论文部分内容阅读
[摘 要]企业集中办公改革是现代化办公模式下企业发展的必由之路，做好对企业集中办公改革对档案管理工作的分析，能够为提高企业档案管理工作效果带来支持。文章先对企业集中办公改革对档案管理工作带来的影响予以分析，之后提出了提升集中办公改革模式下档案管理工作效率的对策。
[关键词]企业改革；集中办公；档案管理
中图分类号：S363 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）20-0162-01
前言：
在社会经济发展模式下，集中化办公成为了企业改革发展的必然方向，其不仅可以为企业节约办公方面的成本支出，还能够增加企业各部门之间的工作联系，这对于推动企业发展具有重要意义。档案管理作为企业办公中的基础内容，集中化办公改革的出现为其带来了机遇同时也带来了挑战，正视集中化办公对档案管理工作带来的影响，发挥出集中化办公对档案管理工作带来的积极作用，对于档案管理部门来说意义重大，文章以此为切入点展开探讨。
一、企业集中办公改革对档案管理工作带来的影响
集中办公作为现代办公的典型代表，其对于推动企业内勤发展带来了重要作用。档案管理工作作为企业内勤工作的重要组成部分，由于其工作内容的特殊性，使得其因集中办公改革而受到了较为明显的影响，短期来看这种影响具有消极作用，但从长期发展角度来看，其带来的进步意义十分显著。
1.档案管理工作环境影响
集中办公为档案管理工作带来的最直接、最表象的影响就是工作环境的影响。在企业的传统工作模式中，档案管理人员有独立的档案管理室，其中包括档案管理人员的办公区以及档案存放区，档案管理人员与其所管理的档案在同一环境下，档案管理人员的绝大部分时间都与档案在一起。另外，相对于集中办公区嘈杂的环境而言，档案管理工作环境是相对幽静的，因为其除了档案管理人员就是档案。在集中办公后，档案管理工作人员要与其他部门同时在同一环境下办公，工作环境会变得相对嘈杂，同时档案管理人员还必须要面对人档分离的情况，即办公区与档案室在两个相对的环境中，这种工作环境的改变，会让档案管理人员出现工作中的不适应。
2.档案管理工作难度影响
在集中办公改革模式下，档案管理工作的难度会有所提升，这是档案管理人员所必须要克服的困难。首先，如何实现异地管理。档案管理人员要做到办公和管理分开进行，这会增加档案管理工作人员的工作量，工作难度也会有所增加。其次，信息技术挑战。集中办公模式下，档案管理系统成为了必备管理方式，许多档案管理老前辈，会因为对计算机的应用水平而限制他们的工作效率。最后，如何保证档案安全。在实行集中办公后，人档分离是必然选择，这使得档案管理人员无法实时掌握档案状态，进而无法完成对档案的合理保护，一旦出现不测，档案损失的风险不可避免。
3.档案管理工作时效影响
在集中办公改革模式下，档案管理工作在时效性方面也会有所影响。传统档案管理模式下，因为档案管理人员每天身处档案室中，所以其对档案的位置、状态等信息了如指掌。当有人需要调阅档案时，其能够快速、准确的档案，以满足档案调阅人的需求。集中办公后，档案管理人员远离了档案室，所以其对于档案室的熟悉程度不可避免的会下降，工作效率也必然会下降。另外，档案管理人员在从办公区到档案室的路程需要一定时间，这也会影响工作效率。虽然在信息技术的支持下，档案管理实现了便捷、快速、高效，但针对于一些重要档案，仍需要以纸质的方式进行保存和管理，所以针对于此类档案而言，档案管理工作的时效性，会因为集中办公模式的开展而降低。
二、提升集中办公改革模式下档案管理工作效率对策
从企业的长期发展角度来看，集中办公模式能够为企业内勤工作效率的提升带来积极作用。尽管如此，档案管理工作仍然需要一定的适应期，为了帮助档案管理工作更好的应对集中办公改革带来的影响，企业应当从以下几个方面工作予以入手：
1.制订专门的档案管理制度
制订专门的档案管理制度是帮助现有档案管理工作向集中办公改革变化的重要措施。在实际工作中，企业管理者必须要认识到集中办公对档案管理工作带来的影响，然后在结合企业自身需求的基础上，对档案管理制度予以革新或制订，其内容包括档案管理模式、档案借阅方式等。在进行档案管理制度革新过程中，为了确保所制订档案管理制度符合企业的实际需求，管理者可以征求档案管理工作人员的意见，让档案管理工作人员从实际工作的角度去提出建议和意见，让档案管理制度能够更加科学、完善，为集中办公模式下的档案管理工作效率提升带来支持。
2.提升档案管理人员的素质
提升档案管理人员的素质是企业档案管理部门一直在进行的工作，但随着集中办公的到来，提升档案管理人员的素质变得迫在眉睫。在这一环节中，首先是档案管理人员的工作态度和意识，要在不影响企业档案管理工作秩序的基础上，组织档案管理人员进行进修，以提高他们的工作态度和意识。其次是档案管理人员的工作水平，其中以计算机技术水平为主。在信息化发展的今天，电子档案已经普及，档案管理人员必须要具备良好的计算机技术才能够实现对电子档案的收集、保存和管理工作。另外，集中办公模式的到来，让计算机成为了档案管理工作的基本模式，以计算机云技术为基础的档案管理工作已经展开，如果档案管理人员无法提升自己的计算机技术水平，那么其必然会影响档案管理工作的效果。最后是档案管理人员的职场能力，已经习惯于“单打独斗”的档案管理人员，在面对集中办公的复杂环境和职场关系时，难免会遇到问题，提高他们的职场素质，能够帮助他们更好的在集中办公模式下，发挥出自己的作用，为企业集中办公优质工作环境的构建打下基础。
3.加强电子信息技术的应用
加强电子信息技术的应用是企业在档案管理工作中面对集中办公所采取的必然对策。档案管理作为企业当中的重要工作内容，其想要保证工作时效性，就必须要让档案管理人员能够实时掌握档案的状态，完成对档案的管理，電子信息技术作为目前办公效率最好的方式，其能够满足企业对于档案管理工作的现实需求。在实际工作中，企业要根据自身规模和档案管理工作的实际需求，来建立档案管理工作数据库。数据库的规模要具有一定的前瞻性，满足企业未来几年甚至是十几年的发展需求，从而让数据库更好的为企业档案管理工作带来支持。在此基础上，企业要加强对电子档案的管理研究，实现系统认证、线上调阅的服务，根据企业认证人员的层级来配对相应档案调阅级别，所有档案只能查看，不能涂改也不能截图保存，调阅时间也要有明确的要求，以此来保证档案的安全性和隐私性。
总结：
综上所述，做好对企业集中办公改革模式下的档案管理工作研究，能够提高档案管理工作效率，更好的发挥出档案管理工作的价值。在实际工作中，档案管理工作人员要能够以足够客观、理性的态度去认识集中办公，然后根据自身工作的调整来提高自己的专业素质，让自己能够做到熟练的应对和处理集中办公对档案管理工作所带来的挑战，从而更好的抓住集中办公对档案管理工作所带来的基础，进一步发挥出档案管理工作对企业发展的积极作用，为企业健康、长足的发展打下良好而又坚实的基础。
参考文献
[1] 梁晓蓉.论如何发挥档案管理在企业改革发展中的服务效用[J].中国管理信息化，2018（01）：134-136.
[2] 伍星.大数据时代企业档案管理创新举措[J].城建档案，2017（07）：63-64.
[3] 常金玲，宋鹏杰.面向知识管理的企业档案管理创新发展[J].兰台世界，2016（23）：43-45.
[4] 李林，曲金玲.企业档案管理创新与服务模式研究[J].山东农业工程学院学报，2016，33（02）：117-118.
[关键词]企业改革；集中办公；档案管理
中图分类号：S363 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）20-0162-01
前言：
在社会经济发展模式下，集中化办公成为了企业改革发展的必然方向，其不仅可以为企业节约办公方面的成本支出，还能够增加企业各部门之间的工作联系，这对于推动企业发展具有重要意义。档案管理作为企业办公中的基础内容，集中化办公改革的出现为其带来了机遇同时也带来了挑战，正视集中化办公对档案管理工作带来的影响，发挥出集中化办公对档案管理工作带来的积极作用，对于档案管理部门来说意义重大，文章以此为切入点展开探讨。
一、企业集中办公改革对档案管理工作带来的影响
集中办公作为现代办公的典型代表，其对于推动企业内勤发展带来了重要作用。档案管理工作作为企业内勤工作的重要组成部分，由于其工作内容的特殊性，使得其因集中办公改革而受到了较为明显的影响，短期来看这种影响具有消极作用，但从长期发展角度来看，其带来的进步意义十分显著。
1.档案管理工作环境影响
集中办公为档案管理工作带来的最直接、最表象的影响就是工作环境的影响。在企业的传统工作模式中，档案管理人员有独立的档案管理室，其中包括档案管理人员的办公区以及档案存放区，档案管理人员与其所管理的档案在同一环境下，档案管理人员的绝大部分时间都与档案在一起。另外，相对于集中办公区嘈杂的环境而言，档案管理工作环境是相对幽静的，因为其除了档案管理人员就是档案。在集中办公后，档案管理工作人员要与其他部门同时在同一环境下办公，工作环境会变得相对嘈杂，同时档案管理人员还必须要面对人档分离的情况，即办公区与档案室在两个相对的环境中，这种工作环境的改变，会让档案管理人员出现工作中的不适应。
2.档案管理工作难度影响
在集中办公改革模式下，档案管理工作的难度会有所提升，这是档案管理人员所必须要克服的困难。首先，如何实现异地管理。档案管理人员要做到办公和管理分开进行，这会增加档案管理工作人员的工作量，工作难度也会有所增加。其次，信息技术挑战。集中办公模式下，档案管理系统成为了必备管理方式，许多档案管理老前辈，会因为对计算机的应用水平而限制他们的工作效率。最后，如何保证档案安全。在实行集中办公后，人档分离是必然选择，这使得档案管理人员无法实时掌握档案状态，进而无法完成对档案的合理保护，一旦出现不测，档案损失的风险不可避免。
3.档案管理工作时效影响
在集中办公改革模式下，档案管理工作在时效性方面也会有所影响。传统档案管理模式下，因为档案管理人员每天身处档案室中，所以其对档案的位置、状态等信息了如指掌。当有人需要调阅档案时，其能够快速、准确的档案，以满足档案调阅人的需求。集中办公后，档案管理人员远离了档案室，所以其对于档案室的熟悉程度不可避免的会下降，工作效率也必然会下降。另外，档案管理人员在从办公区到档案室的路程需要一定时间，这也会影响工作效率。虽然在信息技术的支持下，档案管理实现了便捷、快速、高效，但针对于一些重要档案，仍需要以纸质的方式进行保存和管理，所以针对于此类档案而言，档案管理工作的时效性，会因为集中办公模式的开展而降低。
二、提升集中办公改革模式下档案管理工作效率对策
从企业的长期发展角度来看，集中办公模式能够为企业内勤工作效率的提升带来积极作用。尽管如此，档案管理工作仍然需要一定的适应期，为了帮助档案管理工作更好的应对集中办公改革带来的影响，企业应当从以下几个方面工作予以入手：
1.制订专门的档案管理制度
制订专门的档案管理制度是帮助现有档案管理工作向集中办公改革变化的重要措施。在实际工作中，企业管理者必须要认识到集中办公对档案管理工作带来的影响，然后在结合企业自身需求的基础上，对档案管理制度予以革新或制订，其内容包括档案管理模式、档案借阅方式等。在进行档案管理制度革新过程中，为了确保所制订档案管理制度符合企业的实际需求，管理者可以征求档案管理工作人员的意见，让档案管理工作人员从实际工作的角度去提出建议和意见，让档案管理制度能够更加科学、完善，为集中办公模式下的档案管理工作效率提升带来支持。
2.提升档案管理人员的素质
提升档案管理人员的素质是企业档案管理部门一直在进行的工作，但随着集中办公的到来，提升档案管理人员的素质变得迫在眉睫。在这一环节中，首先是档案管理人员的工作态度和意识，要在不影响企业档案管理工作秩序的基础上，组织档案管理人员进行进修，以提高他们的工作态度和意识。其次是档案管理人员的工作水平，其中以计算机技术水平为主。在信息化发展的今天，电子档案已经普及，档案管理人员必须要具备良好的计算机技术才能够实现对电子档案的收集、保存和管理工作。另外，集中办公模式的到来，让计算机成为了档案管理工作的基本模式，以计算机云技术为基础的档案管理工作已经展开，如果档案管理人员无法提升自己的计算机技术水平，那么其必然会影响档案管理工作的效果。最后是档案管理人员的职场能力，已经习惯于“单打独斗”的档案管理人员，在面对集中办公的复杂环境和职场关系时，难免会遇到问题，提高他们的职场素质，能够帮助他们更好的在集中办公模式下，发挥出自己的作用，为企业集中办公优质工作环境的构建打下基础。
3.加强电子信息技术的应用
加强电子信息技术的应用是企业在档案管理工作中面对集中办公所采取的必然对策。档案管理作为企业当中的重要工作内容，其想要保证工作时效性，就必须要让档案管理人员能够实时掌握档案的状态，完成对档案的管理，電子信息技术作为目前办公效率最好的方式，其能够满足企业对于档案管理工作的现实需求。在实际工作中，企业要根据自身规模和档案管理工作的实际需求，来建立档案管理工作数据库。数据库的规模要具有一定的前瞻性，满足企业未来几年甚至是十几年的发展需求，从而让数据库更好的为企业档案管理工作带来支持。在此基础上，企业要加强对电子档案的管理研究，实现系统认证、线上调阅的服务，根据企业认证人员的层级来配对相应档案调阅级别，所有档案只能查看，不能涂改也不能截图保存，调阅时间也要有明确的要求，以此来保证档案的安全性和隐私性。
总结：
综上所述，做好对企业集中办公改革模式下的档案管理工作研究，能够提高档案管理工作效率，更好的发挥出档案管理工作的价值。在实际工作中，档案管理工作人员要能够以足够客观、理性的态度去认识集中办公，然后根据自身工作的调整来提高自己的专业素质，让自己能够做到熟练的应对和处理集中办公对档案管理工作所带来的挑战，从而更好的抓住集中办公对档案管理工作所带来的基础，进一步发挥出档案管理工作对企业发展的积极作用，为企业健康、长足的发展打下良好而又坚实的基础。
参考文献
[1] 梁晓蓉.论如何发挥档案管理在企业改革发展中的服务效用[J].中国管理信息化，2018（01）：134-136.
[2] 伍星.大数据时代企业档案管理创新举措[J].城建档案，2017（07）：63-64.
[3] 常金玲，宋鹏杰.面向知识管理的企业档案管理创新发展[J].兰台世界，2016（23）：43-45.
[4] 李林，曲金玲.企业档案管理创新与服务模式研究[J].山东农业工程学院学报，2016，33（02）：117-118.