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[摘 要]浅论计划生育档案利用计算机实现现代化管理的必要性、计划生育档案管理工作的基本现状、利用计算机进行计划生育报表及数据信息管理、推进计划生育档案现代化管理进程的重要措施。
[关键词]计划生育；档案；计算机；管理
中图分类号：R169.4 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）44-0350-01
2002年9月1日，我国正式开始实行了《中华人民共和国人口与计划生育法》，而贯彻落实该法则是计划生育职能部门的头等重要工作任务。该法的颁布，使计划生育工作真正纳入到了法制化管理，这对于建立全新的、更完善的管理机制具有十分重要的现实指导意义。在中国这个人口大国，计划生育也历来作为一项基本国策，从中央到地方，各级政府都非常重视计划生育工作，很多地方政府与企业负责人的考核都实行计划生育工作“一票否决”制。计划生育工作与十年前相比，已从规范化、制度化步入到法制化的轨道，并渗透到了各项工作的方方面面（比如评选先进单位、先进个人、调动工作、外出打工、各项福利，单位用工等），都与计划生育工作紧密有关。
由于计划生育工作的内容比较繁杂（包括政策宣传、药具发放、办理证件、计生奖励造册发放、流动人口管理等），仅统计上报各种数据，为国家和地方各级政府掌握人口发展趋势、人口流动状况以及计划生育动态提供原始资料，一直都是沿袭着以书面表格逐级上报的形式。该手工操作，既繁琐又复杂。因此，针对计生统计工作存在的问题，提出应用计算机管理计划生育档案很有必要。
1 计划生育档案利用计算机实现现代化管理的必要性
鉴于计划生育档案管理工作的重要性，要管理好内容丰富、工作量大的计划生育档案，必须应用计算机，以实现现代化的管理。随着改革开放的不断深入，市场更加繁荣，人才流动现象更加普遍、频繁，尤其是在广大农村，由于外出打工者规模的扩大，这也致使流动人口急剧增加，且档案数据也发生了变化频繁的现象，从而大大增加了农村计划生育工作的管理难度和工作量。在数万人以上的乡镇里，平时仅靠建立相关登记簿（结婚登记簿、子女出生登记簿、育龄妇女异动登记簿、流动人员登记簿、药具发放登记簿等）和老一套的常规管理方法，要保证管理完全到位几乎是不可能的。因此，改革管理方式和手段，积极利用计算机实现现代化管理就显得尤为重要。
2 计划生育档案管理工作的基本现状
1）计划生育档案的复杂性。计划生育档案管理大多是室藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长，而且是由于多年来一直处于封闭式管理之中。计划生育档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，所以再加上每个历史时期对档案的整理质量要求不同。鉴于整理的规格不统一等情况，从而形成了档案基础普遍较差的局面，致使日后不便于查找。
2）计划生育档案存在的问题。计划生育档案的主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范。没有目录号，且一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范。即使有标题，但也不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索，且难以利用；四是组卷混乱现象比较多。如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，甚至有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一。有的仅一、二页纸形成一文一卷，有的五六百页纸形成一类一卷。六是保管不统一。案卷分散在各部门科室现象较严重，不便于统一查阅、管理。
3 利用计算机进行计划生育报表、数据信息管理
1）计划生育报表、数据信息传递。就目前而言，全国范围内应用计算机技术在计划生育信息方面的管理还不够广泛，不少仍在延用传统的纸张作数据传递的媒介，这与当今的信息化时代显得极不协调。由于工作人员在抄录数据、统计计算的过程中也容易出错，这就很难提高工作速度和质量。另外，传统报送报表过程中的辅助开支（路费或邮寄费、人工费）也相对较多。因此，应用计算机管理软件对计划生育档案进行管理，并建立到基层各单位，也能方便信息的传递。基层单位有了计算机专用软件，便可根据统一的格式，填写数据，然后通过网络，将数据传递到上级单位。这样做至少有以下优点：一是统计速度快。数据上报只需要几秒钟时间，且数据准确；二是避免出错。这就排除了在抄录数据过程中由于人为因素而出现的差错；三是节约成本。无需用纸张，不用乘车送报表，不用花费很多的时间去填表、送表，只需点击鼠标，利用现代化计算机网络，十分方便地进行数据传递；四是免去繁琐的计算。不用手工统计计算，大大地减轻了计划生育工作人员的劳动强度。
2）提高计划生育档案管理水平的方法与途径。为提高计划生育档案管理的水平，就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，这就要求档案管理的收集、整理、鉴定、着录、保管等各个环节，都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。在提高计划生育档案管理水平的方法与途径上，主要有：一是全面普查案卷，去粗取精。这也是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计划生育档案都是由于多年来未做全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，因此首先要剔除这些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。二是重新组合案卷，实现案卷规范化。就是将那些组卷过厚，内容混杂的案卷进行重新组卷。而重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。三是统一分类号，保证检索查全率。由于计算机检索的优势，从而能够满足人们族性检索的需要。为了保障检索的完整性，在分类过程中，首先应根据《中国档案分类法》进行分类，再制定出一些具体可操作的实施细则。四是规范题名，并保证检索查准率，所以在着录时，就要统一规范题名，以便于日后检索。
4 推进计划生育档案现代化管理进程的重要措施
1）分级次着录，省时省力。在着录过程中，我们可以将案卷分为三个层次进行着录：一是将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级着录；二是对那些一卷内几个文件涉及同一个内容，且又排在一起的档案进行文件组合级着录；三是对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级着录。这样按照三个层次进行处理，不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少着录条目和录入条目，既可以节约时间、人力与财力，又可以大大提高工作效率。
2）分清轻重缓急，循序渐进。由于计划生育档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的则是为了提高计划生育档案的利用率。所以，在推进计算机管理的过程中，应首先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，再对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。如此操作，就可以加快档案管理计算机化的进程，并提高社会利用的效率。
3）分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好，而且又具备全引目录的案卷，在着录时可以直接在全引目录上面分类标引。对那些特殊形式的档案（如“病历档案”、“案件”等），则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。如此分门别类地充分利用档案目录的原有基础，就可以大大减少着录环节，并有效地提高着录速度，而日后也便于查阅、利用。
5 结束语
鉴于计划生育档案的复杂性，充分利用计算机软件实现计划生育档案现代化的管理很有必要。如此的现代化管理手段，从日常计划生育工作的管理，到计划生育档案的管理，都能快捷、方便，大大节省信息传递、检索、查阅、利用等环节速度，降低消耗，并为日后利用提供方便。
参考文献
[1] 黄霄字.外国档案事业史[M].中国人民大学出版社，2004.
[2] 程岱峰.档案信息资源的开发与利用探析[J].科技资讯.2006，12（8）：167.
[关键词]计划生育；档案；计算机；管理
中图分类号：R169.4 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）44-0350-01
2002年9月1日，我国正式开始实行了《中华人民共和国人口与计划生育法》，而贯彻落实该法则是计划生育职能部门的头等重要工作任务。该法的颁布，使计划生育工作真正纳入到了法制化管理，这对于建立全新的、更完善的管理机制具有十分重要的现实指导意义。在中国这个人口大国，计划生育也历来作为一项基本国策，从中央到地方，各级政府都非常重视计划生育工作，很多地方政府与企业负责人的考核都实行计划生育工作“一票否决”制。计划生育工作与十年前相比，已从规范化、制度化步入到法制化的轨道，并渗透到了各项工作的方方面面（比如评选先进单位、先进个人、调动工作、外出打工、各项福利，单位用工等），都与计划生育工作紧密有关。
由于计划生育工作的内容比较繁杂（包括政策宣传、药具发放、办理证件、计生奖励造册发放、流动人口管理等），仅统计上报各种数据，为国家和地方各级政府掌握人口发展趋势、人口流动状况以及计划生育动态提供原始资料，一直都是沿袭着以书面表格逐级上报的形式。该手工操作，既繁琐又复杂。因此，针对计生统计工作存在的问题，提出应用计算机管理计划生育档案很有必要。
1 计划生育档案利用计算机实现现代化管理的必要性
鉴于计划生育档案管理工作的重要性，要管理好内容丰富、工作量大的计划生育档案，必须应用计算机，以实现现代化的管理。随着改革开放的不断深入，市场更加繁荣，人才流动现象更加普遍、频繁，尤其是在广大农村，由于外出打工者规模的扩大，这也致使流动人口急剧增加，且档案数据也发生了变化频繁的现象，从而大大增加了农村计划生育工作的管理难度和工作量。在数万人以上的乡镇里，平时仅靠建立相关登记簿（结婚登记簿、子女出生登记簿、育龄妇女异动登记簿、流动人员登记簿、药具发放登记簿等）和老一套的常规管理方法，要保证管理完全到位几乎是不可能的。因此，改革管理方式和手段，积极利用计算机实现现代化管理就显得尤为重要。
2 计划生育档案管理工作的基本现状
1）计划生育档案的复杂性。计划生育档案管理大多是室藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长，而且是由于多年来一直处于封闭式管理之中。计划生育档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，所以再加上每个历史时期对档案的整理质量要求不同。鉴于整理的规格不统一等情况，从而形成了档案基础普遍较差的局面，致使日后不便于查找。
2）计划生育档案存在的问题。计划生育档案的主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范。没有目录号，且一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范。即使有标题，但也不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索，且难以利用；四是组卷混乱现象比较多。如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，甚至有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一。有的仅一、二页纸形成一文一卷，有的五六百页纸形成一类一卷。六是保管不统一。案卷分散在各部门科室现象较严重，不便于统一查阅、管理。
3 利用计算机进行计划生育报表、数据信息管理
1）计划生育报表、数据信息传递。就目前而言，全国范围内应用计算机技术在计划生育信息方面的管理还不够广泛，不少仍在延用传统的纸张作数据传递的媒介，这与当今的信息化时代显得极不协调。由于工作人员在抄录数据、统计计算的过程中也容易出错，这就很难提高工作速度和质量。另外，传统报送报表过程中的辅助开支（路费或邮寄费、人工费）也相对较多。因此，应用计算机管理软件对计划生育档案进行管理，并建立到基层各单位，也能方便信息的传递。基层单位有了计算机专用软件，便可根据统一的格式，填写数据，然后通过网络，将数据传递到上级单位。这样做至少有以下优点：一是统计速度快。数据上报只需要几秒钟时间，且数据准确；二是避免出错。这就排除了在抄录数据过程中由于人为因素而出现的差错；三是节约成本。无需用纸张，不用乘车送报表，不用花费很多的时间去填表、送表，只需点击鼠标，利用现代化计算机网络，十分方便地进行数据传递；四是免去繁琐的计算。不用手工统计计算，大大地减轻了计划生育工作人员的劳动强度。
2）提高计划生育档案管理水平的方法与途径。为提高计划生育档案管理的水平，就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，这就要求档案管理的收集、整理、鉴定、着录、保管等各个环节，都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。在提高计划生育档案管理水平的方法与途径上，主要有：一是全面普查案卷，去粗取精。这也是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的计划生育档案都是由于多年来未做全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，因此首先要剔除这些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。二是重新组合案卷，实现案卷规范化。就是将那些组卷过厚，内容混杂的案卷进行重新组卷。而重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。三是统一分类号，保证检索查全率。由于计算机检索的优势，从而能够满足人们族性检索的需要。为了保障检索的完整性，在分类过程中，首先应根据《中国档案分类法》进行分类，再制定出一些具体可操作的实施细则。四是规范题名，并保证检索查准率，所以在着录时，就要统一规范题名，以便于日后检索。
4 推进计划生育档案现代化管理进程的重要措施
1）分级次着录，省时省力。在着录过程中，我们可以将案卷分为三个层次进行着录：一是将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级着录；二是对那些一卷内几个文件涉及同一个内容，且又排在一起的档案进行文件组合级着录；三是对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级着录。这样按照三个层次进行处理，不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少着录条目和录入条目，既可以节约时间、人力与财力，又可以大大提高工作效率。
2）分清轻重缓急，循序渐进。由于计划生育档案管理的一个重要目的就是要使档案为计划生育工作所用，而实现计算机管理档案的目的则是为了提高计划生育档案的利用率。所以，在推进计算机管理的过程中，应首先根据各案卷重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，再对所有档案进行排队，将那些可以开放的核心档案和利用率较高的档案进行优先加工整理。如此操作，就可以加快档案管理计算机化的进程，并提高社会利用的效率。
3）分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好，而且又具备全引目录的案卷，在着录时可以直接在全引目录上面分类标引。对那些特殊形式的档案（如“病历档案”、“案件”等），则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。如此分门别类地充分利用档案目录的原有基础，就可以大大减少着录环节，并有效地提高着录速度，而日后也便于查阅、利用。
5 结束语
鉴于计划生育档案的复杂性，充分利用计算机软件实现计划生育档案现代化的管理很有必要。如此的现代化管理手段，从日常计划生育工作的管理，到计划生育档案的管理，都能快捷、方便，大大节省信息传递、检索、查阅、利用等环节速度，降低消耗，并为日后利用提供方便。
参考文献
[1] 黄霄字.外国档案事业史[M].中国人民大学出版社，2004.
[2] 程岱峰.档案信息资源的开发与利用探析[J].科技资讯.2006，12（8）：167.