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摘要：社会经济的快速发展的同时，工程勘察行业的档案管理也面临着诸多问题，制定现代档案管理制度以及建立档案信息化，以适应经济快速发展的今天。本文根据工作经验，对档案管理中出现的诸多问题，提出自己的一些看法。
关键词：勘察行业；档案管理
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
一、档案归属问题
近年来，一些勘察单位体制改革，实行企业化管理，其档案管理工作没有相应的转换。例如，在非城市建设系统的一部分，高职档案指导基层单位档案并接收其科研档案，但市场属于项目文件不列入接收；城市建设档案和档案管理部门并没有隶属关系，所以项目文件管理由企业自己的行为。问题不是企业自身能够解决的，国家没有明确的政策对企业档案，接收，造成越来越大的项目文件号码只能保存在企业档案室。这不仅给企业造成巨大的压力，也不利于社会的使用。本人认为，国有企业档案理应属于人民，在适当情况下，应当向公众开放。企业档案室显然不具备向社会开放的能力，从而大大减少了档案的利用。应该有一个统一管理相应的法律法规明确该项目文件和最终目的，企业不仅是宝贵的财富，作为历史的见证，更重要的让过去积累的劳动成果，发挥其应有的作用。
二、数量的增加与鉴定问题
经济的发展使得一些工程勘察企业的工作范围在不断扩大。例如项目的增多，专业的扩展——由过去的几个专业扩大到相关的十几个甚至更多，都导致了档案的急剧攀升。科技水平和管理水平的提高、工作程序的规范等也是使档案数量增加的因素，以至于档案库房永远显得捉襟见肘。怎样才能做到既能够将有价值的档案资料有效地保存，又尽量减缓档案数量的增加速度，以减少企业保存的压力，是一个重要的课题。
因此，档案鉴定问题自然而然地摆在了档案管理者的面前。虽然工程档案管理以实践为主，但我们恰好可以根据工作中的具体实践有的放矢，归纳总结，尝试一些理论研究，反过来指导实践。工程档案的鉴定，并无确定统一详细的标准，我们在综合考虑其鉴定价值标准因素时，要改变以往注重丰富室藏档案、认为档案库存数量多多益善的观念，重点考虑效益标准。企业的能力是有限的，保存档案是为了利用，如果它的利用价值小于保存它所需要的消耗，那么，保存档案的意义就大大减小，甚至无意义。在此基础上综合评价档案的价值，该舍弃的部分一定要舍弃。事实上，谢伦伯格就曾经提出大意如下的见解：任何一份档案都可能在某个时候、某种场合发挥作用，但是不可能把它们都保存下来。根据这样的思路制定切实可行的鉴定制度体系，在实际工作中建立机构，机构的工作人员可由档案形成部门、档案管理部门的骨干成员组成，定期进行鉴定工作，弃之无保存价值的档案，并使之成为工作常态，从而形成良性循环。当然，这只是本人根据工作中的体会得出的看法。
三、竞争与保密制度
由上述可知，企业工作范围的扩展，使企业更广阔、更深入地参与了市场竞争，甚至参与国际竞争。工程档案的保密和利用的矛盾越来越清楚地显现出来，特别是商业秘密，在计划经济时代不那么明显，现在必须重视。但这并不等于减少档案的利用，相反，档案的信息价值越来越强烈地发挥出了作用，对它的需求也就越来越多。要保证档案在利用过程中即能够发挥出最大的价值，又不能泄漏秘密，建立科学、严格的保密制度，并在实际工作中一丝不苟地执行仍是最有效的手段。
四、企业制度的建立
档案管理是企业管理的一部分，是不可缺少的一个环节。随着现代企业制度的建立，档案管理工作需要补充新内容，去除原来管理中不够科学、严谨的管理方式，与国际通行的管理体系接轨。例如，工程勘察行业的企业普遍建立了质量、安全、环境管理体系，由此突现了档案的作用，档案管理工作随之调整、改进，在此基础上制定的档案管理制度既符合管理体系要求，又符合档案管理要求，變得更加科学、规范。质量、安全、环境管理体系的建立在很大程度上促进了档案管理工作，反过来，档案管理工作为管理体系的顺利运行提供了有力的支持。
建立科学的管理制度，应该做到档案管理工作在制度的框架下稳定地运行和发展，不因为领导的重视与否、领导的变换与否而发生改变。在过去的工作中，很多档案管理人员都深刻地体会到领导的重视与否对档案管理工作起着至关重要的作用，并将其作为一条重要的经验加以总结，实际上这恰恰说明了我们的管理方式还比较落后，做工作依靠人治，而不是科学的管理制度。希望得到领导重视，恰恰是人们无奈的表现，在这种情况下是不能指望档案管理工作科学、规范的，更谈不上有序的发展。这与现代法治理念、现代管理意识、现代企业制度是背道而驰的，现在，应该摒弃这种观念和方式。
五、法律事务增多
工程勘察行业市场机制的建立和逐渐成熟必然导致企业的法律事务越来越多，工程档案的原始凭据作用也越来越重要，它对维护公平的市场竞争环境、维护企业的合法权益都有着不可替代的作用。而由此“产生”的社会效益、经济效益是非常可观的。这样的案例非常多，企业依靠所存档案作为凭据，耗费了最少的人力、物力、财力成本，在法律层面占据了有利地位，赢得了主动，避免了损失。
六、档案信息化建设
档案信息化建设是档案管理一项系统性的工作，但在工程档案管理中应综合考虑各种因素。一方面，要提高工程档案信息化管理水平，这是毋容置疑的。档案信息化是企业管理现代化建设中不可或缺的组成部分。建立工程档案信息化管理系统，是很多企业已经做了、正在做或准备做的一项重要工作，对档案进一步的规范化管理，对档案的高效、科学的利用等都有着不可替代的作用。另一方面，应理性地看待工程档案信息化建设问题，这与上述观点并不矛盾。根据对一些企业相关部门目前管理情况的了解，从计算机管理在工程档案的形成方式、管理模式、利用方式和利用效率、对管理者的要求等方面的参与程度，大致可以将企业档案信息化管理粗略地划分为三个阶段或者说三个层次，即计算机参与档案管理阶段，传统方式和计算机技术综合管理阶段，电子文件系统管理阶段。处于各个阶段的企业均占有一定比例，这种情况在目前是很正常的，因为每一个企业的具体情况不同，如企业管理现代化程度不同，计算机技术的利用程度不同，档案管理各有自己的特点和具体方法，不可能要求所有的企业都达到比较高的水平，那是不切实际的。只要企业在档案信息化建设过程中，在总的原则与国家、地方、行业的相关规定保持一致的情况下，档案信息化水平与企业管理信息化水平相协调，满足工作的需要即可。任何事情都有自己的发展规律，不可能一蹴而就，一定是循序渐进。可以肯定的是，随着科学技术的发展、企业管理水平的提高和市场竞争的需要，工程档案信息化管理水平将会越来越高。我们需要的不是为了档案信息化而不切合实际的“大跃进”，而是与企业整体的信息化水平协调发展。
在工程档案信息化建设中，计算机专业人员配置问题较之其他方面的问题似乎更显突出。档案管理人员中精通计算机专业的人员比较少，计算机专业人员又不通晓相应的档案专业知识，并且很难在留在档案部门长期工作，这在一定程度上增加了档案信息化建设的难度。应建立相应机制，充分发挥计算机专业人才的专业技能，创造条件使他们对档案管理工作有认同感、成就感，同时对他们进行档案基础知识的培训，从而成为档案管理部门的专职员工，只有这样才能为提高档案信息化管理水平提供人才方面的有力保证。
七、案编研问题
工程档案的利用程度较高，由此可以节约大量成本，提高工作效率。但目前大多数对它的利用仅限于零散的、被动利用的方式，并没有完全发挥其应有的作用。怎样根据工程档案的特点，科学、合理、有针对性地进行编研工作，把相对独立、分散的工程档案资料信息转变成完整、系统的编研成果，并将其与档案的信息化管理结合起来，让使用者更加方便、高效地利用，提高工作效率，更好地为科研、生产服务，为管理部门提供决策依据，从而尽量完整地体现出这笔宝贵的财富的价值，同时使档案管理变被动工作为主动工作，是今后工程档案管理中需要考虑的问题。以上概括性地指出了工程档案管理工作中存在的一些问题。另外还存在档案管理人员的培训问题、人们的档案意识问题以及立卷归档过程中的很多具体问题等等，不一一列出。总之，在工程档案管理工作中，有许多需要进一步工作的地方，只要我们做一个有心人，档案工作大有可为。
关键词：勘察行业；档案管理
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
一、档案归属问题
近年来，一些勘察单位体制改革，实行企业化管理，其档案管理工作没有相应的转换。例如，在非城市建设系统的一部分，高职档案指导基层单位档案并接收其科研档案，但市场属于项目文件不列入接收；城市建设档案和档案管理部门并没有隶属关系，所以项目文件管理由企业自己的行为。问题不是企业自身能够解决的，国家没有明确的政策对企业档案，接收，造成越来越大的项目文件号码只能保存在企业档案室。这不仅给企业造成巨大的压力，也不利于社会的使用。本人认为，国有企业档案理应属于人民，在适当情况下，应当向公众开放。企业档案室显然不具备向社会开放的能力，从而大大减少了档案的利用。应该有一个统一管理相应的法律法规明确该项目文件和最终目的，企业不仅是宝贵的财富，作为历史的见证，更重要的让过去积累的劳动成果，发挥其应有的作用。
二、数量的增加与鉴定问题
经济的发展使得一些工程勘察企业的工作范围在不断扩大。例如项目的增多，专业的扩展——由过去的几个专业扩大到相关的十几个甚至更多，都导致了档案的急剧攀升。科技水平和管理水平的提高、工作程序的规范等也是使档案数量增加的因素，以至于档案库房永远显得捉襟见肘。怎样才能做到既能够将有价值的档案资料有效地保存，又尽量减缓档案数量的增加速度，以减少企业保存的压力，是一个重要的课题。
因此，档案鉴定问题自然而然地摆在了档案管理者的面前。虽然工程档案管理以实践为主，但我们恰好可以根据工作中的具体实践有的放矢，归纳总结，尝试一些理论研究，反过来指导实践。工程档案的鉴定，并无确定统一详细的标准，我们在综合考虑其鉴定价值标准因素时，要改变以往注重丰富室藏档案、认为档案库存数量多多益善的观念，重点考虑效益标准。企业的能力是有限的，保存档案是为了利用，如果它的利用价值小于保存它所需要的消耗，那么，保存档案的意义就大大减小，甚至无意义。在此基础上综合评价档案的价值，该舍弃的部分一定要舍弃。事实上，谢伦伯格就曾经提出大意如下的见解：任何一份档案都可能在某个时候、某种场合发挥作用，但是不可能把它们都保存下来。根据这样的思路制定切实可行的鉴定制度体系，在实际工作中建立机构，机构的工作人员可由档案形成部门、档案管理部门的骨干成员组成，定期进行鉴定工作，弃之无保存价值的档案，并使之成为工作常态，从而形成良性循环。当然，这只是本人根据工作中的体会得出的看法。
三、竞争与保密制度
由上述可知，企业工作范围的扩展，使企业更广阔、更深入地参与了市场竞争，甚至参与国际竞争。工程档案的保密和利用的矛盾越来越清楚地显现出来，特别是商业秘密，在计划经济时代不那么明显，现在必须重视。但这并不等于减少档案的利用，相反，档案的信息价值越来越强烈地发挥出了作用，对它的需求也就越来越多。要保证档案在利用过程中即能够发挥出最大的价值，又不能泄漏秘密，建立科学、严格的保密制度，并在实际工作中一丝不苟地执行仍是最有效的手段。
四、企业制度的建立
档案管理是企业管理的一部分，是不可缺少的一个环节。随着现代企业制度的建立，档案管理工作需要补充新内容，去除原来管理中不够科学、严谨的管理方式，与国际通行的管理体系接轨。例如，工程勘察行业的企业普遍建立了质量、安全、环境管理体系，由此突现了档案的作用，档案管理工作随之调整、改进，在此基础上制定的档案管理制度既符合管理体系要求，又符合档案管理要求，變得更加科学、规范。质量、安全、环境管理体系的建立在很大程度上促进了档案管理工作，反过来，档案管理工作为管理体系的顺利运行提供了有力的支持。
建立科学的管理制度，应该做到档案管理工作在制度的框架下稳定地运行和发展，不因为领导的重视与否、领导的变换与否而发生改变。在过去的工作中，很多档案管理人员都深刻地体会到领导的重视与否对档案管理工作起着至关重要的作用，并将其作为一条重要的经验加以总结，实际上这恰恰说明了我们的管理方式还比较落后，做工作依靠人治，而不是科学的管理制度。希望得到领导重视，恰恰是人们无奈的表现，在这种情况下是不能指望档案管理工作科学、规范的，更谈不上有序的发展。这与现代法治理念、现代管理意识、现代企业制度是背道而驰的，现在，应该摒弃这种观念和方式。
五、法律事务增多
工程勘察行业市场机制的建立和逐渐成熟必然导致企业的法律事务越来越多，工程档案的原始凭据作用也越来越重要，它对维护公平的市场竞争环境、维护企业的合法权益都有着不可替代的作用。而由此“产生”的社会效益、经济效益是非常可观的。这样的案例非常多，企业依靠所存档案作为凭据，耗费了最少的人力、物力、财力成本，在法律层面占据了有利地位，赢得了主动，避免了损失。
六、档案信息化建设
档案信息化建设是档案管理一项系统性的工作，但在工程档案管理中应综合考虑各种因素。一方面，要提高工程档案信息化管理水平，这是毋容置疑的。档案信息化是企业管理现代化建设中不可或缺的组成部分。建立工程档案信息化管理系统，是很多企业已经做了、正在做或准备做的一项重要工作，对档案进一步的规范化管理，对档案的高效、科学的利用等都有着不可替代的作用。另一方面，应理性地看待工程档案信息化建设问题，这与上述观点并不矛盾。根据对一些企业相关部门目前管理情况的了解，从计算机管理在工程档案的形成方式、管理模式、利用方式和利用效率、对管理者的要求等方面的参与程度，大致可以将企业档案信息化管理粗略地划分为三个阶段或者说三个层次，即计算机参与档案管理阶段，传统方式和计算机技术综合管理阶段，电子文件系统管理阶段。处于各个阶段的企业均占有一定比例，这种情况在目前是很正常的，因为每一个企业的具体情况不同，如企业管理现代化程度不同，计算机技术的利用程度不同，档案管理各有自己的特点和具体方法，不可能要求所有的企业都达到比较高的水平，那是不切实际的。只要企业在档案信息化建设过程中，在总的原则与国家、地方、行业的相关规定保持一致的情况下，档案信息化水平与企业管理信息化水平相协调，满足工作的需要即可。任何事情都有自己的发展规律，不可能一蹴而就，一定是循序渐进。可以肯定的是，随着科学技术的发展、企业管理水平的提高和市场竞争的需要，工程档案信息化管理水平将会越来越高。我们需要的不是为了档案信息化而不切合实际的“大跃进”，而是与企业整体的信息化水平协调发展。
在工程档案信息化建设中，计算机专业人员配置问题较之其他方面的问题似乎更显突出。档案管理人员中精通计算机专业的人员比较少，计算机专业人员又不通晓相应的档案专业知识，并且很难在留在档案部门长期工作，这在一定程度上增加了档案信息化建设的难度。应建立相应机制，充分发挥计算机专业人才的专业技能，创造条件使他们对档案管理工作有认同感、成就感，同时对他们进行档案基础知识的培训，从而成为档案管理部门的专职员工，只有这样才能为提高档案信息化管理水平提供人才方面的有力保证。
七、案编研问题
工程档案的利用程度较高，由此可以节约大量成本，提高工作效率。但目前大多数对它的利用仅限于零散的、被动利用的方式，并没有完全发挥其应有的作用。怎样根据工程档案的特点，科学、合理、有针对性地进行编研工作，把相对独立、分散的工程档案资料信息转变成完整、系统的编研成果，并将其与档案的信息化管理结合起来，让使用者更加方便、高效地利用，提高工作效率，更好地为科研、生产服务，为管理部门提供决策依据，从而尽量完整地体现出这笔宝贵的财富的价值，同时使档案管理变被动工作为主动工作，是今后工程档案管理中需要考虑的问题。以上概括性地指出了工程档案管理工作中存在的一些问题。另外还存在档案管理人员的培训问题、人们的档案意识问题以及立卷归档过程中的很多具体问题等等，不一一列出。总之，在工程档案管理工作中，有许多需要进一步工作的地方，只要我们做一个有心人，档案工作大有可为。