中小企业会计的几个角色定位

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  【摘 要】本文首先阐述了中小企业在财务管理中存在的几个主要问题;然后分析了产生问题的主、客观原因;最后提出了会计在中小企业的几个角色定位及所起的作用,以促进中小企业的健康发展。
  【关键词】会计; 流程;系统;监控
  一、中小企业在财务管理中存在的几个主要问题
  1.资金、资产管理混乱。资金、资产就是企业的家底,本应是非常清楚的。但很多中小企业在这方面却往往疏于管理,容易滋生腐败与贪污等漏洞。认为这都在自己的眼皮底下,不会出问题。曾经有一家企业,由于筹办元旦晚会需要办理物资采购,企业直接将几万备用金现金借支给办事员,谁知办事员拿到钱后就玩失踪了,一查这个人的资料都是假的,显然此人是有备而来。如果对这些大宗物资的采购付款稍微有一些控制手段的话,这样的事情是否可以避免呢?
  2.各环节之间缺少有效的制约,不相容岗位间缺少制约和补充措施。出于成本考虑往往一人多岗,一人多能,将本相冲突岗位、工作安排成一个人做,甚至会计包干财务、出纳、仓管,并且没有采用相应的补救措施。这样无形中就留下了一个隐患。
  3.不够系统,不能形成闭环。我之前工作一家民企,规模也不算小,底下有三家企业,出于财务保密等原因,公司财务每人独自分管一块,然后请兼职的财务做总账。本来这也可以,但是开业几年下来,各岗位之间没有坚持逐月对账,连资金核对都没有坚持日清月结,各项业务往来股东个人的、企业的、关联方的,混在一起,简直一盘乱账,就算股东间承认这些收入、支出合理,那于情于理也说不过去。经营和财务的各种数据,出自不同的部门,如何做到数据准确、唯一、可信呢?
  4.不能用数据来指导生产、经营和管理。社会发展到今天,竞争趋于白热化,无论是销售价格还是成本、利润在业内都是相当透明的。如何通过管理来要效益、提高速度、提高质量、降低成本呢?中小企业由于对财务数据的重视不足,往往不能发挥财务这双眼睛。
  二、产生这些问题的主要原因是什么呢
  1.企业对财务的定位。大型企业的财务工作纷繁复杂,资金往来额度大,相对来说企业对财务工作相当重视;中小企业管理者认为摊子小,都经自己手,重视一线生产与销售。在这种状况下自然产生了对财务工作重资金收付,不重管理。
  2.会计人员配备不足,岗位职责不清。大多数民营中小企业在用人方面,特别是财务人员方面,都存在一是舍不得请高薪的员工;二是不愿意请外面的专业人员,宁可请自己不懂行的亲戚而不论其是否胜任。任人唯亲以为就可以把企业的事当自己的事,就算请外人,也是请一些刚毕业几年,工作经验不是太长,管理经验不足,企业却希望这些人来把好财务关。
  3.财务工作者自身的素质及责任、态度。财务工作是一项专业性较强的工作,它本身有非常明确、具体的各项要求,当然有些可以根据不同企业的现状进行灵活调整。如果财务人员自身不专专业,又不去了解企业内部的运作,只是简单的记账,当然不能发挥财务工作的作用。
  三、中小企业会计在管理上的几个角色定位及作用
  1.会计首先是问题的发现者。会计人员要充分发挥财务的眼睛作用。企业的销售、生产、采购、开发方方面面,信息又多,有什么办法可以捕捉到对决策有用的信息呢?财务就是一双眼睛,财务对收入、支出过程的每一笔业务都清清楚杨,并且可以凭借自己的专业知识和对企业业务的掌握,及时、准确的找出其中的问题点。例如:在审核支出时,经常会发现同一物品不同时采购的价格不一样,在不同地方采购的价格也有差别。针对这个问题我首先将采购物品做了份清单,然后将不同的单价进行比对,并将单价清单提供给采购,要求对单价超过100元以上的物资价格如有提升必须先请示,然后要求所有供应商在送货单上列明电话,作为价格调查与核实之用。通过这个举措,采购的单价波动性小了。这些工作往往也比较容易得罪人,当然做财务是要有原则的,否则就做不好。
  2.会计是流程的梳理者,制定公司财务、资产等管理制度,确定监控手段,防范内部风险。财务监管最有效、最基础的手法就是梳理流程,将业务流程和财务流程结合起来,在关键控制点设置把控措施,制定财务及相制度。做到有法可依,有法必依。
  (1)资金管理
  A严格限制现金支付。现金支付是最不安全,也最容易滋生问题的,能不采用现金支付的都不采用现金支付。对供应商,采用月结或财务直接付款的方式,减少使用部门的备用金。比如采购、仓库部门需要付运费,简单开好单到财务去收款,这样就避免了一个人包办所有业务。付款后及时得到对方的发票或收据。
  B工资发放:通过银行发放,省时省事又安全。工资是个很敏感的问题,由于各种各样的原因很难做到平衡,以前发工资时大家都在同一张工资表上签字,这样一个人可以看到很多人的工资,有时难免有员工议论。后来我们采取一人一张工资签收单,每次发放签一次,然后通过银行发放。
  C现金、银行存款、支票、汇票经常清理,每月核对、签名确认,如果是一个人负责会计、出纳的,可以找第三方来确认。确保资金环节无漏洞积压,发现问题及时处置。
  (2)应收、应付的严格管控
  A价格的管理:有些企业采购、销售的产品种类、规格很多,可能报价的时候只有一个标准规格的价格,然后不断有新的规格出来,并且颜色、编号都非常接近,如果财务人员不擅于掌握价格管理的方法,往往就迁就于对方的对账单,到了发现有差异就自己调整,没发现差异就算了。
  B标识的一致性:如可以将产品编号规范的,要求品名进行归类,以便进行识别,相同产品有高标准、低标准、一般标准,那就要求厂家用编号来区分所采用的标准,这样对应报价表就能够自己确认单价了了;还有就是做产品目录,装修的展柜有上百种,我们可以根据报价单将所有规格的报价清晰整理出来,这样每一个规格都有一个价格,核对时就方便多了,不会搞乌龙。
  C对账单,每月及时对账是非常必要的。并且取得对方授权人员签字盖章,没有授权人签字盖章的对账单形同虚设。如果对方出单,我方确认;如果对方不出对账单,我们可以自己出对账单要求对方确认。有些往来单位长期未发生业务的,这些单位也得隔一段时间重新确认对账单,特别是应收账款。   D合同管理。参与合同的制订,执行,支付,全程跟进、监控。合同签订的过程也是风险防控的过程,执行过程中财务要与相关环节及时沟通、跟进,安排收、付款,发现异常及时汇报、处理,避免不必要的风险与损失。
  (3)实物的监管
  存货是企业重要的资产,关键是账实一致,加快流转。
  A对固定资产,购入时财务编号造册,统一建账,每年至少定期盘点一次,确定固定资产出盘出借的审批签名。
  B对库存物资,收货由采购和仓库共同确认,采购签字,所有送货单上必须有对方公司名称、电话,以备核对;出货由销售部门通知仓库,出货后由销售确认;放行条实行最少两人签字。每月定期盘点,对于合理损耗的及时报批处理,非合理损耗查明原因,追究责任。对各种调拔必须及时入账处理,实物环节财务关键是做好自己的账,然后通过盘点来进行验证。对呆滞物料、外存物料加强管理,提高存货周转速度。
  3.参与、主导标准、定额制订。通过成本计算可以发现实际成本与理论成本之间的差异,这样可以找出料、工、费方面究竞是哪个环节的问题,通过一段时间的核算,可以会同相关部门一起参与相关消耗标准的制定,可以参与考核标准的制定,然后不断优化方案。特别是有关承包方案,过程中牵涉多方利益,各项数据又纷繁复杂,财务人员如果不参与其中,不详细吃透,就很难理解,也提不出有建设性的意见。通过分析处理,挖掘潜力,提高效率,降低成本。
  4.抓风险控制,会计人员必须时刻关注风险:
  (1)降低资金的风险。通过资金的支付来规避一些不必要的风险,减少企业的损失,特别是对于现代企业来说,每增加一笔坏账都是企业不可承受的损失。
  (2)及时发现、减少舞弊的风险。通过对流程的设计、改造,从源头上杜绝了可能存在的风险苗头。
  (3)避免违法的风险。比如税收风险、法律风险、合同风险。财务人员必须站在一定的高度来看待这些问题。
  (4)财务人员切不要孤军混战,上要取得领导的认可,下要取得平行、下属部门的协作,所以不能高高在上,需要谦虚慎审,认真学习,特别要对公司各项流程要非常清晰,有时确的指导力,才能得到别人的认可,而不只是纸上谈兵。
  四、结束语
  一个称职的会计人员,除了会做账,还要学会管理,尤其是随着财务软件的发展,纯碎的财务会计工作已经变得非常简单,原来手工做账需要3个人的工作现在可能一个人都能完成了,但企业的管理又提上了更高的高度,我们认为会计人员如果能够做好自己的角色定位,是一定可以在中小企业财务管理方面大有作为的。
  参考文献:
  [1]《企业会计准则案例讲解》2016版,立信会计出版社.
  [2]《会计内控制度与管理表格》(徐文萍,2012年8月广东经济出版社).
  [3]《财务管理的55个关键细节》(迟淑华、董晓春,2012年8月中国电力出版社).
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