突破企业自然率

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  组织的运作当中,许多事物都会被「自然律」所支配,如果一切顺其自然的话,将因此衍生出许多困扰。因此,认清自然律的存在,用正确的观念去看待,或用正确的方法去改善,将可减少许多管理上的问题。以下便是几个在组织运作中经常存在的自然律,以及正确的因应态度与方法。
  
  案例一:组织人力的金字塔结构
  
  组织的人力结构是金字塔型,并由相对资深者带领相对资浅者.用简单的话说,是八岁的带领五岁的、十岁的带领八岁的、十五岁的带领十岁的。就理想状况而言,若直接由十五岁的带领五岁的,效果自然最好,但组织中没有那么多十五岁的成员,因此这是不太可能的事。由八岁的带领五岁的,自然受到某种程度的限制,而处在不理想的状态。
  此一自然律很容易衍生出一些组织管理上的问题。由于一般人对主管都有一种反射性的认知,认为「主管的能力既然较强,那么,自己不懂的事,主管必然都要懂,否则就不足以担任主管」,因此对其主管产生过度的期待,一旦遇到主管处事不尽完美的时候,容易反过来否定主管。但实际情况却是,主管的能力是「相对」较强,只比部属「多懂一些」而已,而并非「什么都懂」。
  假使能够认清此一自然律,每个人都认知到主管是相对资深,而非万能,则对主管就会有某种程度的包容,减
  少不必要的抱怨与摩擦。认知之外,就中、高级主管而言,则应该往下关注到二个层级的成员,亦即由十岁的协助八岁的来带五岁的.如此可进一步减少此一自然律带来的问题。
  事实上,许多经营管理的观念都可以化为简单明了的图形,透过图形把事情解构出来,让问题的核心具像化,如此一来,对问题的掌控力加强,解决问题的成功率与信心也可大为提高,以下各案例均是如此。
  
  案例二:
  成长的S型曲线
  
  个人能力的提升也受到自然律支配。在理想状况下,个人能力应该随着时间不断提升,但实际上,能力提升与时间并非成直线关系,而是呈现S型曲线,当个人能力提升到一定程度之后,会出现一段成长趋缓、甚至几近水平的时期,经过一段时间的努力之后,才会再出现另一波成长。
  其原因在于能力的形成有一定的过程,必须透过不断学习、练习,直到能够运用自如的程度,才能算是真正具有某些能力,而这样的过程非经过一定的时间不可。又因为能力的成长,是越高的能力难度也越高,因此,能力越到更高的层次,平缓期持续的时间也越长。
  如果不能了解此一自然律,很可能自我成长到一定阶段,进入平缓期的时候,会误以为自己已经付出努力却依旧在原地踏步,结果对组织、主管心生怨愤,或是划地自限,使得能力永远无法进一步提升,形成难以突破的瓶颈。对于此一自然律,首先要能充分认知,知道能力成长并非直线,而是S型曲线的型态,才能以健康的心态来因应成长平缓的时期。
  那么,如何缩短平缓期持续的时间呢?关键在于随时「扩大」现有工作之相关事物的积极学习,在既有工作上的领域、认知不断加深的同时,也逐步扩大了解范围的广度,这个广度可能就是下一波成长所需具备的知识。藉由在前一个波段的成长当中,便提前为下一个波段的成长预作准备,如此便能缩短平缓期的时间,使得成长速度加快。
  简言之,就是「七分为今天,三分为将来」的意思。此外,藉由工具与制度的帮助,缩短摸索的阶段,加速达到熟练、精通的程度,以及针对工作内容,透过正确的方法进行高频度的整理分析,都能使实质成长的速度加快。反之,如果在进入平缓期之后才发现要培养新的能力、学习新的知识,或是在成长过程中并未透过适当、正确的方法,而仅仅依赖个人自然领悟的话,势必得花相对较长的时间,才能有所突破。
  除了个人能力之外,薪资的提升是相对于能力而言,因此也同样具有s型曲线的特性。另外,公司的成长也具有同样特性。就公司业绩成长而言,经过一段时间默默地准备,打好基础之后,业绩可望出现一波成长期;随后遭遇到成长趋缓的时期,于是再进行另一次的准备与布局,藉以造就另一次的成长期。公司的成长要突破自然律的限制,那么,在冲刺业绩的同时,也要保留另一部分的人力与资源,从事下一波成长之前的准备工作,先行打好新的基础。由于新的业务必须经过二至三年的酝酿、规划、耕耘,才能成熟、起飞,而新业务是公司将来持续成长的动力来源,因此必须七分资源为今日的业绩,三分资源则为将来扎根。
  公司业绩成长的主要动力来自于两方面,亦即产品与客户。由于每样产品带来的业绩成长都会有停滞期,因此,联强发展出多产品、多领域的经营策略。如果每一种产品、每一个领域的成长停滞期出现的时间不同步,那么,联强的整体业绩便可以维持相对稳定的成长。又由于每一种新产品的开发都需要一段推广期,新领域的拓展也需要一段时间开发客户、布建通路,因此,在成长的同时,必须同步进行相关的准备动作,酝酿另一股未来成长的能量。
  
  案例三:
  人力素质的常态分布
  
  再就人力素质而言,整个就业市场的所有人力资源当中,素质好、态度积极者有之,素质差、态度消极者亦有之,但大多数人都属于中等,而呈现常态分布。公司在招募新人时,透过面试的过程,已经先行过滤掉素质最差者,接着透过不断的训练、改进,使其能力提升,整个人力素质分布曲线会向右移动,虽然仍无法完全达到最理想的状态,但整体平均素质已有所提升,此时,无论就人员的资质、经验、能力或是积极度而言,依旧呈现常态分布。这是另一种自然律。
  由于组织具有中等素质的成员占大多数的现象,因此,组织运作的设计必须针对此一现象加以考量,而不能太过理想化地假设每一个成员都非常地积极、素质也都是顶尖。当主管在推动一个新的制度或作法时,也必须认知到不同的成员,其配合度会有所差异.而采取有效的配套措施。
  
  案例四:交接
  
  另一个常见的自然律,发生在事物交替的过程。以工作的交接为例,理想状况是新接任者能够立即上手,旧任者能立即将职务卸下。但就实际情况而言,交接是一个期间,而非一个时间点,必须经过一段过渡时期,新接任者才能逐渐进入状况。如果不能认知此一限制,便很容易在一项职务在交接的过渡期间,形成无人过问的空窗期。
  要缩短交接过程所需的时间,则必须将日常的运作于以制度化、系统化。如此一来,交接的过程便可以较为顺利,过渡期也可缩短。
  
  案例五:前置期
  
  当主管交办部属执行一项工作,或是要求其它单位配合时,有时候会以为要对方「立即」进行。但实际上,任何事项在起始阶段,都需要一段前置时间以作为热身或准备之后,才能真正进入状况。前置时间的长短不一,视该事项的性质而定。前置期较长者,往往比较容易被认知到,但如果前置期较短,便容易被忽略。
  如果缺乏此项认知,便很容易产生沟通上的误解,或是对于执行状况产生误判。
  例如,产品经理引进一项很有市场潜力的新产品时,因为看好该产品会大卖,因此认为应该立即大量进货,此时却忽略了前置期的存在(在这个例子中.前置期指的是新产品在市场上推广所需的时间),造成进货数量的误判。
  事实上,任何一项新产品,即使市场潜力再雄厚,都必须经过推广,将讯息传递给客户、获得客户认同之后,订单才会陆陆续续地进来。在这样的认知下,产品经理引进新产品时,应该注意拿捏产品推广期应有的时间表,推估销售数量的成长变化.然后再做出适当的进货规划。
  同样地,在产品退出市场的过程中,也并非一下子就全面下市,而是需要一段适当的时间,逐渐地淡出市场。这段时间,便相当于产品下市的前置期。
  总结来说,组织的运作必然受到许多自然律的支配与限制,使得实际的运作很难真正达到完美理想的境界。
  但面对这些自然律并非采取无为而治的态度,任其摆布,而是应该充分地认知其存在,以避免产生运作上的问题,作任何决定时,也应该将自然律的因素考量进去。在认清自然律的限制之后,也能够进一步思考克服的方法,突破其限制。
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