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摘要：文章分析了地铁工程档案发挥的作用，并结合当前地铁工程档案管理中存在的主要问题提出了加强地铁工程档案管理的对策，以供同仁参考。
关键词：地铁工程；档案管理；作用；问题；对策
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
一、前言
地铁工程档案是指由地铁建设管理单位在地铁工程建设过程中形成并收集汇编的，关于立项、审批、征地、拆迁、地质勘察、测绘、设计、招投标、工程验收等文件或资料的统称。它包括地铁工程决策立项文件，地铁建设用地、征地、拆迁文件，地铁工程地质勘察、测绘、设计文件，地铁工程招标及承包合同文件，地铁工程开工文件，地铁工程商务文件，地铁工程竣工备案文件及其他相關文件等。由于地铁建设项目的特殊性，其工程档案与其他建设项目有着很大的不同：第一，地铁工程档案的形成时间较长。由于地铁建设项目工期较长，工程从决策立项到竣工一般需要四五年的时间。第二，地铁工程档案的产生部门较多。需要经过多级政府职能部门和相关专业机构的审核批准。第三，因地铁建设项目是一个特大型的地下工程，其内容多样繁杂且专业性强。这些特点，也使得地铁工程档案工作的收集、归档、分类管理环节存在较大难度。文章分析了地铁工程档案发挥的作用，并结合当前地铁工程档案管理中存在的主要问题提出了加强地铁工程档案管理的对策，以供同仁参考。
二、地铁工程档案发挥的作用
地铁工程档案在地铁日后的运营及企业管理工作发挥着重要的作用，一是为今后项目的扩建提供原始资料，扩建工程必须要借鉴已归档的竣工图。二是为地铁运营维修、运营安全提供保障。三是为竣工结算提供依据。按照国家规定，结算必须提供招投标文件、施工文件、设计变更、竣工图作为依据。四是为全线验收提供参考。每条线路要通过国检验收，必须先通过十二项专项验收，分别包括档案、审计、消防、安全等，然后以竣工档案为基础数据资料。五是为国家审计和上级部门的检查提供凭证依据。六是为企业产权确认提供凭证。地铁规划中的红线图、土地使用证都是产权的确认重要的凭证。
三、当前地铁工程档案管理中存在的主要问题
（1）标准不统一，行业规范缺少。目前国内没有相关的地铁行业档案管理规范，只能参考现行的重大建设项目档案管理规范，且国家建设部与国家档案局规定不统一，在归档内容、归档主体、立卷原则、原件归属性、分类等方面要求不同，造成建设单位与地方城建馆标准不一致，指导参建单位建档存在差异。
（2）参建单位多，档案人员水平参差不齐。一条线路有近两百家参建单位，资料员有五百多人，而且经常调换。根据现场调研，参建单位档案人员多数不是档案专业人员，专业水平不高，有些人还身兼数职，有些供货商的资料员更不在项目建设地办公，这都给地铁建设项目档案的归档工作带来难度，建设单位指导也比较困难。
（3）时间跨度长，管理难度大。地铁建设工程从开工到运营，一般需要四到五年时间，在工程早期土建施工期间，工地条件一般比较差，很多单位是租城中村的出租屋，给竣工资料的安全保存带来隐患。而施工单位要把从开工到竣工验收产生的文件收集齐全，整理后才移交建设单位和城建档案馆，时间跨度比较长，也给收集整理带来很多困难。
（4）监理单位监督不到位。按照国家规定，监理单位对竣工档案的质量负责，但在实际工作中，监理人员少，监控单位多，监督时间长，监督很难到位，竣工资料的数量和办理流程有些很难控制，难以保证竣工档案的齐全完整。
四、加强地铁工程档案管理的对策
（1）建立健全的管理制度。遵照国家有关重点建设项目档案管理的要求，结合地铁建设实际情况，地铁档案管理部门应建立各个环节的地铁建设项目档案管理规章制度，对项目档案及电子文件的收集、整理、归档和移交都作了规定。这些规章制度涵盖的内容有项目档案管理办法、竣工文件编制规定、项目档案分类方案、档案利用制度、档案保密制度等。各项规章制度须符合简明、适用、系统的原则，相互独立又相互补充，形成一个完整的体系，保证建设项目档案工作的有效实施，真正做到档案工作有法可依，有章可循。
（2）加强培训，加大验收指导力度。地铁工程的复杂性，势必形成施工点多、施工队伍多、技术工种多的“三多”局面。而大量的施工文件材料和监理文件材料在施工现场产生，若管理不善，将会造成档案的损失。为此，地铁档案管理部门应加强对各级档案人员的业务培训，努力提高在职人员的业务素质。主要有以下几个方面的工作：一是上岗培训。每年都组织在岗人员参加各类档案业务培训班，取得市档案局、市城建档案馆的业务培训证书。二是技能培训。根据档案业务新特点，组织档案信息化、OA 系统、文书、工程制图、工程摄影等各类档案培训。三是内部交流。组织业务对口部门、单位，开展形式多样的业务交流。四是外出考察。到管理先进的单位考察学习，掌握建设项目档案业务新动向、新技术。五是加强对施工单位档案人员的培训。根据地铁建设项目多条线同时建设、建设周期长、参建单位多、涉及专业面广、验收档案数量大等特点，及时组织监理、设计、拆迁、土建、机电安装等参建单位人员，举行竣工档案编制培训班。
（3）提前介入，做好事前控制。为保证建设项目档案的完整性、准确性，确保竣工档案的质量，地铁档案管理部门从源头抓建设项目档案工作，实施事前控制，提前介入，抓住建档的有利时机，加强对档案工作的协调和监督指导。运用法律手段把工程建设文件材料的积累、整理和归档工作，作为合同的一项重要条款内容，建立了从合同至工程结算全过程地铁建设档案管理体系。如某土建合同规定：在工程预验、竣工初步验收、竣工正式验收的各个验收阶段，均对工程实体和竣工档案进行检查、修补、复查，直至满足要求。业主对工程实体和竣工档案进行全面检查结果达标后，再向承包商签发“竣工证书”，作为竣工正式验收结束的依据。另外，在合同尾款的结算中要经档案部门把关，以确保项目档案的完整移交。
（4）全程监控，跟踪指导。对建设过程中档案管理实行全程监控。一是做好广州地铁总公司内部各门类档案的指导工作，按照来源原则，坚持“谁产生，谁立卷”，协调地铁前期立项审批、招标、合同等档案的立卷移交工作。二是抓好勘察、设计、拆迁等地铁前期参建单位的档案立卷工作，档案管理人员深入到地铁各线设计单位，现场指导，确保了设计档案按规范完成。三是监督和指导地铁施工单位编制竣工档案。地铁工程按车站、区间、系统划分单位（子单位）工程，工程验收分为分部工程验收（土建有五个分部验收，机电也有若干个分部验收）、单位（子单位）工程预验、单位（子单位）工程正式验收三个阶段，遵循竣工档案验收与工程竣工验收同步进行的原则，档案人员要参与到每个验收流程中。
（5）监理监督，确认档案齐全、准确。地铁档案管理部门必须与地铁建设部门、监理单位密切配合，并充分发挥监理单位的监督作用，从分部工程验收开始介入，下工地监督指导，督促监理人员控制档案质量，提出整改意见，抓好档案审查工作，规范验收。档案移交前，档案验收小组要对归档文件进行审查，并要求监理单位填写《监理审查意见单》等文件，严格把关，确保对竣工档案的齐全性、完整性负责。
五、结束语
综上所述，地铁工程档案是地铁建设项目决策、立项、审批、开工的重要依据，是地铁建设项目质量的根本保证。了解、分析地铁工程档案的内容及特点，制定相应的管理办法，认真做好这项工作，是我们档案人员不可推卸的责任。研究、探讨这一课题，也必将对今后的地铁工程档案管理工作产生深远的影响。
关键词：地铁工程；档案管理；作用；问题；对策
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
一、前言
地铁工程档案是指由地铁建设管理单位在地铁工程建设过程中形成并收集汇编的，关于立项、审批、征地、拆迁、地质勘察、测绘、设计、招投标、工程验收等文件或资料的统称。它包括地铁工程决策立项文件，地铁建设用地、征地、拆迁文件，地铁工程地质勘察、测绘、设计文件，地铁工程招标及承包合同文件，地铁工程开工文件，地铁工程商务文件，地铁工程竣工备案文件及其他相關文件等。由于地铁建设项目的特殊性，其工程档案与其他建设项目有着很大的不同：第一，地铁工程档案的形成时间较长。由于地铁建设项目工期较长，工程从决策立项到竣工一般需要四五年的时间。第二，地铁工程档案的产生部门较多。需要经过多级政府职能部门和相关专业机构的审核批准。第三，因地铁建设项目是一个特大型的地下工程，其内容多样繁杂且专业性强。这些特点，也使得地铁工程档案工作的收集、归档、分类管理环节存在较大难度。文章分析了地铁工程档案发挥的作用，并结合当前地铁工程档案管理中存在的主要问题提出了加强地铁工程档案管理的对策，以供同仁参考。
二、地铁工程档案发挥的作用
地铁工程档案在地铁日后的运营及企业管理工作发挥着重要的作用，一是为今后项目的扩建提供原始资料，扩建工程必须要借鉴已归档的竣工图。二是为地铁运营维修、运营安全提供保障。三是为竣工结算提供依据。按照国家规定，结算必须提供招投标文件、施工文件、设计变更、竣工图作为依据。四是为全线验收提供参考。每条线路要通过国检验收，必须先通过十二项专项验收，分别包括档案、审计、消防、安全等，然后以竣工档案为基础数据资料。五是为国家审计和上级部门的检查提供凭证依据。六是为企业产权确认提供凭证。地铁规划中的红线图、土地使用证都是产权的确认重要的凭证。
三、当前地铁工程档案管理中存在的主要问题
（1）标准不统一，行业规范缺少。目前国内没有相关的地铁行业档案管理规范，只能参考现行的重大建设项目档案管理规范，且国家建设部与国家档案局规定不统一，在归档内容、归档主体、立卷原则、原件归属性、分类等方面要求不同，造成建设单位与地方城建馆标准不一致，指导参建单位建档存在差异。
（2）参建单位多，档案人员水平参差不齐。一条线路有近两百家参建单位，资料员有五百多人，而且经常调换。根据现场调研，参建单位档案人员多数不是档案专业人员，专业水平不高，有些人还身兼数职，有些供货商的资料员更不在项目建设地办公，这都给地铁建设项目档案的归档工作带来难度，建设单位指导也比较困难。
（3）时间跨度长，管理难度大。地铁建设工程从开工到运营，一般需要四到五年时间，在工程早期土建施工期间，工地条件一般比较差，很多单位是租城中村的出租屋，给竣工资料的安全保存带来隐患。而施工单位要把从开工到竣工验收产生的文件收集齐全，整理后才移交建设单位和城建档案馆，时间跨度比较长，也给收集整理带来很多困难。
（4）监理单位监督不到位。按照国家规定，监理单位对竣工档案的质量负责，但在实际工作中，监理人员少，监控单位多，监督时间长，监督很难到位，竣工资料的数量和办理流程有些很难控制，难以保证竣工档案的齐全完整。
四、加强地铁工程档案管理的对策
（1）建立健全的管理制度。遵照国家有关重点建设项目档案管理的要求，结合地铁建设实际情况，地铁档案管理部门应建立各个环节的地铁建设项目档案管理规章制度，对项目档案及电子文件的收集、整理、归档和移交都作了规定。这些规章制度涵盖的内容有项目档案管理办法、竣工文件编制规定、项目档案分类方案、档案利用制度、档案保密制度等。各项规章制度须符合简明、适用、系统的原则，相互独立又相互补充，形成一个完整的体系，保证建设项目档案工作的有效实施，真正做到档案工作有法可依，有章可循。
（2）加强培训，加大验收指导力度。地铁工程的复杂性，势必形成施工点多、施工队伍多、技术工种多的“三多”局面。而大量的施工文件材料和监理文件材料在施工现场产生，若管理不善，将会造成档案的损失。为此，地铁档案管理部门应加强对各级档案人员的业务培训，努力提高在职人员的业务素质。主要有以下几个方面的工作：一是上岗培训。每年都组织在岗人员参加各类档案业务培训班，取得市档案局、市城建档案馆的业务培训证书。二是技能培训。根据档案业务新特点，组织档案信息化、OA 系统、文书、工程制图、工程摄影等各类档案培训。三是内部交流。组织业务对口部门、单位，开展形式多样的业务交流。四是外出考察。到管理先进的单位考察学习，掌握建设项目档案业务新动向、新技术。五是加强对施工单位档案人员的培训。根据地铁建设项目多条线同时建设、建设周期长、参建单位多、涉及专业面广、验收档案数量大等特点，及时组织监理、设计、拆迁、土建、机电安装等参建单位人员，举行竣工档案编制培训班。
（3）提前介入，做好事前控制。为保证建设项目档案的完整性、准确性，确保竣工档案的质量，地铁档案管理部门从源头抓建设项目档案工作，实施事前控制，提前介入，抓住建档的有利时机，加强对档案工作的协调和监督指导。运用法律手段把工程建设文件材料的积累、整理和归档工作，作为合同的一项重要条款内容，建立了从合同至工程结算全过程地铁建设档案管理体系。如某土建合同规定：在工程预验、竣工初步验收、竣工正式验收的各个验收阶段，均对工程实体和竣工档案进行检查、修补、复查，直至满足要求。业主对工程实体和竣工档案进行全面检查结果达标后，再向承包商签发“竣工证书”，作为竣工正式验收结束的依据。另外，在合同尾款的结算中要经档案部门把关，以确保项目档案的完整移交。
（4）全程监控，跟踪指导。对建设过程中档案管理实行全程监控。一是做好广州地铁总公司内部各门类档案的指导工作，按照来源原则，坚持“谁产生，谁立卷”，协调地铁前期立项审批、招标、合同等档案的立卷移交工作。二是抓好勘察、设计、拆迁等地铁前期参建单位的档案立卷工作，档案管理人员深入到地铁各线设计单位，现场指导，确保了设计档案按规范完成。三是监督和指导地铁施工单位编制竣工档案。地铁工程按车站、区间、系统划分单位（子单位）工程，工程验收分为分部工程验收（土建有五个分部验收，机电也有若干个分部验收）、单位（子单位）工程预验、单位（子单位）工程正式验收三个阶段，遵循竣工档案验收与工程竣工验收同步进行的原则，档案人员要参与到每个验收流程中。
（5）监理监督，确认档案齐全、准确。地铁档案管理部门必须与地铁建设部门、监理单位密切配合，并充分发挥监理单位的监督作用，从分部工程验收开始介入，下工地监督指导，督促监理人员控制档案质量，提出整改意见，抓好档案审查工作，规范验收。档案移交前，档案验收小组要对归档文件进行审查，并要求监理单位填写《监理审查意见单》等文件，严格把关，确保对竣工档案的齐全性、完整性负责。
五、结束语
综上所述，地铁工程档案是地铁建设项目决策、立项、审批、开工的重要依据，是地铁建设项目质量的根本保证。了解、分析地铁工程档案的内容及特点，制定相应的管理办法，认真做好这项工作，是我们档案人员不可推卸的责任。研究、探讨这一课题，也必将对今后的地铁工程档案管理工作产生深远的影响。