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[摘 要]近年来，我国社会整体的现代化、科技化水平都在不断上升，在实践过程中，人们逐渐认识到数字化技术的内涵与实质，并充分认识到数字化技术应用对相关工作产生的积极影响。房地产档案管理工作任务重、内容繁杂，传统的档案管理方法已经无法满足现代房地产档案工作的需求，而数字技术用于房地产的档案管理中，可以有效解决目前房地产档案管理工作中遇到的现实问题。本文分析了数字化技术在房地产档案管理中的应用。
[关键词]数字化技术；房地产；档案；管理
中图分类号：F299.23；G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）23-0285-01
房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表及照片等文件材料。随着我国经济的迅猛发展，近些年，房地产行业崛起，房地产增量的同时也带来了房地产档案管理难度的增加。而数字化技术的到来为管理部门提供了解决难题的方案，不仅将档案管理的传统方式进行了革新，与手工处理相比较，数字化技术大大提高了处理效率。另外，智能化是数字化技术的显著特征，大量的数据文档通过数字化技术的处理，效率有明显的提高，并且在网络应用的基础上还能够使数据资源进行分享和交流，管理效果十分明显。因此，运用数字化技术进行房地产档案管理是社会发展的必然趋势，也是房地产发展的必然需求。
1 数字化技术的特点
1.1 专业化特点
房地产档案，是对房地产企业建设发展过程中所有重大历史事件的真实记录，也是房地产企业经营管理的具体体现。不同房地产企业中档案内容相应的有所差别，但其侧重点都是与房地产企业相关的内容。房地产档案，是房地产企业发展的历史史册，真实记录了发展过程中的重大历史活动。因此，无论是记录语言的使用上，还是记录内容的选择上，都具有一定的专业水准。
1.2 项目化特点
房地产企业的经营和运转，均是以房地产项目为依据进行的，此种情况导致房地产企业的项目开发，是以时间顺序展开的。因此，想要从整体上全面地对房地产企业的项目开发、项目实施、项目结果三者进行记录，则档案管理工作要对房地产企业所有的发展活动展开一次科学系统的分类，并遵循项目原则，收集和整理所有的项目资料。贯彻和落实项目原则，在此基础上形成的房地产档案，才具有系统性和科学性，项目原则下的档案，具有更高的参考价值。
1.3 共存性特点
一般情况下，房地产企业在开发房地产时，其开发工作对象通常有两种，一是特定区域，二是某个片区，而在房地产开发过程中，其开发模式，也以分栋建设模式为主。虽然，在实际的开发过程中，具体的工程以分散的形式进行，但是，无论是项目的审批还是项目的建设，或者是项目的管理，都是房地产企业以集中的方式展开的。所以，对于房地产企业档案的管理而言，无论是项目的开发档案，还是项目的建设档案，抑或是项目的管理档案，在档案管理工作中，也要采用分散管理和集中管理结合的方式进行管理，其中，每一份单独的档案，都要有相应的开发环节与之相对，最大限度地减少档案交叉情况的发生。
2 房地产档案管理工作中数字化技术的运用
2.1 档案索引和查找时准确快捷的运用
以查找做举例说明，有时业主办理某些业务时要原房屋买卖合同或其他材料的复印件时，在没有使用数字化技术之前工作人员必须进入库房提取档案。在提取过程中总是会出现找不到档案的情况，经工作经验总结有三种情况：首先，业主从没有对房屋的权属登记，它包括初始、转移、变更、质押、注销、补登；其次，档案在分区放置时没有放对；最后，档案管理员因疏忽在档案用过之后与别的资料混放起来，弄出了“伪丢失”的现象。在使用数字化技术后工作人员建立电子档案，档案管理有了数字化索引栏目，在栏目中进行关键字等搜索，立刻就能够找到符合条件的文件，业主有没有进行权属登记一查就可以知道这样一来，检索变得简单化、有效，同时有效的解决了放错、混放的情况。数字化查询过程中少了時间和空间的局限性，同时也缩短查找的工作时间、节约工作人员和工作量。还有以往手工查找文件程序复杂繁琐，特别不方便。现在有了数字化技术在房地产档案管理的运用使得查找更简便，它的运用价值更是非常大促进了档案管理工作的有效进行。
2.2 在档案统计工作中的应用
随着房地产行业的发展，信息量越来越大，需要以更先进的技术和形式来满足工作需要。因此，要应用数字化技术，实现房地产档案的科学分类和合理编制，这对于档案的统计效率和管理效果有着重要的意义，有效消除了人工处理的弊端。另外，纸质形式的档案保存受到条件限制，一旦保存不当就会造成档案资料的破坏，例如发生火灾的情况，会使档案统计工作无法进行下去，而数字化技术则避免了这些问题的困扰，通过将资料数字化存档，能够确保信息更加完整，统计效率和质量更加高效。总之，档案统计工作，离不来数字化技术的应用。
2.3 系统权限设置的安全性在数字化技术中的运用
数字化技术在软件中大都会有权限设置，同样也运用在数字化房地产档案管理软件中，不同的工作人员有不同的权限。例如：登记的工作人员只能负责登记工作、审核只能做审核的工作，各司其职，相互之间既是独立的个体，同时组合在一起也是一个完整的体系，这样系统权限的设置发挥了积极地作用。由于房地产管理工作是涉及业主个人的隐私和业主其他业务的办理，这样保护好业主信息材料齐全、保密是系统权限设置中必不可少的，即是对业主信息的保密也是对房地产档案管理工作认真负责的态度。数字化技术分模块把房地产档案管理区分开，如户籍管理系统、测绘及面积计算系统等然后在各个程序连接处进行权限设置。整个房地产档案管理系统模块系统清晰、工作人员工作内容明确使得数字化技术在房地产档案中合理运用，档案达到安全的同时也使得管理进行了层次性的划分。
2.4 在档案分析中的应用
所谓档案分析，是指通过对档案的整理和分析形成有价值的信息，提供给人们所用，使其进行必要的活动。以数字化技术为基础的分析，过程迅速，结果准确，与传统分析手法相比，分析所用的时间较短，而且分析得出的结果精确且符合需求，使档案的价值得到了积极的发挥。因此，在房地产档案管理中，采取信息技术手段不断进行档案分析，通过组合运用档案数据，不仅能够提高档案利用效率，在一定程度上对于其他工作的开展也能够起到积极的辅助作用。
3 结语
数字化技术应用于房地产档案管理中，无论是对于档案管理还是房地产建设管理都起到了积极的作用，提高了档案管理工作的效率和质量。未来，数字化技术在房地产档案管理中的应用将会更加普遍，但同时也充满挑战。因此，相关管理部门应积极积累和探索应用经验，将更加科学合理的应用成果充分引进到房地产档案管理中来，采取有效的管控措施，强化数据化档案管理的风险控制，最大程度地预防和处理安全事故，确保房地产档案的安全性，促进房地产行业的发展。
参考文献
[1] 李玉红.房地产档案管理中数字化技术的运用[A].《决策与信息》杂志社，北京大学经济管理学院.“决策论坛——管理科学与经营决策学术研讨会”论文集（下）[C].《决策与信息》杂志社，北京大学经济管理学院，2016.
[2] 王耀波.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].办公室业务，2016.
[3] 肖静.云计算技术对数字化档案管理的探索与应用[J].民营科技，2012.
[关键词]数字化技术；房地产；档案；管理
中图分类号：F299.23；G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）23-0285-01
房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表及照片等文件材料。随着我国经济的迅猛发展，近些年，房地产行业崛起，房地产增量的同时也带来了房地产档案管理难度的增加。而数字化技术的到来为管理部门提供了解决难题的方案，不仅将档案管理的传统方式进行了革新，与手工处理相比较，数字化技术大大提高了处理效率。另外，智能化是数字化技术的显著特征，大量的数据文档通过数字化技术的处理，效率有明显的提高，并且在网络应用的基础上还能够使数据资源进行分享和交流，管理效果十分明显。因此，运用数字化技术进行房地产档案管理是社会发展的必然趋势，也是房地产发展的必然需求。
1 数字化技术的特点
1.1 专业化特点
房地产档案，是对房地产企业建设发展过程中所有重大历史事件的真实记录，也是房地产企业经营管理的具体体现。不同房地产企业中档案内容相应的有所差别，但其侧重点都是与房地产企业相关的内容。房地产档案，是房地产企业发展的历史史册，真实记录了发展过程中的重大历史活动。因此，无论是记录语言的使用上，还是记录内容的选择上，都具有一定的专业水准。
1.2 项目化特点
房地产企业的经营和运转，均是以房地产项目为依据进行的，此种情况导致房地产企业的项目开发，是以时间顺序展开的。因此，想要从整体上全面地对房地产企业的项目开发、项目实施、项目结果三者进行记录，则档案管理工作要对房地产企业所有的发展活动展开一次科学系统的分类，并遵循项目原则，收集和整理所有的项目资料。贯彻和落实项目原则，在此基础上形成的房地产档案，才具有系统性和科学性，项目原则下的档案，具有更高的参考价值。
1.3 共存性特点
一般情况下，房地产企业在开发房地产时，其开发工作对象通常有两种，一是特定区域，二是某个片区，而在房地产开发过程中，其开发模式，也以分栋建设模式为主。虽然，在实际的开发过程中，具体的工程以分散的形式进行，但是，无论是项目的审批还是项目的建设，或者是项目的管理，都是房地产企业以集中的方式展开的。所以，对于房地产企业档案的管理而言，无论是项目的开发档案，还是项目的建设档案，抑或是项目的管理档案，在档案管理工作中，也要采用分散管理和集中管理结合的方式进行管理，其中，每一份单独的档案，都要有相应的开发环节与之相对，最大限度地减少档案交叉情况的发生。
2 房地产档案管理工作中数字化技术的运用
2.1 档案索引和查找时准确快捷的运用
以查找做举例说明，有时业主办理某些业务时要原房屋买卖合同或其他材料的复印件时，在没有使用数字化技术之前工作人员必须进入库房提取档案。在提取过程中总是会出现找不到档案的情况，经工作经验总结有三种情况：首先，业主从没有对房屋的权属登记，它包括初始、转移、变更、质押、注销、补登；其次，档案在分区放置时没有放对；最后，档案管理员因疏忽在档案用过之后与别的资料混放起来，弄出了“伪丢失”的现象。在使用数字化技术后工作人员建立电子档案，档案管理有了数字化索引栏目，在栏目中进行关键字等搜索，立刻就能够找到符合条件的文件，业主有没有进行权属登记一查就可以知道这样一来，检索变得简单化、有效，同时有效的解决了放错、混放的情况。数字化查询过程中少了時间和空间的局限性，同时也缩短查找的工作时间、节约工作人员和工作量。还有以往手工查找文件程序复杂繁琐，特别不方便。现在有了数字化技术在房地产档案管理的运用使得查找更简便，它的运用价值更是非常大促进了档案管理工作的有效进行。
2.2 在档案统计工作中的应用
随着房地产行业的发展，信息量越来越大，需要以更先进的技术和形式来满足工作需要。因此，要应用数字化技术，实现房地产档案的科学分类和合理编制，这对于档案的统计效率和管理效果有着重要的意义，有效消除了人工处理的弊端。另外，纸质形式的档案保存受到条件限制，一旦保存不当就会造成档案资料的破坏，例如发生火灾的情况，会使档案统计工作无法进行下去，而数字化技术则避免了这些问题的困扰，通过将资料数字化存档，能够确保信息更加完整，统计效率和质量更加高效。总之，档案统计工作，离不来数字化技术的应用。
2.3 系统权限设置的安全性在数字化技术中的运用
数字化技术在软件中大都会有权限设置，同样也运用在数字化房地产档案管理软件中，不同的工作人员有不同的权限。例如：登记的工作人员只能负责登记工作、审核只能做审核的工作，各司其职，相互之间既是独立的个体，同时组合在一起也是一个完整的体系，这样系统权限的设置发挥了积极地作用。由于房地产管理工作是涉及业主个人的隐私和业主其他业务的办理，这样保护好业主信息材料齐全、保密是系统权限设置中必不可少的，即是对业主信息的保密也是对房地产档案管理工作认真负责的态度。数字化技术分模块把房地产档案管理区分开，如户籍管理系统、测绘及面积计算系统等然后在各个程序连接处进行权限设置。整个房地产档案管理系统模块系统清晰、工作人员工作内容明确使得数字化技术在房地产档案中合理运用，档案达到安全的同时也使得管理进行了层次性的划分。
2.4 在档案分析中的应用
所谓档案分析，是指通过对档案的整理和分析形成有价值的信息，提供给人们所用，使其进行必要的活动。以数字化技术为基础的分析，过程迅速，结果准确，与传统分析手法相比，分析所用的时间较短，而且分析得出的结果精确且符合需求，使档案的价值得到了积极的发挥。因此，在房地产档案管理中，采取信息技术手段不断进行档案分析，通过组合运用档案数据，不仅能够提高档案利用效率，在一定程度上对于其他工作的开展也能够起到积极的辅助作用。
3 结语
数字化技术应用于房地产档案管理中，无论是对于档案管理还是房地产建设管理都起到了积极的作用，提高了档案管理工作的效率和质量。未来，数字化技术在房地产档案管理中的应用将会更加普遍，但同时也充满挑战。因此，相关管理部门应积极积累和探索应用经验，将更加科学合理的应用成果充分引进到房地产档案管理中来，采取有效的管控措施，强化数据化档案管理的风险控制，最大程度地预防和处理安全事故，确保房地产档案的安全性，促进房地产行业的发展。
参考文献
[1] 李玉红.房地产档案管理中数字化技术的运用[A].《决策与信息》杂志社，北京大学经济管理学院.“决策论坛——管理科学与经营决策学术研讨会”论文集（下）[C].《决策与信息》杂志社，北京大学经济管理学院，2016.
[2] 王耀波.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].办公室业务，2016.
[3] 肖静.云计算技术对数字化档案管理的探索与应用[J].民营科技，2012.