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摘要 档案保密和利用工作做得好坏,会直接影响到党和国家及单位的平安和利益。本文就此展开对于档案保密和利用工作的分析和讨论。
关键词 档案 保密 利用 探讨
随着社会的不断发展,档案资源巨大的社会价值逐渐为公众所认知,这就涉及档案的保密和利用工作。这项工作做得好坏,会直接影响到党和国家及单位的平安和利益。档案是一种重要的社会信息资源,我们不但要重视其载体的保管和保护,更要重视其所含信息的开发利用,来实现信息资源共享。保守国家机密是我们每个公民应尽的义务,也是档案管理工作人员的神圣职责。在严格做好保密工作的同时,更要切实完善工作职能,使档案得到充分合理的利用。
一、做好档案保管过程中的保密工作
1、提高绝密档案管理人员的素质。档案保密工作好和坏,档案管理人员的素质极为关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识。由于档案管理人员经常接触党和国家以及单位大量的秘密,这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合,往往一句话,说者无意,听者有心,在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合,都应把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。
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2、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按照规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密新问题,应及时查明原因,进行补救。
3、档案的库房管理是档案保密的重点。档案库房按国家有关规定应单独兴建,但是有一些不具备条件的单位,往往将库房设在办公楼内。应注重的是,不是任何一间办公室都可以用作库房的,从档案保密的角度来看,尽量做到库房和办公室分开,库房和阅览室分开,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。实践证实,档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案平安的基本保障。
二、做好档案利用过程中的保密工作
1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。
2、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须
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具备较高的素质。此外,还要有敏锐的观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题。
3、监督措施。在利用中,要根据不同的利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。
三、做好档案开放中的保密工作
1、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放和控制使用范围。对这项工作可以分三步进行:一是初审,档案馆工作人员根据标准,对开放期限内的档案逐件进行审查,初步判定开放与控制使用范围。二是中审,由具有较高政策水平和业务能力的同志,重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案,以确定其取舍。三是终审,由有关领导,根据初审和中审的情况,权衡利弊,进行综合分析、审查,最终决定与批准档案的开放与否。
2、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的,其划分等级是根据《保密法》规定,划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级,就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施,最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的,一旦秘密保管期限届满,便
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失去了它的保密价值,为此我们就不能按原有的保密文件管理,而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案,必须是到了一定时限的档案,要开放,必须先进行划密解密,把未解密的列入控制使用的范围。解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行的。
3、人事档案的部分信息向个人开放。目前,我国的人事档案提供利用仅仅面向组织,任何个人都不能查阅自己的人事档案。人事档案对每个人来讲还是神秘的,大家不知道自己的档案里究竟有什么。在实际工作中经常遇到当事人对自己的某些情况记忆模糊,要求查阅自己档案的事例,但按照人事档案的利用制度是绝对不允许的。然而,这种利用制度与公开、透明的现代法治精神不相符合,人事档案应当以人为本,对于只要不属于保密范围的信息,个人应享有对自己档案的知情权。人事档案信息数据库中一些非保密信息可以向个人开放,对这些信息个人只有查阅权而没有修改权。人事档案信息部分向个人开放不仅方便了公民对档案的利用,而且可以增强公民的档案意识,有利于加强对人事档案工作的监督,使人事档案更好地为公众服务。
4、做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作,一是要提高开放档案案卷的内在质
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量。利用原有基础,进行系统整理,达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二是要建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。三是要编制检索工具。四是要准备好副本。对珍贵、重要的档案,应采取抄录、复印、照相等形式进行复制,制作好档案副本。
档案保管工作的任务是艰巨的,也是光荣的,这是一项重要的基础工作,档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的损坏,确保档案的安全,为档案工作提供物质基础。
参考文献
[1]杨艳萍.浅谈档案管理科学化[J].科技致富向导.2010(22)
[2]韩文琳.提高档案管理工作的科学化水平[J].青年记者.2011(8)
[3]刁红学.略谈我国档案管理科学化[J].中国科技博览.2011(17)
关键词 档案 保密 利用 探讨
随着社会的不断发展,档案资源巨大的社会价值逐渐为公众所认知,这就涉及档案的保密和利用工作。这项工作做得好坏,会直接影响到党和国家及单位的平安和利益。档案是一种重要的社会信息资源,我们不但要重视其载体的保管和保护,更要重视其所含信息的开发利用,来实现信息资源共享。保守国家机密是我们每个公民应尽的义务,也是档案管理工作人员的神圣职责。在严格做好保密工作的同时,更要切实完善工作职能,使档案得到充分合理的利用。
一、做好档案保管过程中的保密工作
1、提高绝密档案管理人员的素质。档案保密工作好和坏,档案管理人员的素质极为关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识。由于档案管理人员经常接触党和国家以及单位大量的秘密,这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合,往往一句话,说者无意,听者有心,在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合,都应把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。
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2、加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按照规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密新问题,应及时查明原因,进行补救。
3、档案的库房管理是档案保密的重点。档案库房按国家有关规定应单独兴建,但是有一些不具备条件的单位,往往将库房设在办公楼内。应注重的是,不是任何一间办公室都可以用作库房的,从档案保密的角度来看,尽量做到库房和办公室分开,库房和阅览室分开,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。实践证实,档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案平安的基本保障。
二、做好档案利用过程中的保密工作
1、制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。
2、队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员,是利用制度的直接贯彻者,对档案的安全负有直接责任,必须
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具备较高的素质。此外,还要有敏锐的观察能力,善于做利用者的工作,能独立处理利用中出现的一般问题。
3、监督措施。在利用中,要根据不同的利用对象的不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。
三、做好档案开放中的保密工作
1、做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放和控制使用范围。对这项工作可以分三步进行:一是初审,档案馆工作人员根据标准,对开放期限内的档案逐件进行审查,初步判定开放与控制使用范围。二是中审,由具有较高政策水平和业务能力的同志,重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案,以确定其取舍。三是终审,由有关领导,根据初审和中审的情况,权衡利弊,进行综合分析、审查,最终决定与批准档案的开放与否。
2、做好档案的解密工作。保密档案是有等级的,其划分等级是根据《保密法》规定,划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级,就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施,最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的,一旦秘密保管期限届满,便
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失去了它的保密价值,为此我们就不能按原有的保密文件管理,而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案,必须是到了一定时限的档案,要开放,必须先进行划密解密,把未解密的列入控制使用的范围。解密是由原确定密级的机关、单位或其上级机关进行的。
3、人事档案的部分信息向个人开放。目前,我国的人事档案提供利用仅仅面向组织,任何个人都不能查阅自己的人事档案。人事档案对每个人来讲还是神秘的,大家不知道自己的档案里究竟有什么。在实际工作中经常遇到当事人对自己的某些情况记忆模糊,要求查阅自己档案的事例,但按照人事档案的利用制度是绝对不允许的。然而,这种利用制度与公开、透明的现代法治精神不相符合,人事档案应当以人为本,对于只要不属于保密范围的信息,个人应享有对自己档案的知情权。人事档案信息数据库中一些非保密信息可以向个人开放,对这些信息个人只有查阅权而没有修改权。人事档案信息部分向个人开放不仅方便了公民对档案的利用,而且可以增强公民的档案意识,有利于加强对人事档案工作的监督,使人事档案更好地为公众服务。
4、做好档案开放前的基础工作。开放档案首先要做好档案开放的基础工作,一是要提高开放档案案卷的内在质
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量。利用原有基础,进行系统整理,达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。二是要建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。三是要编制检索工具。四是要准备好副本。对珍贵、重要的档案,应采取抄录、复印、照相等形式进行复制,制作好档案副本。
档案保管工作的任务是艰巨的,也是光荣的,这是一项重要的基础工作,档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的损坏,确保档案的安全,为档案工作提供物质基础。
参考文献
[1]杨艳萍.浅谈档案管理科学化[J].科技致富向导.2010(22)
[2]韩文琳.提高档案管理工作的科学化水平[J].青年记者.2011(8)
[3]刁红学.略谈我国档案管理科学化[J].中国科技博览.2011(17)