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[摘 要]2001年全国高等学校进行了后勤社会化改革，各高校成立了后勤集团或多个后勤服务中心，模式不尽相同。随着机构的改变，档案管理人员、归档范围都发生了变化，后勤档案工作也面临新的形势和挑战。后勤部门形成的档案门类众多，特别是基建、设备档案，对保障学校正常运转有着重要的意义。那么，要使高校档案信息功效最大化，就要掌握其特点，找出高校档案信息建设过程中存在的问题和化解问题的方法和途径，做到齐全完整归档，功效发挥优良，更好地为教学、科研服务。
[关键词]高校档案 信息功效 途径
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）12-0227-01
一、高校檔案信息的主要特点
高等学校档案信息是指高等学校在以往的教育教学、科学研究、党政管理以及其他各项实践活动直接形成的，具有清晰、确定的原始作用的固化信息。高等学校档案信息是各高等学校办学历程中事实和经过的真实而清晰的记录，是教育者知识、智慧和经验的结晶，其特点主要有以下几点：
1、高校作为重要的人才培养和输送单位，拥有各类优秀人才的全部档案信息，为各用人单位提供真实可靠的参考依据，便于其综合客观地了解、选用人才。
2、高校作为科技前沿，拥有众多的科研成果信息，为企业开发新产品、新项目提供了智力支持，使学校科研与企业发展有机地结合，实现了社会效益与经济效益的双赢。
3、高校作为教育教学管理的最高学府，专业面向较广，知识密集，教育层次较多，拥有不同类型、不同层次、优质的教学资源，如教学案例、教学课件、教学素材等，这些信息资源为网络教学、继续教育提供了有力保障，使终身教育变为可能，体现了教育公平。这些特点充分体现了高校档案信息较高的含金量和实用价值。因此，高校档案信息资源的共享对档案信息资源的应用起着举足轻重的作用。档案信息化就是要更好地为利用者服务，实现档案服务社会的目的。
二、高校档案信息化建设存在的问题
1、概念上的误区
目前，高校的档案管理大多已告别传统的手工操作，采用计算机管理，但现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上。这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据，也就是说，这种模式仅局限于档案工作的内部编目和检索等环节。这充其量只能叫做档案电子化，不是档案信息化。
2、观念问题
随着高校的扩招及办学规模的扩大，为了突出办学特色，提高经济效益，各高校在建设投入上更重视教学、科研及基础建设工作，追求大而全自成体系的格局。这导致了高校档案管理存在小而全的倾向，档案管理机构注重纵向的领导关系，忽视了横向的部门联系，信息相对封闭，交流能力差，形成了信息孤岛现象。高校的各类优质档案信息无法进行整合，不能相互取长补短，制约了档案信息的有效利用。信息资源不能共享，在某种意义上就意味着信息资源的浪费。因此，只有做到真正意义上的信息资源共享才能实现档案信息化。
3、技术问题
由于各高校档案馆建设采用的硬件平台、软件平台和应用系统等不相同，而且不同的档案部门，或同一档案部门的不同的信息化业务环节，会采用不同的多种多样的信息技术，使用不同的管理软件，这样就形成了信息资源共享技术上的壁垒，而且对于网络环境安全性的保障、黑客攻击的防范等技术支持也要求很高。因此，各高校间的档案部门无法形成信息互访机制，制约着高校档案信息资源充分共享。
4、管理问题
实现档案资源共享必须整合各个高校、各个部门的资源，会打破原有的管理体系，管理问题如果处理不好，会带来混乱。高校档案部门原有的相对封闭的管理体系一直制约着档案信息化的发展，信息化意味着资源共享，资源共享则必须要打破封闭体系。各个高校的档案部门不能再各自为政，而是要统一起来、协调起来、形成一个整体。各个档案部门的职能、隶属关系以及分工都需要重新界定，各个部门要建立迅速快捷的广泛联系，档案资料的存储、审批和流转也要发生变化。这些变化所带来的管理问题无法依靠高校档案部门自身解决，而要寻求更好的解决方法。
三、高校档案信息功效最大化过程中必须要经过的步骤
1、明确概念
档案信息化是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。即是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为中心的转变过程，强调对档案资源的利用。如果不能更好地理解档案信息化的意义，只是停留在档案电子化的认识中，档案工作就永远无法得到科学的发展，档案作为重要的本源性信息源也无法实现自身价值的最大化。
2、转变观念
各高校要树立大局意识，以科学发展观为统领，从国家及自身发展的长远利益出发，不计个体得失，打破技术上的壁垒，互相取长补短，实现信息资源的共享。在信息资源管理环境下，应积极运用现代信息技术，建立档案信息数据库，依照学校自身的专业特点开发出具有独具特色的档案信息网页、网站，实现档案资源的合理配置与有序开发。以不断提高档案资源的数字化、一体化、模块化、网络化水平，并主动与相关外部信息服务网络建立资源共享关系，为实施信息资源有效管理和利用搭建广阔的信息共享环境和创新平台。
3、完善技术
一方面，要重视数据库建设，各高校档案部门应避免重复开发，联合构建档案信息集成系统，建立集约化的、丰富的、系统的档案信息资源库，为档案信息资源的共享提供物质基础；另一方面，要统一数据库格式，研究和制定一套通用的数据规范，有了统一交换格式，才能对来自各个高校的档案信息资源进行深度整合，建立统一的、不同主题的教育信息数据库，以此来实现各个高校之间的优势互补、整体优化、动态开放、过程管理及创造性融合。当然，最重要的还是要建立可靠的安全保障体系，采取有效的安全防范措施，制定相关法规制度，确保档案信息在共享过程中的安全高效。
4、建立配套的管理机构
成立档案信息服务中心。高校档案信息服务中心是各学校间的连接纽带，同时还兼具档案保管、档案整理、处置和提供档案查询、利用等功能的管理机构，迎合了档案事业管理的要求和档案事业发展的时代需求，具有经济高效的优点。也就是说，高校档案信息服务中心是一个专业化的管理机构，能有效协调各高校间信息的相互利用，可将重要的信息资源直接监控和保护，便于实现档案信息管理和资源共享。由于它不仅仅局限于高校档案信息的收集、加工、整理与储存，更主要的是负责档案信息资源的开发、传播与利用服务。因此1能够将潜藏在档案资源中的使用价值充分挖掘出来，使档案信息资源增值，以此来满足社会公众用户和校内用户的利用需求。
5、提高档案管理人员专业素质
任何工作都不能缺少人力保障。首先，档案管理人员要提高自身业务能力，面对各种新兴事物，档案管理者的工作不应仅停留在整理归档的层次，满足于“资料全，保管员”的水平，而要主动适应时代的发展，努力学习新技术、新方法，成为既精通传统的档案业务，又懂计算机、网络技术的复合型人才，还应积极尝试档案信息编研等创新性工作，成为信息和知识的导航员。其次，档案管理人员还要转变服务意识，摆脱以往“重管理，轻服务”的单纯管理模式，把单一、分散、封闭的档案信息转化为综合、集中、开放、跨越时空界限的多元化、社会化的档案信息。档案管理人员要变被动服务为主动服务，以使用者为中心，充分挖掘档案信息的功效性，创造多元服务模式，利用各种服务手段，在档案信息资源共享的前提下，实现档案信息利用的最优化，从而提高档案信息资源管理的质量。
[关键词]高校档案 信息功效 途径
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2013）12-0227-01
一、高校檔案信息的主要特点
高等学校档案信息是指高等学校在以往的教育教学、科学研究、党政管理以及其他各项实践活动直接形成的，具有清晰、确定的原始作用的固化信息。高等学校档案信息是各高等学校办学历程中事实和经过的真实而清晰的记录，是教育者知识、智慧和经验的结晶，其特点主要有以下几点：
1、高校作为重要的人才培养和输送单位，拥有各类优秀人才的全部档案信息，为各用人单位提供真实可靠的参考依据，便于其综合客观地了解、选用人才。
2、高校作为科技前沿，拥有众多的科研成果信息，为企业开发新产品、新项目提供了智力支持，使学校科研与企业发展有机地结合，实现了社会效益与经济效益的双赢。
3、高校作为教育教学管理的最高学府，专业面向较广，知识密集，教育层次较多，拥有不同类型、不同层次、优质的教学资源，如教学案例、教学课件、教学素材等，这些信息资源为网络教学、继续教育提供了有力保障，使终身教育变为可能，体现了教育公平。这些特点充分体现了高校档案信息较高的含金量和实用价值。因此，高校档案信息资源的共享对档案信息资源的应用起着举足轻重的作用。档案信息化就是要更好地为利用者服务，实现档案服务社会的目的。
二、高校档案信息化建设存在的问题
1、概念上的误区
目前，高校的档案管理大多已告别传统的手工操作，采用计算机管理，但现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上。这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据，也就是说，这种模式仅局限于档案工作的内部编目和检索等环节。这充其量只能叫做档案电子化，不是档案信息化。
2、观念问题
随着高校的扩招及办学规模的扩大，为了突出办学特色，提高经济效益，各高校在建设投入上更重视教学、科研及基础建设工作，追求大而全自成体系的格局。这导致了高校档案管理存在小而全的倾向，档案管理机构注重纵向的领导关系，忽视了横向的部门联系，信息相对封闭，交流能力差，形成了信息孤岛现象。高校的各类优质档案信息无法进行整合，不能相互取长补短，制约了档案信息的有效利用。信息资源不能共享，在某种意义上就意味着信息资源的浪费。因此，只有做到真正意义上的信息资源共享才能实现档案信息化。
3、技术问题
由于各高校档案馆建设采用的硬件平台、软件平台和应用系统等不相同，而且不同的档案部门，或同一档案部门的不同的信息化业务环节，会采用不同的多种多样的信息技术，使用不同的管理软件，这样就形成了信息资源共享技术上的壁垒，而且对于网络环境安全性的保障、黑客攻击的防范等技术支持也要求很高。因此，各高校间的档案部门无法形成信息互访机制，制约着高校档案信息资源充分共享。
4、管理问题
实现档案资源共享必须整合各个高校、各个部门的资源，会打破原有的管理体系，管理问题如果处理不好，会带来混乱。高校档案部门原有的相对封闭的管理体系一直制约着档案信息化的发展，信息化意味着资源共享，资源共享则必须要打破封闭体系。各个高校的档案部门不能再各自为政，而是要统一起来、协调起来、形成一个整体。各个档案部门的职能、隶属关系以及分工都需要重新界定，各个部门要建立迅速快捷的广泛联系，档案资料的存储、审批和流转也要发生变化。这些变化所带来的管理问题无法依靠高校档案部门自身解决，而要寻求更好的解决方法。
三、高校档案信息功效最大化过程中必须要经过的步骤
1、明确概念
档案信息化是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。即是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为中心的转变过程，强调对档案资源的利用。如果不能更好地理解档案信息化的意义，只是停留在档案电子化的认识中，档案工作就永远无法得到科学的发展，档案作为重要的本源性信息源也无法实现自身价值的最大化。
2、转变观念
各高校要树立大局意识，以科学发展观为统领，从国家及自身发展的长远利益出发，不计个体得失，打破技术上的壁垒，互相取长补短，实现信息资源的共享。在信息资源管理环境下，应积极运用现代信息技术，建立档案信息数据库，依照学校自身的专业特点开发出具有独具特色的档案信息网页、网站，实现档案资源的合理配置与有序开发。以不断提高档案资源的数字化、一体化、模块化、网络化水平，并主动与相关外部信息服务网络建立资源共享关系，为实施信息资源有效管理和利用搭建广阔的信息共享环境和创新平台。
3、完善技术
一方面，要重视数据库建设，各高校档案部门应避免重复开发，联合构建档案信息集成系统，建立集约化的、丰富的、系统的档案信息资源库，为档案信息资源的共享提供物质基础；另一方面，要统一数据库格式，研究和制定一套通用的数据规范，有了统一交换格式，才能对来自各个高校的档案信息资源进行深度整合，建立统一的、不同主题的教育信息数据库，以此来实现各个高校之间的优势互补、整体优化、动态开放、过程管理及创造性融合。当然，最重要的还是要建立可靠的安全保障体系，采取有效的安全防范措施，制定相关法规制度，确保档案信息在共享过程中的安全高效。
4、建立配套的管理机构
成立档案信息服务中心。高校档案信息服务中心是各学校间的连接纽带，同时还兼具档案保管、档案整理、处置和提供档案查询、利用等功能的管理机构，迎合了档案事业管理的要求和档案事业发展的时代需求，具有经济高效的优点。也就是说，高校档案信息服务中心是一个专业化的管理机构，能有效协调各高校间信息的相互利用，可将重要的信息资源直接监控和保护，便于实现档案信息管理和资源共享。由于它不仅仅局限于高校档案信息的收集、加工、整理与储存，更主要的是负责档案信息资源的开发、传播与利用服务。因此1能够将潜藏在档案资源中的使用价值充分挖掘出来，使档案信息资源增值，以此来满足社会公众用户和校内用户的利用需求。
5、提高档案管理人员专业素质
任何工作都不能缺少人力保障。首先，档案管理人员要提高自身业务能力，面对各种新兴事物，档案管理者的工作不应仅停留在整理归档的层次，满足于“资料全，保管员”的水平，而要主动适应时代的发展，努力学习新技术、新方法，成为既精通传统的档案业务，又懂计算机、网络技术的复合型人才，还应积极尝试档案信息编研等创新性工作，成为信息和知识的导航员。其次，档案管理人员还要转变服务意识，摆脱以往“重管理，轻服务”的单纯管理模式，把单一、分散、封闭的档案信息转化为综合、集中、开放、跨越时空界限的多元化、社会化的档案信息。档案管理人员要变被动服务为主动服务，以使用者为中心，充分挖掘档案信息的功效性，创造多元服务模式，利用各种服务手段，在档案信息资源共享的前提下，实现档案信息利用的最优化，从而提高档案信息资源管理的质量。