聚力创新 圆融发展 打造开发区档案工作新标杆

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  苏州工业园区是中国和新加坡两国政府间的重要合作项目,1994年2月经国务院批准设立,行政区划面积278平方公里。开发建设20多年来,在中央和省市各级的高度重视和大力支持下,园区经济社会发展取得了显著成绩,在全国经开区综合考评中连续三年位居第一,跻身建设世界一流高科技园区行列,入选江苏省改革开放40周年先进集体,被誉为我国对外开放的重要窗口和国际合作的成功典范。借鉴新加坡经验凝练而成的“园区经验”,已和“张家港精神”“昆山之路”一道成为苏州改革开放和现代化建设的“三大法宝”。
  苏州工业园区档案管理中心于2007年7月正式成立,中心的功能定位是主管本行政区域内的档案事业,是集中保存、管理苏州工业园区永久保管档案的基地和利用档案的服务中心。2011年5月,增挂“苏州工业园区档案馆”牌子;2013年9月,增挂“苏州工业园区城建档案馆”副牌;2016年4月,增挂“苏州工业园区地方志办公室”牌子。近年来,园区档案管理中心在国家、省、市各级档案行政部门的关心和指导下,在园区党工委、管委会的重视和支持下,以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导,认真践行“为党管档、为国守史、为民服务”的使命和职责,紧紧围绕园区经济和社会发展工作重点,以档案资源、档案利用和档案安全“三个体系”建设为核心,档案事业各项工作全面发展,基本形成了具有园区特色的档案管理模式和全面、系统的发展之路。园区档案馆先后晋升为“国家一级档案馆”“江苏省5A级数字档案馆”;园区档案管理中心获得“江苏省档案科技工作先进单位”“苏州市‘2012—2015年度全市档案工作先进集体’”“苏州市巾帼文明岗”等荣誉称号,2018年底获“国家示范数字档案室”称号。
  一、改革创新,锻造园区“大档案”特色品牌
  “大档案”理念是指在一定行政区域内调整国家档案资源的归属和流向,使专业档案的多头管理、分散管理变为集中统一管理,统一向社会提供服务。“大档案”理念下的档案馆藏不仅包括传统以政府机关为主的文书档案,还包括各类具有社会利用价值的专业档案,以满足社会公众与机构的档案利用需求,实现“大档案”理念下的“一站式服务”。园区档案管理中心成立以来,积极按照“大文化、大档案”理念,着重从档案馆库建设、档案信息化建设和档案资源整合等方面加以落实,经过多年努力,园区“大档案”特色品牌基本形成。
  一是高标准建设档案场馆。园区档案大厦于2008年动工建设,2011年5月正式启用,总建筑面积8.2万平方米,由五块具有档案特色的方块体巧妙组合而成。设计布局为档案馆主楼、展览展示和接待三大功能。檔案馆主楼共18层,总建筑面积2.24万平方米。馆内设置服务大厅、档案接收整理区、档案库房、展览区、报告厅、培训教室、技术用房和办公区。采用了智能密集架、智能小车、风淋系统、消毒设备、安全监控设备、自动报警和灭火设备等先进的设施设备。馆内设有10层库房,面积共计约1万平方米,设计库房储藏规模150万卷。档案大厦先后荣获了鲁班奖、国家绿色建筑三星设计、运行标识证书和节约型公共机构示范单位等荣誉。
  二是高起点建设数字档案馆信息平台。园区档案管理中心立足于园区档案事业发展的区域特色,围绕档案“收集、管理、存贮、利用”四大功能,开发完成了数字档案馆信息平台。该信息平台包括十大子系统:智能档案馆、数字档案室、在线业务指导、馆藏资源管理、离线档案管理、城建档案整理、GIS管理、地理库切片归档系统、声像资料管理系统和门户网站。系统具有三大亮点:与园区电子政务云平台有效融合,大数据概念得以充分体现;采用前端控制、全程跟踪的流程化运作模式,有效记录各类档案元数据;实现三维可视化库房管理和GIS可视化管理。数字资源建设是数字档案馆建设的一个重要内容,园区档案管理中心从2008年开始用4年时间完成了馆藏18万卷存量城建档案的数字化扫描工作,2008年以后接收进馆的增量档案按照双套制标准实现全文数字化。目前档案馆数据存储量52TB,总数字化页数2811.2万页。数字档案馆信息平台的运用,为建立覆盖全区的档案管理网络,实现档案管理的自动化、网络化、标准化和规范化提供了技术保障。
  三是高效整合各类档案资源。2009年初,园区管委会将原归口规划建设局的城建档案管理业务调整到园区档案管理中心。园区各部委办局实行集中式办公,各机关不设专门档案室,每年下半年在完成上一年度档案整理后及时将需要永久和长期保存的档案移交到园区档案馆。纳入园区档案馆接收名录的其他单位形成的需要永久保存的档案在满5年后向园区档案馆移交。同时,园区档案馆加强对婚姻、拆迁、转制企业等民生档案,以及会计、环保、规划建设等专业档案的接收进馆工作。近年来,园区档案馆还开展了对反映园区开发建设特色和园区人文历史的各类档案的征集工作,先后征集到历史名人李超琼日记手迹、信件、诗集,唯亭老街手绘长卷,非物质文化遗产珍品胜浦三宝,缂丝、铜器等民间传统工艺作品,以及反映园区开发建设初期的珍贵史料和影像资料等。经过多年的努力,园区实现了多档合一的集中统一管理模式,建成真正意义上的综合档案馆。目前,园区档案馆基本形成了一个门类齐全、内容丰富、结构较为合理的档案馆藏体系,截至2018年底,园区档案馆馆藏量达36万卷、48万件。
  二、依法治档,推动区域档案工作全面发展
  一是狠抓制度建设,推进规范管理。根据新加坡经验,在机构精简、人员精干的条件下,要保持高效运转,既要靠人员素质,也要靠制度、靠规范,要依程序操作,强调透明度。园区档案管理中心成立后,随即开展深入调研,结合园区实际,起草了一系列档案管理制度。2008年园区先后出台了《关于加强苏州工业园区档案工作的意见》《苏州工业园区档案管理细则》《关于规范苏州工业园区重大活动档案管理的通知》《关于进一步加强苏州工业园区乡镇档案工作的意见》等。2011年和2016年分别印发了《苏州工业园区档案事业发展“十二五”规划》和《苏州工业园区“十三五”(2016—2020)档案事业发展规划》。此外,还先后印发了《苏州工业园区实物档案管理办法》《苏州工业园区档案征集办法》和《苏州工业园区档案工作年度评价制度》等规范文件。在城建档案工作方面,园区先后印发了《苏州工业园区城建档案管理规定》《苏州工业园区建设工程档案员管理办法(试行)》《苏州工业园区建设工程竣工档案电子化报送办法》《苏州工业园区建设工程声像档案收集归档管理细则》等规范文件。这一系列文件的出台为园区档案事业快速发展提供了制度保证,为各单位开展档案业务提供了标准规范。   二是深入贯彻落实国家档案局第8、9、10号令。园区档案管理中心深入贯彻落实国家档案局第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》,并与园区档案工作实际相结合,2014年印发了《苏州工业园区档案馆收集档案范围实施细则》,2017年根据园区立档单位变化情况适时调整了接收名录。针对园区档案工作人员多为兼职的情况,园区档案监督指导工作更加侧重资源收集端,狠抓国家档案局第8号令和第10号令的贯彻落实,做好各立档单位文件材料归档范围及档案保管期限表编制和修订的指导、备案审查工作,使文件材料归档范围符合各单位工作实际,保证应归尽归。


  三是优化机制,强化主体责任。2008年,在完成对机关档案工作调研后,园区档案管理中心决定改变管委会近20个机关作为一个全宗管理的模式,将管委会各机关作为独立的立档单位分全宗管理,同时对园区各机关、企业、事业单位划分全宗群,分配全宗号,进一步明确各单位档案工作的主体责任。近年来,园区档案管理中心深入贯彻《中华人民共和国档案法》《江苏省档案管理条例》和《苏州市档案条例》,落实《苏州工业园区档案工作年度评价制度》,加大对园区各单位档案工作的监督、检查力度。将档案工作年度评价结果纳入园区各部委办局和街道(社工委)年度综合考核指标,对加强各单位档案工作提供了新机制。
  三、融入大局,服务区域经济建设和社会发展
  一是引入先进技术,提升服务水平。档案馆服务窗口提供从档案报验到档案借阅的一站式服务,档案馆服务大厅同时设立了纸质和电子档案阅览区、现行文件中心阅览区。档案馆的地理信息系统将建设工程的实体档案、电子档案与GIS技术融为一体,可通过建筑工程项目所在位置,查询到其档案的基本信息,实现了图文的双项查询功能。同时,园区数字档案室系统全面融入园区政务通,各单位可以借助电脑或手机,通过政务通平台利用数字档案室系统和声像资料库系统在线查阅所需档案资源,实现档案查阅利用的远程服务和掌上服务。
  二是深化资源开发,增强服务能力。园区档案管理中心结合馆藏资源和社会利用需要,先后编纂完成了10多种档案文化编研成果。其中《园区重点建设项目汇编》获江苏省建设档案优秀编研成果三等奖;《李超琼日记(元和-阳湖-元和)》入选《江苏省明清以来档案精品选》;《晚清县令李超琼》走入凤凰卫视“开卷八分钟”;《苏州工业园区年鉴》在全国年鉴编纂质量评比中多次荣获地方专业年鉴综合一等奖;园区首部志书《苏州工业园区志》正式出版。全面开展了《苏州工业园区自然村变迁图志》系列丛书编纂和《中国名镇志》《江苏省名镇名村志》文化工程项目实施工作。同时,推动实施《苏州工业园区教育志》《苏州工业园区地方税务志(1994—2016年)》和《苏州工业园区政法志》两部部门和专业志书编纂工作。近年来,根据社会各界对档案资源的不同需求,园区档案馆先后建立了10余个涉及民生的专题档案库。为了提高馆藏照片、录音、录像管理和利用效率,园区档案管理中心专门开发建设了声像资料库系统,建立“李光耀与苏州工业园区”等图片专题,为各部委办局、各类社会机构提供了高效的声像档案查阅服务。
  三是围绕中心工作,服务区域建设。园区档案管理中心紧紧围绕园区开发建设中心工作,积极服务园区重点工程、重大活动和重要会议。参与新中国成立70周年纪念活动,扎实推进《江苏援藏援疆建设志》(苏州片区)、《苏州扶贫协作和对口支援志》,以及《苏州工业园区“走出去”经验成果》等的编纂工作。融入金鸡湖红色步道项目,提供园区人文历史资料,通过党建更好地服务群众休闲生活、展示城市文化形象。与园区宣传部、纪工委、图书馆等各类文化机构交流合作,挖掘档案文化,发挥档案价值,先后主办或协办了“园区记忆”大型图片展、“纪念中国人民抗日战争胜利70周年图片资料展”“园区创业史主题展”“致敬改革开放——四十周年历程图书展”等大型展览活动。园区档案馆先后被命名为“苏州市爱国主义教育基地”和“江苏省中小学档案教育社会实践基地”,在服务园区文化繁荣和各项社会事业发展中贡献档案力量。
  四、勇于担当,打造新时代档案工作人才队伍
  一是优化顶层设计,建立一支精干、高效的管理团队。苏州工业园区开发建设取得的成就从根本上源自于体制机制的创新,根据精简、统一、效能和“小政府、大社会”的原则,最大程度精简机构和编制。园区档案管理中心在职能定位上涵盖了档案行政管理、地方综合档案馆、城建档案馆和地方志办公室等多项职责,中心建制时15人的编制配备也充分体现了园区机构精简高效的特点。中心研究生及以上学历占比73%,专业分布涵盖档案学、计算机、建筑工程、中文等,这有助于管理工作开展的高效整合。园区档案管理中心的成立,标志着苏州工业园区档案工作从单一分散的管理模式走向了全面系统的发展之路。
  二是通过创新培训,培养一批具有相当业务素养的档案专兼职人才队伍。园区档案管理中心成立后,在不断加强自身团队业务能力建设的同时,不断推进园区各单位档案专兼职人员队伍建设。中心成立多个业务小组,对每个培训教材进行多次讨论、研究、打磨,每个业务人员都是不同领域的业务能手、专业讲师,对提升园区专兼职档案人员业务水平和推进园区档案管理规范化、标准化起到了关键作用。园区档案管理中心以岗位资格培训和继续教育为基础,以专题培训为主线,通过集中培训、上门辅导、现场指导、集中观摩、样板示范、交流学习、教材编写等形式,加强对园区各单位档案工作的培训指导。2012年出台《苏州工业园区建设工程档案员管理办法》,实行城建档案的档案员登记备案、培训、考试制度。2017年开始,园区档案管理中心与国内多所高校展开合作,每年组织区内50余名档案人員开展为期6天的脱产学习。园区档案业务培训已覆盖全区200多个机关、企业、事业单位,每年参加园区档案管理中心组织的各类业务培训人员超过1000人次,园区档案人才队伍整体素质不断提升。
  三是树立标杆示范,以档案工作规范化、标准化引领区域团队发展。近年来,园区档案管理中心以《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》为抓手,积极开展基层单位档案星级测评工作,培育了一批档案工作示范单位和档案工作业务能手。园区档案管理中心每两三年编制修订一次《档案工作文件汇编》《专业档案文件汇编》《城建档案工作文件汇编》《建设工程档案手册》等业务文件汇编。同时,结合数字档案馆信息平台编制《建设档案整理系统操作手册》《在线业务指导系统操作手册》《数字档案室系统操作手册》和《档案分类方案》模板、《档案接收进馆标准》《建设工程竣工档案归档内容与排列顺序表》等业务手册。这些业务文件汇编和手册已经成为园区档案人员不可缺少的工具书。园区档案管理中心经常组织开展各类学术交流、参观学习和知识竞赛等活动,每年召开一次全区档案工作大会,除了总结上年度工作、部署新一年工作,还会在各领域遴选年度档案工作突出的单位作大会交流发言,分享各自工作经验,通过示范引领、经验共享,培养更多的档案技术骨干,带动更多单位提升档案管理水平。
  苏州工业园区通过理念创新,构建了具有园区特色的档案事业发展模式。聚力创新,探索了独具特色的开发区档案管理机制;突出特色,打造了较为领先的档案信息化平台;强化服务,形成了丰富的档案资源开发利用格局。园区档案将继续弘扬“借鉴、创新、圆融、共赢”的园区经验,扎实工作,奋发有为,全力打造具有园区特色、适应园区发展的档案品牌,不断推动档案工作新发展,努力争做全国开发区档案工作的样板和典范,为园区加快建设世界一流高科技产业园区贡献智慧和力量。
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