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【摘要】本文论述了绩效管理的概念和图书馆工作引入绩效评价体系的目的、原则、重要性和影响绩效的因素,并理论联系实际,提出了如何构建图书馆绩效评价体系、具体考评指标内容和组织实施流程等,用等级和分数来替代评语,赋予每一项考评工作具体值,量化了图书馆工作,体现了图书馆实行绩效评价是时代发展的需要,是引入竞争机制的具体体现。
【关键词】图书馆工作 绩效评价
【中图分类号】G250 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)10(a)-0203-02
当前管理和决策作为一门科学逐渐被人们认可,受重视程度也日益提高。管理科学的一种有效方式——绩效管理和绩效评价被广泛地引入到组织管理中。图书馆不同于一般的企业,是一个特殊的非营利性组织,为了实现图书馆管理工作的科学性、高效性,分析其存在的问题,引入了绩效管理和绩效评价方法,可以为工作提供科学真实的信息资料,提升图书馆的公共服务能力。
1 图书馆绩效管理概述
绩效管理是人力资源管理的核心问题,是管理者运用一定的指标体系对组织的运营效果做出的概括性评价[1],其最终目的是为了提高员工和组织的绩效。绩效评价是实现绩效管理的重要手段之一。对绩效进行评价,也是管理的一种调控行为。图书馆的绩效评价工作有它的特殊性,图书馆绩效主要表现在对读者的服务效益、内部工作和管理效率。具体到图书馆管理,主要是考评服务社会,满足公众、机关、企事业单位和社会团体在教育、信息等方面的能力。
2 图书馆绩效评价目的
2.1 战略目的
绩效管理最大的目的是提升图书馆工作的整体绩效,实现组织的目标。绩效管理的实施,需要有一套科学合理的评价指标,评价指标设置的逻辑实际上是组织整体战略的分解和传承[2]。通过绩效评价将组织的战略目标传达到图书馆的各部门和员工,从而实现个人、部门和整个单位绩效的同步,也即组织战略的实现。
2.2 管理目的
图书馆管理目的,始终应以效率和效用两方面为出发点。对图书馆人员工作业绩和工作态度进行准确评价,为图书馆的管理层保持决策实施力度提供必不可少的信息,从而不断提升管理水平和管理效率。
2.3 开发目的
通过对个人能力、工作态度和工作业绩的评价和管理,管理者能相对准确地了解员工绩效上升或下降的原因,从而采取相应的措施,开发员工的潜能,提升员工的工作能力,改善员工的工作态度[3]。
3 图书馆绩效评价原则
3.1 公开原则
任何考评都应有标准,考评标准应该公开,并且考评标准要在执行之前公布,它是考评的依据。考评标准是指导人们工作的规范,而不是制裁人的秘密武器。让馆员熟悉考评程序,知道考评的条件和过程,对考评工作产生信任感。再将绩效考评活动公开化的同时,考评结果要在有关的范围内公布。
3.2 与个人挂钩原则
考评应当与馆员的岗位职能职责和工作任务执行结果为主要考核、考评依据,并与收入、职位晋升挂钩,使馆员有一种危机意识,增强工作的责任感,提高工作水平和效率,认识到工作上的不足,明确今后努力的方向[4]。
3.3 公正原则
在制定绩效考评标准时多采用可以量化的客观尺度,所采用的绩效评价方法主要有:最低成本分析法、成本—绩效分析法、目标—结果分析法、因素分析法、目标评价法等,尽量使绩效考评符合客观实际,减少个人主观臆断的影响,体现公平、公正的原则。
3.4 可行性原则
制定考评方案时要考虑和绩效标准相关的资料,潜在问题的分析,预测在考评过程中可能发生的问题、困难和障碍等因素,并准备改进措施。即要从图书馆管理和馆员工作的角度,制定出切实可行的评价方案[5]。
3.5 持续性原则
考核体系中考核目标定下来以后,在一定时间内要保持一定的稳定性与持续性。否则,馆员会对这套体系产生怀疑而失去信心。但是考核目标不是定了就一成不变。因为在工作中,“不变是相对的,变化是绝对的”,所以考核目标要相对于不同阶段和不同读者群等来调整不同的目标;如硬性指标新增持证读者数、外借册次、读者流通人次的调整;如软性指标中,增加创新及延伸服务、群体满意度等目标。在调整中一定要贯彻“在可持续性,相对稳定性”的基础上考虑调整。
4 图书馆工作引入绩效评价的重要性
绩效评价作为现代企业管理中进行自身评价的较好手段之一正在被政府部门和非营利性组织广泛采用,对图书馆工作进行绩效评价,目的在于提高财政资金的使用效益,客观、公正地反映图书专项资金的使用情况及资金使用和管理上存在的问题和不足。
在过去的工作中,评价图书馆绩效和员工的工作情况,没有科学的评价体系和适用于实际操作的方法,往往依据表面现象,凭经验和个人直觉,没有能从真正意义上对工作做出客观科学的评价。图书馆工作引入绩效评价,可以依据科学计算方法来评价资金落实情况、实际支出情况、会计信息质量和财务管理状况,对同类型工作进行比较,找到差距,提高管理水平,不断改进工作,实现绩效评价的日常化、制度化、规范化。量化管理是实行图书馆科学化、规范化管理的重要手段,是体现科学管理的一个重要标志[6]。这样不但能在较大程度上促进图书馆工作的健康发展,而且能促进工作人员在工作能力、工作绩效、工作发展上有一个更好的提升。
5 图书馆工作绩效评价体系的构建
5.1 考评工作流程[7]
见图1。
5.2 考评工作的目的及内容
公共图书馆的绩效考评是以提高财政资金的使用效益为目的,客观、公正地反映图书馆在一个年度中图书专项资金的使用情况及资金使用和管理上存在的问题和不足。考评内容共设计29项指标,其中业务指标18项,财务指标11项,具体包括:(1)目标情况;(2)项目完成情况;(3)组织管理水平;(4)项目实施想过(社会效益);(5)资金落实情况;(6)实际支出情况;(7)会计信息质量;(8)财务管理状况。
5.3 考评指标的量化
绩效指标的量化主要包括权重、赋值两个方面。权重,是每个绩效指标在整个指标体系中重要性的体现。根据不同的考评主题、不同的考评目的、不同的考评对象、不同的考评时间和不同的考评程度,赋予不同的权重,来体现各个项目之间的主次关系。赋值,是按照一定的标准,根据指标之间的差异程度,给每个指标赋予一定的分数。在对图书馆评价项目赋值时,具体可以参考《中华人民共和国预算法》、《事业单位会计制度》等,结合图书馆非营利,为公众服务的性质,将60%的分值赋予业务指标(即社会公共效益),其余的40%赋予财务指标。表1为图书馆绩效评价指标、标准及得分表。
5.4 考评指标评价得分的计算
运用数学模型及工具对考评指标进行计算,可以避免主观臆断的盲目性,使指标得分拥有可靠的依据,提高精确度和科学性。图书馆工作的绩效评价方法主要有:目标—结果比较法、公众评价法,是指对无法直接用指标计量其效益的支出,通过专家评价、公众问卷及抽样调查,对绩效目标完成情况进行评价和打分,并根据分值情况进行绩效评价的一种方法。这项方法可以用于目标群体满意度调查,是图书馆绩效评价中,项目实施效果的一项重要指标。绍兴图书馆通过对读者的问卷调查进行统计,读者对图书馆的总体满意率为49.56%,基本满意率为46.44%,但对图书馆方位、指路标牌不满意率较高,明确了图书馆工作今后的努力方向。
6 影响图书馆绩效因素
6.1 图书馆的个体因素
现代企业管理理论认为员工的绩效主要有三个因素决定:1 陈诉性知识;2 程序性知识或技能;3 动机,并把个体因素划分为先决条件和直接决定因素。知识、技能和动机被看作是与工作直接相关的决定因素,而个体的其他特征,如性格、能力等,被认为是决定其他因素的潜在前提[8]。图书馆的绩效是图书馆组织个体行为的结果,行为的产生是个体复杂的心理活动过程,所以图书馆的绩效在一定程度上受员工的知识、技能、动机、性格和能力等的影响。
6.2 图书馆的环境因素
环境因素对绩效产生一定影响,如设备质量、职工的支持程度、工作性质的差异等。结合图书馆的实际,影响图书馆绩效的环境因素主要有图书馆的读者、拥有文献量、基本设施设备和图书馆文化等[9]。其原因主要在于图书馆的工作是围绕读者对图书馆文献资源的利用而开展的,先进的技术设备能提供读者查阅文献准确率、全面率和查阅速度,此外图书馆文化的多元性,使读者和员工的价值观念、思维方式、审美情趣和道德情操产生根本变化,直接影响他们的行为方式和工作方式,使其实践活动走向自觉、规范的文化价值观念。
7 结束语
绩效评价是一项相当复杂、技术性强的系统工作,在具体实施时应当考虑到各部分的实际情况。要成功地执行好绩效评价,应明确绩效评价是明确工作目的和推广工作经验,是为了深入了解各种信息源,更好地完成工作任务。因此在协调好各方面的利益,做到竞争平衡和协调发展。
参考文献
[1] 谢先进.论高校图书馆的绩效评价[J].图书馆,2005,(2).
[2][3] 沈玉兰.图书馆绩效管理的研究和探讨[J].实践研究,2007,(2).
[4][5][7] 邱薇.构建高效图书馆绩效考评指标体系的研究[J].情报杂志,2006,(8).
[6] 顾文佳.大学图书馆的绩效评价[J].情报科学,2003,(4).
[8][9] 施强.影响图书馆绩效因素分析[J].图书馆学研究,2004,(9).
【关键词】图书馆工作 绩效评价
【中图分类号】G250 【文献标识码】A 【文章编号】1009-9646(2008)10(a)-0203-02
当前管理和决策作为一门科学逐渐被人们认可,受重视程度也日益提高。管理科学的一种有效方式——绩效管理和绩效评价被广泛地引入到组织管理中。图书馆不同于一般的企业,是一个特殊的非营利性组织,为了实现图书馆管理工作的科学性、高效性,分析其存在的问题,引入了绩效管理和绩效评价方法,可以为工作提供科学真实的信息资料,提升图书馆的公共服务能力。
1 图书馆绩效管理概述
绩效管理是人力资源管理的核心问题,是管理者运用一定的指标体系对组织的运营效果做出的概括性评价[1],其最终目的是为了提高员工和组织的绩效。绩效评价是实现绩效管理的重要手段之一。对绩效进行评价,也是管理的一种调控行为。图书馆的绩效评价工作有它的特殊性,图书馆绩效主要表现在对读者的服务效益、内部工作和管理效率。具体到图书馆管理,主要是考评服务社会,满足公众、机关、企事业单位和社会团体在教育、信息等方面的能力。
2 图书馆绩效评价目的
2.1 战略目的
绩效管理最大的目的是提升图书馆工作的整体绩效,实现组织的目标。绩效管理的实施,需要有一套科学合理的评价指标,评价指标设置的逻辑实际上是组织整体战略的分解和传承[2]。通过绩效评价将组织的战略目标传达到图书馆的各部门和员工,从而实现个人、部门和整个单位绩效的同步,也即组织战略的实现。
2.2 管理目的
图书馆管理目的,始终应以效率和效用两方面为出发点。对图书馆人员工作业绩和工作态度进行准确评价,为图书馆的管理层保持决策实施力度提供必不可少的信息,从而不断提升管理水平和管理效率。
2.3 开发目的
通过对个人能力、工作态度和工作业绩的评价和管理,管理者能相对准确地了解员工绩效上升或下降的原因,从而采取相应的措施,开发员工的潜能,提升员工的工作能力,改善员工的工作态度[3]。
3 图书馆绩效评价原则
3.1 公开原则
任何考评都应有标准,考评标准应该公开,并且考评标准要在执行之前公布,它是考评的依据。考评标准是指导人们工作的规范,而不是制裁人的秘密武器。让馆员熟悉考评程序,知道考评的条件和过程,对考评工作产生信任感。再将绩效考评活动公开化的同时,考评结果要在有关的范围内公布。
3.2 与个人挂钩原则
考评应当与馆员的岗位职能职责和工作任务执行结果为主要考核、考评依据,并与收入、职位晋升挂钩,使馆员有一种危机意识,增强工作的责任感,提高工作水平和效率,认识到工作上的不足,明确今后努力的方向[4]。
3.3 公正原则
在制定绩效考评标准时多采用可以量化的客观尺度,所采用的绩效评价方法主要有:最低成本分析法、成本—绩效分析法、目标—结果分析法、因素分析法、目标评价法等,尽量使绩效考评符合客观实际,减少个人主观臆断的影响,体现公平、公正的原则。
3.4 可行性原则
制定考评方案时要考虑和绩效标准相关的资料,潜在问题的分析,预测在考评过程中可能发生的问题、困难和障碍等因素,并准备改进措施。即要从图书馆管理和馆员工作的角度,制定出切实可行的评价方案[5]。
3.5 持续性原则
考核体系中考核目标定下来以后,在一定时间内要保持一定的稳定性与持续性。否则,馆员会对这套体系产生怀疑而失去信心。但是考核目标不是定了就一成不变。因为在工作中,“不变是相对的,变化是绝对的”,所以考核目标要相对于不同阶段和不同读者群等来调整不同的目标;如硬性指标新增持证读者数、外借册次、读者流通人次的调整;如软性指标中,增加创新及延伸服务、群体满意度等目标。在调整中一定要贯彻“在可持续性,相对稳定性”的基础上考虑调整。
4 图书馆工作引入绩效评价的重要性
绩效评价作为现代企业管理中进行自身评价的较好手段之一正在被政府部门和非营利性组织广泛采用,对图书馆工作进行绩效评价,目的在于提高财政资金的使用效益,客观、公正地反映图书专项资金的使用情况及资金使用和管理上存在的问题和不足。
在过去的工作中,评价图书馆绩效和员工的工作情况,没有科学的评价体系和适用于实际操作的方法,往往依据表面现象,凭经验和个人直觉,没有能从真正意义上对工作做出客观科学的评价。图书馆工作引入绩效评价,可以依据科学计算方法来评价资金落实情况、实际支出情况、会计信息质量和财务管理状况,对同类型工作进行比较,找到差距,提高管理水平,不断改进工作,实现绩效评价的日常化、制度化、规范化。量化管理是实行图书馆科学化、规范化管理的重要手段,是体现科学管理的一个重要标志[6]。这样不但能在较大程度上促进图书馆工作的健康发展,而且能促进工作人员在工作能力、工作绩效、工作发展上有一个更好的提升。
5 图书馆工作绩效评价体系的构建
5.1 考评工作流程[7]
见图1。
5.2 考评工作的目的及内容
公共图书馆的绩效考评是以提高财政资金的使用效益为目的,客观、公正地反映图书馆在一个年度中图书专项资金的使用情况及资金使用和管理上存在的问题和不足。考评内容共设计29项指标,其中业务指标18项,财务指标11项,具体包括:(1)目标情况;(2)项目完成情况;(3)组织管理水平;(4)项目实施想过(社会效益);(5)资金落实情况;(6)实际支出情况;(7)会计信息质量;(8)财务管理状况。
5.3 考评指标的量化
绩效指标的量化主要包括权重、赋值两个方面。权重,是每个绩效指标在整个指标体系中重要性的体现。根据不同的考评主题、不同的考评目的、不同的考评对象、不同的考评时间和不同的考评程度,赋予不同的权重,来体现各个项目之间的主次关系。赋值,是按照一定的标准,根据指标之间的差异程度,给每个指标赋予一定的分数。在对图书馆评价项目赋值时,具体可以参考《中华人民共和国预算法》、《事业单位会计制度》等,结合图书馆非营利,为公众服务的性质,将60%的分值赋予业务指标(即社会公共效益),其余的40%赋予财务指标。表1为图书馆绩效评价指标、标准及得分表。
5.4 考评指标评价得分的计算
运用数学模型及工具对考评指标进行计算,可以避免主观臆断的盲目性,使指标得分拥有可靠的依据,提高精确度和科学性。图书馆工作的绩效评价方法主要有:目标—结果比较法、公众评价法,是指对无法直接用指标计量其效益的支出,通过专家评价、公众问卷及抽样调查,对绩效目标完成情况进行评价和打分,并根据分值情况进行绩效评价的一种方法。这项方法可以用于目标群体满意度调查,是图书馆绩效评价中,项目实施效果的一项重要指标。绍兴图书馆通过对读者的问卷调查进行统计,读者对图书馆的总体满意率为49.56%,基本满意率为46.44%,但对图书馆方位、指路标牌不满意率较高,明确了图书馆工作今后的努力方向。
6 影响图书馆绩效因素
6.1 图书馆的个体因素
现代企业管理理论认为员工的绩效主要有三个因素决定:1 陈诉性知识;2 程序性知识或技能;3 动机,并把个体因素划分为先决条件和直接决定因素。知识、技能和动机被看作是与工作直接相关的决定因素,而个体的其他特征,如性格、能力等,被认为是决定其他因素的潜在前提[8]。图书馆的绩效是图书馆组织个体行为的结果,行为的产生是个体复杂的心理活动过程,所以图书馆的绩效在一定程度上受员工的知识、技能、动机、性格和能力等的影响。
6.2 图书馆的环境因素
环境因素对绩效产生一定影响,如设备质量、职工的支持程度、工作性质的差异等。结合图书馆的实际,影响图书馆绩效的环境因素主要有图书馆的读者、拥有文献量、基本设施设备和图书馆文化等[9]。其原因主要在于图书馆的工作是围绕读者对图书馆文献资源的利用而开展的,先进的技术设备能提供读者查阅文献准确率、全面率和查阅速度,此外图书馆文化的多元性,使读者和员工的价值观念、思维方式、审美情趣和道德情操产生根本变化,直接影响他们的行为方式和工作方式,使其实践活动走向自觉、规范的文化价值观念。
7 结束语
绩效评价是一项相当复杂、技术性强的系统工作,在具体实施时应当考虑到各部分的实际情况。要成功地执行好绩效评价,应明确绩效评价是明确工作目的和推广工作经验,是为了深入了解各种信息源,更好地完成工作任务。因此在协调好各方面的利益,做到竞争平衡和协调发展。
参考文献
[1] 谢先进.论高校图书馆的绩效评价[J].图书馆,2005,(2).
[2][3] 沈玉兰.图书馆绩效管理的研究和探讨[J].实践研究,2007,(2).
[4][5][7] 邱薇.构建高效图书馆绩效考评指标体系的研究[J].情报杂志,2006,(8).
[6] 顾文佳.大学图书馆的绩效评价[J].情报科学,2003,(4).
[8][9] 施强.影响图书馆绩效因素分析[J].图书馆学研究,2004,(9).