计单位与其客户之间可能签订“共同应付审计函证”协议,约定收到对方的询证函后无论询证函的信息是否与实际相符,均签署“信息相符”的意见并盖章,这样就造成了函证无效。
2 积极的态度
除了上述的消极态度,更多的被函证对象采取积极地态度对待回函工作。采取这种态度的被函证对象,表现为对审计函证工作积极的配合和热情的支持。其心理基础主要是被函证对象的坦荡心理,同时也出自被函证对象对审计函证工作正确的认识和充分的理解。其前提一般是询证函的金额与被函证对象账面金额一致,不存在问题。
3 冷漠的态度
介于上述两种态度之间的,还有一种是冷漠的态度。这种态度表现为对审计函证工作既不积极配合,也不阻挠反对,不重视审计函证工作的态度。这种态度的心理基础一般是被函证对象的防范心理或对审计工作的不理解。
对于被函证对象来说,在询证函上盖公章就意味着对这张询证函上内容的认可,所以必定要通过查账来核实数字的准确性,尤其是出现函证数据和自己账面数据不符时还要寻找差异原因。主观上,中国人往往存在“多一事不如少一事”的心理,而且函证的时间一般在12月至次年4月期间,JE是各企业财务部门一年中最繁忙的阶段。而客观上,回函需要请示汇报、查找档案资料、报核审批盖章、邮寄等手续,办起来麻烦。在没有硬性约束时,被函证对象认为自己也没有回函的法律义务,往往就会放弃回函,或者只列出金额不注明差异原因。据调查了解,一些被函证对象负责承办处理询证函的部门,往往把回函此类事列为额外的工作,对其不重视程度可见一斑。
还有些被函证对象则担心询证函回函可能在日后的诉讼中对自己造成不利影响。虽然中国注册会计师协会在其专家技术援助小组发布的第5号公告中指出,会计师事务所不宜将询证函回函提供给被审计单位作为法律诉讼依据。但是法院、检察院以及其他部门依然有权利依法查阅审计工作底稿。如被审计单位与被函证对象存在合同纠纷等(这种情况主要发生在采购业务中,例如被审计单位对购人的商品质量不满意,正在与被函证对象协商折扣折让的或者拒绝付款的),惧怕被询证者把询证函作为被审计单位承诺付款的诉讼证据。
被函证对象对函证工作所持的态度并不是一成不变的,会根据实际情况的不同进行转化。这种转化可能是由消极到积极的正向转化,也可能是由积极到消极的-负向转化。如果被函证对象应客户的要求,或者与客户签订了“共同应付审计函证”协议,就有可能发生由积极到消极的负向转化,这样就加大了审计函证工作开展的难度,进而影响审计效率。而通过审计人员的疏导,或者被函证对象的法律意识和觉悟提高,就有可能发生由消极到积极的正向转化,从而有利于审计函证工作的开展,加强审计函证的可靠性。
二、审计函证中审计人员的相应对策
针对上文提出的被函证对象不配合回函的种种态度,审计人员在工作中可以采取相应对策,从而提高审计效率和质量。
1 朋确被函证对象回函的权利与义务
对于审计人员的函证,被函证对象具有回函的权利与义务。被函证者与被审计单位有着经济业务往来,体现经济责任关系,审计人员对被审计单位实施审计监督,是对这种正常经济责任关系的梳理和维系,这在一定程度上体现出对被函证者的利益维护和保障。所以,对于审计人员的函证,被函证者积极准确回函是对自身利益的保护。权利和义务是对等的,从这个角度讲,被函证者积极准确回函也是其应履行的义务。
2 科学设计询证函
审计人员必须合理设计询证函之后方可发函。设计询证函时还要考虑到如果回函率低、信息不准确时,应该从其他途径获取审计证据,要做到有备无患。
设计询证函,事先要考虑到被函证对象与被审计单位的关系和交易实质,以确定应该对哪些信息函证向哪个知情第三方函证不是徒劳。要提高回函率,审计人员还必须在设计询证函上下功夫。在具体设计时,应充分考虑被审计单位的经营环境、内部控制的有效性、被函证对象处理询证函的习惯做法及回函的可能性等因素,以确定设计函证的内容、范围、时间和方式。如果认为函证很可能无效,审计人员 应当实施替代审计程序,获取充分、适当的审计证据。
审计人员应当选择有效的函证形式。采用函证专用信封,以挂号信形式投递。会计师事务所印制函证专用信封,实施函证时,编制包括被函证对象名称、地址等信息的发函清单。为了保证函证的效果,既要选好被函证对象具体函证的时间,也要选好签发寄出询证函的时间。因为要验证资产负债表日的有关项目余额,所以函证的时间最好选择与资产负债表日或接近的日期。询证函的寄发时间尽可能早些,不能等到外勤工作要结束了才发送,要给予被函证对象一定时间复函,尽可能做到在审计工作结束前取得各项函证的所有资料,从而达到函证的目的,这样审计人员也可以留有余地,以必要时采取相应的补救措施,如对方没有回函,可以再次发函或者采取其他审计方法。
审计人员可以在询证函中附上邮资、填写好回函地址和收件人姓名的回函信封,方便客户回函,并要求回函直接寄给审计人员。这就一定程度上降低了某些被函证对象因为时间和精力问题不予回函的可能性。当然,为了提高回函率,审计人员还可以对被函证对象采取有偿回函的措施,对及时回函的单位给予某种形式的奖励,或钱或物,这样更能激发被询证者回函的积极性。审计人员要直接控制函证,审计人员应当亲自寄送询证函,并在询证函中指明请直接寄送到审计人员所在的单位,避免被审计单位对回函的接触。
3 进行心理疏导,促使态度转变
要晓之以理,促使认识转变。一个人对某事物具有什么样的认知水平,决定了其对该事物的态度如何。被函证对象对回函工作产生不合作的态度,主要是由于其在认识上对审计工作产生偏差。因此,审计人员要促使其态度转变,就心须首先转变其错误认识。要向他们做好耐心深入的宣传教育工作,使他们真正懂得回函是应尽的义务与责任。当然,这并不仅仅是审计人员的职责,全面转变回函态度需要整个经济社会的努力。
要动之以情,促使情感转变。情感是态度的重要因素,情感在认识的基础上产生又影响着认识的深化。因此审计人员在促使认识转变的基础上,还要动之以情,促使情感转变,最终促使态度转变。要对被函证对象进行心理接近,了解其心理状态,探明其具体原因,把握其症结所在,给予有效的心理影响。同时帮助他们明辨是非,并设身处地为其着想,使其在思想情感上与之产生对流,使其受到感化,最终改变态度。
三、总结
要使审计函证工作得以顺利开展,取得被函证对象的支持和配合,就必须掌握审计心理策略。这就要求审计人员必须在审计过程中重视心理学的研究和分析,这样才能提高审计工作的效率,进行有效的审计监督。