论文部分内容阅读
【摘 要】 工程建设档案是工程建设中十分重要的一项工作，但往往不被重视，或工作人员业务不熟，以至于档案资料缺东少西，形成不可弥补的损失。工程建设档案各责任方的档案管理责任，档案资料的收集、保管、移交的规定时限、步骤，工程档案管理中各个环节应采取具体措施和方法，使工程档案管理更加实用、可行的新思路。
【关键词】 工程建设；档案管理；措施
中图分类号：G275
随着城市建设的迅速发展，工程建设项目越来越多，如何做好工程建设档案工作是摆在我们面前的一项重要任务。工程档案包括申请立项、建设、管理和验收过程中形成的文字、图片、样本等各种方式的资料。工程档案的准确、完整、齐全，档案管理质量、水平，是关系到建设工程如何正常开展，以及对日后生产、维修、管护等工作起着不可替代作用的大问题。因此，做好工程建设档案管理工作十分重要，必须从以下几个问题入手，并采取相应管理措施。
一、要由建设单位与市城建档案馆签订《报送建设工程竣工档案责任书》，填写《建设工程竣工档案责任人登记表》，这项工作要由市建设局负责完成，确保档案管理责任落实到位。在发放建设工程《施工许可证》前，所有工程合同，都要进行档案移交，并作出明文规定。工程建设一开始，就要把工程档案管理规定、责任向建设单位交待得明明白白，要求设置专兼职档案管理人员，实行工程资料终身负责制，强化档案管理的责任意识、大局意识，防止和杜绝一切忽视档案管理现象和行为的发生。要对相关监理人员进行培训，牢固树立档案是工程重要组成部分的认识，确保档案资料收集齐全、完整、全面。要对施工单位开展文件收集、整理、归档等档案管理业务培训，强化档案归档、保管意识，熟练掌握归档要求、收集范围、整理标准等必需的专业知识。
二、要在工程竣工之前，对工程的全部建设档案开展预验收检查，全面检查档案责任制落实情况，以及档案收集、归档和案卷装订、保存以及完整、齐全情况。预验收合格，才能发放《建设工程竣工档案初验认可证》，进行下一步竣工验收程序。经市工程质量监督站查验资料备案后，再向市城建档案馆报送移交建设工程竣工完整档案。做到发放《建设工程竣工档案合格证》后，再办理产权产籍手续。
三、要对工程档案的薄弱环节和时段加强跟踪管理。
一是跟踪管理资料发放环节。这是建设工程的第一个环节，要打好档案管理的基础。施工单位要设立专门的档案资料室，负责图纸以及其他资料的发放。负责档案管理的领导要亲自参与跟踪资料发放工作，并让档案管理人员养成先将归档部分资料保存之后再发放的良好习惯，尤其对像详勘这样数目有限的资料，一定要妥善加以保管，确保图纸归档资料齐全完整，没有一张遗漏。二是强化立项前资料的跟踪管理。工程项目在立项、审批、勘察前，相关材料往往比较分散，有的在文书部门，有的在规划部门，招投标和勘察文件则在工程管理部门，如不及时收集，时间长了就很可能遗忘、丢失，或难于收集。因此，立项前的档案收集、整理也是很重要的环节。三是强化跟踪新设备的相关资料。新设备到来后，都有图纸资料，要及时收集、归档中、外文资料，防止丢失设备资料。
四、要建立起一整套完善的制度，把档案管理责任制落到实处。基建工程档案管理非常重要，管理过程必须有计划、有目标、有责任、有落实。要建立由一名副经理专门负责领导工程档案管理，下属各部门有相应责任人，档案管理者和各个项目经理抓档案管理的具体操作、落实。大型工程项目要有现场档案管理员，档案工作者要具备档案工作的专业知识和能力，不能滥竽充数，做花架子，表面文章。由于档案管理的重点在现场，因此，要加强建立工程现场档案编制、收集、归档以及整理的制度， 由市建设局统一组织工程档案的执法检查，加强工程档案收集编制的原始性、真实性、完整性、系统性的管理。要充分发挥合同的法律效应，把文件材料的归档、积累，当作合同中的重要内容，并独立作为一项条款，明確要求竣工文件材料的验收时间、质量、份数和归档范围，引起各方对档案管理的足够重视，以法律形式保证归档工作落到实处。
五、是不断强化档案管理意识，健全档案管理制度
我们要正确认识建筑工程档案在项目管理中的重要性，树立认真负责的工作态度，才能增强责任感。要在档案资料的收集、整理、编制工作中切实可行的依据，我们就必需在项目实施过程中明确项目各个参与单位在档案管理工作中的所负的责任。为确保档案建立工作与工程建设同步进行，在建设中工程管理部门在检查工程施工报建、建筑工程质量监督、施工安全监督、进度的监管同时，也要对施工单位提出文件资料归档的要求，并检查资料的收集的完整性，使档案管理自始至终贯穿于整个项目实施过程中，把档案管理作为项目管理工作的重点，不断的增强档案意识，提高对档案工作的认识。
六、是加强档案管理工作的对策，不断提高档案管理人员素质
随着现代科学技术、信息技术和数字化技术的迅速发展，作为现代档案信息服务主角的档案工作者，已经不再是以往单纯的档案管理员，就应由以前一般的管理者变为档案信息专家，由传统的“档案保管者”变为现在“档案信息资源的管理者和传播者”，成为档案信息建设的行家。建筑工程档案管理工作是一项专业性较强的工作，要求从事建筑工程档案工作的人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。特别是在当今社会和经济生活的快速发展中，对建筑工程档案工作档案业务的管理、服务等各项工作也提出了新的要求，如果档案人员知识过于老化单一，面对不断更新情况，新问题就很难提出解决的办法，档案管理不仅要熟悉建筑工程工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各类项目档案的整理和管理方法，了解建筑工程发展的现状及发展方向，运用科学的档案理论、新技术来指导和改进档案工作。
七、是大力改善档案室硬件环境设施
对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室空间狭窄、环境潮湿、“六防”设备不配套，档案材料霉变、虫蛀侵害等将会影响档案的外观与完整。有的档案管理部门必备的切刀、统一的档案夹，等设备都无法完备。管理档案的部门应该积极改善条件，选择用环境干燥的地方，购置吸湿机等设备。
综上所述，只要建筑单位各级领导高度重视，专兼职档案管理人员保持认真负责的工作态度，并在充分调动广大员工的积极性，才能保证建筑工程技术档案管理工作发挥更为重要的意义，并且成为推动我国建筑行业高速发展的技术基础。
参考文献：
[1]《档案学概论》.中国人民大学出版社，冯惠玲、张辑哲.
[2]《档案管理学基础（第三版）》.中国人民大学出版社，陈兆祦、和宝荣、王英玮.
[3]杨静.怎样加强档案工作者的综合素质[J].山东省农业管理干部学院学报，2005（3）.
[4]王凤霞，王秀芳.深化档案管理工作[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2004（3）.
【关键词】 工程建设；档案管理；措施
中图分类号：G275
随着城市建设的迅速发展，工程建设项目越来越多，如何做好工程建设档案工作是摆在我们面前的一项重要任务。工程档案包括申请立项、建设、管理和验收过程中形成的文字、图片、样本等各种方式的资料。工程档案的准确、完整、齐全，档案管理质量、水平，是关系到建设工程如何正常开展，以及对日后生产、维修、管护等工作起着不可替代作用的大问题。因此，做好工程建设档案管理工作十分重要，必须从以下几个问题入手，并采取相应管理措施。
一、要由建设单位与市城建档案馆签订《报送建设工程竣工档案责任书》，填写《建设工程竣工档案责任人登记表》，这项工作要由市建设局负责完成，确保档案管理责任落实到位。在发放建设工程《施工许可证》前，所有工程合同，都要进行档案移交，并作出明文规定。工程建设一开始，就要把工程档案管理规定、责任向建设单位交待得明明白白，要求设置专兼职档案管理人员，实行工程资料终身负责制，强化档案管理的责任意识、大局意识，防止和杜绝一切忽视档案管理现象和行为的发生。要对相关监理人员进行培训，牢固树立档案是工程重要组成部分的认识，确保档案资料收集齐全、完整、全面。要对施工单位开展文件收集、整理、归档等档案管理业务培训，强化档案归档、保管意识，熟练掌握归档要求、收集范围、整理标准等必需的专业知识。
二、要在工程竣工之前，对工程的全部建设档案开展预验收检查，全面检查档案责任制落实情况，以及档案收集、归档和案卷装订、保存以及完整、齐全情况。预验收合格，才能发放《建设工程竣工档案初验认可证》，进行下一步竣工验收程序。经市工程质量监督站查验资料备案后，再向市城建档案馆报送移交建设工程竣工完整档案。做到发放《建设工程竣工档案合格证》后，再办理产权产籍手续。
三、要对工程档案的薄弱环节和时段加强跟踪管理。
一是跟踪管理资料发放环节。这是建设工程的第一个环节，要打好档案管理的基础。施工单位要设立专门的档案资料室，负责图纸以及其他资料的发放。负责档案管理的领导要亲自参与跟踪资料发放工作，并让档案管理人员养成先将归档部分资料保存之后再发放的良好习惯，尤其对像详勘这样数目有限的资料，一定要妥善加以保管，确保图纸归档资料齐全完整，没有一张遗漏。二是强化立项前资料的跟踪管理。工程项目在立项、审批、勘察前，相关材料往往比较分散，有的在文书部门，有的在规划部门，招投标和勘察文件则在工程管理部门，如不及时收集，时间长了就很可能遗忘、丢失，或难于收集。因此，立项前的档案收集、整理也是很重要的环节。三是强化跟踪新设备的相关资料。新设备到来后，都有图纸资料，要及时收集、归档中、外文资料，防止丢失设备资料。
四、要建立起一整套完善的制度，把档案管理责任制落到实处。基建工程档案管理非常重要，管理过程必须有计划、有目标、有责任、有落实。要建立由一名副经理专门负责领导工程档案管理，下属各部门有相应责任人，档案管理者和各个项目经理抓档案管理的具体操作、落实。大型工程项目要有现场档案管理员，档案工作者要具备档案工作的专业知识和能力，不能滥竽充数，做花架子，表面文章。由于档案管理的重点在现场，因此，要加强建立工程现场档案编制、收集、归档以及整理的制度， 由市建设局统一组织工程档案的执法检查，加强工程档案收集编制的原始性、真实性、完整性、系统性的管理。要充分发挥合同的法律效应，把文件材料的归档、积累，当作合同中的重要内容，并独立作为一项条款，明確要求竣工文件材料的验收时间、质量、份数和归档范围，引起各方对档案管理的足够重视，以法律形式保证归档工作落到实处。
五、是不断强化档案管理意识，健全档案管理制度
我们要正确认识建筑工程档案在项目管理中的重要性，树立认真负责的工作态度，才能增强责任感。要在档案资料的收集、整理、编制工作中切实可行的依据，我们就必需在项目实施过程中明确项目各个参与单位在档案管理工作中的所负的责任。为确保档案建立工作与工程建设同步进行，在建设中工程管理部门在检查工程施工报建、建筑工程质量监督、施工安全监督、进度的监管同时，也要对施工单位提出文件资料归档的要求，并检查资料的收集的完整性，使档案管理自始至终贯穿于整个项目实施过程中，把档案管理作为项目管理工作的重点，不断的增强档案意识，提高对档案工作的认识。
六、是加强档案管理工作的对策，不断提高档案管理人员素质
随着现代科学技术、信息技术和数字化技术的迅速发展，作为现代档案信息服务主角的档案工作者，已经不再是以往单纯的档案管理员，就应由以前一般的管理者变为档案信息专家，由传统的“档案保管者”变为现在“档案信息资源的管理者和传播者”，成为档案信息建设的行家。建筑工程档案管理工作是一项专业性较强的工作，要求从事建筑工程档案工作的人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。特别是在当今社会和经济生活的快速发展中，对建筑工程档案工作档案业务的管理、服务等各项工作也提出了新的要求，如果档案人员知识过于老化单一，面对不断更新情况，新问题就很难提出解决的办法，档案管理不仅要熟悉建筑工程工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各类项目档案的整理和管理方法，了解建筑工程发展的现状及发展方向，运用科学的档案理论、新技术来指导和改进档案工作。
七、是大力改善档案室硬件环境设施
对档案管理必备的条件解决落实差，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室空间狭窄、环境潮湿、“六防”设备不配套，档案材料霉变、虫蛀侵害等将会影响档案的外观与完整。有的档案管理部门必备的切刀、统一的档案夹，等设备都无法完备。管理档案的部门应该积极改善条件，选择用环境干燥的地方，购置吸湿机等设备。
综上所述，只要建筑单位各级领导高度重视，专兼职档案管理人员保持认真负责的工作态度，并在充分调动广大员工的积极性，才能保证建筑工程技术档案管理工作发挥更为重要的意义，并且成为推动我国建筑行业高速发展的技术基础。
参考文献：
[1]《档案学概论》.中国人民大学出版社，冯惠玲、张辑哲.
[2]《档案管理学基础（第三版）》.中国人民大学出版社，陈兆祦、和宝荣、王英玮.
[3]杨静.怎样加强档案工作者的综合素质[J].山东省农业管理干部学院学报，2005（3）.
[4]王凤霞，王秀芳.深化档案管理工作[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2004（3）.