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摘要：目前，我国高校办公自动化系统发展迅速，然而在信息与科技不断发展变化的外部环境中，其开发和使用遇到了新的问题。通过对高校0A的需求分析，结合KM、OAS和高校三者各自的特点，设计一种基于知识管理的高校OAS平台，能够最终提高办公效率、服务质量和决策水平。
关键词：办公自动化；网络技术；知识管理；需求
辦公自动化，简称OA(Office Automation)，就是利用先进的网络技术和设备结合在一起，改变传统办公手段，融组织、控制、信息、通信、知识于一体，实现办公信息化和决策科学化、智能化，强调人与人之间、各部门之间、组织之间进行有效的交流、沟通和共享来提高办公效率和办公质量，减轻劳动强度，方便管理和决策。
知识管理(Knowledge Management，KM)是一个系统工程，它关注的是如何获取、组织、利用和传播散布在组织信息系统和人们头脑中的知识。知识管理的目标是以信息技术为载体，构造一个人与知识的互动环境，使它们相互促进、相互激励，形成良性循环，促进组织有效地利用知识，把知识资本转化为生产力。
目前，我国高校OA系统发展迅速，但在OA系统的开发和使用中遇到了新的挑战，特别是各部门事务处理中的信息、知识共享、知识挖掘等方面的问题。如：如何充分发挥校园网的作用，更好地挖掘校园网的信息、知识来提高办公效率、服务质量和管理水平，是高校建设与管理中值得研究解决的问题。
一、高校OA的需求分析
1 是高校自身建设的现实需求。随着高等教育的快速发展，高校的办学规模日益扩大。高校快速发展后，事务处理任务加重、难度加大，新情况、新问题将不断出现，管理的信息化、网络化、智能化、综合化等已成为高校自身建设的主要问题。与此同时，目前大多高校存在几个校区且相隔一定距离，传统办公已不能适应要求，客观上要求有新型的、信息化的、网络化的办公系统，解决多校区远程办公问题。因此，当前高校自身建设现实需要OA系统。
2 是高校科学管理的客观需求。在当今知识社会的影响下，教育的管理思想，高校的管理模式也不可避免地受到其影响，也时时刻刻地推动其变革。目前高校组织结构庞大，管理头绪多，各种事务处理起来往往涉及到多个部门，需要改变办公模式，提高办公效率、服务质量和管理水平，使高校中各部门管理者科学地管理其事务。因此，高校要科学管理事务也客观需要OA。
3 是高校国际化办学的必然需求。随着我国加入WTO，高等教育也要逐步与国际接轨，国内高校要遵循高校发展的内在规律，借鉴国际高水平高校成熟的经验和做法，包括学习先进的管理理念和机制、管理手段和方法，因此构建高效、先进、实用的OA系统是高校国际化办学的必然需求。
4 是我国信息化建设的时代需求。在现阶段，信息化程度已成为衡量一个国家、一个地区、一个单位综合竞争力的重要标志。此外，高校作为高新技术的发源地，要提高服务社会的质量，拓展服务社会的功能，步入经济、社会发展的舞台，就必须借助OA，加快对信息、知识的创造和加工、传播和应用。因此，高校OA是我国信息化建设的时代需求。
二、基于知识管理的高校OA系统的新理念
基于知识管理的高校OA系统，简称KM-COAS(College Office Automation System Based 0n Knowl-edge Management)，是以知识管理为核心的新一代OA系统。它是建立在校园网平台之上，旨在帮助高校实现动态的信息和知识的管理。它将在实现办公信息、知识共享的基础上，为各部门事务处理的每一个环节提供所需要的相关知识。知识时代的高校事务处理的对象瞬息万变，要求作为高校日常事务处理的基础平台能够提供足够的灵活应变和开放交互能力。KM-COAS是高校校园网的主要功能，是高校管理、信息化建设的基础。
KM-COAS与传统高校OA系统相比存在着明显的区别：第一，KM-COAS重视办公人员通过校园网可以随时随地得到自己所需信息。第二，KM-COAS涵盖全面的信息处理，例如信息的发布、分类、采集、搜索和加工等环节。第三，KM-COAS建立数据仓库对数据进行深层次的挖掘和统计分析。
KM-COAS以知识管理为核心，有如下突出特点：第一，实时通讯，交流。学生、教师、领导与专家可以在线交流，采用多线程讨论、文档共享等方式。除此以外，它还提供移动通讯设备的支持手机的WAP接入访问、手机短信等功能。第二，数据来源，系统功能丰富。KM-COAS中信息不仅包括电子邮件信息、文件系统中的文件，还有关系型数据库、数据仓库中的数据以及INTERNET上的数据。
三、基于知识管理的高校OAS的设计
1 KM-COAS的设计思想
KM-COAS建立在校园网平台之上，以知识管理为核心的OA系统，将抽象的知识管理理论与具体的IT技术相结合，采用Web交互界面，以单一登录：统一界面和相同的风格来构建高校的信息通道。要求用户界面简洁，操作简单，易学易用。以模块化结构的方式将各子系统通过核心服务模块实现无缝集成。
在设计和规划KM-COAS过程中，应充分利用知识管理的思想，避免传统狭隘的OA的影响，充分考虑到高校的特点，树立先进的、超前的理念。KM-COAS涵盖了高校所有事务，但由于各部门事务的相对独立性，系统既要保证整体的统一性、完整性，又要考虑各部门信息及操作的独立性，既要考虑结构灵活、便于扩充维护，并且要兼顾与其他应用软件的衔接和过渡，又要用科学管理的理念重新规范高校工作流程；既要考虑数据的安全性和可靠性，又要考虑公共、共享数据的完整性、一致性和标准化。
2 KM-COAS平台模型
该模型中，顶层是办公应用系统平台，面向最终办公用户。根据用户所在部门用户能够完成日常办公、事务处理、日程安排、电子邮件、手机短信、在线交流等办公业务。底层是校园网基础平台，是该模型软硬件资源。知识库是该模型的数据中心，包括各类关系型数据库组成的信息知识资源。知识管理平台则是该模型的核心部分，包含知识分类、知识检索、知识挖掘、知识反馈和各类知识权限的设置等，为数据交换和共享以及应用开发提供一个平台。
3 KM-COAS的功能设计
随着网络技术的飞速发展，以及高校规模的不断扩大，校园内外对于高校办公效率的要求不断提高，因此对于高校OAS的要求就更高了。整个系统搭建在校园网的基础上，系统用户进行统一管理，用户使用一个账户和密码就可以使用系统中的指定模块，按照各自岗位职责分配所需的功能模块。这样不仅极大地方便系统管理，也方便用户办公。
KM-COAS是一个基于知识管理的信息综合环境 的体系，以先进的B／S架构及消息传递、协同工作和知识管理为核心的全方位无纸化办公系统。本系统是一个覆盖高校各级党政职能部门的综合性信息办公系统，主要解决办公中的信息、知識积累与共享问题。系统的实现技术采用，NET 2.0框架和VB，NET 2005为脚本语言，后台数据库支撑则采用SQL SERVER 2005。
4 KM-COAS开发中的支撑关键技术
(1)宽带网络技术。校园网为KM-COAS的实施提供了一个开放的、公共的工作空间与平台。Web技术是建立在Internet上的全球性的、交互的、动态的、多平台的、分布式的应用技术，是实现B／S结构网络应用系统的客户端的主要开发技术。在信息高速公路建设中，建立数字化的宽带网络，能为KM-COAS提供强大的硬件环境。网络速度直接影响KM-COAS的性能与效率，要实现“即连即用”的校园网，宽带网络技术是先决条件。
(2)异构数据库同步访问技术。高校内部现有的应用系统很多都是构建在数据库管理系统，特别是关系数据库系统之上。由于数据的多样性，给用户访问造成了诸多不便。为了包容现行基于各种关系数据库系统之上的各种业务管理系统，KM-COAS提供各种流行数据库系统到标准数据库系统的接口，通过数据迁移和同步系统，实现异构数据库之间的平滑接人。同时，系统提供高校办公门户，通过高校办公门户，用户就能透明地使用KM-COAS乃至整个网络信息资源，实现对异构数据库的统一查询和同步访问。
(3)知识挖掘技术。KM-COAS能够提供强大的知识管理工具和信息挖掘工具，可对高校办公信息、知识进行清理、抽取和转换，构建办公知识库，并利用基于内容的查询挖掘技术，综合高校各个部门的需求，建立KM-COAS数据挖掘系统。对于访问者来说整个网络就是一个资源，不用去一个一个地访问查找相关信息，真正实现“一步到位”。
(4)信息安全技术。由于KM-COAS是在校园网络基础上运行的，校园网与互联网相连，一方面，互联网本身固有的跨国界性、易受攻击性和公开性，使得KM-COAS的安全和保密问题日益突出。另一方面，从校园网内部来说，也有把握好信息共享与保密尺度的问题，各部门拥有的数据也有在一定的范围发布的问题，这些给KM-COAS信息安全的保密、防范等提出了难度。
为加强KM-COAS的安全保密性，可采取以下几方面的有效措施：第一，提高硬件系统及其环境的安全可靠性；第二，提高不同用户模块的相对独立性；第三，加强技术性的安全措施和管理意识上的防范。从而来构建完善的信息安全机制，最终使KM-COAS的安全性与方便性得到保证。
四、结束语
本文通过对高校OA的需求分析，结合KM、OAS和高校三者各自的特点，设计了一种基于知识管理的高校OAS平台即KM-COAS，最终的目标是要提高办公效率、服务质量和科学决策水平。
关键词：办公自动化；网络技术；知识管理；需求
辦公自动化，简称OA(Office Automation)，就是利用先进的网络技术和设备结合在一起，改变传统办公手段，融组织、控制、信息、通信、知识于一体，实现办公信息化和决策科学化、智能化，强调人与人之间、各部门之间、组织之间进行有效的交流、沟通和共享来提高办公效率和办公质量，减轻劳动强度，方便管理和决策。
知识管理(Knowledge Management，KM)是一个系统工程，它关注的是如何获取、组织、利用和传播散布在组织信息系统和人们头脑中的知识。知识管理的目标是以信息技术为载体，构造一个人与知识的互动环境，使它们相互促进、相互激励，形成良性循环，促进组织有效地利用知识，把知识资本转化为生产力。
目前，我国高校OA系统发展迅速，但在OA系统的开发和使用中遇到了新的挑战，特别是各部门事务处理中的信息、知识共享、知识挖掘等方面的问题。如：如何充分发挥校园网的作用，更好地挖掘校园网的信息、知识来提高办公效率、服务质量和管理水平，是高校建设与管理中值得研究解决的问题。
一、高校OA的需求分析
1 是高校自身建设的现实需求。随着高等教育的快速发展，高校的办学规模日益扩大。高校快速发展后，事务处理任务加重、难度加大，新情况、新问题将不断出现，管理的信息化、网络化、智能化、综合化等已成为高校自身建设的主要问题。与此同时，目前大多高校存在几个校区且相隔一定距离，传统办公已不能适应要求，客观上要求有新型的、信息化的、网络化的办公系统，解决多校区远程办公问题。因此，当前高校自身建设现实需要OA系统。
2 是高校科学管理的客观需求。在当今知识社会的影响下，教育的管理思想，高校的管理模式也不可避免地受到其影响，也时时刻刻地推动其变革。目前高校组织结构庞大，管理头绪多，各种事务处理起来往往涉及到多个部门，需要改变办公模式，提高办公效率、服务质量和管理水平，使高校中各部门管理者科学地管理其事务。因此，高校要科学管理事务也客观需要OA。
3 是高校国际化办学的必然需求。随着我国加入WTO，高等教育也要逐步与国际接轨，国内高校要遵循高校发展的内在规律，借鉴国际高水平高校成熟的经验和做法，包括学习先进的管理理念和机制、管理手段和方法，因此构建高效、先进、实用的OA系统是高校国际化办学的必然需求。
4 是我国信息化建设的时代需求。在现阶段，信息化程度已成为衡量一个国家、一个地区、一个单位综合竞争力的重要标志。此外，高校作为高新技术的发源地，要提高服务社会的质量，拓展服务社会的功能，步入经济、社会发展的舞台，就必须借助OA，加快对信息、知识的创造和加工、传播和应用。因此，高校OA是我国信息化建设的时代需求。
二、基于知识管理的高校OA系统的新理念
基于知识管理的高校OA系统，简称KM-COAS(College Office Automation System Based 0n Knowl-edge Management)，是以知识管理为核心的新一代OA系统。它是建立在校园网平台之上，旨在帮助高校实现动态的信息和知识的管理。它将在实现办公信息、知识共享的基础上，为各部门事务处理的每一个环节提供所需要的相关知识。知识时代的高校事务处理的对象瞬息万变，要求作为高校日常事务处理的基础平台能够提供足够的灵活应变和开放交互能力。KM-COAS是高校校园网的主要功能，是高校管理、信息化建设的基础。
KM-COAS与传统高校OA系统相比存在着明显的区别：第一，KM-COAS重视办公人员通过校园网可以随时随地得到自己所需信息。第二，KM-COAS涵盖全面的信息处理，例如信息的发布、分类、采集、搜索和加工等环节。第三，KM-COAS建立数据仓库对数据进行深层次的挖掘和统计分析。
KM-COAS以知识管理为核心，有如下突出特点：第一，实时通讯，交流。学生、教师、领导与专家可以在线交流，采用多线程讨论、文档共享等方式。除此以外，它还提供移动通讯设备的支持手机的WAP接入访问、手机短信等功能。第二，数据来源，系统功能丰富。KM-COAS中信息不仅包括电子邮件信息、文件系统中的文件，还有关系型数据库、数据仓库中的数据以及INTERNET上的数据。
三、基于知识管理的高校OAS的设计
1 KM-COAS的设计思想
KM-COAS建立在校园网平台之上，以知识管理为核心的OA系统，将抽象的知识管理理论与具体的IT技术相结合，采用Web交互界面，以单一登录：统一界面和相同的风格来构建高校的信息通道。要求用户界面简洁，操作简单，易学易用。以模块化结构的方式将各子系统通过核心服务模块实现无缝集成。
在设计和规划KM-COAS过程中，应充分利用知识管理的思想，避免传统狭隘的OA的影响，充分考虑到高校的特点，树立先进的、超前的理念。KM-COAS涵盖了高校所有事务，但由于各部门事务的相对独立性，系统既要保证整体的统一性、完整性，又要考虑各部门信息及操作的独立性，既要考虑结构灵活、便于扩充维护，并且要兼顾与其他应用软件的衔接和过渡，又要用科学管理的理念重新规范高校工作流程；既要考虑数据的安全性和可靠性，又要考虑公共、共享数据的完整性、一致性和标准化。
2 KM-COAS平台模型
该模型中，顶层是办公应用系统平台，面向最终办公用户。根据用户所在部门用户能够完成日常办公、事务处理、日程安排、电子邮件、手机短信、在线交流等办公业务。底层是校园网基础平台，是该模型软硬件资源。知识库是该模型的数据中心，包括各类关系型数据库组成的信息知识资源。知识管理平台则是该模型的核心部分，包含知识分类、知识检索、知识挖掘、知识反馈和各类知识权限的设置等，为数据交换和共享以及应用开发提供一个平台。
3 KM-COAS的功能设计
随着网络技术的飞速发展，以及高校规模的不断扩大，校园内外对于高校办公效率的要求不断提高，因此对于高校OAS的要求就更高了。整个系统搭建在校园网的基础上，系统用户进行统一管理，用户使用一个账户和密码就可以使用系统中的指定模块，按照各自岗位职责分配所需的功能模块。这样不仅极大地方便系统管理，也方便用户办公。
KM-COAS是一个基于知识管理的信息综合环境 的体系，以先进的B／S架构及消息传递、协同工作和知识管理为核心的全方位无纸化办公系统。本系统是一个覆盖高校各级党政职能部门的综合性信息办公系统，主要解决办公中的信息、知識积累与共享问题。系统的实现技术采用，NET 2.0框架和VB，NET 2005为脚本语言，后台数据库支撑则采用SQL SERVER 2005。
4 KM-COAS开发中的支撑关键技术
(1)宽带网络技术。校园网为KM-COAS的实施提供了一个开放的、公共的工作空间与平台。Web技术是建立在Internet上的全球性的、交互的、动态的、多平台的、分布式的应用技术，是实现B／S结构网络应用系统的客户端的主要开发技术。在信息高速公路建设中，建立数字化的宽带网络，能为KM-COAS提供强大的硬件环境。网络速度直接影响KM-COAS的性能与效率，要实现“即连即用”的校园网，宽带网络技术是先决条件。
(2)异构数据库同步访问技术。高校内部现有的应用系统很多都是构建在数据库管理系统，特别是关系数据库系统之上。由于数据的多样性，给用户访问造成了诸多不便。为了包容现行基于各种关系数据库系统之上的各种业务管理系统，KM-COAS提供各种流行数据库系统到标准数据库系统的接口，通过数据迁移和同步系统，实现异构数据库之间的平滑接人。同时，系统提供高校办公门户，通过高校办公门户，用户就能透明地使用KM-COAS乃至整个网络信息资源，实现对异构数据库的统一查询和同步访问。
(3)知识挖掘技术。KM-COAS能够提供强大的知识管理工具和信息挖掘工具，可对高校办公信息、知识进行清理、抽取和转换，构建办公知识库，并利用基于内容的查询挖掘技术，综合高校各个部门的需求，建立KM-COAS数据挖掘系统。对于访问者来说整个网络就是一个资源，不用去一个一个地访问查找相关信息，真正实现“一步到位”。
(4)信息安全技术。由于KM-COAS是在校园网络基础上运行的，校园网与互联网相连，一方面，互联网本身固有的跨国界性、易受攻击性和公开性，使得KM-COAS的安全和保密问题日益突出。另一方面，从校园网内部来说，也有把握好信息共享与保密尺度的问题，各部门拥有的数据也有在一定的范围发布的问题，这些给KM-COAS信息安全的保密、防范等提出了难度。
为加强KM-COAS的安全保密性，可采取以下几方面的有效措施：第一，提高硬件系统及其环境的安全可靠性；第二，提高不同用户模块的相对独立性；第三，加强技术性的安全措施和管理意识上的防范。从而来构建完善的信息安全机制，最终使KM-COAS的安全性与方便性得到保证。
四、结束语
本文通过对高校OA的需求分析，结合KM、OAS和高校三者各自的特点，设计了一种基于知识管理的高校OAS平台即KM-COAS，最终的目标是要提高办公效率、服务质量和科学决策水平。