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[摘 要]随着信息化时代的不断发展，科学技术的日益进步，计算机被广泛地应用到各个领域，在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案，电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要组成部分。本文以电子档案为研究對象，主要是对其特点、原则及如何做好其管理工作进行分析论述，希望能够提供一些有价值的参考。
[关键词]电子档案；管理；措施
中图分类号：TS227 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）43-0302-01
一、电子档案的特点
与传统档案相比，电子档案具有如下特点：
1.依赖性和不可识别性
电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。纸质档案都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读记录。
2.信息存储的高密度性
无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。
3.载体的多样性
传统的档案，记录信息的载体是纸，变化的是纸张规格的大小，但电子档案载体有磁盘、磁带、光盘等，呈现多样性。
4.信息共享性
传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了因特网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。
5.信息与载体之间的可分离性
电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。
从电子档案的特性可以看出，电子档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，实现异地远程调阅，给人类、经济、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题，如第一，数据的易消失性第二，信息的不安全性；第三，信息的易改动性；第四，信息的易出错性；由于这些特性，给原有的档案工作的基本理论和原则提出了新的挑战，决定了电子档案在收集、鉴定、编目、检索等方面与传统的纸质档案有本质的不同。
二、电子档案的管理原则
为了确保电子档案的质量，实现信息化战略的既定目标，电子档案的管理工作必须遵循一定的原则。
1.规范性原则
规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。规范性原则的要求是：所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样做，不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。
2.效率原则
档案信息的电子化工作面广量大，耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。首先，应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案，包括最优化的工作流程、最合理的技术模式（信息存储格式、信息组织模式）和最适宜、先进、高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键；而优良的电子化加工系统，则是档案信息电子化工程的助推器。尽管电子化加工系统的建设配置可能需要较大的投入，但它具有一次性投入而长期受益的特点。构建良好的档案信息电子化加工系统，将极大地提高档案信息电子化加工的速度，加快电子化的发展进程。
三、完善电子档案管理的措施
1.建立健全完善的体制
首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。
2.要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而做到对电子文件进行特定的保护。由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。
3.做好电子档案使用中的控制与管理
首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作，并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。
4.对一些重要的电子文件，要有相应的纸质文件
由于电子文件档案的虚拟性和依赖性，假如发生意外或特殊情况（如战争、长时间停电、病毒感染等），致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作，那时我们对存在光盘等载体上的电子档案将是束手无策。因此在文件档案管理中有适当的纸质文件备份也是非常必要的。
5.提高档案管理人员的素质
在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
参考文献
[1] 刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化，2014（06）.
[2] 姜新.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].中国管理信息化，2015（12）.
[3] 高文.浅谈当前电子档案管理存在的问题及对策[J].四川水力发电，2011（12）.
[关键词]电子档案；管理；措施
中图分类号：TS227 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）43-0302-01
一、电子档案的特点
与传统档案相比，电子档案具有如下特点：
1.依赖性和不可识别性
电子档案要依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，和传统的档案在载体质量上是根本不同的。纸质档案都是采用人工可识读的记录符号，人可以直接读出；而使用磁介质和光介质的电子档案采用的是数字代码，只有借助计算机解码，才能转换成人可识读记录。
2.信息存储的高密度性
无论是磁盘、磁带还是光盘，其存储量大大高于过去的各种信息介质，特别是光盘，有“海量存储”之称，这种信息存储的高密度性可减少档案的存储空间，便于存放。
3.载体的多样性
传统的档案，记录信息的载体是纸，变化的是纸张规格的大小，但电子档案载体有磁盘、磁带、光盘等，呈现多样性。
4.信息共享性
传统档案由于受原件的约束，在同一时间只能有一个用户利用一卷档案，且要身到现场；但电子档案可以人在异地，在同一时间，多人不受空间的限制，同时共享同一信息，在实现了局域网和上了因特网后，人们在办公室、家中就可以利用档案信息了。
5.信息与载体之间的可分离性
电子档案的信息不具有固定的物理位置，可以以非实体进行加工和管理，这种可分离性造成了电子档案信息易于更改，不留痕迹，易于复制、传输、便于异地调阅或形成文件。
从电子档案的特性可以看出，电子档案的利用虽然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”，实现异地远程调阅，给人类、经济、科技、文化教育等方面带来巨大的好处，然而它也带来了一些新问题，如第一，数据的易消失性第二，信息的不安全性；第三，信息的易改动性；第四，信息的易出错性；由于这些特性，给原有的档案工作的基本理论和原则提出了新的挑战，决定了电子档案在收集、鉴定、编目、检索等方面与传统的纸质档案有本质的不同。
二、电子档案的管理原则
为了确保电子档案的质量，实现信息化战略的既定目标，电子档案的管理工作必须遵循一定的原则。
1.规范性原则
规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。规范性原则的要求是：所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样做，不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。
2.效率原则
档案信息的电子化工作面广量大，耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。首先，应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案，包括最优化的工作流程、最合理的技术模式（信息存储格式、信息组织模式）和最适宜、先进、高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键；而优良的电子化加工系统，则是档案信息电子化工程的助推器。尽管电子化加工系统的建设配置可能需要较大的投入，但它具有一次性投入而长期受益的特点。构建良好的档案信息电子化加工系统，将极大地提高档案信息电子化加工的速度，加快电子化的发展进程。
三、完善电子档案管理的措施
1.建立健全完善的体制
首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。
2.要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全
由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而做到对电子文件进行特定的保护。由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。
3.做好电子档案使用中的控制与管理
首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作，并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。第三，要加强电子档案使用中的安全措施。对电子档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动生成相关记录，以作为日后查证的依据。
4.对一些重要的电子文件，要有相应的纸质文件
由于电子文件档案的虚拟性和依赖性，假如发生意外或特殊情况（如战争、长时间停电、病毒感染等），致使电子文件赖以存在的计算机系统无法正常工作，那时我们对存在光盘等载体上的电子档案将是束手无策。因此在文件档案管理中有适当的纸质文件备份也是非常必要的。
5.提高档案管理人员的素质
在电子文件日益发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管理的人员是当务之急，档案部门应重视和加强对档案管理人员的培养。一方面，要多渠道引进专业的技术和管理人员，尽量使用素质高、思想好、责任心强的人员做文书、档案工作。另一方面，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。当今档案工作的深入发展，对档案工作人员的专业素质提出了新的更高的要求，档案工作的现代化，不仅取决于工作人员原有的知识水平，更大程度上取决于他们的知识补充及更新速度。因此，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。
参考文献
[1] 刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化，2014（06）.
[2] 姜新.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].中国管理信息化，2015（12）.
[3] 高文.浅谈当前电子档案管理存在的问题及对策[J].四川水力发电，2011（12）.