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摘 要：科研项目的招投标文件是在竞标过程中形成的具有重要参考价值的信息资源，本文通过对科研项目招投标文件的管理方法展开分析和探讨，旨在建立规范化的招投标文件管理模式，积极推进项目竞标和科研工作的快速高效发展。
关键词：招投标 文件管理 现状 对策
随着云计算和大数据技术的发展，科研项目更多地立足于现代科学技术发展的成果，为了充分发挥现有的技术优势，根据《中华人民共和国政府采购法》（2014年修订）第二十六条规定：公开招标应作为政府采购的主要采购方式，采用竞标方式得到资金资助开展科技研发工作，已成为当今科研项目获取政府财政扶持的重要举措。 在科研项目竞标活动中，科研单位形成了大量的项目竞标文件，如何充分发挥竞标文件的资源优势，有效地开发利用竞标文件信息资源，已成为科研单位日益关注的重要问题。
一、科研项目竞标
科研项目较其它项目具有研发周期长短不同、投资规模大小不等、各单位科研实力强弱不均等特点，因此科研项目竞标是优化项目管理及推动技术进步的必然趋势，它极大地促进了科研工作积极良性发展，由于项目招标的要求不同，由此产生的投标文件各有不同，这些投标文件凝聚了科研人员智慧和创造力，不仅是科研单位的技术秘密，而且展示了研制单位的核心竞争力。我们对招投标文件进行有效地管理利用，既可以提高科研项目竞标工作效率，节约不必要的重复劳动，又能够为科研项目竞标工作的实施提供强有力的技术知识储备。
二、科研项目招投标文件管理现状
科研项目的招投标文件是在竞标过程中产生的各类文件资料的总称，包括招标文件和投标文件，招标文件是招标采购单位根据招标项目的特点和需求编制的文件，包含：公开招标公告、招标需求、投标人须知、评标方法和标准、合同主要条款、投标文件格式；投标文件是根据招标文件的要求拟制的文件，包含授权书、专家审查索引表、综合部分、技术方案、价格方案等，有纸质文件、光盘等电子文件，完整、准确的投标文件是竞标成功的根本保障。由于竞标工作目标明确——中标，科研单位精力大多集中在投标文件的组织编写和内容格式的审核方面，在投标文件的管理和信息资源的开发利用方面的实践和探索还比较少，目前因缺乏规范的管理要求，在项目竞标工作完成后，招投标文件常处于分散管理状态：有的文件由竞标项目组织人员保存，有的文件由投标文件编制人员管理，有的文件由收文部门保存。因此，招投标文件的管理呈现出无序、混乱的状态，不利于宝贵的文档资源的保护和提供利用。
由于项目电子化招投标工作的推进，利用专门标书制作软件编制电子投标文件，采用数据签名和电子印章技术，使用标书加密工具对电子文件进行加密处理，通过网络上传电子投标文件，因此电子招投标文件急剧增加，加强对电子招投标文件的综合管理也是当前亟待解决的问题。
三、明确科研项目招投标文件管理的目标
对招投标文件进行管理的目标就是要充分挖掘项目招投标文件的参考价值，在以后的项目竞标及研究工作中利用已有的成熟技术及信息资源，降低项目竞标的成本，从科研成果的可转化方面，进行信息资源的开发利用，减少不必要的重复工作，在文件编制过程始终贯彻标准化、规范化原则，不断提高竞标文件的质量和项目竞标成功率。利用已有的科研项目投标文件，提高标书的编制水平，促进竞标工作成功，提升科研项目投标文件的综合管理水平已是迫在眉睫。科研工作的继承性决定了关键技术具有重要的参考价值，通过利用现有的技术信息，可以在很大程度上提高研制工作效率，减少人力物力浪费，从而降低科研工作成本。
四、科研项目招投标文件的管理方法
1.明确招投标文件的管理机构，实现集中统一管理。科研项目竞标文件的分散管理，使文件处于失控的状态，既不能保证文件材料的安全性，相关的技术秘密容易发生泄露，又不能充分发挥文件的利用价值，已有的科研成果信息不能被有效地开发利用，同时还产生了编写相同类型投标资料的重复劳动。明确招投标文件的管理机构，是为了使招投标文件管理更加科学高效，将科研单位的档案部门作为集中统一的招投标文件管理机构，把招投标文件作为科研档案的一种形式，可以防止核心技术信息的外泄，加强对已有信息资源的管理，实行由档案部门集中统一管理招投标文件。
2.采用系统管理方法，实行全程跟踪管理。充足的研发经费是顺利开展科研工作的根本保障，因此科研单位对竞标工作尤为重视。在收到招标通知书后，组织成立竞标团队，包括科研、质量、财务等相关人员，为了更好地完成招投标文件的管理，任命团队成员的同时，下达项目档案员任命。项目档案员负责对竞标文件进行全程跟踪管理，包括项目申请竞标到评标及竞标完成后的资料管理，将投标文件纳入了项目管理范畴，由档案员对项目资料实行全生命周期管理。竞标的项目文件作为产品研发过程的前期资料，是整个项目管理不可缺少组成部分。利用已建立的项目管理系统，开展电子招投标文件的管理，是实现电子文件全生命周期管理的有效措施，在平台上发布招标文件，竞标项目组成员能够及时了解任务需求，根据招标书要求和任务分配表，拟制各种投标文件，当竞标文件编写完成后通过项目管理系统提交投标文件，相关人员在系统中进行审核、校对，档案员负责检查归档，可以有效地保证招投标文件归档完整准确。
3.建立规范的管理制度，开展标准化管理。规范的文件资料管理制度既是保护投标文件秘密的必要条件，也是信息资源得以开发利用的前提条件。招投标文件作为项目管理过程中产生的特殊资料，不同于一般的技术文档，在参照项目档案管理制度的基础上，制定招投标资料的管理制度，明确归档范围、归档时间、归档要求、归档责任者、保管期限等，规范相关人员的责任，例如，档案人员负责收集、著录、编目、整理、提供利用等工作，文件编制人员负责将形成的竞标文件提交归档，包括电子文件与纸质文档，竞标项目经理负责将招标书及竞标过程产生的相关资料归档，相关人员严格按照制度要求进行标准化审查，优化竞标文件管理过程，从而取得最佳的管理成效。
4.强化安全性管理，保证竞标工作顺利开展。在项目竞标中维护招投标文件的安全性是一项重要工作，竞标项目文件具有的技术和管理秘密，是科研单位技术实力和管理水平的集成与展示，也是项目竞标取得成功的根本。对竞标文件实现安全性管理在于：采取必要的安全措施，明确文件的利用范围、使用权限、借阅时效、保密要求等，从制度和管理两方面保障文件的安全性，对文件形成、制作、投标、归档、利用等各环节实现有效监督控制，确保竞标文件得到妥善合理的保存、使用。在构建文件安全管理体系时，还应考虑网络安全机制、信息系统安全、信息安全技术对文件安全研究的影响，在实践中建设基于全载体、全过程、全范围的文件信息安全体系。
5.构建信息反馈机制，实现利用效果管控。通过建立信息反馈机制，发现文件信息管理中存在的问题，不断提高工作效率，采用数据统计方法，对招投标文件的利用效果进行跟踪管理，收集利用过程中产生的经济效益和社會效益。信息反馈制度的贯彻实施，不仅促进了投标文件的编制工作不断完善，有助于在以后的项目竞标准备过程中，更好地制作高质量的竞标资料，同时还可以借鉴已有的先进技术成果，使研发工作更有成效。
在当前市场经济条件下，科研项目的招投标工作有效地提升了参与竞标科研单位的竞争力，实现科研项目招投标文件的规范化管理，有利用于实现文件信息资源的共享，充分发挥招投标文件的利用价值，促进科研项目竞标工作，积极推进科研工作的快速高效发展。
作者简介：杨晓红（1968—）女。安徽合肥人。中国电子科技集团公司第三十八研究所副研究馆员。研究方向：科技档案管理。
关键词：招投标 文件管理 现状 对策
随着云计算和大数据技术的发展，科研项目更多地立足于现代科学技术发展的成果，为了充分发挥现有的技术优势，根据《中华人民共和国政府采购法》（2014年修订）第二十六条规定：公开招标应作为政府采购的主要采购方式，采用竞标方式得到资金资助开展科技研发工作，已成为当今科研项目获取政府财政扶持的重要举措。 在科研项目竞标活动中，科研单位形成了大量的项目竞标文件，如何充分发挥竞标文件的资源优势，有效地开发利用竞标文件信息资源，已成为科研单位日益关注的重要问题。
一、科研项目竞标
科研项目较其它项目具有研发周期长短不同、投资规模大小不等、各单位科研实力强弱不均等特点，因此科研项目竞标是优化项目管理及推动技术进步的必然趋势，它极大地促进了科研工作积极良性发展，由于项目招标的要求不同，由此产生的投标文件各有不同，这些投标文件凝聚了科研人员智慧和创造力，不仅是科研单位的技术秘密，而且展示了研制单位的核心竞争力。我们对招投标文件进行有效地管理利用，既可以提高科研项目竞标工作效率，节约不必要的重复劳动，又能够为科研项目竞标工作的实施提供强有力的技术知识储备。
二、科研项目招投标文件管理现状
科研项目的招投标文件是在竞标过程中产生的各类文件资料的总称，包括招标文件和投标文件，招标文件是招标采购单位根据招标项目的特点和需求编制的文件，包含：公开招标公告、招标需求、投标人须知、评标方法和标准、合同主要条款、投标文件格式；投标文件是根据招标文件的要求拟制的文件，包含授权书、专家审查索引表、综合部分、技术方案、价格方案等，有纸质文件、光盘等电子文件，完整、准确的投标文件是竞标成功的根本保障。由于竞标工作目标明确——中标，科研单位精力大多集中在投标文件的组织编写和内容格式的审核方面，在投标文件的管理和信息资源的开发利用方面的实践和探索还比较少，目前因缺乏规范的管理要求，在项目竞标工作完成后，招投标文件常处于分散管理状态：有的文件由竞标项目组织人员保存，有的文件由投标文件编制人员管理，有的文件由收文部门保存。因此，招投标文件的管理呈现出无序、混乱的状态，不利于宝贵的文档资源的保护和提供利用。
由于项目电子化招投标工作的推进，利用专门标书制作软件编制电子投标文件，采用数据签名和电子印章技术，使用标书加密工具对电子文件进行加密处理，通过网络上传电子投标文件，因此电子招投标文件急剧增加，加强对电子招投标文件的综合管理也是当前亟待解决的问题。
三、明确科研项目招投标文件管理的目标
对招投标文件进行管理的目标就是要充分挖掘项目招投标文件的参考价值，在以后的项目竞标及研究工作中利用已有的成熟技术及信息资源，降低项目竞标的成本，从科研成果的可转化方面，进行信息资源的开发利用，减少不必要的重复工作，在文件编制过程始终贯彻标准化、规范化原则，不断提高竞标文件的质量和项目竞标成功率。利用已有的科研项目投标文件，提高标书的编制水平，促进竞标工作成功，提升科研项目投标文件的综合管理水平已是迫在眉睫。科研工作的继承性决定了关键技术具有重要的参考价值，通过利用现有的技术信息，可以在很大程度上提高研制工作效率，减少人力物力浪费，从而降低科研工作成本。
四、科研项目招投标文件的管理方法
1.明确招投标文件的管理机构，实现集中统一管理。科研项目竞标文件的分散管理，使文件处于失控的状态，既不能保证文件材料的安全性，相关的技术秘密容易发生泄露，又不能充分发挥文件的利用价值，已有的科研成果信息不能被有效地开发利用，同时还产生了编写相同类型投标资料的重复劳动。明确招投标文件的管理机构，是为了使招投标文件管理更加科学高效，将科研单位的档案部门作为集中统一的招投标文件管理机构，把招投标文件作为科研档案的一种形式，可以防止核心技术信息的外泄，加强对已有信息资源的管理，实行由档案部门集中统一管理招投标文件。
2.采用系统管理方法，实行全程跟踪管理。充足的研发经费是顺利开展科研工作的根本保障，因此科研单位对竞标工作尤为重视。在收到招标通知书后，组织成立竞标团队，包括科研、质量、财务等相关人员，为了更好地完成招投标文件的管理，任命团队成员的同时，下达项目档案员任命。项目档案员负责对竞标文件进行全程跟踪管理，包括项目申请竞标到评标及竞标完成后的资料管理，将投标文件纳入了项目管理范畴，由档案员对项目资料实行全生命周期管理。竞标的项目文件作为产品研发过程的前期资料，是整个项目管理不可缺少组成部分。利用已建立的项目管理系统，开展电子招投标文件的管理，是实现电子文件全生命周期管理的有效措施，在平台上发布招标文件，竞标项目组成员能够及时了解任务需求，根据招标书要求和任务分配表，拟制各种投标文件，当竞标文件编写完成后通过项目管理系统提交投标文件，相关人员在系统中进行审核、校对，档案员负责检查归档，可以有效地保证招投标文件归档完整准确。
3.建立规范的管理制度，开展标准化管理。规范的文件资料管理制度既是保护投标文件秘密的必要条件，也是信息资源得以开发利用的前提条件。招投标文件作为项目管理过程中产生的特殊资料，不同于一般的技术文档，在参照项目档案管理制度的基础上，制定招投标资料的管理制度，明确归档范围、归档时间、归档要求、归档责任者、保管期限等，规范相关人员的责任，例如，档案人员负责收集、著录、编目、整理、提供利用等工作，文件编制人员负责将形成的竞标文件提交归档，包括电子文件与纸质文档，竞标项目经理负责将招标书及竞标过程产生的相关资料归档，相关人员严格按照制度要求进行标准化审查，优化竞标文件管理过程，从而取得最佳的管理成效。
4.强化安全性管理，保证竞标工作顺利开展。在项目竞标中维护招投标文件的安全性是一项重要工作，竞标项目文件具有的技术和管理秘密，是科研单位技术实力和管理水平的集成与展示，也是项目竞标取得成功的根本。对竞标文件实现安全性管理在于：采取必要的安全措施，明确文件的利用范围、使用权限、借阅时效、保密要求等，从制度和管理两方面保障文件的安全性，对文件形成、制作、投标、归档、利用等各环节实现有效监督控制，确保竞标文件得到妥善合理的保存、使用。在构建文件安全管理体系时，还应考虑网络安全机制、信息系统安全、信息安全技术对文件安全研究的影响，在实践中建设基于全载体、全过程、全范围的文件信息安全体系。
5.构建信息反馈机制，实现利用效果管控。通过建立信息反馈机制，发现文件信息管理中存在的问题，不断提高工作效率，采用数据统计方法，对招投标文件的利用效果进行跟踪管理，收集利用过程中产生的经济效益和社會效益。信息反馈制度的贯彻实施，不仅促进了投标文件的编制工作不断完善，有助于在以后的项目竞标准备过程中，更好地制作高质量的竞标资料，同时还可以借鉴已有的先进技术成果，使研发工作更有成效。
在当前市场经济条件下，科研项目的招投标工作有效地提升了参与竞标科研单位的竞争力，实现科研项目招投标文件的规范化管理，有利用于实现文件信息资源的共享，充分发挥招投标文件的利用价值，促进科研项目竞标工作，积极推进科研工作的快速高效发展。
作者简介：杨晓红（1968—）女。安徽合肥人。中国电子科技集团公司第三十八研究所副研究馆员。研究方向：科技档案管理。